Optimisez l’impression dans votre environnement de travail
Rencontrez-vous des difficultés liées à la compatibilité des appareils, à la sécurité, aux coûts ou au gaspillage de papier lors des tâches d’impression professionnelles ? Dites adieu à ces contrariétés en adoptant un logiciel de gestion d’impression, une solution efficace pour réduire vos dépenses et améliorer la satisfaction de vos employés et utilisateurs.
La gestion de l’impression est une tendance en forte croissance, car les entreprises et les centres de reprographie cherchent à diminuer leurs coûts d’exploitation pour accroître leur rentabilité. Elle agit également comme une mesure de protection pour empêcher que des documents confidentiels ne tombent entre de mauvaises mains. Cependant, identifier le logiciel de gestion d’impression idéal peut s’avérer complexe, nécessitant des recherches approfondies.
Poursuivez votre lecture pour mieux comprendre la gestion d’impression et découvrir les meilleures applications que vous pouvez utiliser sans avoir à investir du temps dans des études de marché.
Qu’est-ce que la gestion de l’impression ?
La gestion de l’impression englobe un ensemble de pratiques telles que le suivi des imprimantes, la surveillance des appareils informatiques, le contrôle des sorties d’impression, la protection des données sensibles, l’optimisation des coûts d’impression et l’analyse des habitudes d’impression. Les développeurs de logiciels de pointe intègrent désormais toutes ces fonctionnalités dans une solution unique de gestion d’impression.
Les jeunes entreprises ainsi que les petites et moyennes entreprises utilisent au moins un outil basique pour superviser leurs opérations d’impression. À l’inverse, les grandes entreprises déploient des solutions complètes de gestion d’impression, hébergées sur site ou dans le cloud, pour administrer l’ensemble de leurs activités d’impression.
Avantages de la gestion de l’impression
Voici les raisons et les bénéfices justifiant l’adoption d’une solution de gestion d’impression standard :
#1. Réduction des coûts d’impression
Les entreprises dépensent des sommes considérables chaque année en matériel d’impression, en cartouches d’encre et en papier. Des études montrent qu’une organisation peut réaliser des économies substantielles en utilisant un système de gestion d’impression pour décourager les impressions superflues.
#2. Protection des documents confidentiels
Il est crucial de ne pas laisser les employés imprimer des documents d’entreprise confidentiels à leur guise. Un suivi rigoureux de l’impression de documents sensibles est essentiel pour établir les responsabilités lors de la destruction sécurisée de ces documents après leur utilisation. Un logiciel de gestion d’impression vous assure la sécurité de vos données.
#3. Optimisation du processus d’impression
Les responsables constatent souvent que les employés perdent du temps à attendre en file pour récupérer leurs impressions. En rationalisant le processus d’impression, vous pouvez éviter ces pratiques improductives. Vos collaborateurs vous en remercieront.
#4. Possibilité d’imprimer à distance
Les employés en télétravail peuvent lancer des impressions via des solutions de gestion d’impression basées sur le cloud, et récupérer leurs documents imprimés sur leur lieu de travail. Ces solutions garantissent la sécurité des données en chiffrant les paquets de données en transit.
#5. Diminution du gaspillage de papier
La production de papier par l’abattage d’arbres a un impact négatif sur l’environnement. L’installation d’un système de gestion d’impression efficace permet de contrôler le gaspillage de papier et de contribuer à la préservation de la nature.
Découvrons maintenant les meilleurs logiciels de gestion d’impression pour votre entreprise.
PaperCut
Si l’on parle de solutions performantes de gestion d’impression pour les entreprises de toutes tailles, PaperCut est un nom incontournable. Cet outil et ses services basés sur le cloud aident les entreprises à minimiser le gaspillage. Parallèlement, les dirigeants peuvent être rassurés concernant la sécurité des données lors de l’impression de documents confidentiels.
Avec PaperCut, l’expérience d’impression devient plus agréable. Vos collaborateurs utilisent divers appareils au travail comme des smartphones, des tablettes, des Chromebooks, des ordinateurs portables, etc. Il peut être compliqué pour les administrateurs informatiques de s’assurer que tous les pilotes sont compatibles pour une impression facile avec de multiples appareils.
