Le monde passe au numérique et sans papier, des documents officiels, examens et paiements aux signatures.
La numérisation a révolutionné les vies et les lieux de travail, vous donnant la possibilité de choisir une signature électronique.
La signature de documents à l’aide d’un stylo devient obsolète. La pandémie de covid-19 a ajouté de l’huile sur le feu en stimulant le travail à distance où les signatures électroniques semblaient être la seule option.
C’est pourquoi il n’est pas pratique d’utiliser des signatures traditionnelles à des fins personnelles et professionnelles, en particulier lorsque vous travaillez avec des personnes très éloignées.
Sans oublier que les signatures physiques nécessitent des rendez-vous en personne, la numérisation, l’impression, l’envoi ou la télécopie du document au personnel concerné. Tout ce processus est fastidieux, chronophage et laborieux.
C’est là que le logiciel de signature électronique devient utile ! Il automatise le processus et vous évite les tracas.
Donc, si vous souhaitez améliorer votre productivité et vos flux de travail tout en évitant les problèmes associés à la pratique séculaire de la signature, voici votre chance.
Préparez-vous à en savoir plus sur les signatures électroniques, ainsi que certains des meilleurs logiciels pour cela.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique (eSignature) est une forme codée d’une signature indiquant l’approbation d’un contrat ou d’un document électronique. Et le logiciel qui permet aux gens de signer un document en ligne peut être qualifié de logiciel de signature électronique.
Vous pouvez télécharger un document via votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, puis l’envoyer à plusieurs personnes à l’aide du logiciel. De cette façon, ils peuvent le signer en ligne sans avoir à passer par le processus traditionnel.
Avec le logiciel eSignature, vous pouvez facilement collecter et stocker des signatures en ajoutant des formulaires de saisie dans vos documents.
Et ne vous inquiétez pas pour sa sécurité car ces types de logiciels vous permettent de vérifier la signature et de protéger toutes les données saisies à l’intérieur grâce à un cryptage fort. Les bons fournisseurs de logiciels peuvent également offrir davantage de fonctionnalités de sécurité telles que les journaux d’audit, l’authentification, etc.
Par exemple, vous avez peut-être signé votre nom lors de la réception de votre colis via un service de messagerie à l’aide d’un mobile ou d’une tablette. C’est exactement une signature électronique.
Voila ! Tu le savais.
Quelques cas d’utilisation :
- Contrats de vente
- Contrats de fournisseur ou de fournisseur
- Nouveaux formulaires clients
- Approbations des clients
- Changer les commandes
- Intégration des employés
- Documents juridiques comme les draps de propriété intellectuelle
- Vérification de l’âge et consentement parental
- Accords et canaux de non-divulgation
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Une autre question importante qui vient à l’esprit de presque tout le monde concernant les signatures électroniques est la suivante : sont-elles légales ?
Oui. Par tous les moyens.
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes.
En 2000, les États-Unis ont appliqué la loi ESIGN, rendant les signatures électroniques légales pour toute utilisation virtuelle. De même, d’autres régions du monde, telles que l’elDAS en Europe, ont également emboîté le pas.
Désormais, les entreprises et les solopreneurs ne doivent plus se limiter à exécuter des contrats sur papier.
Comment cela peut-il aider votre entreprise?
La popularité des signatures électroniques augmente comme une traînée de poudre. Selon Statistiqueles transactions de signature électronique sont passées de 200 millions en 2014 à environ 754 millions en 2017. Il devrait croître de 39 % et pourrait atteindre plus de 9 073 $ millions vers 2023.
Quelle est la raison?
Comprenons.
Flux de travail rapide pour gagner du temps ⏱️
Grâce à la signature électronique, le temps consommé est réduit car les documents peuvent être attribués instantanément en ligne. Vous n’avez pas besoin d’attendre l’arrivée de la personne concernée pour la signer, ce qui entrave le flux de travail en bloquant les tâches pendant une période prolongée.
Cette technologie est particulièrement une bénédiction pour les soins de santé et d’autres entreprises critiques où l’approbation doit être faite immédiatement.
