Top 12 des logiciels de gestion de projet pour PME

La réussite d'un projet est indissociable d'une gestion efficace. Ces outils sont vos alliés pour atteindre vos objectifs.

La gestion de projet est un élément déterminant pour la réussite des entreprises. Son importance ne peut être sous-estimée. J'ai été témoin de la chute de deux entreprises de logiciels, en seulement deux ans, à cause d'une gestion de projet déficiente. D'autres ont vu leurs lancements de produits repoussés de plusieurs mois. Bien que le domaine de la gestion de projet ne soit pas exempt de charlatans, son importance reste indéniable.

Les outils de gestion de projet, à l'instar de la discipline elle-même, peuvent améliorer l'efficacité, réduire les délais, minimiser la confusion et la frustration. Voici une sélection des meilleurs outils disponibles, adaptés aux entreprises de toutes tailles et de tous besoins.

Teamwork

Fidèle à son nom, Teamwork est conçu pour favoriser la collaboration au sein des équipes, tout en offrant aux parties prenantes une vision claire du projet.

Avec des tableaux de type Trello et un suivi du temps intégré, Teamwork est une solution pratique et performante. Son utilisation est gratuite pour un maximum de cinq utilisateurs, et les plans premium commencent à 9 $ par utilisateur et par mois.

Il est important de souligner que Teamwork est une suite de produits. L'application de gestion de projet n'est qu'un élément. Ils proposent également un CRM, un logiciel de support client, un système de gestion documentaire, une application de chat (similaire à Slack), entre autres.

Monday

Que vous ayez des projets simples ou des portefeuilles complexes à gérer, Monday est une plateforme adaptée. Ses fonctionnalités personnalisables vous permettent de mettre en œuvre vos plans, d'élaborer des stratégies et d'atteindre vos objectifs.

Monday facilite la collaboration entre les membres de l'équipe en les rassemblant sur une plateforme unique. Vous pouvez ainsi les impliquer davantage, accélérer le développement du projet et améliorer la communication.

Un tableau de bord interactif vous permet de suivre l'état de votre projet, les approbations budgétaires, l'avancement des tâches, la productivité de l'équipe, etc. Des diagrammes de Gantt performants vous aident à visualiser, planifier et surveiller chaque étape, pour des décisions éclairées basées sur des données concrètes. Vous pouvez également ajuster les dépendances, la ligne de base et les jalons du projet en cours de route.

Le suivi de la charge de travail de chaque membre, avec des données en temps réel sur leur capacité, vous permet d'optimiser l'allocation des ressources. Cela vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur des tâches plus créatives. Monday propose des modèles variés, conçus pour la gestion de programmes, de portefeuilles et de projets. Vous pouvez organiser et hiérarchiser les tâches pour une visibilité totale. L'outil vous permet d'ajouter des échéances et d'assigner des délais aux membres de votre équipe.

Vous pouvez visualiser vos données de différentes manières (agile, cascade, hybride). L'outil favorise l'implication des parties prenantes grâce à des données en temps réel et des mises à jour. L'automatisation permet de gagner du temps et d'optimiser les projets.

La plateforme garantit une sécurité optimale, avec des fonctionnalités telles que la propriété des données, des journaux d'audit et des autorisations d'accès. L'intégration avec des outils tels qu'Excel, Google Calendar, Slack et Microsoft Teams est transparente.

Monday propose différents plans tarifaires, adaptés à vos besoins et à la taille de votre équipe. Un essai gratuit est disponible en cas de doute.

Smartsheet

Smartsheet est une plateforme de gestion de projet utilisée par près de 90% des entreprises du Fortune 100.

Cette plateforme intelligente favorise une collaboration saine et offre une grande flexibilité, avec des affichages en grille, Gantt, carte et calendrier.

Vous pouvez utiliser des formules dans les cellules et les colonnes pour faciliter les calculs, au sein de la même feuille ou entre des feuilles distinctes. Smartsheet prend en charge des politiques de connexion robustes et permet l'utilisation d'un identifiant unique.

De plus, les modifications sont automatiquement synchronisées. Les formulaires ont une logique conditionnelle, ce qui permet de recueillir les commentaires du public cible.

L'automatisation prédéfinie réduit le travail répétitif, tandis que la fonctionnalité de révision rassemble toutes les informations sur un seul tableau de bord pour les approbations et les suggestions.

Il est possible de partager des feuilles et des rapports avec des personnes extérieures à Smartsheet pour une portée plus large.

Un essai gratuit de 30 jours est proposé pour essayer l'outil sans risque.

Basecamp

Basecamp est un acteur de longue date dans le domaine de la gestion de projet, depuis 2004. Sa philosophie de simplicité et de clarté est restée inchangée. Ils sont également les créateurs du framework web Ruby on Rails, ce qui témoigne de leur savoir-faire en matière de conception d'outils simples et efficaces.

