De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de gestion du temps et de facturation pour contrôler les données financières et commerciales de leur organisation.
En tant que chef d’équipe, vous comprenez probablement l’importance du suivi du temps et de la facturation. Vous voudrez vous assurer que les membres de votre équipe travaillent efficacement et que votre processus de facturation est simplifié.
Cependant, il n’est tout simplement pas possible de faire ces courses manuellement de manière efficace. Voici le meilleur logiciel de gestion du temps et de facturation pour suivre le temps de l’équipe afin de faciliter le suivi du temps.
Cet article parle des logiciels de temps et de facturation, de ce qu’ils sont aux avantages de l’intégration d’un et d’excellents logiciels pour vous aider à augmenter l’efficacité de votre flux de travail.
Mais avant cela, comprenons,
Table des matières
Comment les heures facturables sont-elles définies ?
Les heures facturables sont définies comme le nombre d’heures qu’une entreprise a consacrées à travailler pour un client. Il peut être calculé par projet ou il peut s’agir d’un calcul général.
Pour calculer les heures facturables, vous devez d’abord suivre le nombre d’heures que les employés travaillent sur chaque projet. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel de suivi du temps ou manuellement en demandant aux employés de soumettre des feuilles de temps (ce qui est assez fastidieux, cependant).
Une fois les heures relevées, vous pouvez déterminer les heures facturées au client. Les frais dépendent du type de projet, du contrat que l’entreprise a avec le client et des politiques de l’entreprise.
Quelles sont les inefficacités à le mesurer manuellement ?
Mesurer les heures et le temps de facturation peut devenir écrasant lorsque vous essayez de le faire manuellement. Plusieurs inefficacités sont attendues :
- Il peut être difficile de suivre avec précision les heures travaillées sur un projet, en particulier pour chaque employé. Cela peut entraîner une surfacturation ou une sous-facturation des clients.
- Le suivi manuel des heures facturables est chronophage et stressant. Cela demande beaucoup d’efforts et peut distraire du travail sur des projets.
- Il comprend une trace papier qui peut devenir intimidante à gérer et risque d’être perdue ou égarée.
- Vous pouvez vous sentir stressé en vous assurant que les employés déclarent avec précision leurs heures travaillées.
- Déterminer la rentabilité d’un projet peut également être un peu difficile. Lorsque vous avez beaucoup sur la table, le calcul du taux de facturation de chaque projet peut entraîner des inexactitudes dans la facturation.
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel de gestion du temps et de facturation ?
Il existe une poignée d’avantages et de logiciels de facturation que vous ne voudriez pas manquer. Il comprend:
Responsabilisation améliorée
En gardant une trace de vos heures facturables, vous pouvez facturer vos clients avec précision et vous assurer que vous êtes payé pour tout votre travail. Le logiciel peut vous aider à suivre les dépenses. Ces informations peuvent maintenir votre budget sur la bonne voie et vous assurer que vous ne dépensez pas plus que ce que vous pouvez vous permettre.
De plus, vous pouvez facilement gérer plusieurs projets en même temps. Cela peut aider à maintenir les projets sur la bonne voie et à assurer une livraison dans les délais.
Rationalisez les paiements
Plutôt que d’avoir à suivre manuellement les factures et les paiements, le logiciel peut tout faire pour vous. Cela peut libérer beaucoup de votre temps afin que vous puissiez vous concentrer sur plus d’aspects de votre entreprise.
Un autre avantage est d’éviter les retards de paiement. Si vous suivez manuellement les paiements, il y a des chances de manquer un paiement. Cela peut nuire à la réputation de votre entreprise et rendre difficile sa survie financière. Avec un logiciel de suivi du temps et de la facturation, vous pouvez configurer des rappels pour les dates d’échéance des paiements afin de ne plus jamais manquer un paiement.
Capture des données
Lorsque vous suivez vos données de temps et de facturation, vous créez un enregistrement historique de votre travail.
