Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ? [+3 Template Resources]
L'importance de l'analyse des causes profondes dans la gestion de projet
Même avec une planification rigoureuse et des systèmes optimisés, des problèmes peuvent surgir dans tout projet. C'est là qu'intervient l'analyse des causes profondes (ACR), une méthode efficace pour identifier facilement l'origine des difficultés.
Les experts en gestion de projet et les dirigeants d'entreprise utilisent l'ACR pour déceler les problèmes qui nuisent à la performance de l'organisation. En identifiant ces problèmes, ils peuvent élaborer des solutions pour éviter qu'ils ne se reproduisent.
Que vous soyez un chef d'entreprise, un chef de projet, un responsable des opérations ou un jeune cadre, il est essentiel de vous familiariser avec la méthode ACR ainsi qu'avec les outils et modèles qui la soutiennent.
Cet article vous fournira des informations fondamentales et avancées sur l'ACR. Vous découvrirez également des modèles d'analyse des causes profondes faciles à utiliser, qui vous seront utiles tout au long de votre parcours professionnel dans la gestion de projet.
Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ?
L'ACR est une démarche qui consiste à rechercher les causes profondes des problèmes et des blocages afin de développer des solutions appropriées. Elle part du principe qu'il est plus efficace de prévenir et de résoudre systématiquement les problèmes réels plutôt que de simplement traiter les symptômes isolés.
Votre équipe peut mettre en œuvre l'ACR en s'appuyant sur un ensemble de principes, de méthodologies et de techniques. Il est important de structurer ce processus pour que l'équipe puisse exploiter les ressources de l'ACR afin d'identifier les facteurs à l'origine des difficultés, qu'il s'agisse de tendances commerciales, de projets ou d'événements.
Un système d'analyse des causes profondes vous permet d'identifier la source d'un échec ou d'un blocage au sein d'un processus organisé. Par exemple, le traitement des tickets de support client ou la fabrication de produits sont des activités qui rencontrent régulièrement de nouveaux défis. L'ACR et sa documentation constituent un outil précieux pour faire face à ces problèmes.
Presque tous les secteurs d'activité utilisent cet outil pour détecter les problèmes sous-jacents qui affectent les opérations ou les processus de service. Il n'est pas rentable de devoir résoudre le même problème à chaque fois. Il est donc préférable d'identifier la cause réelle et de l'éliminer définitivement grâce à l'ACR.
Pourquoi l'analyse des causes profondes est-elle importante ?
#1. Réduction des coûts
Si le manque d'entretien des machines d'usine entraîne la rupture de pièces mobiles, vous pourriez être tenté de contacter le fabricant pour les remplacer. Cependant, si cela se produit fréquemment, cela augmente les coûts de production. L'ACR permet d'identifier la cause profonde du problème d'entretien et de réaliser des économies à long terme.
#2. Découverte des défauts et causes principales
Que votre entreprise propose des produits, des services, des processus, des technologies ou des systèmes, l'ACR réalisée avant le lancement peut révéler des défauts de conception sous-jacents. En corrigeant ces problèmes, vous gagnerez la confiance de vos clients lorsque vous leur fournirez des produits ou des services de qualité.
#3. Développement d'un outil de dépannage de processus optimisé
La documentation de l'ACR permet à toute personne impliquée dans un processus de résoudre des problèmes futurs grâce à une base de connaissances. Vous n'aurez ainsi plus besoin de solliciter l'aide d'un expert ou de recourir à des tiers à chaque fois qu'un problème ancien se manifeste.
#4. Amélioration de la sécurité sur le lieu de travail
De nombreuses entreprises qui gèrent des tâches critiques et dangereuses utilisent l'ACR pour identifier les problèmes de sécurité. Cela permet à l'organisation de respecter les exigences locales et internationales en matière de sécurité au travail.
#5. Mise sur le marché plus rapide des produits
En réalisant une ACR minutieuse avant de démarrer le processus de fabrication, vous pouvez corriger les défauts de conception qui apparaissent généralement lors de l'utilisation du produit par les clients. Ainsi, vous mettrez sur le marché des produits de qualité plus rapidement que vos concurrents.
#sept. Réaction rapide aux problèmes
L'ACR aide les entreprises à élaborer des procédures opérationnelles standard (POS) pour faire face aux problèmes de sécurité, aux interruptions logicielles, aux dysfonctionnements de processus, aux catastrophes naturelles, etc. Grâce aux POS, votre équipe peut réagir rapidement et efficacement aux problèmes, anciens comme nouveaux.
Composantes essentielles d'un modèle d'analyse des causes profondes
Si vous créez un modèle d'ACR ou personnalisez un modèle existant, assurez-vous d'inclure les éléments suivants dans votre document :
#1. Description de l'événement
Vous devez établir une POS détaillée pour la description de l'événement dans l'ACR. De plus, il est important d'adopter un format commun à toute l'entreprise pour que le personnel ou les cadres puissent saisir les détails. Les informations de description doivent inclure la date, l'heure, la définition de l'incident, les témoins, les victimes, etc.
