3 règles d'or de la comptabilité que tout propriétaire d'entreprise devrait connaître

Dans l'environnement commercial actuel, une compréhension approfondie de la comptabilité est indispensable pour toute personne dirigeant une entreprise. Cette connaissance permet d'évaluer précisément les performances de l'organisation.

La comptabilité est le processus qui consiste à identifier, analyser, enregistrer et diffuser les informations financières pertinentes sur la situation d'une entreprise. En retour, ces données aident les décideurs à prendre des décisions éclairées.

Avant d'aborder les règles fondamentales de la comptabilité, il est essentiel de revoir quelques concepts clés :

L'entité est une unité économique qui sépare la comptabilisation de ses opérations de celles d'autres entités. Les structures principales sont les sociétés de personnes, les sociétés par actions et les entreprises individuelles.

Une transaction est un événement où une valeur est échangée entre deux parties ou plus. Cela peut inclure des achats, des encaissements, des paiements à des créanciers, et plus encore, que ce soit par crédit ou en espèces.

Le crédit, abrégé en Cr, est une inscription comptable diminuant les actifs ou augmentant les passifs. C'est l'octroi d'une avance ou la fourniture de biens, services ou fonds.

Le débit, abrégé en Dr, est une inscription comptable qui augmente la valeur d'un actif ou réduit un passif. Un débit est un retrait de biens, services ou fonds du compte de l'entité.

Les dépenses d'une entreprise représentent le coût des actifs ou des services utilisés pendant une période comptable. L'amortissement, les salaires, le loyer, les factures d'utilité et les frais courants en sont des exemples.

Une perte est la différence entre les dépenses et les revenus d'une période. C'est aussi l'argent perdu ou les coûts supportés sans bénéfice en retour. Cela inclut les pertes dues à des vols ou des sinistres.

Un gain est une augmentation de la valeur d'un actif. Il se produit quand le prix actuel d'un actif dépasse son prix d'achat initial.

Parmi les autres termes comptables courants, on trouve les actifs, l'audit, le bilan, la budgétisation, les flux de trésorerie, les dividendes et les capitaux propres.

Maintenant que nous avons une base, passons aux trois règles d'or de la comptabilité, à leur importance et à leur classification.

Pourquoi des règles sont-elles nécessaires en comptabilité ?

Sans règles précises, il serait impossible d'enregistrer les écritures comptables. Ces règles d'or garantissent que les opérations sont enregistrées de manière systématique et chronologique. L'application de ces trois règles est essentielle pour tenir une comptabilité précise.

Avant de plonger dans ces principes fondamentaux, rafraîchissons-nous la mémoire sur les terminologies clés des règles comptables.

Le journal est le livre d'enregistrement initial où chaque transaction est notée au fur et à mesure qu'elle se produit. Il indique les comptes à créditer et ceux à débiter. La journalisation est le processus d'inscription des transactions dans un journal.

Les comptes sont généralement classés en trois catégories principales : les comptes personnels, les comptes réels et les comptes nominaux.

• Compte personnel : Un grand livre lié à des individus, des entreprises ou des associations. Il peut s'agir de personnes morales ou de comptes personnels représentatifs. Il existe trois types :
  • Compte personnel naturel : Lié aux individus, comme les noms de personnes.
  • Compte personnel artificiel : Lié aux entreprises, organisations gouvernementales, sociétés et clubs.
  • Compte personnel représentatif : Représentant des comptes conjoints, comme les retraits d'un propriétaire ou les dettes impayées.

• Compte réel : Lié aux actifs, possessions, passifs, capitaux propres et propriétés d'une entreprise, comme les machines, les investissements ou les liquidités.
• Compte nominal : Aussi connu comme compte temporaire, il inclut les revenus, gains, pertes et dépenses. Il est clôturé à chaque fin de période, incluant les salaires, le loyer ou les intérêts.

Abordons maintenant les règles d'or de la comptabilité.

Règle 1 : Débiter le bénéficiaire, créditer le donneur

Les comptes personnels suivent ce principe. Débitez le compte si vous recevez quelque chose, et créditez-le si vous donnez.

Scénario 1 : Vous achetez pour 2 000 $ de marchandises à la société XYZ. Vous devez créditer la société XYZ, car elle fournit les biens, et débiter votre compte d'achat.

Scénario 2 : Vous payez 1 500 $ en espèces à la société XYZ pour des fournitures de bureau. Vous devez créditer votre compte de trésorerie (le donneur) et débiter le bénéficiaire.

Règle 2 : Débiter ce qui entre, créditer ce qui sort

Cette règle s'applique aux comptes réels, ou comptes permanents. Ces comptes ne clôturent pas à la fin d'un exercice, et leurs soldes sont reportés.

Débitez le compte lorsque quelque chose entre dans votre entreprise (un actif), et créditez le compte quand un montant en sort (un paiement).

Par exemple, si vous achetez un véhicule pour 5 000 $, vous créditez votre compte de trésorerie (ce qui sort) et débitez votre compte de véhicule (ce qui entre).

Règle 3 : Débiter les dépenses et pertes, créditer les revenus et gains

Les comptes nominaux sont concernés par cette dernière règle. Débitez le compte si votre entreprise engage des dépenses ou subit des pertes. Créditez-le si elle réalise des revenus ou des bénéfices.

Par exemple, si vous vendez des marchandises de la société XYZ pour 17 000 $, vous devez créditer le compte de ventes pour les revenus.

Si vous dépensez 13 000 $ pour acheter des marchandises à la société XYZ, vous devez débiter le compte d'achat pour la dépense et créditer le compte de trésorerie.

Les crédits et débits sont enregistrés pour chaque transaction. Ils sont essentiels à la compréhension des principes comptables. Voici quelques exemples :

Exemple 1 : Démarrage d'une entreprise avec un capital de 10 000 $.

Les comptes impliqués sont le compte de trésorerie (réel) et le compte de capital. Vous débitez le compte de trésorerie (l'argent qui entre) et créditez le compte de capital. L'entrée est Trésorerie A/C à Capital A/C.

Exemple 2 : Achat de machines pour 3 000 $ en espèces.

Les comptes affectés sont le compte de machine et le compte de trésorerie. Vous débitez le compte de machine (ce qui entre) et créditez le compte de trésorerie (ce qui sort). L'entrée serait Machine à Trésorerie A/C.

Exemple 3 : Achat de marchandises à crédit auprès de Smith pour 2 000 $.

Les comptes concernés sont le compte d'achats (nominal) et Smith (le créancier, personnel). Vous débitez la dépense et créditez le donneur. Le compte de Smith sera crédité et le compte d'achats sera débité.

Exemple 4 : Salaires payés 5 000 $.

Les comptes impliqués sont le compte de salaires (nominal) et le compte bancaire (personnel). Vous débitez la dépense (salaires) et créditez le compte bancaire. L'entrée standard serait Salaire A/C à la banque.

Résumé

Ces trois règles d'or sont fondamentales pour enregistrer les transactions financières. Elles permettent à une entreprise de comprendre sa situation économique, et permettent aux décideurs de faire des choix éclairés, d'obtenir des conseils fiscaux et juridiques, grâce à des données précises.