Un logiciel d’Échange de Données Informatisé (EDI) est conçu pour automatiser et sécuriser le transfert de données ou la communication entre plusieurs postes de travail distants.
Qu’est-ce que l’échange de données informatisé ?
Un outil d’échange de données informatisé, ou EDI, facilite l’échange de fichiers et d’informations pour les entreprises. Les données échangées peuvent inclure des dossiers médicaux, des factures ou encore des bons de commande. L’EDI améliore l’efficacité des processus commerciaux tels que le traitement des commandes, la gestion des livraisons et les expéditions.
Quels sont les éléments constitutifs d’un logiciel EDI ?
Un logiciel EDI repose sur quatre éléments principaux :
- Un format de document standardisé : Les deux parties s’accordent sur un format commun pour l’accès aux informations.
- Un traducteur et un mappeur : Le mappeur indique au traducteur comment convertir les données brutes en informations compréhensibles.
- Un logiciel de communication : Utilisé pour la transmission de données et la conversion de documents en formats professionnels.
- Un réseau de communication : Il établit une liaison directe entre les entreprises pour l’échange de données ou de documents via le logiciel EDI.
Avantages de l’utilisation d’un logiciel EDI
Voici quelques-uns des avantages qu’offre un logiciel EDI :
Rapidité
Le traitement manuel des commandes exige une saisie, un classement et une comparaison des données, ce qui prend du temps. L’EDI automatise ces opérations et accélère les cycles commerciaux. Les cycles de commande-encaissement et d’achat-paiement sont considérablement accélérés.
Écologique et sans papier
L’EDI réduit la dépendance au papier dans le secteur du transport, entraînant une diminution des émissions de CO2. Il favorise ainsi la responsabilité sociale des entreprises. La réduction de la paperasse permet également de diminuer les coûts d’impression, de reproduction, de stockage, de classement, d’affranchissement, de récupération de documents et de traitement des réclamations.
Réduction des coûts
L’EDI contribue à la réduction des coûts de plusieurs manières :
- L’automatisation via l’EDI réduit le nombre de personnes nécessaires aux tâches telles que la commande, la livraison et la facturation, ce qui diminue les coûts de personnel.
- La diminution de la paperasse réduit les coûts associés.
- Le traitement d’une commande via l’EDI coûte environ 1,35 $, contre 38 $ manuellement.
- Il permet d’éviter les dépenses supplémentaires liées aux commandes perdues, aux télécopies illisibles ou autres erreurs.
Précision et exactitude
Les processus manuels sont sujets aux erreurs dues à une manipulation incorrecte des documents ou à des erreurs d’écriture manuscrite. L’EDI réduit les erreurs et les imprécisions. Il permet aux entreprises d’améliorer la qualité des données et des transactions avec leurs partenaires commerciaux, ce qui renforce les relations.
Efficacité opérationnelle
L’EDI assure que les documents et envois critiques entre entreprises sont livrés rapidement et en toute sécurité. Le logiciel contribue à l’amélioration des flux de trésorerie. L’automatisation de la paperasse permet aux entreprises de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et de diminuer les retouches de commandes.
Stratégie d’entreprise
Grâce à l’EDI, les entreprises peuvent adopter un modèle axé sur la demande plutôt que sur l’offre. Il permet un suivi en temps réel de l’état des transactions et une meilleure réponse aux demandes des clients et du marché. Ce type de logiciel aide aussi les entreprises à s’étendre sur de nouveaux marchés et territoires.
Satisfaction client
Les livraisons rapides et le suivi des commandes grâce à l’EDI augmentent la satisfaction client et fidélisent la clientèle.
Gestion des stocks optimisée
L’EDI permet de prévoir les quantités de stock nécessaires pour répondre à la demande future. Cela optimise la gestion des stocks, réduit les coûts de stockage et permet des économies.
Sécurité des transactions
L’EDI sécurise le transfert des données grâce à divers protocoles de communication et normes de sécurité, améliorant ainsi la sécurité des transactions.
Voici une liste des meilleurs logiciels EDI cette année :
Jitterbit
Jitterbit est une plateforme de référence pour la rationalisation des processus et transactions commerciales. Elle automatise les processus et permet de gérer la vente au détail, la fabrication, la distribution et la chaîne d’approvisionnement.
Voici les principales fonctionnalités de Jitterbit :
- Système d’intégration « low-code ».
- La plateforme aide à connecter et traiter les opérations d’une entreprise de bout en bout.
- Elle fournit des connecteurs, des modèles, etc. pré-construits et faciles à mettre en œuvre.
- L’équipe Jitterbit personnalise ou gère les intégrations.
- Suivi des changements de processus.
- Gestion visuelle du flux de travail.
- Modélisation et conception de processus.
- Un séparateur EDI qui divise et organise les fichiers.
La plateforme aide les entreprises à se connecter avec leurs partenaires commerciaux et à les gérer. Elle prend en charge les transactions entrantes et sortantes ainsi que les informations de retour sur investissement, en mode cloud ou sur site.
Orderful
Orderful est un logiciel EDI complet, basé sur le cloud, qui a simplifié l’intégration de nombreuses entreprises.
Principales caractéristiques d’Orderful :
- C’est un logiciel EDI cloud particulièrement rapide pour les fabricants, distributeurs, entreprises technologiques et détaillants.
- Accès à plus de 1500 détaillants, fabricants, transporteurs, distributeurs et 3PL.
- Il permet de se connecter rapidement à l’API pour valider, communiquer ou traduire des données.
- Prise en charge de la validation des données en temps réel, selon les directives en vigueur.