Confort accru 💯
Voyager dans des endroits lointains uniquement pour obtenir l’approbation semble désormais une pratique séculaire. Lorsque vous disposez de la puissance d’Internet et du logiciel eSignature, vous pouvez obtenir des approbations en un rien de temps, ce qui augmente la commodité des deux côtés.
Écologique 🌲
Des tonnes de papier sont utilisées chaque année pour fabriquer du papier, ce qui dégrade l’environnement. Allez sans papier pour sauver les arbres et l’environnement, afin que la prochaine génération voie un écosystème plus vert que nous.
Économisez des ressources ✂️
Les signatures électroniques permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de l’argent. Ne gaspillez pas vos ressources en frais de déplacement ou en achetant plus d’encre et de papier. De plus, vous pouvez également libérer une partie de la main-d’œuvre impliquée dans la numérisation, l’impression et la livraison des documents pour travailler sur d’autres activités importantes.
Vous êtes maintenant familiarisé avec des choses simples qui peuvent vous aider beaucoup lorsque vous choisissez la signature électronique plutôt que les signatures physiques.
Si vous êtes convaincu, consultez certains des meilleurs logiciels de signature électronique du marché pour en tirer parti.
signe toujours
Automatisez les signatures client et internes ainsi que les approbations à l’aide de signe toujours. La signature avec cet outil est sécurisée et facile à utiliser sur n’importe quel appareil et aide les entreprises de toutes tailles et de toutes tailles.
Il comporte un éditeur intégré qui vous fournit des outils utiles pour modifier, signer et envoyer tous les documents en un rien de temps.eversign dispose également d’une API REST complète et puissante basée sur JSON pour automatiser les fonctionnalités.
Ses fonctionnalités sont similaires à ce que vous avez vu dans les outils précédents, tels que les modèles, les pistes d’audit, la signature en personne, l’intégration, la conformité, etc. Pour la sécurité, il offre SSL 256 bits, en plus ils le gèrent étroitement avec un surveillé Infrastructure.
Vous pouvez également programmer n’importe quel document à expiration automatique, le supprimer définitivement ou l’exporter ailleurs en privé. Vous pouvez ajouter jusqu’à 25 membres à une équipe ou gérer également plusieurs entreprises.
Utilisez-le gratuitement pour 5 documents par mois et 3 documents API. Ou utilisez ses forfaits payants à partir de 9,99 $/mois pour des documents illimités et des fonctionnalités étendues.
signe maintenant
Prenez l’aide de signe maintenant pour générer des signatures électroniques pour une variété de cas d’utilisation et dynamiser votre flux de travail. Envoyez des documents pour les faire signer par plusieurs destinataires ou signez vos propres fichiers en quelques clics. Leur API puissante et simple vous aide à intégrer facilement des signatures électroniques à votre site Web ou à votre application en quelques minutes.
Même si vous n’avez pas de connexion Internet, vous pouvez signer électroniquement vos documents n’importe où. Il vous permet de faire une demande d’informations ou de documents supplémentaires, de définir des notifications à la fin, d’inviter en masse plusieurs destinataires et de définir des ordres de signature spécifiques pour vos modèles.
Vous pouvez créer un lien de signature unique pour faire signer les documents, demander des sections de paiement facultatives dans vos formulaires à remplir et personnaliser les messages d’invitation à signer. Ajoutez une copie carbone (CC) à certains destinataires qui peuvent avoir besoin de notifications avec une date d’expiration. signNow vous avertit également si un destinataire refuse de signer votre document.
Il est conforme aux normes PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II et 21 CFR Part 11 et dispose de capacités avancées de protection contre les menaces. signNow possède une API RESTful étonnante qui peut être rapidement intégrée à d’autres outils.
PandaDoc
Scellez vos accords avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes et pratiques en utilisant PandaDoc.
Plus de 20 000 entreprises utilisent déjà cette solution pour économiser leur temps et leurs ressources. Utilisez PandaDoc pour envoyer des propositions, des devis, des contrats, des encaissements de paiements qui nécessitent des approbations.
Vous pouvez profiter de cette solution en l’utilisant n’importe où et sur n’importe quel appareil ; vous aimez rationaliser le travail rapidement. PandaDoc ne fait jamais de compromis sur la sécurité et a construit sa technologie de signature électronique en pleine conformité avec UETA et ESIGN. Ils fournissent également un certificat électronique avec chaque document signé.
