Rencontrez-vous de nombreux problèmes de compatibilité, d’appareil, de sécurité, de coût et de gaspillage de papier avec les tâches d’impression en milieu de travail ? Débarrassez-vous des maux de tête et essayez ces logiciels de gestion d’impression pour économiser de l’argent et rendre les employés ou les utilisateurs heureux.
La gestion de l’impression est un concept en plein essor car les entreprises et les magasins de copie doivent réduire leurs coûts opérationnels pour augmenter leur rentabilité. Il sert également de ligne de défense pour empêcher que les fichiers commerciaux confidentiels ne tombent entre les mains de mauvais acteurs. Mais trouver le meilleur logiciel de gestion d’impression est une tâche ardue car elle nécessite d’énormes recherches.
Continuez à lire pour en savoir plus sur la gestion de l’impression et les meilleures applications que vous pouvez utiliser sans perdre de temps en études de marché.
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion de l’impression ?
La gestion de l’impression est l’utilisation de différentes pratiques telles que le suivi des machines d’impression, le suivi des appareils informatiques, la surveillance de la sortie d’impression, la sécurité des données sensibles, l’optimisation des coûts d’impression et l’analyse des impressions. Les derniers développeurs de logiciels intelligents combinent toutes ces fonctionnalités en un seul endroit pour développer une solution de gestion d’impression.
Les startups, les petites et moyennes entreprises utilisent au moins un outil de base pour gérer les opérations d’impression. Au contraire, les entreprises déploient une solution de gestion d’impression complète sur site ou sur le cloud pour administrer les activités d’impression globales.
Avantages de la gestion de l’impression
Voici les raisons et les avantages du déploiement d’une solution de gestion d’impression standard :
#1. Réduction des coûts d’impression
Les entreprises paient d’énormes factures annuelles pour l’impression sous forme d’appareils, de réapprovisionnement en toner et de papiers. Les recherches montrent qu’une organisation peut économiser beaucoup si elle utilise un système de gestion de l’impression pour empêcher les employés d’imprimer inutilement.
#2. Sécurisation des documents confidentiels
Vous ne pouvez pas laisser les employés imprimer des documents commerciaux confidentiels quand bon leur semble. Vous devez documenter l’impression des fichiers secrets pour définir les responsabilités appropriées pour le déchiquetage une fois le travail terminé. Le logiciel d’administration d’impression vous permet d’assurer la sécurité des données.
#3. Rationalisation de l’opération d’impression
Les gestionnaires et les superviseurs constatent souvent que les employés perdent du temps à faire la queue pour récupérer leurs copies imprimées. Vous pouvez éviter ces pratiques improductives en rationalisant les opérations d’impression. Vos employés vous remercieront également à la fin de la journée.
#4. Activation de l’impression à distance
Les employés travaillant à domicile peuvent envoyer des commandes d’impression via des solutions de gestion d’impression basées sur le cloud. Vous pouvez récupérer la copie physique sur le lieu de travail. Ces solutions d’impression garantissent également la sécurité des données d’entreprise en chiffrant les paquets de données en transit.
#5. Réduire le gaspillage de papier
L’homme produit du papier en coupant des arbres, ce qui endommage l’environnement. Vous pouvez installer un système de gestion d’impression robuste qui contrôlera efficacement le gaspillage de papier et fera votre part pour sauver la nature.
Examinons maintenant le meilleur logiciel de gestion d’impression pour votre entreprise.
PaperCut
Si vous parlez d’outils de gestion d’impression efficaces pour les petites et grandes entreprises, PaperCut est indéniablement l’un des grands noms. L’outil et ses services basés sur le cloud aident les entreprises de toutes tailles à minimiser les déchets. Dans le même temps, les propriétaires d’entreprise peuvent cesser de se soucier de la sécurité des données lors de l’impression de rapports confidentiels.
Avec PaperCut, vos expériences d’impression deviennent délicieuses. Vos employés doivent transporter divers appareils au travail comme des smartphones, des tablettes, des Chromebooks, des ordinateurs portables, etc. Il pourrait devenir difficile pour les administrateurs du système informatique de s’assurer que tous les pilotes sont en place pour une impression sans effort lorsqu’il y a plusieurs appareils.
PaperCut résout efficacement ce problème avec ses services d’impression faciles comme l’envoi d’une commande d’impression à une file d’attente et l’obtention de la copie à partir de n’importe quelle imprimante, un écran tactile MFD commun pour tous les différents modèles d’imprimantes, etc.
