Un guide détaillé sur la matrice de priorisation [4 Templates]

La hiérarchisation des tâches peut paraître simple au premier abord : il suffirait de s'occuper de ce que le client considère comme urgent. Cependant, pour une gestion professionnelle, notamment dans le cadre de projets d'entreprise, cette approche n'est pas optimale. Il existe une méthodologie éprouvée pour déterminer quelles tâches doivent être traitées en priorité, connue sous le nom de matrice de priorisation de projet.

Pour que votre entreprise se développe et dépasse la concurrence, un concept brillant, une équipe compétente et des outils avancés ne suffisent pas. Il est impératif que l'exécution des tâches, qu'il s'agisse du développement d'applications ou de la production de biens, soit de haute qualité.

Une excellente qualité d'exécution n'est possible que si votre équipe est organisée et suit une méthode structurée pour l'attribution des tâches, leur réalisation et la transition vers les suivantes. La matrice de priorisation est un outil précieux qui permet de rationaliser les tâches d'un projet, d'en accomplir davantage en moins de temps grâce à une exécution planifiée des tâches importantes.

Continuez votre lecture pour explorer en détail la matrice de priorisation de projets, ses avantages, ses applications et les différents modèles disponibles.

Qu'est-ce que la matrice de priorisation ?

La matrice de priorisation est un instrument d'analyse des tâches au sein d'un projet. Elle est souvent employée en complément d'autres outils de gestion des processus métier. On la retrouve également dans les techniques Six Sigma pour évaluer les options en fonction de critères spécifiques et pour déterminer où les professionnels doivent concentrer leurs efforts.

Que le projet soit une tâche unique et simple ou une entreprise complexe s'étalant sur plusieurs années, cet outil s'adapte aux deux scénarios. De plus, son utilité dépasse le simple cadre des entreprises. Les indépendants, les entrepreneurs individuels et les professionnels peuvent également bénéficier de cet outil pour des raisons tant professionnelles que personnelles.

Il arrive que les parties prenantes d'un projet rencontrent des difficultés pour décider quelle tâche doit être priorisée. La matrice de priorisation intervient alors comme un support méthodique, permettant de choisir la tâche la plus pertinente en fonction de sa valeur et de son urgence.

Une matrice de priorisation peut prendre diverses formes, en fonction de la complexité du projet et des critères d'évaluation. Certaines matrices sont très simples, se présentant sous forme de quadrants 2x2 avec la "valeur" en abscisse et le "coût" en ordonnée. D'autres sont beaucoup plus élaborées, notamment lorsqu'elles sont intégrées à la méthodologie Six Sigma.

Matrice de priorisation Six Sigma

La méthodologie Six Sigma est souvent associée à l'outil de la matrice de priorisation. En effet, Six Sigma se concentre sur l'analyse des écarts, l'amélioration continue des processus et l'élimination des gaspillages. La matrice de priorisation s'intègre donc parfaitement dans cette démarche de gestion.

Dans ce contexte, les matrices de priorisation comparent plusieurs ensembles de données (au moins deux), et utilisent des critères pondérés pour classer les tâches par ordre de priorité. La matrice de priorisation Six Sigma évalue donc plusieurs ensembles de données, ce qui aboutit à un outil plus complexe qu'un simple quadrant 2x2.

Elle se compose généralement des éléments suivants :

Des variables de sortie, qui servent d'en-têtes de colonne en haut du tableau.
Des variables d'entrée, présentées comme des lignes dans le panneau de gauche.
Un score pondéré, un pourcentage, un rang et des statuts, situés à l'extrême droite du tableau.
Un score pondéré calculé au bas des en-têtes de colonne.

L'application de la méthode Six Sigma pour hiérarchiser les tâches d'un projet permet de prendre des décisions éclairées de manière logique. De plus, toutes les parties prenantes peuvent parvenir à un consensus lors de l'utilisation de cette méthodologie.

