Quel outil de gestion de projet choisir

Êtes-vous à la recherche de l'outil de gestion de projet idéal pour votre équipe et votre entreprise ?

Peut-être hésitez-vous entre l'approche visuelle et intuitive de Trello, basée sur le système Kanban, et les fonctionnalités épurées et axées sur la base de données de Notion.

Si tel est le cas, vous êtes au bon endroit ! Fort de mon expérience dans l'évaluation et le test de logiciels, je vais comparer aujourd'hui Trello et Notion, deux outils de gestion de projet et de travail très populaires.

Lisez attentivement ce guide complet tandis que j'analyse les forces et les faiblesses de Trello par rapport à Notion, afin de vous aider à prendre une décision éclairée et en toute confiance.

Qu'est-ce que Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet moderne, dynamique et visuel, adapté aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises, agences et sociétés. Son approche visuelle et sans code pour le suivi, la planification, l'attribution des tâches et les commentaires sur les tâches et les projets en fait un outil particulièrement apprécié des freelances et des travailleurs à la demande.

Vous pouvez créer des tableaux, des listes et des cartes pour représenter différents aspects de votre vie personnelle ou professionnelle et gérer facilement les tâches grâce à l'interface "glisser-déposer".

Du point de vue de l'entreprise et de l'agence, Trello excelle en tant qu'outil collaboratif de gestion de projet et de coordination d'équipe. Ses tableaux partagés, son système d'attribution de tâches et sa communication intégrée aident les entreprises et les agences à gérer leurs projets et leur personnel, que ce soit à distance, sur site ou dans un environnement de travail hybride.

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Trello comme outil de gestion de projet (PM)

La gestion de projet, avec ses diagrammes de Gantt fastidieux dans Excel, n'est plus une solution incontournable. Vous méritez mieux, et c'est là qu'intervient Trello, un outil visuel de gestion de projet.

Que vous ayez besoin de gérer des tâches ménagères ou une entreprise de milliers d'employés, Trello vous offre tout ce dont vous avez besoin : simplicité, interface utilisateur intuitive, fonctionnalités de pointe pour la gestion de projet et prix abordable.

Voici les fonctionnalités de gestion de projet qui font de Trello un outil essentiel pour tous :

• Les modèles Trello PM vous permettent de lancer des projets rapidement, sans perdre de temps en planification.
• Vous pouvez automatiser les tableaux Kanban ou d'autres vues de projet grâce à des boutons, des commandes et des règles, en utilisant l'automatisation Butler.
• Faites de Trello l'outil central de votre travail et de celui de vos employés en connectant d'autres applications grâce aux Power-Ups.
• Explorez de nouvelles façons d'améliorer la productivité et la rentabilité de vos projets grâce aux intégrations Trello.
• Sept visualisations différentes des tâches et sous-tâches :
  • Tableaux Kanban avec fonction "glisser-déposer"
  • Vue chronologique pour une meilleure compréhension de l'avancement du projet
  • Vue calendrier pour planifier, replanifier et estimer l'utilisation hebdomadaire ou mensuelle de la main-d'œuvre
  • Vue sous forme de tableau pour un aperçu global, avec accès à plus d'informations sur les tâches
  • Vue tableau de bord pour un aperçu d'un ou plusieurs projets sur Trello
  • Vues de l'espace de travail pour visualiser les projets de différents départements ou équipes
  • Vues cartographiques pour une perspective géographique des tâches et projets

Comment fonctionne Trello ?

Votre expérience de gestion de projet sur Trello commence par la création d'un nouvel espace de travail. Dans un espace de travail Trello, vous pouvez créer des tableaux et, dans ces tableaux, vous pouvez ajouter autant de listes et de cartes que vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter directement des tableaux Trello, mais vous devrez toujours choisir un espace de travail parent.

Les boutons de navigation Trello se trouvent dans la barre d'outils en haut à gauche et dans le panneau de gauche. Une fois que vous avez créé un nouvel espace de travail, Trello bascule automatiquement sur celui-ci. Pour accéder aux espaces de travail existants ou explorer les modèles Trello préconfigurés, vous pouvez cliquer sur les options "Espaces de travail", "Récents", "Favoris" et "Modèles" dans la barre d'outils Trello.

