Vous pouvez créer la meilleure liste de choses à faire avec des applications que vous utilisez déjà.

Dans notre quotidien où l'efficacité prime, l'idée d'intégrer une nouvelle application de gestion de tâches à notre arsenal d'outils de productivité peut sembler alléchante. Cependant, cette démarche risque d'accroître le désordre et la complexité liés à la manipulation de multiples plateformes. Avant de céder à la tentation d'installer une nouvelle application dont il faudra apprendre le fonctionnement, pourquoi ne pas optimiser les outils que nous utilisons déjà? Cet article a pour objectif de vous montrer comment créer et gérer des listes de tâches performantes à l'aide d'applications que vous maîtrisez déjà, telles que Google Agenda, Google Docs, Outlook, Rappels d'Apple, et d'autres. Ces approches permettent non seulement de structurer vos tâches, mais aussi d'améliorer votre productivité sans encombrer votre environnement numérique.

1 Création et Gestion de Tâches dans Google Agenda

Débuter sa journée sans une planification structurée peut rapidement mener à la confusion. Un agenda est essentiel pour une journée productive, et Google Agenda figure parmi les meilleures options. Au-delà de la programmation d'événements, Google Agenda fonctionne également comme un gestionnaire de tâches grâce à l'intégration de Google Tasks, facilitant ainsi l'organisation de votre emploi du temps.

Voici la méthode pour créer des tâches ou des listes de tâches dans Google Agenda :

• Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur.
• Cliquez sur un espace libre à une date spécifique et choisissez l'onglet Tâche dans la fenêtre contextuelle.
• Saisissez votre intitulé, définissez l'heure, ajoutez une description et validez par Enregistrer.
• Votre tâche devrait apparaître dans votre agenda. Si vous ne la voyez pas, vérifiez la présence de la coche Tâches dans la barre latérale de gauche.

Il est également possible de créer des tâches à partir de l'onglet Tâche de Google Agenda – voici comment procéder :

• Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur.
• Cliquez sur l'onglet Tâches situé en haut à droite de votre écran.
• Sélectionnez Ajouter une tâche.
• Saisissez un titre et une description, puis précisez la date et l'heure.
• Vous pouvez également subdiviser les tâches en sous-tâches en cliquant sur l'ellipse verticale ⋮ et en choisissant Ajouter une sous-tâche.

2 Création de Listes de Contrôle dans Google Docs

Les listes de contrôle dans Google Docs constituent un excellent moyen de rester organisé et de suivre l'avancement de vos tâches. Contrairement aux listes numérotées ou à puces, les listes de contrôle vous permettent de marquer les tâches comme terminées et de visualiser votre progression. De plus, elles facilitent la collaboration sur une liste, ce qui est particulièrement utile pour les projets de groupe ou les tâches ménagères partagées.

Voici la méthode pour créer une liste de contrôle dans Google Docs :

• Accédez à Google Docs et ouvrez un document vierge.
• Saisissez le symbole @ à l'endroit où vous souhaitez placer une case à cocher, tapez Liste de contrôle, et appuyez sur Entrée. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de liste de contrôle dans la barre d'outils.
• Énumérez chaque élément ou tâche sur une ligne et appuyez sur Entrée pour ajouter une case à cocher sur la ligne suivante.
• Pour transformer une liste de tâches existante en liste de contrôle, sélectionnez le texte et cliquez sur l'icône correspondante dans la barre d'outils.
• Pour subdiviser les tâches plus importantes en sous-tâches ou créer une liste de contrôle imbriquée, placez le curseur au début de la ligne/tâche et appuyez sur Tab pour créer un retrait et des sous-éléments.
• Marquez les tâches terminées en cliquant sur la case à cocher située à côté de la tâche.

Enfin, vous pouvez insérer un tableau dans Docs pour créer une liste de contrôle plus structurée avec des colonnes et des lignes que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

3 Conversion d'E-mails en Tâches dans Outlook

Si vous communiquez fréquemment par e-mail, il est aisé de perdre de vue les tâches importantes qui y sont mentionnées. Heureusement, Microsoft Outlook offre une solution rapide et simple pour transformer les e-mails en tâches grâce à son intégration avec Microsoft To Do. Utiliser votre boîte de réception Outlook comme un gestionnaire de tâches est une excellente façon de rester organisé et de réduire le volume des e-mails.

Voici la procédure pour convertir les e-mails Outlook en tâches à l'aide de Microsoft To Do :

• Rendez-vous dans votre boîte de réception Outlook.
• La méthode la plus rapide pour convertir des e-mails en tâches consiste à les signaler. Ces e-mails deviennent alors des tâches dans l'onglet des e-mails signalés de Microsoft To Do. Passez votre souris sur l'e-mail et cliquez sur l'icône en forme de drapeau.
• Vous pouvez également faire un clic droit sur l'e-mail et sélectionner Actions avancées > Créer une tâche. Un panneau latéral s'ouvrira dans lequel vous pourrez ajouter des informations supplémentaires à la tâche, telles qu'une date d'échéance ou un rappel.
• Vous pouvez supprimer l'e-mail une fois qu'il a été signalé ou transformé en tâche pour désencombrer votre boîte de réception. La tâche restera dans votre liste de tâches à faire jusqu'à ce que vous la marquiez comme terminée.