Selon Lynne Hambleton, consultante en affaires, conceptrice de stratégies et auteur, les matrices de priorisation Six Sigma peuvent se décliner en trois types. Elle les décrit dans son ouvrage "Le coffre aux trésors des méthodes, outils et meilleures pratiques de croissance Six Sigma" :

#1. La matrice de consensus, qui convient lorsque les variables avec des scores élevés sont les plus importantes. Elle prend en compte l'ensemble des contributions des membres de l'équipe pour générer un modèle basé sur un accord commun, avec des scores numériques.

#2. La matrice de combinaison, qui se présente à la fois comme un tableau des causes et des effets et comme une matrice de priorités. Elle évalue l'impact de chaque variable sur les autres.

#3. La matrice de critères analytiques complets, qui est l'outil de priorisation Six Sigma le plus complexe. Elle est principalement utilisée par les responsables de portefeuilles de projets pour évaluer plusieurs projets et leur incidence sur le modèle de revenus de l'entreprise et les relations avec les clients.

Avantages de la matrice de priorisation

#1. La matrice de priorisation permet d'organiser facilement un grand nombre de tâches en fonction de leur importance et de leur valeur. Il est difficile de mémoriser toutes les tâches d'un projet complexe et de faire le tri entre les éléments importants et les moins importants sans utiliser cet outil.

#2. Contrairement à d'autres logiciels, la matrice de priorisation est personnalisable. L'ensemble de l'équipe peut se réunir et ajouter ou supprimer des variables en fonction des tâches du projet. C'est pourquoi il existe une grande variété de matrices de priorisation.

#3. Les matrices de priorisation d'un projet existant peuvent être réutilisées pour de nouveaux projets. Il suffit de créer un modèle et de mettre à jour les pondérations, les critères, les variables, les tâches, etc., en fonction de l'évolution du projet.

#4. Cet outil est facilement compréhensible par tous les membres de l'équipe, même ceux qui ne sont pas familiers avec la technologie. Il suffit de saisir la liste des tâches, les scores et les critères. L'outil se charge du reste.

#5. L'outil est basé sur l'objectivité, ce qui permet aux entreprises d'éviter les biais liés à la subjectivité.

#6. Les chefs de projet et les responsables peuvent déléguer efficacement les tâches à leurs subordonnés et optimiser l'utilisation de la main-d'œuvre grâce à cet outil.

Quand utiliser la matrice de priorisation

Vous pouvez utiliser cet outil lorsque :

Il est nécessaire de prioriser des tâches, des tickets ou des problèmes complexes qui impliquent plusieurs variables à évaluer.
Il est nécessaire d'évaluer des données d'entrée pour classer des bugs, des tickets, des tâches, des projets, etc. et leur attribuer un niveau de priorité.
Vous souhaitez planifier les tâches professionnelles ou personnelles d'un projet de manière simple et efficace afin de respecter les délais.
Vous devez rédiger un document synthétique qui présente les principaux axes d'un projet.
Vous souhaitez déléguer les tâches aux membres de l'équipe de manière appropriée, sans perturber le calendrier du projet.
Vous souhaitez encourager la collaboration au sein de l'équipe projet.

Cet outil est utile pour :

Le personnel travaillant à domicile et gérant des tâches de bureau et des tâches ménagères.
Les pigistes et les entrepreneurs qui ont besoin de hiérarchiser leurs projets et d'accomplir les tâches en conséquence.
Les petites, moyennes et grandes entreprises qui évaluent leurs projets en fonction de leur valeur commerciale.
Les chefs de projet qui supervisent plusieurs projets et plusieurs équipes.

Comment utiliser la matrice de priorisation

Pour utiliser cet outil efficacement, il est important de comprendre les quatre quadrants de la matrice de priorisation :

Quadrant 1

Il regroupe les tâches qui ont une grande valeur et qui nécessitent peu d'efforts, mais dont l'impact est plus important que d'autres.
Les tâches de ce quadrant sont urgentes et critiques, il est donc important de les réaliser le plus tôt possible.

