Smartsheet se présente comme une solution moderne de gestion de projets, dotée de fonctionnalités avancées conçues pour aider les équipes de toutes envergures à piloter efficacement leurs initiatives.
Dans l’environnement professionnel actuel, la synergie et la collaboration sont essentielles. Il est primordial que les différentes équipes travaillent à l’unisson pour accélérer l’exécution des tâches et accroître les taux de succès.
Cette nécessité impose des outils de gestion de projet avec de solides capacités de collaboration et de workflow, des éléments que tous recherchent.
Introduction
Smartsheet est une plateforme robuste de gestion de projet, riche en fonctionnalités. Le marché regorge d’outils similaires, rendant le choix optimal pour votre équipe parfois ardu.
Cependant, le potentiel de Smartsheet en fait une option des plus intéressantes.
Afin de vous aider à déterminer si cette plateforme répondra au mieux aux besoins de votre équipe, nous avons préparé une évaluation détaillée de Smartsheet, abordant ses capacités, fonctionnalités et options tarifaires.
Comment Smartsheet peut-il vous être utile ?
Adopté par plus de 90% des entreprises du Fortune 100, Smartsheet offre une assistance précieuse pour l’automatisation des processus, la gestion des projets et l’évolution vers des portefeuilles et programmes d’entreprise. Il propose des solutions modulables pour s’adapter à votre flux de travail, quelle que soit son échelle.
Smartsheet met à disposition des fonctionnalités performantes qui permettent à chaque membre de votre équipe de développer rapidement des solutions. Vous disposez d’un ensemble d’outils tels que les vues, les rapports, les tableaux de bord et les flux de travail, pour suivre avec précision vos plans, calendriers et ressources. Que ce soit pour des projets simples ou des initiatives complexes, Smartsheet s’adapte aux exigences de votre entreprise.
Les entreprises de toutes tailles peuvent évoluer avec confiance et générer de la valeur, même face à des demandes commerciales croissantes.
L’intégration avec divers outils et technologies simplifie également votre travail. De plus, la sécurité des données est une priorité, assurant un environnement protégé. Vous gardez le contrôle et utilisez la plateforme selon vos préférences.
Fonctionnalités et capacités
Voici les fonctionnalités et capacités proposées par Smartsheet :
Collaboration d’équipe
Smartsheet permet de connecter tous les membres de l’équipe, renforçant la collaboration. Que vous gériez de petits projets, des processus de grande envergure ou des portefeuilles importants, il offre une gestion sécurisée et flexible.
Les utilisateurs peuvent planifier, automatiser, générer des rapports et suivre le travail. Vous pouvez visualiser et suivre le travail en basculant entre différentes vues : Gantt, Calendrier, carte et grille. Cela permet à votre équipe d’exécuter les tâches avec rapidité et responsabilité.
Formulaires de collecte de données
Grâce à des formulaires personnalisables, avec logo, images et couleurs de votre marque, vous pouvez collecter des données cohérentes et fiables auprès d’intervenants internes et externes.
Automatisation des tâches
Vous pouvez mettre en place rapidement des workflows puissants via l’automatisation. Cela économise temps et effort, permettant de faire plus en moins de temps.
Automatisez les processus répétitifs grâce à des alertes, bloquez des lignes selon des horaires et modifications de feuilles prédéfinis, et demandez des approbations et mises à jour.
Vous pouvez combiner différents chemins conditionnels et actions via un éditeur visuel. Des flux de travail récurrents comme des rappels quotidiens et des demandes de statut hebdomadaires peuvent également être configurés.
Gestion de contenu
Smartsheet permet de planifier, réviser et gérer la production de contenu et de finaliser vos éléments rapidement. Publiez votre contenu sur Brandfolder, l’outil de gestion d’actifs numéro un.
Visualisez le processus de production avec des fiches de projet concises. Utilisez des rappels et des alertes automatisés pour garantir que vos concepteurs respectent le calendrier. Intégrez des tâches à des tableaux de bord et rapports pour améliorer la visibilité.
Permettez à vos clients, fournisseurs et collègues de revoir vos contenus sans accès direct aux feuilles. Des commentaires détaillés peuvent être ajoutés via des annotations, des approbations et des conversations.