Il peut être bénéfique à diverses fins, telles que :
- Identifier les tendances dans vos habitudes de travail
- Analyser votre processus de travail pour trouver les inefficacités
- Reconstitution de vos antécédents professionnels à des fins de facturation ou à d’autres fins
Réduire les coûts opérationnels
Un logiciel de suivi du temps et de la facturation peut vous aider à réduire les coûts opérationnels en automatisant le processus de suivi et de facturation de vos services. Il vous permet d’économiser du temps et de l’argent en réduisant le besoin de saisie manuelle des données et de facturation.
Meilleure productivité des équipes
Le suivi du temps que vos employés passent à travailler sur diverses tâches vous permet de mieux comprendre où va le temps de votre équipe. Ces informations peuvent être utilisées pour ajuster le flux de travail de votre équipe, en veillant à ce qu’elle soit aussi productive que possible.
Fonctionnalités indispensables dans un logiciel de gestion du temps et de facturation
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion du temps et de facturation, vous devez rechercher quelques fonctionnalités clés pour vous assurer que le logiciel convient parfaitement à votre entreprise. Un logiciel de gestion du temps et de la facturation devrait idéalement avoir les fonctionnalités suivantes :
Attribution de tâche
Un logiciel de gestion du temps et de facturation doit avoir une fonction d’attribution de tâches où vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et leur donner accès pour suivre les progrès. Le logiciel doit également vous permettre de voir les tâches assignées à chaque individu et de suivre la progression de chaque tâche.
Suivi du temps — heures facturables et non facturables
Toute entreprise fournissant des services horaires a besoin d’un logiciel de gestion du temps et de facturation pour suivre le nombre d’heures facturables et non facturables. Il nous permet de facturer avec précision les clients pour les services rendus et aide les entreprises à identifier les domaines où les employés passent du temps.
Rapports de facturation
Les rapports de facturation sont essentiels, vous permettant de suivre les revenus et les dépenses. Sans cette fonctionnalité, les entreprises devraient générer manuellement des rapports, ce qui prend du temps et est sujet aux erreurs.
La fonction de rapport de facturation permet de générer des rapports pour une période spécifique et inclut toutes les informations pertinentes, telles que la date, l’heure, le montant facturé et l’état du paiement.
Génération de facture
Avoir un logiciel capable de générer automatiquement des factures vous fera gagner du temps et vous évitera des tracas. Cette fonctionnalité permet de s’assurer plus facilement que vous facturez correctement vos clients.
Accessibilité via mobile
Les logiciels de gestion du temps et de facturation doivent avoir une accessibilité mobile pour permettre aux professionnels très occupés de suivre facilement leur temps et leurs heures facturables. Cela peut être une bouée de sauvetage pour les personnes qui travaillent souvent à l’extérieur du bureau et qui n’ont pas toujours accès à un ordinateur.
Prix abordable
Les bons logiciels de gestion du temps et de facturation ne font qu’un avec une structure de prix abordable et un ensemble de fonctionnalités pertinentes. La tarification doit être transparente et flexible, sans frais cachés ni contrats à long terme.
Un essai gratuit devrait être proposé pour aider les clients potentiels à l’essayer avant que l’achat ne fasse toujours l’affaire !
Un bon support client
La qualité du support client reflète à quel point ils sont dévoués à entendre les préoccupations de leurs clients. Avant de faire un achat, renseignez-vous sur leur support client et lisez les avis pour vérifier s’ils tiennent parole !
Voici la liste des meilleurs logiciels de gestion du temps et de facturation : –
Clockifie-moi
Vous recherchez un outil de facturation et de suivi tout-en-un ? Votre chasse se termine ici ! Clockify est un logiciel de temps et de facturation de premier ordre qui vous permet de suivre facilement les heures facturables et facilite le calcul des heures de facturation tout en excluant les heures non facturables.
Chaque fonctionnalité de Clockify est conçue pour simplifier votre processus de facturation. Vous pouvez rationaliser la charge de travail en configurant des projets, en suivant et en créant des factures.
Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise, d’une startup ou d’une entreprise, cet outil est garanti pour répondre à vos besoins. Non seulement cela, mais vous obtenez des informations précieuses sur la rentabilité des clients.
La meilleure partie? Clockify est entièrement gratuit pour tout le monde.
Facture Zoho
Zoho Invoice est l’un des meilleurs outils de gestion du temps et de facturation pour vous aider à superviser l’investissement en temps effectué par chaque individu ou toute l’équipe. Cet outil peut considérablement optimiser votre processus de facturation et de suivi.
Zoho Invoice est devenu un outil incontournable de facturation des factures et des feuilles de temps. Grâce à ce logiciel, vous pouvez attribuer des tâches à votre équipe, gérer des projets et augmenter la productivité de votre équipe. Vous pouvez créer un flux de travail structuré à l’aide de la fonctionnalité de création de rapports avancée de Zoho.
Principalement utilisé par les petites entreprises, Zoho, le meilleur logiciel de facturation, est gratuit.
Scoro
Scoro est conçu pour répondre aux besoins d’une entreprise en matière de gestion efficace du temps et de rationalisation des factures. Il est facile à utiliser et à comprendre pour tous les membres de l’équipe.
Il vous fournit également des rapports de suivi du temps de génération automatique pour tous les membres de l’équipe, des statistiques hebdomadaires et mensuelles pour vos besoins de facturation et un bon aperçu des projets qui consomment le plus de vos ressources.
Mes heures
Avec des plans abordables, une interface intuitive et des fonctionnalités impressionnantes, Myhours est devenu un outil de suivi de la gestion de la paie bien connu.
Myhours vous permet de suivre les activités de votre équipe sans passer des heures sur plusieurs outils. Avec cet outil, vous pouvez gérer toute votre équipe à partir d’un seul endroit et avoir une vue claire de leur activité globale.
Cet outil de facturation et de suivi vous permet de créer des rapports sur tous les projets sur lesquels vous avez travaillé pour des clients individuels. Vous pouvez également avoir un aperçu de la disponibilité des membres de votre équipe, ce qui vous permet de rester informé sur la personne à qui vous adresser lorsque vous cherchez à externaliser.
Avec cet outil, vous pouvez renforcer la responsabilité en partageant des rapports automatisés avec vos clients et en entretenant des relations avec eux.
Bill4time
Bill4time est conçu pour vous aider avec une visibilité complète sur l’ensemble du fonctionnement de votre flux de travail. Avec une interface utilisateur claire, il est facile pour les entreprises d’utiliser leur tableau de bord et d’obtenir des analyses avancées.
Bill4time vous permet d’accéder à toutes les données en un seul clic et élimine le besoin d’outils et de feuilles de calcul. Il vous fournit des informations en temps réel et des KPI avancés pour suivre les performances de votre entreprise. Cet outil est conçu pour les agences.
Personnalisez et définissez des factures récurrentes, enregistrez les dépenses et organisez-les avec ce logiciel. Bill4time propose trois forfaits payants : Time & Billing, Legal Pro et Legal Enterprise.
Basculer
Toggl est un autre logiciel de suivi du temps et de facturation rentable. Il est conçu pour répondre aux besoins des entreprises qui cherchent à s’attaquer aux processus récurrents, à surveiller le temps investi dans chaque activité et à créer une structure organisée de votre travail.
Ce logiciel réduit le temps que vous consacrez à l’activité banale de suivi du temps et de la facturation, offre aux membres de votre équipe un flux de travail transparent pour enregistrer le temps et la facturation, et vous permet de travailler dans un environnement intuitif et facile à utiliser.
Avec Toggl, vous pouvez gagner du temps en ressaisissant les feuilles de temps et la facturation, réduire le temps d’audit et améliorer l’efficacité. Ils ont un plan gratuit, un plan de démarrage, un plan premium et un plan personnalisable.
Getcanopy
Getcanopy est un excellent logiciel de facturation pour les industries de services. Cet outil fantastique est destiné aux entreprises qui n’aiment pas perdre de temps sur les flux de travail et qui n’ont pas de système central pour gérer leur temps sur un projet.