Quadrant 2

Ce quadrant contient les grands projets qui exigent plus d'efforts et qui ont un impact élevé.
La plupart du temps, ces tâches ne sont pas assorties d'un délai.
Il est important de définir des jalons raisonnables pour ces projets et d'atteindre régulièrement ces objectifs.

Quadrant 3

Il s'agit généralement de tâches qui nécessitent peu d'efforts et dont l'impact est faible.
Dans la mesure du possible, il est préférable de déléguer ces tâches à vos subordonnés ou à vos pairs.

Quadrant 4

Ces tâches n'apportent pas de valeur ajoutée significative au retour sur investissement (ROI) de l'entreprise, mais elles nécessitent beaucoup d'efforts.
Il est préférable de réaliser ces tâches après les autres quadrants.
Il est parfois possible d'améliorer le processus métier afin d'éliminer complètement ces tâches.

Une fois les quadrants compris, il est temps d'utiliser la matrice de priorisation :

#1. Sélectionnez les projets ou les tâches à intégrer dans la matrice. Ils seront pondérés en fonction de variables et de critères prédéfinis.

#2. Les éléments choisis dans la matrice auront automatiquement une réelle valeur pour votre entreprise. Toutefois, il est conseillé de vérifier afin d'éviter les pertes financières.

#3. Choisissez la tâche suivante dans la matrice de priorisation en fonction du classement des tâches. Cet outil est une aide précieuse pour la planification de projet.

#4. Utilisez un logiciel ou un modèle de matrice de priorisation pour organiser vos fichiers. Cela permet à vos parties prenantes de consulter rapidement vos priorités et vous pourrez réutiliser le modèle à l'avenir.

Meilleures pratiques de la matrice de priorisation

#1. Définissez les critères de classement des tâches ou des problèmes lors d'une séance de brainstorming avec le responsable de projet, le gestionnaire, les membres de l'équipe et les utilisateurs finaux.

#2. Utilisez le processus de hiérarchie analytique (AHP) pour parvenir à un consensus clair et solide entre les parties prenantes. Définissez ensuite des critères pondérés qui seront acceptés par tous.

#3. Le processus de notation doit être collaboratif. Vous pouvez utiliser différents outils, tels que des formulaires en ligne ou des tableaux blancs, pour obtenir un consensus sur les aspects subjectifs de la matrice de priorisation.

Voici maintenant quelques outils et modèles qui peuvent vous être utiles pour créer vos matrices de priorisation :

Smartsheet

Smartsheet est un espace de travail et un outil de gestion de projet reconnu à l'échelle mondiale, utilisé par des entreprises de toutes tailles. Si votre entreprise est déjà abonnée à cette application cloud, vous pouvez facilement utiliser son centre de solutions de gestion de projet pour créer un tableau de priorisation de produits convivial.

Dans le centre de solutions de Smartsheet, vous trouverez différents tableaux de projet, notamment pour la finance et la comptabilité, les clients, les ressources humaines, etc. La matrice de priorisation se trouve dans le groupe de développement de produits.

Si vous n'avez pas d'abonnement Smartsheet ou si vous ne souhaitez pas essayer son plan d'essai, ne vous inquiétez pas. Smartsheet propose également un modèle de base de matrice de priorisation que tout le monde peut télécharger et utiliser. Rendez-vous sur le site officiel Modèles de feuilles intelligentes où vous trouverez 2 à 3 modèles à télécharger au format Excel, PDF ou Word.

Matrice de priorité Miro

Miro est une autre solution fiable qui regroupe plusieurs applications professionnelles, telles qu'un tableau blanc, un espace de travail hybride, un outil de réunion à distance, un logiciel de création d'organigrammes, un planificateur de projets, etc. C'est également un référentiel de modèles de gestion de projets et du temps, comme les cartes mentales, les tableaux Kanban, les plans de service et les matrices de priorisation.