#2. Chronologie des événements ou des tendances
La section chronologique doit contenir une description détaillée de tous les incidents survenus avant, pendant et après l'accident ou le problème. Cela permettra de découvrir les causes sous-jacentes de l'événement. Vous pouvez inclure des informations telles que l'heure, la date, les personnes impliquées, les machines endommagées, les données compromises, etc., dans la chronologie.
#3. Méthode et équipe d'enquête
Le succès de l'ensemble du processus d'ACR dépend de sa méthodologie et de l'équipe qui effectuera la procédure. La méthode d'ACR doit respecter les principes, les outils et les modèles standard. Toutefois, certains paramètres doivent être personnalisés en fonction du processus de production ou du système de prestation de services.
Une fois que vous avez défini la procédure d'ACR, rédigez un document d'ACR et soumettez-le à tous les services pour examen et commentaires. Analysez les réactions et les commentaires afin d'élaborer le modèle final d'analyse des causes profondes que le service ou l'entreprise suivra.
Ensuite, rassemblez des personnes expérimentées dans le processus et expliquez-leur la procédure d'ACR. Cette équipe sera chargée de suivre rigoureusement la méthode d'ACR proposée par l'entreprise.
#4. Causes profondes/résultats de l'enquête
Une fois l'ACR réalisée, il est nécessaire d'examiner les problèmes le plus en détail possible. Là encore, une équipe dédiée doit être chargée de cette tâche. En fonction de votre activité, vous pouvez inclure des responsables des opérations, des associés de processus, des ingénieurs, des spécialistes des données, etc.
Le processus d'enquête nécessitera également des procédures d'enregistrement, d'analyse et de communication de données préalablement approuvées.
#5. Plan d'action pour corriger le processus/produit
Après avoir trouvé des solutions aux problèmes identifiés lors de l'ACR, les enquêteurs doivent les consigner. Il est ensuite nécessaire de rédiger une autre POS pour former les employés concernés sur la manière de gérer de tels incidents à l'avenir.
Dans certains cas, les entreprises doivent faire approuver ces POS par les responsables techniques, du contrôle qualité et d'usine afin que tout le monde soit au courant.
Quelques outils populaires d'analyse des causes profondes
#1. Diagramme de Pareto
Cet outil d'ACR est également connu pour la règle 80-20. Il permet de visualiser la fréquence des incidents et leurs effets cumulés. Selon Vilfredo Pareto, créateur du diagramme de Pareto, 20 % des erreurs potentielles sont à l'origine de 80 % des échecs dans un processus.
Grâce à ce tableau, vous pouvez vous concentrer sur les 20 % des éléments potentiels de votre produit ou service susceptibles de provoquer des défauts ou des pannes.
Le diagramme de Pareto est un graphique à barres qui illustre les causes et la fréquence des défauts. S'il est créé avec précision, il permet de visualiser clairement l'écart entre les échecs et leurs causes. De nombreux responsables de processus sont surpris de constater que des facteurs mineurs sont à l'origine de la plupart des échecs.
#2. Les 5 pourquoi
Il s'agit de la méthode d'ACR la plus simple. Il suffit de créer un modèle d'analyse des causes profondes avec des questions basées sur le "pourquoi". En général, il faut poser la question "pourquoi" à cinq reprises pour explorer la cause profonde d'un échec de processus ou de produit.
Toutefois, il existe des méthodes d'ACR basées sur les 5 pourquoi qui peuvent contenir plus de 5 questions. Étant donné que le processus nécessite des compétences en matière d'enquête et d'interrogation, vous devez suivre un processus standard à l'échelle de l'entreprise. Sinon, vous ne pouvez pas vous fier aux résultats d'une ACR qui utilise des questions aléatoires.
L'analyse des 5 pourquoi comprend principalement un énoncé du problème, puis cinq questions sur le problème à résoudre. Par exemple, pourquoi un agent a-t-il cessé de traiter les tickets clients ? Si la réponse est "problème de connexion internet", demandez pourquoi la connexion internet a échoué et ainsi de suite jusqu'à identifier la cause première.
#3. Diagramme d'Ishikawa (en arête de poisson)
Le diagramme d'Ishikawa, également appelé diagramme en arête de poisson, est une autre méthode visuelle d'ACR couramment utilisée. Sa forme ressemble à une arête de poisson, d'où son nom. L'outil a été créé par Kaoru Ishikawa, un célèbre innovateur japonais dans le domaine de la gestion de la qualité.
La partie située à l'extrémité droite ou gauche du diagramme correspond à la panne ou au problème. Une ligne droite est ensuite tracée, sur laquelle sont indiquées les catégories de causes potentielles (par exemple, les procédures, l'environnement, les personnes, l'équipement). À l'intérieur de ces sections, vous devez détailler les raisons plus précises.
Les entreprises utilisent principalement cet outil sur leur modèle d'analyse des causes profondes pour les problèmes inconnus ou inédits. De plus, les experts utilisent le diagramme en arête de poisson pour analyser des problèmes complexes, identifier les divers aspects de la cause première et découvrir les blocages de processus.