Évitez les conjectures; utilisez plutôt leurs analyses de documents et leurs notifications pour obtenir un aperçu instantané lorsque votre prospect ouvre les documents que vous avez envoyés ou les consulte et les commente. Ils proposent plus de 200 modèles d’aspect professionnel conçus pour donner une impression éternelle à votre entreprise.
PandaDoc s’intègre également à un grand nombre d’intégrations pour accélérer votre flux de travail. Il comprend HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, etc.
Signe nitro
Offrez à vos prospects une expérience de signature électronique vraiment pratique en utilisant Signe nitro.
Il élimine les niveaux d’utilisation, les dépassements et ne vous coûte pas par signature. Que vous travailliez avec des contrats, des feuilles de calcul, des formulaires, des plans et d’autres documents, Nitro vous fournit les outils dont vous avez besoin pour simplifier la signature électronique.
Il est compatible avec plusieurs navigateurs Web et appareils mobiles. Nitro Sign est sécurisé et conforme à la législation américaine sur la signature électronique. Il facilite une collaboration transparente en partageant des documents en ligne, en les révisant et en les annotant dans le cloud.
Vous pouvez facilement inviter d’autres personnes à commenter les documents et suivre les flux de travail en affichant des analyses et des notifications en temps réel. Pour protéger vos documents et données, Nitro Sign utilise une authentification à deux facteurs, des pistes d’audit et des certifications de conformité sophistiquées de HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield, etc.
Propulsez vos projets et offrez une meilleure expérience à vos clients en créant, combinant, convertissant et organisant des fichiers PDF sur votre appareil. Par conséquent, cela aide à éliminer les erreurs humaines impliquées dans le processus.
Remplir
Il s’agit probablement de la solution de signature électronique la meilleure et la plus complète du moment. C’est aussi probablement la méthode la plus simple pour remplir des fichiers PDF et envoyer des signatures qui résisteraient au tribunal. L’une des meilleures choses à propos de Remplir est qu’il peut être utilisé sur pratiquement n’importe quel ordinateur, iOS ou même des appareils Android. Cela aide vraiment avec la fonctionnalité et l’accessibilité multiplateformes.
Les utilisateurs de remplissage peuvent également être assurés qu’ils sont entre de bonnes mains. Fill est en mesure de répondre aux normes de sécurité mondiales ainsi qu’aux normes de confidentialité. Ils suivent également les meilleures pratiques en matière de sécurité. C’est pourquoi Fill est largement utilisé dans des secteurs tels que la santé, l’application de la loi, l’immobilier et les services financiers.
Les utilisateurs seront heureux de savoir que leurs données sont stockées de manière extrêmement sécurisée avec un cryptage de qualité militaire et conforme à la loi HIPAA. Fill offre également à ses utilisateurs des analyses intelligentes. Cela peut être très utile à de nombreuses entreprises différentes.
DocuSign
Accélérez votre travail des contrats, des lettres d’offre et des ouvertures de compte aux factures en tirant parti DocuSign. Envoyez des accords et faites-les signer en ligne en toute sécurité, quel que soit l’appareil que vous ou l’autre partie utilisez.
Éliminez les tâches manuelles répétées et économisez de l’argent dépensé inutilement ; utilisez plutôt leurs offres transparentes et leurs fonctionnalités impressionnantes. Il fournit des applications pour trois plates-formes – Android, Windows et iOS afin que vous puissiez travailler de n’importe où.
Apprenez à connaître le statut de votre accord quant à l’état d’avancement du processus et définissez des rappels pour recevoir automatiquement des notifications à chaque étape. Vous pouvez inclure des champs standard dans votre accord, tels que la date et la signature, ou créer des champs personnalisés et les enregistrer.
DocuSign permet aux utilisateurs de se connecter dans 43 langues et d’envoyer des documents dans 13 langues. Standardisez l’ensemble du processus et gagnez du temps en stockant les documents que vous utilisez fréquemment et en réutilisant le routage des destinataires, les champs personnalisés, etc. utilisés dans ces documents.
