Si vous cherchez à optimiser l’utilisation de votre temps, tant sur le plan personnel que professionnel, le timeboxing se présente comme une méthode très pertinente.
Le temps est une ressource extrêmement précieuse qu’il faut gérer avec soin pour maximiser votre productivité. Plusieurs stratégies de gestion du temps existent pour vous aider à accomplir vos tâches en temps voulu. Le timeboxing est l’une d’elles. Dans cet article, nous allons détailler le concept de timeboxing et vous montrer comment l’intégrer dans diverses activités.
Qu’est-ce que le Timeboxing ?
Le timeboxing, comme son nom l’indique, est une approche de gestion du temps où vous allouez une période définie à une tâche spécifique. Cette technique permet de renforcer votre discipline et votre organisation. Elle vous aide aussi à vous concentrer davantage sur une tâche sans vous laisser submerger.
En adoptant cette méthode, vous pouvez réaliser un travail de qualité dans le délai le plus court possible. Cette approche structurée permet une meilleure gestion du temps et des tâches, favorisant ainsi une productivité accrue et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est toutefois essentiel d’ajuster cette technique en fonction de vos besoins pour en tirer le maximum d’avantages.
Comment fonctionne le Timeboxing ?
Pour une meilleure compréhension, prenons un exemple concret. Supposons que votre supérieur vous demande de préparer une proposition commerciale pour un projet d’entreprise. Pour respecter l’échéance, vous décidez de vous accorder un bloc de temps de 3 heures.
Durant cette période, vous devez vous consacrer exclusivement à la rédaction de la proposition. Vous éviterez toute distraction, qu’il s’agisse d’appels téléphoniques ou de notifications de réseaux sociaux.
Une fois le délai imparti écoulé, vous faites le point sur vos avancées. Si nécessaire, vous pouvez vous attribuer un nouveau bloc de temps pour finaliser la tâche. L’objectif étant d’optimiser votre productivité sans laisser les tâches s’éterniser.
Les avantages du Timeboxing
- Le timeboxing vous aide à évaluer précisément le temps nécessaire pour une tâche, ce qui vous permet de mieux organiser votre emploi du temps et de prioriser vos actions.
- Cette méthode vous permet de focaliser votre attention sur la tâche à accomplir, en stimulant votre concentration grâce à un sentiment d’urgence.
- Le timeboxing vous aide à fractionner votre projet en blocs de temps gérables, facilitant ainsi l’atteinte de vos objectifs.
- Cette technique favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée en vous incitant à attribuer des périodes dédiées à chaque activité.
- Si vous avez tendance à procrastiner, le timeboxing peut vous encourager à réaliser vos tâches plus rapidement.
- Le timeboxing est un outil précieux pour suivre l’avancement de votre travail et évaluer les résultats obtenus.
- Cette méthode est flexible et vous permet d’ajuster le temps alloué à une tâche selon les besoins.
Mettre en œuvre le Timeboxing
Le timeboxing peut être mis en œuvre efficacement en suivant une approche segmentée.
Définir le bloc de temps
Commencez par déterminer le moment où vous souhaitez effectuer une activité spécifique. En fonction de la complexité de la tâche et de vos préférences, vous pouvez choisir une durée allant de quelques minutes à plusieurs heures.
Se concentrer sur la tâche
Une fois que vous connaissez le temps dont vous disposez pour une activité donnée, vous devez vous concentrer sur la tâche à accomplir, en évitant toute forme de distraction afin de respecter les délais.
Évaluer les progrès
Tentez de terminer la tâche dans le délai imparti. Si, malgré tout, vous n’y parvenez pas, vous pouvez toujours prévoir une période supplémentaire en tenant compte de l’urgence de la tâche.
Faire une pause
Même si vous avez plusieurs blocs de temps à gérer, il est conseillé de prévoir de courtes pauses entre chacun d’eux. Ces pauses vous aideront à aborder vos tâches avec une perspective renouvelée.
Répéter au besoin
Si vous travaillez sur de grands projets comportant plusieurs tâches, vous pouvez les diviser en blocs de temps plus petits. Cette approche vous permet de suivre l’avancement de votre projet et de maintenir votre concentration.
