Si vous êtes familier avec Microsoft Planner, vous savez déjà qu’il offre bien plus que ce que l’on voit au premier abord. Voici un ensemble de fonctionnalités, de conseils et d’astuces qui vous aideront à transformer votre utilisation de Microsoft Planner, passant d’un statut de novice à celui d’expert.
Dynamisez vos titres de tâches avec des émojis
Les mots ont leur importance, mais parfois, les émojis s’avèrent plus efficaces. Bien qu’il soit possible d’ajouter des émoticônes n’importe où dans une tâche, le titre de celle-ci est l’endroit idéal pour obtenir une reconnaissance « en un clin d’œil ».
Pour insérer un emoji, appuyez sur la touche Windows + . (point) afin d’ouvrir le sélecteur d’émojis (Commande + Contrôle + Espace sur un Mac), puis sélectionnez celui de votre choix.
L’utilisation d’émojis est particulièrement pratique pour les tâches récurrentes ou celles d’un certain type. Leur présence permet d’identifier visuellement la nature d’une tâche sans avoir à lire le texte.
Les émojis peuvent également être ajoutés aux titres des compartiments, ce qui est utile pour les plans qui comportent des compartiments dédiés à des types de travaux spécifiques, comme la conception graphique, la communication, les tests, etc. Vous pouvez aussi utiliser des émojis pour clarifier la signification de chaque compartiment.
Quelle que soit votre utilisation, l’ajout d’émojis à vos titres permet une meilleure compréhension et une approche plus visuelle de vos tâches.
Visualisez l’avancement : Pièces jointes, listes de contrôle et notes sur les vignettes
L’ajout d’émojis permet d’identifier rapidement le type de tâche, mais ne donne aucune information sur l’avancement ou les étapes à suivre.
Cependant, toute pièce jointe, liste de contrôle ou texte de note que vous avez ajouté à une tâche peut être affiché directement sur sa vignette, ce qui permet de suivre plus facilement sa progression.
Pour cela, ouvrez la tâche dans Planner et, à côté de l’élément que vous souhaitez afficher sur la vignette, sélectionnez l’option « Afficher sur la carte ».
Il n’est possible de choisir qu’un seul type d’information à afficher sur la vignette, mais ce choix peut être modifié à tout moment. L’élément que vous aurez sélectionné sera visible sur la vignette de la tâche.
Gagnez du temps : Dupliquez tâches et plans
Vous avez une tâche à reproduire ? Inutile de la recréer à chaque fois, il suffit de la dupliquer !
Ouvrez la tâche que vous souhaitez copier, cliquez sur l’icône du menu à trois points en haut à droite, puis choisissez « Copier la tâche ».
Choisissez les éléments de la tâche que vous souhaitez inclure dans la copie, puis cliquez sur « Copier ».
Vous disposez maintenant d’une copie que vous pouvez utiliser pour créer de nouvelles tâches. C’est idéal pour des tâches similaires à assigner à différentes personnes, qu’il s’agisse d’une tâche avec les mêmes instructions, comme organiser une rencontre avec votre supérieur, ou une tâche qu’une personne différente effectue chaque jour.
Si vous utilisez régulièrement plusieurs tâches similaires, par exemple un ensemble de tâches pour chaque projet ou une série de tâches hebdomadaires, vous pouvez également dupliquer un plan entier.
Cliquez sur l’icône du menu à trois points en haut du plan, puis sélectionnez « Copier le plan ».
Le nouveau plan aura le même nom que le plan source, avec le préfixe « Copie de ». Vous pouvez modifier ce nom et choisir si ce nouveau plan sera accessible publiquement à tous les membres de votre organisation, puis cliquez sur « Copier le plan ».
Après quelques instants, votre nouveau plan sera visible dans la section « Plans récents » de la barre latérale.
La copie du plan inclura les tâches, mais pas les éléments suivants :
- Description du plan
- Membres du plan
- Statut de favori du plan
- Pièces jointes aux tâches
- Affectations des tâches
- Progression des tâches
- Dates des tâches
- Commentaires et activité des tâches
Cette fonction est idéale pour les plans modèles que vous devez reproduire régulièrement.