Évitez les goulots d’étranglement grâce à des révisions simultanées. L’outil élimine également la confusion autour des versions de contenu, avec un verrouillage automatique et des mises à jour simplifiées.
Centre de contrôle Smartsheet
Automatisez vos projets et processus grâce au Control Center, et livrez vos projets de façon cohérente à grande échelle. Il facilite l’automatisation de la création de projets, l’accumulation d’analyses de portefeuille et la gestion du changement.
Il rationalise la gestion de votre équipe afin d’optimiser l’exécution du portefeuille.
Centralisez et contrôlez le processus d’approbation des nouvelles demandes de projets. Utilisez des modèles pour garantir la cohérence des rapports et de l’exécution et répliquez automatiquement vos plans de projet et flux de travail.
Une console centrale permet de créer vos projets approuvés. Déployez automatiquement les modifications de la console centrale vers les projets existants et nouveaux. Connectez vos plans de ressources et constituez l’équipe adéquate pour effectuer les tâches et les prévisions d’embauche.
Surveillez l’état de votre portefeuille grâce à l’analyse de portefeuille, maximisant les résultats. Stockez, figez et signalez les projets historiques pour assurer la conformité et analyser les tendances.
Visibilité exécutive
Centralisez ressources et informations nécessaires à l’équipe, offrez aux parties prenantes une vue robuste et en temps réel de l’état des projets grâce à des visuels et indicateurs clés de performance.
Smartsheet propose Dynamic View pour partager des données avec les bonnes personnes, selon les besoins, pour la modification et la visualisation. Gérez vos processus critiques avec fournisseurs, équipes externes et internes, et à travers toutes les organisations.
Gérez vos processus en toute sécurité. Tirez parti d’un contrôle granulaire et améliorez la collaboration en fonction des besoins. Quelle que soit la complexité de la tâche, simplifiez-la avec Smartsheet, tout en offrant une plus grande visibilité sur l’état de l’exécution.
Utilisez un formulaire prédéfini pour filtrer, collecter et afficher les demandes. Automatisez le flux de données de l’attribution à la révision, l’approbation et la clôture.
Smartsheet vous permet également de gérer la sécurité et la confidentialité des données de vos fournisseurs tiers, et de gagner leur confiance.
Tirez parti du contrôle d’accès basé sur des conditions ou du contrôle d’identité pour la gouvernance de l’accès aux données. Des guides contextuels, composés de différentes étapes avec des garde-fous et conseils, accompagnent les utilisateurs.
Applications simplifiées
Parcourez facilement toutes les options avec des formulaires, feuilles, rapports, tableaux de bord, etc. Rationalisez le travail, que vous soyez chez vous, au bureau, en déplacement ou sur chantier, via une application dédiée où tout est regroupé.
Avec WorkApps, créez aisément des applications mobiles et web intuitives sans compétences en codage. Faites-le en quelques minutes via Smartsheet et du contenu externe comme Google Docs ou des tableaux de bord Tableau.
Choisissez un modèle WorkApps ou partez de zéro, adaptez les applications aux besoins de votre entreprise.
WorkApp offre une expérience personnalisée, assurant une bonne collaboration et un accès au contenu pertinent pour les parties prenantes.
Utilisez une image de marque personnalisée pour donner l’impression que l’application a été créée exclusivement pour et par votre entreprise. Exécutez des projets complets au sein d’une WorkApp unique et personnalisée.
Gouvernance et contrôle
Smartsheet offre une gouvernance et un contrôle étendus, avec les fonctionnalités de base de Smartsheet, des solutions prédéfinies et des modules complémentaires premium. Transformez votre façon de travailler avec des outils tels que les journaux d’activité, le centre d’administration et autres outils d’administration.
Centre d’administration : permet de configurer et gérer facilement le compte Smartsheet depuis un emplacement unique. Visualisez et interagissez avec les outils d’administration via une console de contrôle centralisée, pour une navigation simplifiée entre les rapports d’utilisation, la gestion des groupes et utilisateurs, et les configurations d’entreprise.