Timeboxing vs. Time Blocking
Bien que le timeboxing et le time blocking consistent tous deux à planifier des activités à des moments précis, les blocs de temps du time blocking sont généralement plus longs que ceux du timeboxing.
| Caractéristiques | Timeboxing | Time Blocking |
| Objectif | Réaliser les tâches dans les délais | Organiser le temps par blocs pour les différentes tâches |
| Focus | Accomplir les activités dans le temps imparti | Disposer de blocs de temps pour diverses activités |
| Temps alloué | Fixer un délai pour les tâches | Planifier différentes activités |
| Flexibilité | Peut inclure plusieurs blocs de temps | Avoir une structure flexible |
| Urgence | Engendre un sentiment d’urgence | Se concentre davantage sur l’allocation du temps et la priorisation |
Timeboxing vs. Liste de tâches
Ces deux méthodes de gestion du temps sont très différentes. Avec le timeboxing, vous disposez d’une période déterminée pour effectuer une tâche. Une liste de tâches, quant à elle, recense les tâches que vous souhaitez réaliser dans la journée ou la semaine, sans définir de délais pour chacune d’elles.
| Caractéristiques | Timeboxing | Liste de tâches |
| Utilisation | Tâches urgentes | Toutes les tâches, qu’elles soient urgentes ou non |
| Limitation de temps | Tâches effectuées dans un délai précis | Tâches sans échéance spécifique |
| Flexibilité | Flexibilité limitée | Flexibilité totale |
| Niveau d’urgence | Implique un stress et un sentiment d’urgence | N’implique aucun stress particulier |
Timeboxing vs. Pomodoro
Le timeboxing consiste à créer des blocs de temps personnalisés pour réaliser une activité. La technique Pomodoro, elle, prévoit des sessions de travail de 25 minutes suivies de pauses de 5 minutes.
| Caractéristiques | Timeboxing | Pomodoro |
| Délai | Durée variable | Temps et intervalles fixes |
| Flexibilité | Délai flexible selon les tâches | Délai rigide pour toutes les tâches |
| Utilisation | Gérer les tâches et les délais | Se concentrer sur la productivité grâce à un travail approfondi |
| Concentration | Allocation de temps | Concentration et focalisation |
Timeboxing vs. Sprint
Le timeboxing est une méthode qui améliore la productivité, mais son principe diffère de celui du sprint. Le sprint, lui, est un cycle de travail limité dans le temps, utilisé dans des méthodes de gestion de projet comme Scrum, et qui divise un projet en courtes périodes.
| Caractéristiques | Timeboxing | Sprint |
| Utilisation | Gérer des tâches et des projets dans les délais | Développement de projets avec amélioration continue |
| Approche | Allouer un temps fixe avec intervalle | Itérations limitées dans le temps |
| Niveau d’urgence | Peut engendrer un sentiment d’urgence | Cycle de travail structuré sans stress |
| Focus | Terminer la tâche dans les délais | Livrer des produits complets |
Exemples d’utilisation du Timeboxing
Voici quelques exemples d’application de la méthode timeboxing dans différents contextes :
Timeboxing en Agile
Les équipes travaillant sur un projet Agile utilisent souvent le timeboxing pour les tâches quotidiennes, comme les réunions debout. Elles se fixent alors un créneau spécifique au début ou à la fin de la journée, d’une durée de 15 à 30 minutes.
Au cours de cette réunion, les membres de l’équipe partagent généralement les mises à jour de leurs tâches. L’objectif étant de terminer le brief dans le délai imparti, les équipes peuvent évaluer si ce délai est suffisant et l’ajuster si besoin.
Timeboxing dans Scrum
Les équipes Scrum peuvent également bénéficier du timeboxing, car il les aide à gérer efficacement leur travail dans des délais précis. Le sprint, par exemple, est une méthode permettant de livrer un produit dans un temps donné.
Généralement, les sprints durent de deux à quatre semaines. Les délais des événements Scrum sont les suivants :
- Sprint : un mois ou moins.
- Planification du sprint : huit heures maximum.
- Mêlée quotidienne : 15 minutes.
- Revue du sprint : 4 heures maximum.
- Rétrospective du sprint : 3 heures.
Timeboxing dans la gestion de projet
Vous pouvez utiliser le timeboxing dans tout type de gestion de projet.
Prenons l’exemple du développement d’une application. Les sprints de développement peuvent durer deux semaines, ce qui permet un codage et des tests efficaces. Le timeboxing peut également être utilisé pour corriger les bugs en 48 heures, garantissant ainsi un logiciel stable.
Timeboxing dans DSDM
Dans la méthode DSDM (méthode de développement de systèmes dynamiques), le timebox est une période fixe et prédéfinie pendant laquelle des activités ou des tâches spécifiques doivent être réalisées. Ces délais sont généralement courts, allant de quelques jours à quelques semaines, en fonction de la taille et de la complexité du projet.