#4. Nuage de points
Il s'agit d'un outil d'ACR qui vous aide à créer un modèle d'ACR de processus pour les problèmes complexes. Lorsque le nombre de causes profondes est supérieur à ce que prévoit la règle 80-20, il est nécessaire de visualiser la relation entre la cause et l'effet.
Les nuages de points sont un outil largement utilisé pour identifier les corrélations entre des variables quantifiables. Vous devez créer un graphique avec un nuage de points pour les variables de cause à effet. Placez les effets sur l'axe des X et les causes sur l'axe des Y.
Si le nuage de points obtenu présente une courbe ou une ligne droite, les composantes sont corrélées. S'il n'y a pas de corrélation, continuez à modifier les valeurs des variables de l'axe X.
#5. AMDEC
L'analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDE) est un outil d'ACR très prisé par les développeurs et les concepteurs de produits. Il aide l'équipe de développement à identifier les problèmes potentiels avant la fabrication du produit en masse. L'équipe utilise généralement un ou deux prototypes pour identifier les défauts de conception et autres problèmes.
L'analyse des modes de défaillance est ensuite lancée sur le prototype pour identifier toutes les défaillances possibles. Ces problèmes sont consignés dans un tableau. Il faut ensuite rechercher les causes profondes ou effectuer une analyse des effets.
Vous avez maintenant appris les bases de l'analyse des causes profondes et de ses outils. Vous trouverez ci-dessous quelques modèles utiles pour les outils d'analyse des causes profondes (ACRT) à partir des ressources gratuites suivantes :
Smartsheet
Vous connaissez peut-être déjà Smartsheet comme l'un des principaux outils commerciaux pour l'espace de travail numérique, la collaboration à distance et l'automatisation des flux de travail. Il est intéressant de noter que vous pouvez également utiliser sa bibliothèque de modèles pour créer des documents d'ACR efficaces.
La bibliothèque de Smartsheet propose divers types d'exemples d'analyse des causes profondes qui peuvent être facilement intégrés dans de nombreux projets d'entreprise ou environnements de travail. Vous y trouverez par exemple :
- Un modèle d'ACR simple
- La méthode Six Sigma DMAIC pour l'ACR
- Un modèle d'ACR basé sur l'outil des 5 pourquoi
- La cartographie des causes de problèmes de santé
- L'ACR pour une entreprise chimique
Les modèles ci-dessus sont également disponibles dans divers formats tels que les fichiers Microsoft Word, les modèles Microsoft Excel et les fichiers Adobe PDF. Vous pouvez télécharger ces formats facilement.
Guru
Le modèle Guru pour la procédure d'ACR est une autre source fiable pour la rédaction de documents d'ACR pour les entreprises. Il vous présente divers exemples et outils gratuits de la méthode d'ACR, tels que :
- Un document d'ACR basé sur le diagramme de Pareto qui vous aide à identifier les problèmes tels que le manque de formation, le manque de personnel du centre de service et la mauvaise préparation qui causent des difficultés aux entreprises.
- La technique des 5 pourquoi pour identifier pourquoi le taux de rotation de votre entreprise est supérieur à la moyenne du marché ou des concurrents.
- Un diagramme en arête de poisson comme outil d'ACR pour identifier les causes profondes qui sont nouvelles ou inconnues.
- Six Sigma et DMAIC pour l'ACR
- L'AMDEC pour détecter les problèmes qui surviennent au cours du cycle de vie du développement d'un produit.
TemplateLab
TemplateLab est une autre ressource incontournable pour divers modèles dans les domaines de l'art, de l'immobilier, des affaires, du droit, de la finance, etc. Vous pouvez également compter sur cette ressource pour un contenu d'ACR de haute qualité, comme des formulaires, des exemples et des modèles.
Le contenu disponible sur cette plateforme est facilement accessible grâce à des téléchargements en un seul clic. Vous trouverez des documents d'ACR dans divers formats, tels que Adobe PDF, Microsoft Excel et Microsoft Word.
Le référentiel de documents d'ACR est riche en exemples concrets, tels que des rapports d'enquête d'ACR, des formulaires de collecte de données d'ACR vierges, des documents d'ACR pour débutants, des ACR utilisant des diagrammes en arête de poisson et des ACR pour un groupe de développement commercial.
Il vous sera plus facile de modifier les modèles si vous téléchargez des fichiers Word ou Excel. Si vous téléchargez des fichiers PDF, vous devrez utiliser un éditeur PDF pour personnaliser les exemples de documents.
Derniers mots
Dans cet article, nous vous avons présenté une discussion approfondie sur l'analyse des causes profondes. L'article décrit également certains des outils et modèles d'analyse des causes fondamentales que vous pouvez utiliser dans des scénarios réels.
Grâce à l'analyse des causes profondes, vous devriez gagner en confiance et en compétence lors de la résolution des problèmes liés à votre lieu de travail ou à vos projets.
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