Le centre d’administration vous aide à suivre les licences, groupes et intégrations auxquels les personnes ont accès dans votre organisation.
Il améliore la visibilité des paramètres de compte et de sécurité, et propose des étapes recommandées pour optimiser la configuration du compte selon les meilleures pratiques de Smartsheet.
Flux de travail intelligents
Automatisez vos processus sur toutes vos plateformes avec Bridge. Cette interface sans code connecte vos données à travers différents systèmes et met à jour vos tâches routinières.
Cela améliore l’efficacité et la précision, et permet à l’équipe de se concentrer sur l’innovation sans perdre de temps sur les étapes manuelles, ou à jongler entre plusieurs systèmes pour stocker des données et effectuer le travail.
Éliminez les multiples saisies de données sur des systèmes comme le CRM et concentrez-vous sur l’essentiel, sans copier-coller de données entre systèmes.
Connectez les systèmes d’enregistrement aux bons processus et prenez des décisions éclairées basées sur les données. Configurez de nouvelles connexions entre systèmes et adaptez-vous à celles existantes selon vos besoins.
Ressources et gestion des actifs numériques
Libérez le potentiel de vos employés et équipes pour gérer, mesurer et distribuer les performances des actifs. Outre les actifs, gérez également vos ressources.
Mobilisez votre équipe pour exécuter les tâches, suivez les budgets et les calendriers des tournées, et prévoyez vos besoins en matière d’embauche.
Planifiez et trouvez efficacement votre meilleure équipe de projet, prévoyez les besoins en recrutement, et résolvez les conflits de personnel pour simplifier l’allocation de vos ressources.
Examinez vos projets, suivez vos équipes et planifiez des projets en fonction de la capacité de l’équipe. Avec des feuilles de temps pré-remplies, les équipes soumettent leurs heures tout en restant concentrées sur leur travail.
Visualisez des données complexes grâce à des rapports dynamiques, identifiez les tendances des projets, planifiez la croissance et comprenez les performances de votre organisation.
Smartsheet, avec la plateforme de gestion d’actifs numériques de Brandfolder, aide votre équipe à gérer votre contenu, à travailler en un seul endroit et à offrir une expérience client améliorée. Cela maximise l’impact de votre contenu.
La distribution d’actifs est améliorée 7 fois plus rapidement, et étiquetée pour la recherche. Des fonctionnalités telles que l’analyse et la mesure, des métadonnées riches, le contrôle, et un CDN intelligent sont également disponibles.
Intégration
Smartsheet s’intègre à divers outils et systèmes utilisés par les entreprises modernes, tels que Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads, etc.
En connectant ces services, partagez efficacement des informations, renforcez la collaboration et améliorez la prise de décision dans toute l’organisation.
Autres capacités :
- Outre les fonctionnalités mentionnées, Smartsheet offre d’autres capacités, notamment :
- API
- Pièces jointes
- Lignes de base
- Calendrier et carte
- Liaison cellulaire et connecteurs
- Clés de chiffrement gérées par le client (CMEK)
- Collaboration de contenu
- Domaines de messagerie personnalisés
- Contrôles de conservation des données
- Génération de documents et signature électronique
- Applications mobiles et portails
Et bien plus encore
Modèles de tarification
Smartsheet propose de nombreux plans tarifaires pour vous aider à personnaliser et faire évoluer les besoins de votre entreprise. Il répond à divers cas d’utilisation, qu’il s’agisse de gérer vos projets efficacement ou de faire évoluer et standardiser les meilleures pratiques de votre organisation.
Voici les différents plans tarifaires :
- Gratuit : Gratuit, pour 1 utilisateur et jusqu’à 2 éditeurs. Ce plan convient aux débutants en gestion de projets et de tâches. Il inclut 2 feuilles, 100 automatisations par mois, 500 Mo de stockage de pièces jointes, etc.
- Avantage : 7 $ par mois, pour un maximum de 10 utilisateurs et un nombre illimité de spectateurs. Adapté aux équipes et personnes souhaitant suivre, gérer et partager des projets avec un nombre illimité de spectateurs. Il inclut les fonctionnalités du plan gratuit, des feuilles, rapports, formulaires et tableaux de bord illimités, 250 automatisations par mois, 20 Go de stockage de pièces jointes, etc.