PaperCut résout ce problème efficacement grâce à ses services d’impression simplifiés, comme la possibilité d’envoyer une tâche d’impression à une file d’attente et de la récupérer depuis n’importe quelle imprimante, un écran tactile MFD unique pour tous les modèles d’imprimantes, etc.
Vous pouvez également déployer une impression professionnelle hautement sécurisée en utilisant ses services. PaperCut utilise une protection d’impression à trois niveaux :
- Il vous permet de sécuriser l’infrastructure d’impression avant même le lancement d’une impression, en définissant les droits et permissions d’impression.
- Pendant le processus d’impression, vous pouvez utiliser l’authentification à deux facteurs et la libération sécurisée par carte d’identité.
- Après l’impression, vous pouvez mettre en place des mesures telles que le filigrane, les pistes d’audit, les signatures numériques et l’archivage des impressions pour sécuriser les données sensibles.
PaperCut propose également des outils gratuits, comme une alternative à Google Cloud Print, PaperCut Mobility Print, QRdoc pour le marquage de documents commerciaux et PaperCut Views pour l’analyse d’impression.
Print Conductor
Si vous essayez Print Conductor, vous pouvez imprimer plus de 90 types de documents différents sans même ouvrir le fichier. Il est fourni avec un moteur d’impression rapide et fiable, ainsi qu’une interface simple et facile à utiliser pour l’impression en masse. De plus, vous pouvez trier les documents à imprimer, prévisualiser les documents, contrôler les tâches d’impression par lots et effectuer des réglages rapides des paramètres d’impression, tout cela depuis une seule application.
L’outil prend en charge toutes sortes d’imprimantes modernes, que ce soit sur des réseaux locaux, étendus ou cloud. En plus des imprimantes physiques, vous pouvez utiliser cet outil pour gérer les tâches d’impression sur des imprimantes virtuelles comme les imprimantes PDF et OneNote.
Comme ses concurrents, Print Conductor propose un module d’analyse d’impression. Il vous aide à estimer les besoins en papier et en encre avant de lancer des travaux d’impression importants par lots. Les estimations sont disponibles dans un rapport détaillé.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 donne une nouvelle dimension à la gestion d’impression en offrant aux entreprises un contrôle, un accès et une visibilité sans précédent sur leurs opérations d’impression. Les concepteurs de cet outil ont perfectionné leur programme au fil des décennies d’utilisation dans de nombreuses entreprises.
Il s’agit d’un logiciel de gestion d’impression de pointe qui représente ce qui se fait de mieux en matière d’assistance et de technologie pour les utilisateurs finaux. En adoptant cet outil au sein de votre organisation, vous pouvez réduire vos dépenses d’impression, limiter le gaspillage de papier et bénéficier d’une meilleure compréhension de vos habitudes d’impression dans tous les départements.
Voici quelques-unes des fonctionnalités remarquables de ce logiciel de gestion d’impression :
- L’administrateur informatique peut contrôler en direct les tâches d’impression par employé, poste de travail, imprimante, réseau et les coûts associés.
- La borne de libération avec carte d’identité ou système de paiement simplifie les tâches d’impression pour les entreprises et les centres de reprographie.
- Ses paramètres de quotas et de budget vous permettent de faire des économies en limitant l’impression par utilisateur, poste de travail ou imprimante.
Print Manager Plus 9.0 suit également une politique éco-responsable afin de rendre votre bureau ou votre centre d’impression plus vert. Il réduit le gaspillage d’encre, d’énergie et de papier, diminuant ainsi l’empreinte carbone de votre entreprise.
uniFLOW
uniFLOW est un autre outil permettant de reprendre le contrôle de l’infrastructure d’impression sur le lieu de travail. Les grandes organisations et les entreprises de reprographie qui gèrent divers systèmes d’impression avancés tels que Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc. utilisent cet outil pour gérer les tâches d’impression, de numérisation et de gestion des documents.
Il propose des applications à la fois sur site et basées sur le cloud pour la gestion de l’impression. Les outils cloud et sur site fonctionnent comme un portail intégré pour la numérisation, l’impression et la gestion des appareils, de manière sécurisée et conviviale.
