15 meilleurs logiciels de suivi/gestion des dépenses pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises

Le suivi des dépenses implique la consignation méthodique de l'affectation de vos fonds.

À quelle fréquence évaluez-vous vos débours ?

Quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement ? Cela peut sembler une tâche ardue au départ, mais vous réaliserez son importance avec le temps.

La gestion prudente de nos ressources financières est primordiale, et cette pratique devrait commencer dès vos études universitaires, voire plus tôt pour certains. De nos jours, une seule facture médicale imprévue peut plonger une personne dans une situation financière précaire.

Pour les entreprises et les particuliers, le suivi des dépenses mensuelles et annuelles est une méthode vivement conseillée.

Importance de la surveillance des dépenses

• Maintien des habitudes de consommation : Le suivi des dépenses vous permet d'identifier, de réduire, voire d'éliminer les habitudes de dépenses superflues. Cela vous aidera également à allouer vos fonds de manière plus judicieuse.
• Prévention des dépenses excessives : La surveillance de vos dépenses limite les dérapages financiers en vous incitant à établir un budget mensuel. Respecter ce budget à long terme est un atout précieux.
• Maîtrise financière : Si vous êtes constamment endetté, cela peut indiquer un manque de contrôle sur vos dépenses. Le suivi des débours vous offre la liberté de réorienter vos fonds vers des investissements plus productifs.

Imaginez que vous avez fait du shopping avec des amis pendant le week-end. Vous vous êtes rendu compte que vous aviez acheté des articles dont vous n'aviez pas réellement besoin, simplement sous l'influence de vos pairs. En revanche, investir cet argent dans un livre de développement personnel ou en vous inscrivant à un cours de loisirs aurait pu s'avérer plus bénéfique.

Pourquoi privilégier le suivi des dépenses en entreprise ?

Il est impératif pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises de suivre leurs dépenses avec attention. De plus, il est nécessaire de distinguer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles, car une entreprise est une entité autonome. Votre entreprise est peut-être votre passion, mais elle doit être gérée avec rigueur :

• Protection juridique : Votre entreprise a le droit de bénéficier d'une protection juridique que vous, en tant qu'individu, pourriez ne pas avoir. Le non-respect de la séparation des dépenses vous rend responsable en cas de litige avec un client, mettant potentiellement vos biens personnels en jeu.
• Préparation à la saison fiscale : Vous éviterez de chercher frénétiquement factures et reçus dans vos affaires. De plus, lors de déplacements professionnels, vous pourrez déduire certaines dépenses. Certains frais d'entreprise ne sont pas imposables et peuvent être déclarés comme frais de réunion. Le travail de vos comptables sera également simplifié, car la distinction entre les dépenses imposables et non imposables sera claire.
• Calcul simplifié des bénéfices : Vous pourrez déterminer précisément vos bénéfices, sans avoir à faire d'estimations approximatives à chaque demande client. Cela facilitera la gestion du budget de l'entreprise et la planification des dépenses.

Une solution pour suivre les dépenses professionnelles est d'utiliser des applications spécialisées. Ces outils permettent de conserver un registre précis de vos dépenses en enregistrant reçus et factures. Certaines applications sont connectées directement à vos comptes bancaires, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite des tâches manuelles.

Explorons maintenant quelques-unes des meilleures applications pour le suivi des dépenses en entreprise.

Divvy

Divvy est une solution complète de gestion des dépenses pour votre entreprise. Cette plateforme offre des fonctionnalités uniques qui la rendent appropriée pour toutes les entreprises. Avec Business Credit, vous accédez à des financements de toutes envergures. Il vous suffit de demander une ligne de crédit en quelques minutes et de commencer à utiliser les cartes Divvy.

La gestion des dépenses est grandement simplifiée, car chaque achat effectué avec les cartes Divvy peut être catégorisé en quelques clics. Vous n'avez plus à effectuer de rapports de dépenses manuels. Une fois le budget de votre entreprise établi via Divvy, vous bénéficiez d'un suivi en temps réel et de contrôles pour une maîtrise totale de vos finances.

Le principal avantage de ce logiciel de suivi des dépenses est qu'il est totalement gratuit, sans frais cachés. De plus, vous pouvez obtenir autant de cartes physiques et virtuelles que nécessaire pour vos employés. Les récompenses offertes par Divvy en fonction de vos dépenses sont une raison supplémentaire de choisir cette plateforme.

Dites adieu aux notes de frais traditionnelles et adoptez ce système de suivi des dépenses moderne.

Pleo

Pleo est une startup fintech qui facilite la gestion des dépenses des entreprises grâce aux cartes Pleo (crédit et débit). Vous pouvez organiser vos dépenses en quelques clics.

Pleo peut être intégré à d'autres outils de comptabilité. Il permet de définir des limites de dépenses personnalisées et vous suggère les meilleures pratiques. De plus, une notification et l'enregistrement de la dépense sont effectués dès qu'un paiement est effectué avec votre carte Pleo.