Basecamp propose des équipes, des projets et des tâches, comme on peut s'y attendre, mais certaines fonctionnalités méritent d'être soulignées :

• Chat en temps réel : Plus besoin de basculer entre Basecamp et un outil de chat. Les discussions de groupe offrent toutes les fonctionnalités habituelles : @mentions, pièces jointes multimédias, emojis, etc.
• Accès client : Vous pouvez associer vos clients à vos projets, en contrôlant ce qu'ils peuvent ou non visualiser. Les e-mails des clients peuvent être transférés vers Basecamp, et les livrables peuvent être prévisualisés, commentés et approuvés directement dans l'application.
• Listes de tâches : Malgré la sophistication des outils de gestion de projet, les listes de tâches restent indispensables. Basecamp propose des listes de tâches efficaces, avec des rappels et des notifications automatiques.
• Forums de discussion : Les forums de discussion de Basecamp permettent de structurer les brainstormings et les annonces, favorisant ainsi les échanges au sein de l'équipe. Les membres peuvent discuter, réagir et joindre des fichiers.
• Documents et fichiers : Le système de gestion de documents et de fichiers de Basecamp est performant. Les fichiers sont versionnés et il est possible de partager et de modifier directement des Google Docs dans Basecamp.

Basecamp est un outil agréable, idéal pour les équipes de toutes tailles ayant des besoins génériques et simples. Il ne prétend pas être un outil puissant pour des tâches très spécialisées, comme le développement logiciel agile.

La tarification est un atout majeur : un tarif fixe de 99 $ par mois, quelle que soit la taille de l'équipe, fait de Basecamp un choix évident.

Jira

Contrairement à Basecamp, Jira est une suite de gestion de projet axée sur la gestion de projets logiciels agiles. Son marché cible, ses tarifs, sa complexité et ses capacités sont différents. Il n'est pas rare que les équipes logicielles commencent avec Basecamp avant de passer à Jira.

Jira est développé par Atlassian, la société derrière BitBucket, longtemps privilégié par les projets à code source fermé pour ses référentiels privés illimités.

Si vos équipes logicielles se sont développées au point que les outils de gestion de projet simples ne suffisent plus, il est temps d'opter pour Jira. De la planification de projet au reporting, en passant par le suivi des bugs, Jira est complet. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités marquantes :

• Un ensemble d'API pour créer des interfaces alternatives pour vos flux de travail.
• Tableaux Scrum et Kanban.
• Prise en charge de plusieurs méthodologies de développement. Vous pouvez également créer la vôtre.
• Intégration avec plus de 3000 applications.
• Automatisation intelligente (attribution automatique des tâches, liaison des problèmes au code, etc.).
• Rapports détaillés et complets.

Jira est une solution coûteuse par rapport à d'autres outils plus légers. Son modèle de tarification par utilisateur et par mois (7 $ pour la version standard, 14 $ pour la version premium) peut représenter des milliers de dollars pour les grandes équipes. Néanmoins, cet investissement est justifié, car sans Jira, les équipes de cette taille ne pourraient pas fonctionner efficacement.

Asana

Asana est un outil de gestion de projet polyvalent, axé sur la rapidité et l'intuitivité. Son interface bien conçue en fait une application réactive, ce qui est très pratique lorsque vous travaillez sous pression.

Voici quelques-unes des caractéristiques d'Asana :

• Charge de travail : Un aperçu visuel de la charge de travail de chaque membre de l'équipe. Vous pouvez ainsi évaluer la capacité de vos équipes à collaborer sur des projets.
• Chronologies visuelles : Les chronologies de projet sont claires et puissantes. Elles permettent de planifier un projet et de visualiser son avancement.
• Calendrier : Le calendrier Asana est relié à toutes vos tâches et échéances. Il permet de vérifier la cohérence du planning de l'équipe.
• Révision d'image : Cette fonctionnalité permet aux réviseurs de laisser des commentaires sur des parties spécifiques d'une image. C'est un atout précieux pour les équipes de conception.

La version de base d'Asana est gratuite et limitée à 15 membres d'équipe. Les plans payants, à partir de 10 $ par utilisateur et par mois, donnent accès à des fonctionnalités avancées telles que la console d'administration et la révision d'image.

Asana a rapidement gagné en popularité et est un excellent choix pour la gestion de projet, pour les organisations de toutes tailles.

Trello

Trello est une approche minimaliste de la gestion de projet. Il ne possède pas les fonctionnalités complexes qui nécessitent un apprentissage approfondi. Son concept est simple, mais il est très efficace.

Trello s'est inspiré du concept de tableau Kanban de la méthodologie Agile et l'a rendu accessible au grand public. Les tâches sont organisées en cartes, qui sont regroupées sur des tableaux.

Ces tableaux peuvent représenter les fonctions de votre entreprise, l'état d'une tâche, ou même les mois de l'année. Les membres de l'équipe peuvent commenter les cartes, discuter et joindre des images. Lorsqu'une tâche est terminée, elle passe à la colonne suivante.