- Support client complet pour résoudre les problèmes EDI.
Cette plateforme EDI est idéale pour configurer et pérenniser votre infrastructure EDI.
SPS Commerce
SPS Commerce aide les entreprises à partager des données centralisées. Le logiciel est conçu pour répondre aux besoins de diverses entreprises comme le commerce électronique, la vente au détail, l’agroalimentaire, la logistique, etc.
Fonctionnalités principales de SPS Commerce :
- Plateforme cloud alimentée par l’IA.
- Facile à utiliser, aucune expertise n’est requise.
- Intégration possible avec plus de 200 outils (ERP, TMS et autres applications).
- Assistance par chat en tête-à-tête.
- Collecte de données à partir de différents formats (API, feuilles de calcul, fichiers de données brutes, etc.).
- Fonction de remplissage automatique pour gagner du temps.
- Notifications à chaque réception de commande.
Les autres fonctionnalités importantes sont le traitement des commandes, le suivi en temps réel, la saisie automatique des données, la facturation groupée, etc. Elle permet de connecter les entreprises, de rationaliser leurs processus et de suivre les achats de commandes.
Cleo Integration Cloud
Cleo Integration Cloud est un logiciel d’échange électronique de données (EDI) basé sur le cloud. C’est une solution tout-en-un pour réaliser une intégration complète de l’écosystème. Il permet de suivre les transactions, les expéditions et les factures.
Principales fonctionnalités de Cleo Integration Cloud :
- Prise en charge du B2B/EDI, des applications basées sur des fichiers, etc.
- Permet de transférer des données en convertissant les données source pour qu’elles correspondent à leur destination.
- Suivi, traçabilité et partage de l’état des problèmes dans le traitement des commandes.
- Formats de données pris en charge : ANSI X12, EDI, XML, JSON et Tradacoms.
- Personnalisation possible pour répondre à divers besoins commerciaux.
- Facilitation de l’intégration avec d’autres applications.
Les autres fonctionnalités fournies par Cleo incluent la prise en charge de bases de données, un planificateur de flux de travail et l’archivage de documents. La plateforme est une excellente application d’intégration avec de multiples applications tierces.
TrueCommerce
TrueCommerce est un logiciel EDI qui permet d’automatiser et de rationaliser les processus commerciaux. Il aide les entreprises à se développer et à rester connectées sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Voici les fonctionnalités clés de TrueCommerce :
- Plateforme web qui formate toutes les transactions EDI.
- Convertit les données brutes en documents sans erreur (factures, bons de commande, etc.).
- Plateforme unique pour rester connecté avec fournisseurs, clients et canaux commerciaux.
- Formats de données pris en charge : XML, CSV, etc.
- Fournit des analyses commerciales pour la gestion des stocks.
- Aide les entreprises à se développer en se connectant à plus de 92 000 partenaires commerciaux.
- Rationalise l’exécution des commandes, améliore la transparence des transactions et réduit le cycle de la commande au paiement.
TrueCommerce permet de suivre les informations et de rester informé des commandes en ligne. L’intégration avec d’autres applications permet d’éliminer la saisie manuelle des données, de réduire les erreurs et d’accroître la précision.
Epicor
En tant que 1EDIsource, Epicor intègre le transfert électronique de données dans des formats comme XML, CSV, services web ou ODBC direct. La plateforme peut être utilisée de manière autonome ou via des services gérés, offrant ainsi différents choix en fonction des besoins des entreprises.
Fonctionnalités principales d’Epicor :
- Permet l’intégration avec des applications telles que SAP, Oracle, Sage, JD Edwards, etc.
- Epicor offre un support client performant et aide à résoudre les problèmes de facturation et de commande.
- Visibilité en temps réel des transactions commerciales.
- Outils d’analyse pour améliorer la prise de décision.
- Automatisation des processus en minimisant la saisie manuelle de données et en réduisant les erreurs.
- Traitement plus rapide des documents, réduisant le délai de la commande à l’encaissement.
Cette plateforme est idéale pour les PME. Elle aide les entreprises à rationaliser leurs opérations avec leurs partenaires commerciaux.
Babelway
Babelway, axé sur l’innovation, automatise le flux de données entre les entreprises de manière transparente. Il fournit et prend en charge des intégrations B2B faciles.
Principales caractéristiques de Babelway :
- L’automatisation via Babelway permet de réduire le temps d’intégration des partenaires.
- Flexible pour fonctionner avec n’importe quel format selon les besoins de l’entreprise.
- Possibilité de choisir parmi un catalogue de types de transactions ou parmi des transactions précédentes.
- Outil visuel de glisser-déposer pour déplacer les données.
- Visibilité et contrôle complets sur tous les échanges B2B.
- Suivi des erreurs pour identifier les faiblesses de l’intégration.
- Sécurité maximale avec l’archivage de tous les documents.
La plateforme propose différents connecteurs API pour répondre aux besoins métiers. Elle permet une connexion facile avec les ERP (SAP, Oracle, Microsoft), Amazon AWS, etc.
En conclusion
Un logiciel EDI (Échange de Données Informatisé) facilite le partage et l’échange de données entre deux systèmes. La pandémie a mis en évidence l’importance de la dématérialisation, et l’EDI a joué un rôle crucial. Il permet aux organisations de mener des activités à distance.
Nous avons répertorié les meilleures plateformes EDI. Il est essentiel d’examiner toutes les fonctionnalités de ces plateformes pour choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Vous pouvez également consulter des plateformes de signature électronique pour aller encore plus loin dans la dématérialisation.