Avec Getcanopy, il est facile de vérifier le temps passé par chacun sur chaque projet. De plus, vous obtenez une vue d’ensemble des progrès de votre équipe et pouvez vous assurer que chacun fait sa part avec cet outil.
Une autre fonctionnalité intéressante de Getcanopy est ses rapports personnalisés et ses modèles de facturation prêts à l’emploi. Getcanopy propose de nombreux forfaits payants et modules complémentaires basés sur certaines fonctionnalités avancées, ainsi qu’un forfait gratuit.
Casse-Noisette
Nutcache est une solution multi-fonctions qui aide les entreprises à établir un budget de projet, à gérer les dépenses et à gérer les feuilles de temps en déplacement.
Ce logiciel bien conçu peut facilement configurer votre suivi du temps, votre facturation et la facturation de votre compte, voir le temps réel passé sur le projet de votre client et générer des factures précises. De plus, vous pouvez envoyer des rappels pour les factures en souffrance et les données de retard de paiement et accepter les paiements avec cet outil.
En plus des fonctionnalités de suivi du temps et de facturation, Nutcache est également livré avec de nombreuses fonctionnalités d’automatisation et des outils de suivi de projet. En fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise, vous pouvez en sélectionner un parmi leurs plans gratuits, professionnels et d’entreprise.
Beebole
Beebole est connu pour son outil robuste de suivi du temps de projet visant à aider les entreprises de toutes tailles à optimiser leur productivité.
Configurez les projets sur Beebole et commencez à remplir vos heures facturables à tout moment, de n’importe où. Vous pouvez même travailler maintenant et remplir les feuilles de temps plus tard en utilisant leurs rapports stockés. Les membres de l’équipe peuvent afficher et mettre à jour leurs journaux de temps et leurs affectations d’équipe.
Réplicon
Replicon se concentre sur la suppression du stress lié à la facturation des feuilles de temps. Il vous donne la totalité de vos heures facturables à portée de main et vous permet de suivre l’avancement, le budget et la rentabilité du projet en un seul endroit.
Vous évitant des maux de tête et du temps inutiles, Replicon est une solution abordable, efficace et évolutive qui vous offre tout ce dont vous avez besoin à partir d’un outil de suivi du temps et de facturation.
Des estimations de projet au suivi des dépenses en passant par des rapports détaillés partageables et un portail client également, Replicon a répondu aux attentes. Ils ont trois plans payants, d’un outil de gestion de projet à une suite professionnelle d’automatisation des services.
Application de facturation du temps
L’application Timebilling peut améliorer la qualité de votre travail en créant un espace de travail organisé. Votre équipe peut suivre le temps et la facturation tout en demandant aux utilisateurs de saisir le temps travaillé en temps réel. Doté de tableaux de bord intuitifs, Timebilling vous donne un accès basé sur les rôles aux membres de l’équipe. Il permet également à chacun d’accéder et de suivre ses progrès à tout moment, de n’importe où dans le monde.
Les journaux de temps et les factures sont générés automatiquement, ce qui signifie que plus de temps n’est consacré à la facturation. Tous les journaux de temps sont stockés dans votre cloud privé, il n’y a donc pas de cauchemar d’exportation ou de sauvegarde.
Conclusion
Bien que le marché regorge de logiciels de temps et de facturation, seuls quelques-uns sont jugés adaptés à votre entreprise. Les logiciels de suivi du temps peuvent être utilisés à des fins très diverses. Vous pouvez suivre les tâches et les heures facturables, surveiller la productivité des employés et créer la paie avec le meilleur logiciel de gestion du temps et de facturation.
De plus, vous recevrez des rapports sur la façon dont votre équipe passe son temps, afin que vous puissiez optimiser l’efficacité.
À partir de la liste ci-dessus de 11 outils bien documentés, vous êtes libre de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Ce faisant, n’oubliez pas de vérifier s’ils prêchent par l’exemple !
Vous pouvez également explorer certains des meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites et grandes entreprises.