Une fois dans un espace de travail, vous pouvez utiliser le volet de navigation de gauche pour explorer les tableaux Kanban du projet, voir qui travaille sur un projet depuis l'onglet "Membres" ou passer à d'autres vues de projet comme le tableau ou le calendrier.

Avantages de Trello pour la gestion de projet

Trello est un outil de gestion de projet extrêmement facile à prendre en main, et c'est son principal atout.

Voici d'autres avantages importants :

• Vous pouvez sécuriser vos documents professionnels et commerciaux en ligne grâce à la stratégie de cryptage multidirectionnel de l'application Trello, qui chiffre les données au repos et en transit.
• Que vous travailliez depuis un ordinateur de bureau, un Chrome Book ou un smartphone, il existe des applications dédiées qui synchronisent les données entre elles. Vous pouvez ainsi suspendre votre travail sur l'application Trello Android et le reprendre sur votre PC Windows à tout moment, où que vous soyez.
• Une version d'essai gratuite est disponible, vous permettant de tester l'outil avant de l'acheter.
• Trello est très adaptable et peut être utilisé pour différents types de projets, des tâches personnelles aux projets professionnels complexes.

Limites de Trello en tant qu'outil de gestion de projet

• Trello n'intègre pas de chronologie de projet basée sur un diagramme de Gantt. Vous pouvez cependant installer un Trello Power-Up pour en créer une.
• Il n'est pas possible de configurer des séquences de tâches automatiques ni de visualiser facilement les dépendances entre les tâches.
• Les fonctionnalités de reporting de Trello sont basiques par rapport aux outils de gestion de projet spécialisés.

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Qu'est-ce que Notion ?

Notion est un outil de productivité basé sur des blocs. Il est particulièrement adapté pour créer des wikis d'organisation, des feuilles de route de développement de produits, des pages d'objectifs et de résultats clés (OKR), des comptes rendus de réunion ou un simple planificateur de vacances.

En tant qu'éditeur de contenu basé sur des blocs, Notion vous permet d'ajouter presque tout à votre tableau de gestion de projet. Vous pouvez ainsi ajouter des blocs pour des textes, des chiffres, des titres, des tableaux, des citations, des légendes, des images, etc.

L'un des principaux atouts de Notion est la possibilité de publier votre travail sur un site web public, afin que tout le monde puisse y accéder en toute sécurité, sans modifier le contenu. Ainsi, si vous envisagez de lancer des projets de financement participatif ou d'intérêt public, Notion vous offre une plateforme pour créer des tableaux de projet et publier le projet sous forme de site web.

Notion convient aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises. Vous pouvez également développer des vues et des flux de travail personnalisés sur Notion en utilisant son approche de développement low-code. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez créer une expérience unique pour vos clients.

Notion en tant qu'outil de gestion de projet (PM)

Notion est un outil de gestion de projet complet. Il offre toutes les fonctionnalités nécessaires, telles que les blocs, les différentes vues de projet, les options de tri et de filtrage, les dépendances de projet, les sous-groupes, les bases de données et les propriétés de projet.

Étant donné que Notion est un outil de productivité minimaliste et low-code, il peut être un peu difficile de commencer à gérer des projets dès le premier jour. C'est là que la fonctionnalité Modèles Notion entre en jeu. Vous trouverez gratuitement des centaines de modèles pertinents sur Notion Templates. Vous pouvez également rechercher en ligne des modèles premium et payants créés par des développeurs experts de Notion.

Comment fonctionne Notion ?

Notion fonctionne comme un support de création de contenu flexible qui utilise un système basé sur des blocs. Vous pouvez créer des tableaux de projet en organisant et en personnalisant ces blocs. Les blocs peuvent représenter différents types d'informations, telles que du texte, des bases de données, des calendriers, des vues, etc.

Notion s'adapte à vos besoins spécifiques, comme passer d'un tableau Kanban de gestion de projet à une base de données ou vice versa en quelques clics.