Modifiez les propriétés des tâches en les faisant glisser
Par défaut, vos tâches sont regroupées dans les compartiments que vous utilisez : « À faire », « En cours », « Terminé » ou tout autre compartiment que vous avez créé. Planner permet également de regrouper les tâches en fonction de différentes propriétés : date d’échéance, responsable, priorité, etc.
Nous avons déjà évoqué le regroupement en différents compartiments, voici un bref récapitulatif.
Pour modifier le regroupement de vos tâches, cliquez sur le bouton « Regrouper par compartiment » en haut à droite de l’interface de Microsoft Planner.
Choisissez une autre propriété pour regrouper vos tâches et elles se réorganiseront automatiquement. Par exemple, si vous sélectionnez « Priorité », vos tâches seront regroupées dans des segments correspondant à chaque niveau de priorité.
Vous pouvez faire glisser et déposer des tâches d’un compartiment à l’autre afin de modifier leurs propriétés. Vous venez de commencer des tests et vous avez rencontré des problèmes ? Pas de problème, regroupez les tâches par « Progression » et glissez les tâches testées dans la colonne « En cours ». Ensuite, regroupez les tâches par « Affecté à » et déplacez les tâches dans les compartiments du responsable qui doit résoudre les problèmes, ou dans le compartiment « Non attribuées » si une personne peut prendre en charge ces tâches.
Cette méthode est beaucoup plus rapide et intuitive que d’ouvrir manuellement chaque tâche pour modifier ses champs.
Planifiez vos tâches avec la vue calendrier
Si vous préférez visualiser vos tâches par date d’échéance, cliquez sur l’option « Planifier » en haut du plan.
Cela ouvrira une vue calendrier de toutes vos tâches. Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches, faire glisser des tâches vers différents jours pour modifier leurs dates d’échéance, ou déplacer des tâches hors du calendrier pour supprimer complètement leur date d’échéance.
Par défaut, le calendrier affiche le mois en cours, mais vous pouvez cliquer sur le bouton « Semaine » pour afficher la vue hebdomadaire.
La vue « Planification » est la meilleure façon d’avoir une vue d’ensemble de toutes vos tâches dans Microsoft Planner. Il est beaucoup plus facile de comprendre votre charge de travail lorsque vous pouvez la visualiser.
Que vous utilisiez la vue hebdomadaire ou mensuelle, vous pouvez faire glisser et déposer n’importe quelle tâche sur une nouvelle date pour en modifier la date d’échéance.
Vous pouvez également déplacer les tâches de la liste « Tâches non planifiées » sur le calendrier pour leur attribuer une date d’échéance.
Inversement, vous pouvez déplacer une tâche du calendrier vers la liste « Tâches non planifiées » pour supprimer sa date d’échéance.
Pour ajouter une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton « Ajouter une tâche » ou cliquez sur le signe Plus (+) à n’importe quelle date. La date d’échéance de la tâche sera automatiquement définie sur ce jour-là.
La vue « Planification » offre une perspective différente sur vos tâches et permet d’évaluer intuitivement votre charge de travail.
Consultez toutes les pièces jointes dans l’espace de stockage du plan
Au fil du temps, un plan peut comporter de nombreuses pièces jointes : images, documents, feuilles de calcul, etc. Si vous cherchez une pièce jointe, vous pouvez la retrouver dans l’espace de stockage du plan.
Cliquez sur l’icône du menu à trois points en haut du plan et sélectionnez « Fichiers ».
Un nouvel onglet s’ouvrira dans votre navigateur, affichant le site SharePoint qui contient tous les fichiers de vos tâches.
Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fichiers. Sachez que si vous supprimez un fichier ici, il sera supprimé de votre plan. Cependant, si vous avez de nombreuses pièces jointes dans vos tâches et que vous devez en trouver une rapidement, cette méthode est très utile.
Grâce à ces conseils et astuces, vous êtes bien parti pour maîtriser Microsoft Planner !