Pleo est une application essentielle pour les petites et moyennes entreprises, avec trois niveaux de prix différents. Elle vous libère des tâches fastidieuses et vous permet de vous concentrer sur le développement de votre activité.

FreshBooks

FreshBooks est une application de suivi des dépenses professionnelles pour les petites et moyennes entreprises. La connexion de votre compte bancaire et de votre carte de crédit permet la mise à jour quotidienne de votre compte.

L'une de ses particularités est de pouvoir extraire les informations nécessaires à partir d'une image de facture ou de reçu. Vous pouvez également stocker vos reçus dans Freshbooks pour les avoir à portée de main au moment de la déclaration d'impôt. Votre équipe peut suivre ses dépenses et vous pouvez également en assurer le suivi pendant vos projets.

FreshBooks permet de suivre l'avancement du travail de votre équipe, où qu'elle soit. L'automatisation des tâches vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Les différents plans tarifaires sont proposés à des prix raisonnables et l'application est un investissement rentable à long terme, quel que soit le prix.

Zoho

Zoho est une excellente application de suivi des dépenses, offrant une interface utilisateur intuitive et une large gamme de solutions. Zoho garantit un suivi précis des reçus en les stockant numériquement. Il permet également le transfert automatique de reçus par e-mail. Vous pouvez enregistrer vos dépenses dans différentes devises, même si votre entreprise opère à l'étranger.

Vous pouvez créer une page de dépenses personnalisée et permettre à vos employés de partager leurs débours. Si votre activité implique de nombreux déplacements, Zoho offre un suivi précis du kilométrage, ce qui permet de limiter les coûts.

Compatible avec toutes les plateformes, y compris Android et iOS, Zoho offre une période d'essai gratuite de 14 jours pour les nouveaux utilisateurs.

Mint

Avec Mint, vous avez une vue d'ensemble de votre situation financière. Mint propose des solutions personnalisées pour suivre vos dépenses.

Tous vos paiements de factures et vos dépenses mensuelles peuvent être intégrés à Mint, en plus d'autres applications. Vous ne manquerez aucun paiement et vous saurez précisément où va votre argent.

L'application vous permet de définir un budget et vous alerte en cas de dépassement pour vous aider à respecter vos limites. Il fournit des conseils pour épargner et vous aider à atteindre vos objectifs financiers plus rapidement.

Le processus d'ouverture de compte est sûr et sécurisé et est disponible sur tous les appareils.

Expensify

Expensify permet à ses utilisateurs de suivre un nombre illimité de reçus. La synchronisation de vos comptes avec Expensify vous simplifiera la tâche lors de la déclaration fiscale. Vous pouvez également définir des taux d'imposition personnalisés pour des politiques de dépenses spécifiques.

Le téléchargement manuel de vos dépenses est obsolète : tous vos reçus sont scannés automatiquement en un seul clic. De plus, pour éviter ces processus, vous pouvez opter pour une carte Expensify au lieu de reçus.

La version gratuite est facile à utiliser et vous aidera à mieux gérer vos dépenses professionnelles. Il vous permet de suivre vos coûts lors de déplacements, à domicile ou au bureau.

Bench

L'application Bench agit comme votre comptable virtuel, combinant logiciel et expertise humaine. Bench s'adresse principalement aux petites entreprises et aux entrepreneurs en préparant leurs états financiers.

Une équipe d'experts dédiés gère tout et ne vous contacte qu'en cas de besoin. La comptabilité est effectuée mensuellement, ce qui vous prépare à la déclaration fiscale. L'équipe d'experts est rapide et fiable.

L'application vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise, sans vous soucier des questions fiscales. Ce logiciel est reconnu pour sa qualité, avec des prix abordables et une version d'essai pour vous familiariser avec l'outil.

Shoeboxed

Shoeboxed est une application de numérisation de reçus. Elle vise à réduire les erreurs humaines en convertissant les reçus physiques en données numériques. Elle prend en charge l'intégration avec diverses applications pour faciliter le flux de travail.

L'application gère les déclarations de revenus, le stockage de reçus et de factures numérisées, et génère des rapports de dépenses. Conserver les documents essentiels dans un dossier d'archives est pratique en cas de besoin.

Cette application vous permet de créer une liste en ligne de votre équipe et de la tenir à jour. Elle est disponible sur Android et iOS. Sa fonction de suivi précis du kilométrage est utile lors de vos déplacements à petit budget.

Dext

Dext est une application de suivi des dépenses professionnelles qui vous aide à vous débarrasser des documents papiers et à minimiser la paperasse. Il facilite la gestion des chiffres et des documents en effectuant la transition numérique de vos comptes.

Dext extrait les données essentielles et les enregistre en téléchargeant factures, reçus ou notes de frais. Son taux de précision dépasse les 95 % lors du classement des documents, ce qui vous fait gagner du temps et de l'énergie. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Téléchargez vos données depuis n'importe quel appareil. Plus de 30 intégrations sont proposées pour maintenir votre flux de travail. L'application est conçue pour être facile à comprendre. Vous pouvez bénéficier d'un essai gratuit si votre entreprise est petite ou si vous êtes un entrepreneur passionné.