L’équipe projet doit ajuster la portée du timebox pour s’adapter au temps imparti, afin de s’assurer que le projet reste limité dans le temps et qu’il progresse à un rythme régulier.
Timeboxing lors d’une réunion virtuelle
Il est important de définir un ordre du jour précis avec des objectifs clairs et un calendrier pour chaque point. Vous pouvez utiliser un minuteur ou les outils de votre logiciel de réunion en ligne pour suivre et afficher le temps de chaque segment.
Pendant la réunion, il est essentiel de respecter le calendrier prédéfini, de rester concentré sur les sujets abordés et d’éviter les digressions. À la fin de chaque point, il faut résumer les points clés et définir les actions à mener.
Timeboxing dans la gestion marketing
Le timeboxing est aussi utile pour les entreprises qui utilisent le marketing de contenu. La phase de création de contenu peut être réalisée en utilisant cette méthode. Par exemple, l’équipe peut se fixer un délai d’un mois pour créer des articles de blog et du contenu pour les réseaux sociaux, puis planifier la diffusion régulière de ce contenu.
Applications populaires pour le timeboxing
#1. monday.com
monday.com est une plateforme de gestion de projet polyvalente qui peut servir d’outil de timeboxing. Vous pouvez créer des blocs de tâches ou de sous-tâches en utilisant sa fonctionnalité de création de tableaux et de tâches, puis ajouter des heures de début et de fin. Le chronomètre intégré vous permettra de suivre votre progression.
#2. Asana
Asana est une application de gestion de projets très appréciée par de nombreuses startups et entreprises. Ses fonctionnalités d’espace de travail, telles que la création de tâches, les dates d’échéance, les notifications, le suivi de la progression et les tableaux de bord, sont idéales pour pratiquer le timeboxing, que ce soit à la maison ou au travail.
#3. Notion
Notion est un espace de travail collaboratif en ligne et une application de base de données qui peut être utilisée comme plateforme de timeboxing. Vous pouvez ajouter des tableaux Kanban et intégrer une fonction de minuterie à l’intérieur des cartes de tâches.
#4. Clockify
Clockify est une application simple de suivi du temps, qui propose aussi des fonctionnalités telles que la gestion d’équipes, un tableau de bord et la gestion de projet. Pour démarrer le timeboxing, il vous suffit d’indiquer le nom de la tâche, les heures de début et de fin, puis de cliquer sur le bouton de lecture.
Modèles de timeboxing
#1. Modèle de timeboxing pour Notion
Ce modèle de timeboxing pour Notion vous aide à organiser votre journée en suivant la technique du timeboxing. Vous pouvez facilement prioriser vos tâches en les notant dans le champ dédié aux 3 priorités principales et en définissant des minuteurs pour chacune d’elles.
#2. Timeboxing par Lucidchart
Lucidchart, plateforme de création de diagrammes, a créé un modèle de timeboxing préconfiguré pour vous aider à :
- Gérer, organiser et structurer vos tâches quotidiennes
- Définir des délais pour une productivité maximale
- Réaliser plus de tâches en fonction de votre emploi du temps et de vos capacités
En important ce modèle gratuit dans votre compte Lucidchart, vous pouvez ajouter vos propres tâches et commencer à utiliser le timeboxing immédiatement.
#3. Modèle de timeboxing par Creately
Ce modèle de timeboxing de Creately comprend un calendrier pour tous les jours ouvrables de la semaine, avec des plages horaires d’une heure. Vous pouvez facilement modifier le format pour ajouter vos tâches hebdomadaires dans les différents blocs horaires. C’est un modèle idéal pour améliorer votre équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
#4. Timebox bleu et blanc à imprimer sur Canva
Si vous cherchez un modèle de timebox à imprimer, vous pouvez utiliser ce modèle Canva. Il propose une page pour le timeboxing quotidien et une autre pour le timeboxing hebdomadaire. Dans le modèle quotidien, vous pouvez indiquer la date, les 3 priorités principales, un planning sur 18 heures et les objectifs de la journée. La page hebdomadaire reprend les mêmes éléments pour une planification à la semaine.
Conclusion
Le timeboxing est une technique qui vise à créer un sentiment d’urgence pour vous aider à accomplir une tâche ou un ensemble de tâches spécifiques dans un délai fixe.
Cette technique peut être appliquée dans de nombreux contextes. Vous pouvez également utiliser des applications et des modèles de timeboxing pour simplifier son application. Si vous souhaitez explorer d’autres approches, vous pouvez vous intéresser à la technique Pomodoro.