Vous pouvez également déployer une impression professionnelle hautement sécurisée en utilisant ses services. PaperCut utilise une protection d’impression à trois voies :
- Il vous permet de sécuriser l’infrastructure d’impression avant que quelqu’un n’imprime quoi que ce soit comme ce que vous pouvez imprimer, qui peut imprimer, etc.
- Pendant le processus d’impression, vous pouvez utiliser l’authentification à 2 facteurs et la libération de copie d’impression sécurisée par carte.
- Lorsque l’impression est terminée et que la copie se trouve dans l’espace de bureau, vous pouvez déployer des mesures telles que le filigrane, les pistes d’audit, les signatures numériques et l’archivage des impressions pour conserver en toute sécurité les données confidentielles.
Vous bénéficiez également d’outils gratuits avec PaperCut, tels qu’un outil alternatif à Google Cloud Print, PaperCut Mobility Print, QRdoc pour l’estampage de documents commerciaux et PaperCut Views pour l’analyse d’impression.
Conducteur d’impression
Vous pouvez imprimer plus de 90 types de documents différents sans même ouvrir le fichier si vous essayez Conducteur d’impression. Il est livré avec un moteur d’impression rapide et fiable ainsi qu’une interface simple et facile à utiliser pour l’impression en masse. De plus, vous pouvez trier les documents d’impression, prévisualiser le document d’impression, contrôler les travaux d’impression par lots et effectuer des réglages rapides des paramètres d’impression, le tout à partir d’une seule application.
L’outil prend en charge toutes sortes d’imprimantes modernes dans les réseaux locaux, les réseaux étendus ou les réseaux cloud. De plus, outre les imprimantes physiques, vous pouvez utiliser cet outil pour gérer les tâches d’impression sur des imprimantes virtuelles telles que les imprimantes PDF et les imprimantes OneNote.
Comme ses concurrents, Print Conductor propose un module d’analyse d’impression. Il vous aide à estimer les besoins en papier et en encre avant les gros travaux d’impression par lots. Les estimations sont disponibles sur le rapport détaillé et la page Rapport.
Gestionnaire d’impression Plus 9.0
Gestionnaire d’impression Plus 9.0 ajoute une nouvelle dimension à la gestion de l’impression en offrant aux entreprises un contrôle, un accès et un aperçu inégalés de leurs opérations d’impression. Les développeurs de cet outil ont perfectionné leur programme au cours de décennies d’utilisation dans de nombreuses entreprises.
Il s’agit du logiciel de gestion d’impression de pointe qui représente ce qui se fait de mieux en matière d’assistance et de technologie pour les utilisateurs finaux. En déployant cet outil dans votre organisation, vous pouvez réduire les coûts de fournitures d’impression, réduire le gaspillage de papier et bénéficier d’une intelligence d’impression améliorée dans tous les départements.
Voici quelques-unes des caractéristiques remarquables de ce logiciel de gestion d’impression :
- L’administrateur informatique peut auditer en direct les tâches d’impression d’un employé, d’un poste de travail, d’une imprimante, d’un réseau et des coûts.
- La station de libération avec carte d’identité ou paiement simplifie les tâches d’impression pour le travail ou les ateliers d’impression.
- Ses paramètres de quota et de budget vous permettent d’économiser de l’argent en limitant l’impression par des personnes, des postes de travail ou des imprimantes.
Print Manager Plus 9.0 suit également une politique respectueuse de l’environnement pour rendre votre bureau ou votre imprimerie plus écologique. Il réduit le gaspillage d’encre, d’énergie et de papier et réduit ainsi l’empreinte carbone de votre entreprise.
uniFLOW
Un autre outil pour prendre le contrôle de l’infrastructure d’impression en milieu de travail est uniFLOW. Les grandes organisations et les entreprises d’impression qui gèrent diverses plates-formes d’impression avancées telles que Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta, etc., utilisent cet outil pour gérer les tâches d’impression, de numérisation et de gestion de documents.
Il dispose à la fois d’applications sur site et basées sur le cloud pour la gestion de l’impression. Les outils cloud et sur site fonctionnent comme un portail intégré pour la numérisation, l’impression et la gestion des appareils avec facilité et en toute sécurité.