Concur

Concur vous aide à vous développer en tant que professionnel, car cette application évolue constamment en ajoutant de nouvelles fonctionnalités. En modifiant les paramètres, vous pouvez adapter l'application à vos besoins.

Vous pouvez calculer le retour sur investissement de votre entreprise avec une grande précision. Un tableau de bord accessible vous permet de visualiser toutes vos dépenses sur une seule page. Vous pouvez modifier vos budgets et les contrôler à tout moment, où que vous soyez.

Vous pouvez également consulter la démonstration de fonctionnement de l'application, qui est très simple. Concur vous permet de prendre des décisions financières éclairées et fondées sur des données solides. Elle est particulièrement utile pour les propriétaires de petites entreprises et les jeunes startups.

Certify

Certify offre d'excellentes fonctionnalités de gestion des dépenses. Cet outil simplifie la création et la gestion de rapports et de remboursements. Il vous suffit de télécharger une photo de vos dépenses pour que le rapport soit créé automatiquement.

C'est une solution idéale pour les entreprises internationales, car elle est disponible dans plus de 60 langues et 140 devises. Vous pouvez intégrer vos cartes de crédit professionnelles et vos politiques dans l'application et personnaliser chaque élément en fonction de votre budget.

Les intégrations avec diverses applications sont également prises en charge. L'application est disponible sur tous les appareils et offre une grande satisfaction aux utilisateurs.

MMC Receipt

MMC Receipt est une application de suivi des dépenses et de numérisation des reçus. Elle numérise rapidement factures et reçus dans différentes devises, avec une grande précision des données.

Il n'y a pas de limite au nombre de reçus que vous pouvez télécharger, ni au nombre d'utilisateurs. L'application dispose d'un stockage cloud illimité, vous permettant de conserver vos données sans restrictions.

La mise en place d'une fonction d'approbation en plusieurs étapes est un atout supplémentaire pour votre entreprise. Elle évalue si les données capturées sont prêtes à être exportées, ce qui améliore vos capacités de prise de décision.

Une version de démonstration et une version gratuite sont disponibles pour vous permettre de découvrir les fonctionnalités de l'application.

Everlance

Everlance a fait de la gestion des affaires une priorité pour les entrepreneurs en automatisant un maximum de tâches. Vous pouvez trier et gérer vos dépenses via un simple écran. Personnalisez vos dépenses personnelles et professionnelles et soyez serein pendant la saison fiscale.

Le transfert de données est sécurisé et l'organisation du stockage dans le cloud est simplifiée. Connectez plusieurs cartes de visite à la fois pour gagner du temps et de l'énergie. Les suggestions concernant les déductions fiscales sont un avantage majeur de cette plateforme. Fournir des informations précises et à jour vous permettra de réduire vos impôts.

Le service client est disponible sept jours sur sept pour toute question. La version gratuite, qui offre de nombreuses fonctionnalités, vous permet de découvrir l'outil. De plus, vous pouvez créer votre modèle personnalisé selon vos besoins.

Wave

Wave se concentre sur l'accompagnement des petites entreprises pour qu'elles atteignent leur plein potentiel. Wave offre un logiciel sécurisé, facile à prendre en main pour gérer vos dépenses.

Il permet de suivre vos profits et pertes en temps réel et de vous préparer pour la saison fiscale. L'utilisation du logiciel est gratuite, sans limitations ni frais cachés.

Une simple connexion internet suffit pour accéder à l'application. Elle est compatible avec tous les appareils et est relativement facile à utiliser. L'échange de données depuis d'autres applications et sites web est possible à distance.

Veryfi

Veryfi aide les petites entreprises à croître plus rapidement. L'application répond aux besoins de ses clients et possède un potentiel de croissance important.

Avec Veryfi, vous pouvez estimer les coûts de votre projet ou de vos dépenses professionnelles avant son lancement. Les données sont saisies automatiquement dans l'application, évitant ainsi les tâches manuelles. Vous pouvez consulter le rapport mensuel à tout moment, car il est accessible 24h/24 et 7j/7.

Elle est disponible sur tous les appareils et sur toutes les plateformes. Vous pouvez synchroniser votre e-mail avec Veryfi pour récupérer facilement factures et reçus. L'application est utilisée dans divers secteurs et offre un large éventail de fonctionnalités.

Conclusion

Il est révolu le temps où il était nécessaire d'engager un comptable pour la déclaration de revenus de votre entreprise. Désormais, une simple application de suivi des dépenses suffit. Cependant, il est essentiel de choisir l'application qui permettra à votre entreprise de se développer et de gérer ses coûts efficacement. L'utilisation de ces applications dans votre entreprise vous permettra de gagner du temps, de l'énergie et d'alléger vos tâches, vous laissant ainsi plus de temps à consacrer à votre vie personnelle.

Voici quelques outils qui vous aideront dans la gestion des ressources, d'Active Directory et d'Office 365 pour votre entreprise.