- Entreprise : 25 $ par mois, pour un minimum de 3 utilisateurs et un nombre illimité d’éditeurs. S’adresse aux entreprises souhaitant gérer programmes et projets avec de nombreux éditeurs et ayant besoin de plus de fonctionnalités. Il inclut toutes les fonctionnalités du plan Avantage, une automatisation illimitée, un stockage de pièces jointes de 1 To et de nombreuses fonctionnalités avancées.
- Entreprise : Contactez leur équipe pour obtenir un devis personnalisé. Conçu pour les organisations exécutant des processus à grande échelle avec des contrôles au niveau de l’entreprise. Il inclut toutes les fonctionnalités du plan Entreprise, un stockage illimité des pièces jointes, davantage d’intégrations, des domaines de messagerie personnalisés et des fonctionnalités avancées.
Smartsheet contre Monday
Smartsheet est souvent comparé à monday.com, ce sont tous les deux des logiciels de gestion de projet avec des capacités similaires. Ils fonctionnent comme systèmes de gestion des ressources, des tâches et de portefeuilles. Les deux sont accessibles via un navigateur web ou une application mobile sur Android et iOS.
Cependant, les deux plateformes ont des caractéristiques distinctes.
Avantages de Smartsheet par rapport à Monday
Smartsheet est facile à apprendre et utiliser. Il bénéficie d’un soutien communautaire solide et de formations qui permettent aux utilisateurs d’améliorer facilement leurs compétences et de devenir des experts. Il est également flexible, permettant de passer de listes de tâches aux vues et calendriers de cartes.
Smartsheet offre diverses vues telles que Gantt, Calendrier et Tableau Kanban, des rappels, des dépendances de tâches et une hiérarchie de tâches à plus de 4 niveaux. Monday.com, par contre, ne propose qu’un tableau Kanban.
En matière de gestion du travail, Smartsheet propose des rapports, des formulaires, des graphiques avec des données en temps réel, des tableaux de bord, des champs personnalisés, un tri à plusieurs niveaux et plus de 50 fonctions de formules. Monday.com propose des champs personnalisés, des formulaires et une mise en forme conditionnelle, mais d’autres fonctionnalités ne sont disponibles qu’avec des plans plus chers.
Pour la collaboration, les deux sont performants, mais des fonctionnalités comme l’évolution de l’historique, les demandes de mise à jour automatisées, la vérification et les formulaires de branchement ne sont disponibles que dans Smartsheet.
Smartsheet est également plus robuste en matière de sécurité, avec des fonctionnalités comme l’EPM, les clés de chiffrement gérées par le client (CMEK), l’authentification unique, des journaux d’activité et des rapports.
Smartsheet est idéal pour les équipes de services professionnels, étant une plateforme flexible avec des fonctionnalités avancées, des capacités de sécurité et de confidentialité.
Avantages de monday.com par rapport à Smartsheet
monday.com est facile à utiliser, pour les débutants comme les experts. Son interface utilisateur est esthétique et conviviale. Il se synchronise avec les e-mails, assurant une bonne réception des messages et des mises à jour.
Il offre des fonctionnalités de productivité permettant à plusieurs personnes de travailler et collaborer simultanément sur un même projet. Il propose un meilleur suivi des dépendances, une gestion des tâches et une gestion améliorée du calendrier visuel. Il est facile à intégrer à d’autres outils.
Il a également un plan gratuit pour démarrer rapidement. monday.com est idéal pour les startups et les indépendants souhaitant améliorer leur productivité avec un système de gestion de tâches sans trop dépenser.
Derniers mots
Smartsheet est un outil robuste, doté de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion de vos tâches ou projets.
De la collaboration, la gestion des tâches, l’intégration à la sécurité et conformité, Smartsheet offre tout ce dont vous aurez besoin dans un logiciel de gestion de projet. Son plan gratuit et son essai de 30 jours vous permettent de déterminer s’il répond à vos besoins.
Ensuite, vous pouvez explorer ce qu’est un bon de travail.