Les fonctionnalités d’impression sécurisée et de pilote universel d’uniFLOW sont des avancées significatives à connaître. La technologie d’impression sécurisée vous permet d’attribuer des comptes individuels à chaque employé. Les employés doivent libérer leurs impressions à l’aide de leur propre carte d’identité ou code PIN. De plus, la personne doit être présente devant l’imprimante pour récupérer son impression.
Le pilote universel assure que l’application prend en charge divers appareils et imprimantes. Les utilisateurs peuvent envoyer des tâches d’impression à n’importe quelle imprimante en réseau depuis tous les appareils informatiques tels que les téléphones portables ou les ordinateurs portables.
UniPrint Infinity Cloud
UniPrint Infinity Cloud est un autre outil populaire pour l’interface de bureau virtuel (VDI) et la gestion de l’impression d’entreprise avec une solution évolutive. Puisqu’il s’agit d’un outil indépendant du fournisseur, l’application peut communiquer de façon fluide avec toutes les imprimantes et appareils informatiques modernes à des fins d’impression.
La solution UniPrint convient à toutes les tailles d’entreprise, des start-ups aux conglomérats multinationaux. Elle offre également des services spécialisés sur site et dans le cloud pour des secteurs tels que la banque et la finance, l’assurance, les fournisseurs de services gérés (MSP), les fournisseurs de services cloud, le secteur public, les organisations non gouvernementales (ONG) et les soins de santé.
Sa solution principale de gestion de l’impression intègre des fonctions standards telles qu’un modèle de consommation flexible et des licences d’outils, l’impression sans serveur, l’analyse de l’impression, le suivi des impressions, l’impression depuis n’importe où et l’impression sans contact.
PrinterAdmin
Vous pouvez également essayer PrinterAdmin si vous recherchez une solution de gestion d’impression adaptée à un établissement d’enseignement ou à une entreprise. Son outil vous permet de surveiller tous les aspects de l’impression, tels que les utilisateurs, les imprimantes, les postes de travail et la refacturation.
Il est également fourni avec un outil d’analyse d’impression standard, ou un module d’analyse, qui vous informe sur le volume d’impression, la consommation d’encre et le coût d’impression global de votre entreprise.
L’outil PrinterAdmin apporte des fonctionnalités avancées, telles que :
- Print Job Manager pour les paramètres d’impression, la création de comptes, l’activation des pilotes, etc.
- La borne de libération de documents limite le gaspillage et améliore la sécurité en ne libérant les impressions que lorsque l’utilisateur est disponible.
- L’outil de filigrane d’impression vous permet de capturer les détails d’impression.
Toutes les applications proposent une période d’essai gratuite de 30 jours. Vous pouvez profiter de cette offre pour déterminer si l’outil répond aux besoins de votre entreprise.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro est livré avec une fonctionnalité d’installation en un seul clic pour vous permettre de commencer à utiliser la gestion d’impression en quelques minutes. Étant donné que la configuration et le fonctionnement de cet outil sont simples, vos employés ou clients bénéficient d’un service optimal.
Il s’agit d’une solution de gestion d’impression intelligente qui peut communiquer avec précision avec tous les types d’imprimantes et d’appareils informatiques modernes, limitant ainsi les temps d’arrêt liés à l’installation de pilotes ou à la non-prise en charge des appareils.
Son système de suivi robuste fournit toutes les informations détaillées relatives à l’impression, telles que les niveaux de toner, les compteurs, le nombre de pages, les configurations d’imprimantes et les alertes de service. De plus, vous pouvez configurer l’outil pour qu’il vous envoie des rappels concernant le réapprovisionnement en encre ou pour inclure les relevés de compteurs d’imprimantes sur les factures.
Conclusion
Vous trouverez ci-dessus une sélection de logiciels de gestion d’impression populaires et adaptés aux entreprises. Vous pouvez utiliser l’une de ces applications pour le bureau à domicile, le lieu de travail, les commerces, les maisons d’édition ou les centres de reprographie.
Puisque vous êtes ici, vous pouvez également consulter ces outils performants pour convertir des pages Web en PDF et faire des économies en évitant d’imprimer quand cela est possible.