Connectez et intégrez les signatures électroniques aux outils et logiciels que vous utilisez, car DocuSign prend en charge plus de 350 intégrations et principales API, notamment Salesforce, les produits Google, SAP, etc. L’infrastructure résiliente de DocuSign leur permet d’offrir une disponibilité de 99,99 %, indispensable pour votre travail.
Ne vous inquiétez pas pour la sécurité, car DocuSign respecte les normes de sécurité strictes utilisées dans le monde, y compris l’UE et les États-Unis, et utilise également des technologies puissantes et avancées pour le cryptage des données. Il est conforme aux organismes de réglementation tels que l’UETA, l’US ESIGN Act et l’EU elDAS. Ils stockent et génèrent également des pistes d’audit précises pour vos documents.
Son prix commence à partir de 10 $ par mois.
Signe Adobe
Signe Adobe est une autre bonne option pour vous. Cet outil simpliste vous aide à envoyer facilement des documents, tout comme des e-mails. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger un fichier, de saisir l’adresse e-mail du signataire et d’appuyer sur le bouton « Envoyer ».
Du côté du signataire, il peut cliquer sur le lien que vous avez envoyé et y signer lui-même à l’aide d’un navigateur sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’un ordinateur. Pour leur commodité, Adobe ne les oblige pas nécessairement à s’inscrire ou à télécharger.
Vous pouvez afficher l’état de la signature, envoyer des rappels, afficher des audits détaillés ou annuler des demandes pour vos transactions. Adobe Sign peut fonctionner sans effort avec différents outils afin que vous puissiez envoyer des documents à partir d’outils tels que Microsoft 365, Dropbox, Box, etc.
Pour la sécurité, il est conforme aux normes telles que PCI DSS, SOC 2 Type 2 et ISO 27001. Il prend également en charge différents formats de fichiers, notamment Adobe PDF et d’autres PDF, MS Word, Excel et PowerPoint, Text, WordPerfect, graphiques comme PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF et BMP ; avec HTML et HTM.
SignEasy
Avec plus de 10 ans d’innovation constante, SignEasy a déjà aidé plus de 35 000 organisations à automatiser le processus de signature avec eSignatures. Oubliez l’impression, la numérisation et la télécopie de documents ; utilisez plutôt cet outil facile à utiliser qui offre une excellente expérience de signature.
Insérez simplement des signatures dans un document à l’aide de votre doigt, du stylet ou de la souris. Ou, vous pouvez également télécharger l’image de la signature manuscrite prise sur papier. Il vous permet d’envoyer des documents en parallèle ou en série à plusieurs personnes. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de les signer dans un ordre particulier, un par un ou en une seule fois.
Vous pouvez consulter la progression de l’envoi de documents en vérifiant qui doit les signer ou qui l’a déjà fait. Envoyez des notifications push ou des e-mails en guise de rappel et soyez averti lorsqu’une action a lieu. Les autres fonctionnalités incluent une intégration étendue, la conformité, la reconnaissance mondiale, une sécurité avancée avec authentification par empreinte digitale, des codes d’accès et une certification SSL.
Il prend en charge les formats de fichiers tels que MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG, etc. Il permet également d’enregistrer vos documents inachevés, afin que vous puissiez revenir plus tard et apporter des modifications, ainsi que la possibilité d’accéder aux fichiers hors ligne. Importez vos documents depuis le cloud, des cartes SD, des e-mails et d’autres applications.
Sa qualité de signatures est également élevée, ressemblant à des signatures physiques. Vous pouvez réutiliser les modèles existants, ajouter des images, des annotations, des initiales, en dehors des textes, et définir des champs personnalisés et des pieds de page d’e-mail pour un travail plus rapide. SignEasy est disponible en 24 langues. Pour plus de sécurité, vous pouvez profiter de leur essai gratuit de 14 jours.
BonjourSign
Reconnu par des milliers de particuliers et d’entreprises à travers le monde, BonjourSign est une solution de signature électronique sans effort. Maintenant, il appartient à Dropbox afin que vous puissiez utiliser la puissance des deux plates-formes incroyables.