Dans sa bibliothèque de modèles, recherchez « Prioritisation » pour trouver des modèles de matrice de priorisation, notamment les modèles de méthode de priorisation 2x2, 3x3 et RICE (portée, impact, confiance et effort).

Vous devez personnaliser ces modèles dans l'espace de travail Miro. Contrairement à Smartsheet, vous ne pouvez pas télécharger simplement le modèle pour l'utiliser dans un classeur Excel. Vous pouvez exporter le tableau dans différents formats partageables, tels que JPEG, PDF, CSV et fichiers compatibles JIRA.

Miro est réputé pour ses fonctionnalités de collaboration en ligne pour la planification de projets et le brainstorming. Vous disposez d'outils de connectivité sur votre modèle de matrice de priorité Miro, tels que le vote, le mode présentation, la prise de notes en temps réel, le chat, le chat vidéo et le partage de tableaux en ligne.

Modèle de matrice Eisenhower : Evernote

Evernote est une application de prise de notes bien connue qui propose également la synchronisation de documents, la numérisation de documents, l'organisation de calendriers, la gestion des tâches, etc. Comme les autres outils mentionnés précédemment, Evernote propose de nombreux modèles pour les entreprises, le domicile, la vie personnelle et professionnelle. L'un de ces modèles est la matrice d'Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower, similaire à la matrice de priorisation, est utilisée depuis longtemps pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur niveau d'importance et d'urgence. Elle se présente sous la forme d'un quadrant 2x2.

Par exemple, la colonne de gauche comprend deux en-têtes de colonne superposés : Urgent + Important, et en dessous, Urgent + Pas important. La colonne de droite comprend également deux en-têtes de colonne verticaux superposés : Important + Non urgent et Non important + Non urgent.

Vous pouvez personnaliser le modèle sur l'application Evernote avec un essai ou un abonnement payant.

Matrice de priorité Google Workspace

Si les règles de votre entreprise limitent votre utilisation aux applications Google Workspace, vous pouvez essayer Matrice des priorités, développée par prioritymatrix.com. Il s'agit d'une application Google Workspace Marketplace conçue avec les ressources de Google, telles que le moteur d'application Google Cloud, etc.

Son interface utilisateur intuitive propose un cadre de priorisation. Vous pouvez également communiquer les priorités de l'équipe grâce à des vues de projet collaboratives. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :

Délégation des tâches
Gestion des tâches
Gestion de plusieurs projets
Intégration avec Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
Tri des tâches par filtrage avancé

Cet outil vous aide, ainsi que votre équipe, à vous concentrer sur les tâches prioritaires. Il s'agit toutefois d'une application payante. Une fois la période d'essai gratuite terminée, vous devez souscrire un abonnement pour continuer à l'utiliser.

Vous savez maintenant que la matrice de priorisation est un outil de gestion du temps populaire pour la prise de décision. De nombreux projets, simples comme complexes, l'utilisent pour déterminer de manière méthodique quelles tâches nécessitent une attention immédiate et lesquelles peuvent être reportées. Le concept et la méthodologie de cette technique sont solides. Elle encourage votre équipe à maximiser l'alignement des tâches avec les objectifs de votre projet, en utilisant une notation pondérée pour classer les tâches. Cependant, l'utilisation de la matrice de priorité peut échouer en raison de :

La difficulté à identifier les critères appropriés pour l'application de l'outil.
Une pondération inadéquate de ces critères, notamment lors des discussions avec les clients.
Un manque de collaboration en temps réel et de travail d'équipe.
La difficulté à créer un modèle polyvalent qui s'adapte à la plupart des projets.

Grâce aux informations fournies dans cet article et aux outils de matrice de priorisation gratuits, vous serez en mesure de l'implémenter plus facilement dans vos projets, que vous travailliez seul ou en équipe.

Vous pourriez également être intéressé par les meilleurs logiciels de gestion des processus, qui peuvent stimuler la croissance de votre entreprise.