L'avantage de cette méthode est qu'Outlook s'intègre parfaitement avec d'autres outils Microsoft tels que OneNote, Teams et le calendrier Outlook, ce qui vous permet de gérer et d'assigner des tâches directement à partir de votre boîte de réception, sans avoir besoin d'une application de liste de tâches distincte.

4 Organisation de Vos Tâches dans Rappels d'Apple

Utiliser l'application de rappels intégrée sur vos appareils est l'une des meilleures manières d'ajouter rapidement des tâches quotidiennes que vous pourriez oublier. Si vous possédez un ou plusieurs appareils Apple, l'application Rappels est une option intégrée idéale pour le suivi de vos tâches. Ainsi, au lieu de vous débattre avec plusieurs applications de productivité, vous pouvez utiliser Rappels pour vous aider à rester organisé.

Voici quelques conseils pour optimiser l'utilisation de l'application Rappels d'Apple :

• Organisez vos rappels (tâches) en listes. Les listes agissent comme des dossiers, et elles aident à organiser vos tâches par catégorie ou par projet. Vous pouvez créer plusieurs listes, comme Personnel, Travail, Courses, etc., afin de trouver facilement la tâche sur laquelle vous devez vous concentrer. Ouvrez Rappels et sélectionnez Ajouter une liste sous Mes listes.
• Créez des sections distinctes au sein d'une liste de rappels spécifique pour différents projets. Par exemple, dans votre liste Travail, vous pouvez avoir des sections pour différents clients ou projets tels que Chaîne YouTube, Articles, ou Campagnes Marketing. Sélectionnez la liste de rappels et cliquez sur l'icône Ajouter une nouvelle section dans la barre d'outils.
• Créez des tâches et des sous-tâches au sein des sections pertinentes d'une liste de rappels. Les sous-tâches sont un excellent moyen de décomposer des tâches plus importantes en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Pour créer une sous-tâche, il suffit de faire un retrait sur une tâche (rappel) en allant dans Éditer > Mettre en retrait le rappel.
• Utilisez la fonction Afficher en colonnes pour visualiser vos tâches dans une présentation de type Kanban. Cette vue vous permet de visualiser l'ensemble des sections (colonnes) d'une liste de rappels et les tâches (rappels) qui y figurent. Allez dans le menu Affichage et sélectionnez En colonnes pour passer à cette vue.

5 Création de Listes de Contrôle dans Notes d'Apple

Bien que l'application Notes ne soit pas la première qui vienne à l'esprit pour la création de listes de tâches, elle offre une fonctionnalité pratique pour vous aider à suivre diverses tâches. Vous pouvez utiliser les listes de contrôle dans l'application Notes pour créer une liste de tâches et les cocher au fur et à mesure que vous les terminez.

Voici la méthode pour créer une liste de contrôle dans l'application Notes :

• Ouvrez l'application Notes et créez une nouvelle note ou ouvrez-en une existante.
• Cliquez sur l'icône de liste de contrôle dans la barre d'outils ou sélectionnez Liste de contrôle dans le menu Format pour commencer votre liste de tâches.
• Vous pouvez créer une sous-tâche en effectuant un retrait sur une tâche. Sélectionnez une ligne dans la liste et appuyez sur Tab pour faire un retrait.
• Cliquez sur le cercle situé à côté d'un élément pour le marquer comme terminé.

6 Création de Listes dans Stickies

Comme son nom l'indique, Stickies est un outil qui permet de créer des notes autocollantes sur votre bureau Mac. Considérez-le comme une version virtuelle des notes autocollantes physiques. Vous pouvez l'utiliser pour noter rapidement des rappels, des tâches à faire ou des listes de courses. Tout comme son homologue physique qui adhère à votre mur ou votre bureau, Stickies reste sur votre bureau jusqu'à ce que vous le fermiez.

Voici comment créer une liste de tâches dans Stickies :

• Ouvrez l'application Stickies. Vous pouvez y accéder dans le Launchpad ou effectuer une recherche Spotlight.
• Créez une nouvelle note en cliquant sur Fichier > Nouvelle note ou en utilisant le raccourci Commande + N.
• Écrivez vos tâches dans la nouvelle note. Une fois terminé, sélectionnez le texte et appuyez sur Option + Tab sur votre clavier pour le convertir en liste.
• Pour créer des sous-tâches, faites un retrait dans la liste en appuyant sur la touche Tab.
• Malheureusement, il n'existe pas d'option intégrée pour ajouter des cases à cocher dans Stickies. Mais vous pouvez utiliser le format Barré pour indiquer que des tâches sont terminées. Sélectionnez la tâche ou la liste, cliquez sur le menu Police, et choisissez Barré.

Télécharger la toute dernière application de gestion de tâches n'est pas toujours la meilleure solution. Parfois, la réponse se trouve plus proche de chez vous, dans les applications et les sites web que vous utilisez déjà.

Résumé

En guise de conclusion, plutôt que d'enrichir votre collection d'applications de productivité, pensez à utiliser les outils que vous avez déjà à votre disposition pour gérer vos tâches. Que ce soit par le biais de Google Agenda, Google Docs, Outlook, Rappels d'Apple ou Stickies, ces solutions offrent un moyen efficace d'organiser et de suivre vos tâches. Adopter ces approches vous aide non seulement à rester organisé, mais aussi à réduire le stress lié à la gestion d'une multitude d'applications.