Il est disponible sous la forme d’une interface Web unique, d’un module complémentaire Salesforce ou d’une API conviviale pour les développeurs.
Vous avez la possibilité de réutiliser les documents de signature en tant que modèles avec un ensemble de fonctionnalités telles que la personnalisation de la marque, les pièces jointes des signataires, la marque blanche, la gestion d’équipe sophistiquée, les signatures électroniques intégrées et l’intégration Salesforce. HelloSign est une plainte à HIPAA, vous n’avez donc pas à vous inquiéter.
Son prix commence à 15 $/mois lorsque vous payez annuellement. Vous pouvez également tester HelloSign gratuitement sans entrer les détails de votre carte de crédit.
Docsketch
Docsketch est un outil gratuit pour une signature plus rapide, et il crée des signatures électroniques de manière très intuitive. C’est la raison pour laquelle cet outil est facile à utiliser pour tous ceux qui ont des compétences. Il archive et protège vos documents signés afin que personne ne puisse en aucun cas les falsifier.
Docsketch est conforme aux lois américaines et mondiales sur la signature électronique. Définissez le processus de signature pour les demander un par un ; le choix t’appartient! Si vous définissez un ordre, la personne concernée sera automatiquement avertie lorsque son tour viendra. Cela vous aidera également à voir combien de personnes il reste pour signer votre document.
Vous pouvez transformer un document en un modèle réutilisable afin de pouvoir y accéder à tout moment et n’importe où. Avec chaque dossier signé, vous recevez également un rapport détaillé avec des informations légales. Il dispose d’une détection automatique des lignes vides dans vos fichiers, ce qui aide à positionner correctement les champs. Par conséquent, la mise en place des documents pour les faire remplir devient facile et rapide.
Grâce à sa fonction « Envoyer en tant que document de vente », vous pouvez faire approuver certains types de documents, tels que les offres, les estimations et les propositions. Si le destinataire est prêt à approuver, il peut cliquer sur le bouton « Approuver », puis il sera guidé à travers les étapes suivantes.
Astuces bonus pour choisir un bon logiciel de signature électronique
Vous trouverez peut-être ces logiciels offrant un ensemble similaire de fonctionnalités, mais ils sont uniques dans la façon dont ils fournissent des solutions. Par conséquent, il peut être déroutant de choisir parmi. Par conséquent, comprenez quelques éléments, puis prenez votre décision.
- Volume de documents : déterminez la fréquence à laquelle vous envoyez des documents nécessitant des signatures électroniques. Si c’est très peu de fois par an, il ne sert à rien de se procurer un logiciel qui offre une très large bande passante. Au lieu de cela, choisissez la plage en fonction de vos besoins en volume.
- Conformité : ne faites pas aveuglément confiance à une solution. Vérifiez le niveau de sécurité et les réglementations de conformité qu’ils respectent. Il doit vérifier l’authenticité, fournir des pistes d’audit et d’autres caractéristiques importantes qui prouvent son authenticité.
- Intégrations et API : vérifiez à quel point le logiciel est transparent pour s’intégrer aux outils tiers que vous utilisez déjà. Découvrez également s’ils fournissent une API ouverte personnalisable pour intégrer la fonctionnalité de signature électronique directement sur votre application ou votre site Web.
- Multiplateforme : assurez-vous que le logiciel que vous choisissez est facilement compatible avec différentes plateformes. Vous ne devez pas rencontrer de difficultés si vous envoyez un contrat depuis votre smartphone Android, et que le destinataire utilise un macOS.
- Types de documents : le logiciel eSignature doit prendre en charge plusieurs types de documents et de formats, afin que vous ne rencontriez aucun problème à mi-chemin.
Conclusion
Les signatures électroniques sont devenues incontournables pour les entreprises modernes comme pour les particuliers. Il a été largement accepté par les entreprises et bénéficie des réglementations de conformité qui sont indispensables lorsqu’il s’agit de traiter avec des clients de différents pays.
Ainsi, si vous n’avez toujours pas exploité cette technologie, il n’est pas trop tard. Obtenez un logiciel de signature électronique maintenant et accélérez votre flux de travail plus rapidement que jamais !
Ensuite, générez votre signature d’e-mail.