Les fonctions d’impression sécurisée et de pilote universel d’uniFLOW sont des développements remarquables que vous devez connaître. La technologie d’impression sécurisée vous permet d’attribuer des comptes individuels à chaque employé. Les employés doivent libérer la copie imprimée à l’aide de leur propre carte d’identité ou code PIN. De plus, l’utilisateur doit être présent devant la machine pour récupérer la copie d’impression.
Le pilote universel garantit que l’application prend en charge divers périphériques et machines d’impression. Les utilisateurs peuvent envoyer des commandes d’impression à n’importe quelle imprimante en réseau à partir de tous les appareils informatiques tels que les téléphones mobiles ou les ordinateurs portables.
UniPrint Infinity Cloud
UniPrint Infinity Cloud est un autre outil populaire pour l’interface de bureau virtuel (VDI) et la gestion de l’impression d’entreprise avec une solution évolutive. Puisqu’il s’agit d’un outil indépendant du fournisseur, l’application peut communiquer de manière transparente avec toutes les imprimantes et tous les appareils informatiques modernes à des fins d’impression.
La solution d’UniPrint est parfaite pour toutes les tailles d’entreprise, des startups aux conglomérats multinationaux. Il propose également des services spécialisés sur site et dans le cloud pour des secteurs tels que la banque et la finance, l’assurance, les fournisseurs de services gérés (MSP), les fournisseurs de services cloud, le gouvernement, les organisations non gouvernementales (ONG) et les soins de santé.
Sa principale solution de gestion de l’impression comprend des fonctionnalités standard telles qu’un modèle de consommation flexible et des licences d’outils, l’impression sans serveur, l’analyse de l’impression, le suivi de l’impression, l’impression de n’importe où et l’impression sans contact.
Administrateur de l’imprimante
Vous pouvez également donner Administrateur de l’imprimante à essayer si vous avez besoin d’une solution de gestion d’impression pratique pour un établissement d’enseignement ou une entreprise. Son outil vous permet de surveiller tout ce qui concerne l’impression, comme les utilisateurs, les machines d’impression, les postes de travail et les rétrofacturations.
Il est également livré avec un outil d’analyse d’impression standard ou un module d’analyse qui vous informe sur le volume d’impression, l’utilisation d’encre et le coût d’impression global de votre entreprise.
L’outil PrinterAdmin apporte des fonctionnalités avancées à bord. Ceux-ci sont:
- Print Job Manager pour les paramètres d’impression, la création de compte, l’activation du pilote, etc.
- La station de libération de documents réduit le gaspillage et augmente la sécurité en libérant l’impression uniquement lorsque l’utilisateur est disponible.
- L’outil de filigrane d’impression vous permet de capturer les détails d’impression.
Toutes les applications sont livrées avec un essai gratuit de 30 jours. Vous pouvez profiter de l’offre d’essai et déterminer si l’outil est digne de votre entreprise en l’utilisant pendant un certain temps.
Suivi d’impression Pro
Suivi d’impression Pro est livré avec la fonction d’installation en un clic pour vous permettre de démarrer avec la gestion de l’impression en quelques minutes. Étant donné que la configuration et le fonctionnement de cet outil sont simples, vos employés ou clients bénéficient du meilleur service.
Il s’agit d’une solution de gestion d’impression intelligente qui peut communiquer avec précision avec tous les types d’imprimantes et de périphériques informatiques modernes, minimisant ainsi les temps d’arrêt pour l’installation du pilote ou la non-prise en charge des périphériques.
Son système de suivi robuste fournit toutes les informations granulaires liées à l’impression telles que les niveaux de toner, les compteurs, le nombre de pages, les installations d’imprimantes et les alertes de service. De plus, vous pouvez configurer l’outil pour vous envoyer facilement des rappels pour le réapprovisionnement en encre ou pour factoriser le relevé des compteurs de l’imprimante sur les factures.
Derniers mots
Trouvez ci-dessus une liste triée sur le volet de logiciels de gestion d’impression populaires et prêts pour l’entreprise. Vous pouvez utiliser n’importe laquelle de ces applications pour le bureau à domicile, le lieu de travail, les magasins, les maisons d’édition ou les magasins de copie.
Puisque vous êtes ici, vous pouvez également consulter ces meilleurs outils pour convertir des pages Web en PDF et économiser de l’argent en évitant d’imprimer là où vous le pouvez.