Qu'est-ce que les espaces Outlook de Microsoft? (alias Project Moca)

Si vous êtes abonné à Office 365 ou Microsoft 365, vous avez peut-être aperçu une nouvelle icône nommée "Project Moca" dans votre interface Outlook Online. Cet article vous éclairera sur la nature de cet outil et comment l'utiliser pour la gestion de vos projets.

Project Moca est en réalité le nom de code de ce qui sera officiellement lancé sous le nom d'"Outlook Spaces". Disponible depuis un certain temps dans la version Insider d'O365, il est désormais accessible en version Preview. Cette phase permet à Microsoft d'étendre l'accès à un plus grand nombre d'utilisateurs afin de recueillir des avis et d'évaluer l'accueil de cette nouvelle fonctionnalité.

Généralement, une application atteignant ce stade de développement est présentée sous son nom définitif, ici Outlook Spaces. D'ailleurs, en cliquant sur le lien Project Moca, vous êtes redirigé vers https://outlook.live.com/spaces/. Toutefois, pour une raison inconnue, Microsoft a maintenu l'appellation "Project Moca".

Alors, de quoi s'agit-il exactement ? Project Moca se présente comme un outil collaboratif dédié à la gestion de projets, s'intégrant dans l'écosystème Microsoft aux côtés de Planner, Whiteboard et Sway. L'appellation "Moca" serait un clin d'œil à "MOCHA", une méthode de gestion de projet.

L'accès à Project Moca n'est pas universel. Pour vérifier si vous y avez accès, connectez-vous à votre compte O365/M365, ouvrez Outlook en ligne, et observez le bas de la barre d'applications à gauche. Si Project Moca est disponible, son icône se trouvera dans cette zone.

Lors de votre première ouverture de l'application, vous aurez le choix entre un modèle pré-défini ou un canevas vierge.

Après cette étape, vous serez amené aux paramètres de l'espace. Vous devrez y saisir un nom pour votre espace, mais tous les autres paramètres sont optionnels.

En renseignant les noms des personnes impliquées dans votre projet ainsi que des mots-clés, Project Moca recherchera dans votre compte O365 les emails, documents et autres fichiers pertinents que vous pourrez ajouter à votre canevas. En cliquant sur "Créer", votre espace de travail sera généré.

En fonction du modèle choisi, votre canevas sera pré-rempli avec des éléments par défaut. Bien que leur nom puisse varier selon le modèle, vous retrouverez des colonnes Kanban dans lesquelles vous pourrez glisser des emails, documents et tâches.

Ces colonnes fonctionnent de manière similaire aux "buckets" de Microsoft Planner. Sur la partie droite, vous trouverez une section "Activité" qui, si vous avez saisi des contacts ou des mots-clés, se remplira automatiquement avec les emails et les événements du calendrier associés à votre projet.

Votre canevas pourra également contenir d'autres éléments comme des jalons, des objectifs, une application météo ou encore des liens vers des recherches Microsoft en rapport avec votre sujet. La barre latérale gauche permet d'ajouter des éléments supplémentaires tels que des tâches, des liens et des fichiers.

En résumé, le canevas est un espace de travail flexible et personnalisable où vous pouvez ajouter de nombreux éléments. L'objectif principal de l'application semble être la gestion des tâches (à l'instar de Planner) combinée à l'ajout d'informations complémentaires (comme dans Sway).

En tant que version Preview, Project Moca ne propose pas encore toutes les fonctionnalités attendues, notamment en matière de collaboration et de partage. L'outil est actuellement très manuel : vous devez configurer vous-même les colonnes et les tâches, sans possibilité de déplacement automatique des tâches lors de changement de statut. Il manque également des options de représentation visuelle pour les flux de travail, bien que vous puissiez ajouter des images personnalisées.

Une absence surprenante est également celle de l'intégration avec SharePoint, Power Automate et Microsoft Forms, généralement associés aux applications Microsoft 365.

Cependant, il est important de souligner qu'il s'agit d'une version d'essai. Microsoft enrichit habituellement ses applications au fil du temps. Project Moca présente un potentiel certain, bien que des améliorations soient nécessaires avant de pouvoir le considérer comme un outil totalement abouti.