La version gratuite de Trello est plutôt complète, avec une limite sur le nombre de tableaux et la taille des pièces jointes, mais pas sur le nombre d'utilisateurs. Pour la plupart des utilisateurs, elle est suffisante. Les plans premium commencent à 10 $ par utilisateur et par mois. Si vous êtes une petite équipe (ou même une personne seule) et que vos projets ne nécessitent pas de planification complexe, Trello est une option amusante et efficace.

Podio

Podio est une solution puissante, adaptée aux grandes équipes et aux entreprises ayant besoin de personnalisation et de fonctionnalités CRM.

Voici quelques-uns des atouts de Podio :

• Personnalisation : Podio offre de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez adapter le fonctionnement des modules et supprimer les parties inutiles.
• CRM intégré : Le CRM de Podio comprend la gestion des informations client, le suivi du parcours client, le suivi des prospects, etc.
• Gestion des employés : Podio permet de gérer les dépenses, les congés, les flux d'activités et bien d'autres aspects de la gestion des employés.
• Gestion de projet : Collaboration avec les clients, liaison des e-mails aux tâches, droits d'accès, planification de projets Scrum, tout est inclus.
• Gestion d'événements, gestion d'e-mails, gestion d'entreprise... la liste est longue.

Podio propose un plan gratuit, qui se limite à la gestion basique des tâches. Les plans payants, de 9 $ à 24 $ par utilisateur et par mois, débloquent des fonctionnalités avancées.

Airtable

Airtable est une solution innovante en matière de gestion de projet. Considérez-le comme des feuilles de calcul améliorées, mais ce serait réducteur par rapport à ses capacités réelles.

L'un des composants d'Airtable est une feuille de calcul, mais elle est dotée de tellement de fonctionnalités que vous pourriez en oublier votre tableur habituel.

Les tâches sont visuellement séparées, des étiquettes de couleurs facilitent l'identification, et vous pouvez assigner des tâches à des personnes et envoyer des notifications.

Les blocs, de petits modules spécialisés, peuvent être intégrés à vos flux de travail pour améliorer la productivité. Il existe des blocs pour la cartographie et le géocodage, les diagrammes de Gantt, les diagrammes à barres/lignes/nuage de points, la création de pages, l'exploration de modèles 3D, le suivi du temps, etc.

Ajoutez à cela la gestion de documents, les tableaux Kanban, les calendriers, et vous obtenez un outil puissant et polyvalent.

La version gratuite permet des équipes de taille illimitée, avec une limite de 1200 éléments par feuille. Une offre intéressante.

Microsoft Project

Microsoft Project, un outil conçu spécifiquement pour les chefs de projet professionnels travaillant avec de grandes équipes, est un produit abouti et intégré aux habitudes de nombreux professionnels.

De la gestion de projet à la gestion des ressources en passant par la gestion de portefeuille, Microsoft Project offre un outil complet pour gérer la complexité. La prise en charge des flux de travail de projet Agile est un atout pour les entreprises avec des équipes travaillant de cette manière.

Deux raisons principales de choisir Microsoft Project :

• Installation sur site : Microsoft Project propose une version sur site, ce qui permet de répondre aux exigences de conformité des entreprises qui n'autorisent pas l'hébergement des données hors de leurs locaux.
• Stabilité : La longévité de Microsoft garantit la stabilité de l'outil et la pérennité de vos processus métiers.

Si vous cherchez un outil de planification, PMP ou entreprise, Microsoft Project est une solution à explorer.

TeamGantt

Comme son nom l'indique, TeamGantt est centré sur les diagrammes de Gantt. L'entreprise a fait de ces diagrammes le moteur principal (et unique) de planification. Cela limite certes les fonctionnalités, mais rend l'outil clair, facile à prendre en main et efficace.

TeamGantt ne se limite pas à la création de diagrammes de Gantt. Il offre des fonctionnalités de collaboration, telles que :

• Conversations
• Gestion de documents
• Suivi du temps
• Dépendances

Le plan gratuit est limité à trois membres et un projet, ce qui vous donne un aperçu de l'application. Les plans payants sont à 10 $ et 15 $ par utilisateur et par mois. Si vous privilégiez les diagrammes de Gantt et souhaitez structurer vos flux de travail autour de cet outil, TeamGantt est une option intéressante.

Zoho Projects

Zoho Projects est l'une des nombreuses offres de Zoho. Il propose un mélange de toutes les fonctionnalités abordées dans cette liste.

Diagrammes de Gantt, jalons, suivi des bugs, feuilles de temps, gestion de documents, finances, intégration avec des applications populaires, forums, etc. Le plan de base est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Les plans payants varient de 20 $ à 35 $ par mois (un tarif mensuel fixe, et non par utilisateur).

Zoho Projects est une option intéressante en soi, mais elle l'est encore plus si vous utilisez déjà la suite d'applications professionnelles Zoho.

Conclusion

Les outils de gestion de projet sont essentiels à la réussite d'une équipe. La multitude d'options peut rendre le choix difficile. Cette liste propose une sélection des meilleurs outils, qui sont à la fois performants et différents les uns des autres. J'espère que cela vous aidera à vous orienter vers la bonne solution.