Pour les besoins des entreprises à distance, il propose des espaces de travail collaboratifs où vous pouvez inviter des membres internes et externes. Vous pouvez également l'utiliser comme espace de travail personnel pour gérer les tâches ménagères, les tâches professionnelles et vos loisirs.

Vous pouvez commencer à gérer des projets en ajoutant une page vierge sur Notion. Ensuite, vous pouvez compléter d'autres champs tels que des tableaux, des calendriers, des galeries, etc. à partir du canevas de l'éditeur de blocs. Si votre entreprise comporte plusieurs projets ou départements, vous pouvez créer des espaces d'équipe Notion individuels et ajouter des pages Notion dans ces espaces de travail.

Avantages de Notion en gestion de projet

Le principal avantage de Notion est sa fonction de développement de pages low-code. Cet outil est particulièrement adapté si vous avez de l'expérience en gestion de projet et que vous souhaitez créer des vues uniques, différentes de celles utilisées par les autres entreprises. Vous avez également la possibilité de transformer une page Notion dans différents formats : wikis, bases de données, sites web, tableaux de bord, flux de travail automatisés, etc.

Voici d'autres avantages importants de cet outil :

• Version d'essai gratuite pour tester l'outil sans frais.
• La version d'essai gratuite inclut toutes les fonctionnalités de base nécessaires pour gérer des projets complexes.
• Possibilité de publier des pages sous forme de sites web réels, sans frais d'hébergement.
• Plateforme de gestion de projet minimaliste et sans distraction.

Limites de Notion en tant qu'outil de gestion de projet

• Notion a une courbe d'apprentissage abrupte.
• Sa flexibilité et ses options de personnalisation peuvent être déroutantes pour les nouveaux utilisateurs.
• Il n'intègre pas de chronologie classique de type Gantt.
• La création d'un calendrier de projet dans Notion nécessite une expertise et beaucoup d'efforts manuels si vous ne souhaitez pas utiliser l'un des modèles de Notion.

Trello vs Notion : Comparaison des fonctionnalités

Ce tableau vous aidera à déterminer si Trello ou Notion est l'outil le plus adapté à votre prochain projet :

Cas d'utilisation de la gestion de projet avec Trello

Trello est adapté à des projets tels que le marketing, la conception, l'ingénierie, les ressources humaines, la gestion de produits, etc. Voici deux cas d'utilisation où j'ai utilisé Trello avec succès :

#1. Planification du calendrier de contenu

Trello excelle dans la gestion de calendriers de contenu pour le marketing. Vos équipes marketing peuvent créer des tableaux Trello à des fins de planification.

Dans les tableaux, vous pouvez ajouter des listes pour organiser les étapes de création de contenu telles que l'idéation, la rédaction, l'édition et la publication. Les cartes peuvent représenter des éléments de contenu individuels (par exemple, des articles de blog, des mises à jour sur les réseaux sociaux), avec des attributions et des dates d'échéance pour respecter les délais.

#2. Suivi des leads et pipeline de ventes

Le suivi des prospects et la surveillance du pipeline des ventes sont également facilités par Trello. Vous pouvez créer différents tableaux pour différents projets de vente. Ensuite, créez des listes pour représenter un pipeline ou un flux de vente : génération de leads, qualification, négociation et transactions conclues. Les cartes Trello individuelles peuvent représenter des prospects ou des clients potentiels, et vous pouvez les attribuer à différents vendeurs.

Cas d'utilisation de la gestion de projet avec Notion

Vous pouvez utiliser Notion pour gérer des projets dans des secteurs tels que la conception, la fabrication, l'ingénierie et le développement de produits. Voici un exemple d'utilisation récente de Notion :

#1. Feuille de route du produit et planification des fonctionnalités

Les équipes de développement de produits et de logiciels utilisent souvent Notion pour les étapes basiques et complexes de leurs projets. Vous pouvez configurer une base de données pour suivre les fonctionnalités ou les "user stories", en indiquant des détails tels que la priorité, le statut, les responsables et les délais. Ensuite, associez les composants de la base de données aux éléments du projet, tels que les vues Tableau, les vues Chronologie et les vues Calendrier, pour une visualisation instantanée.

De plus, les propriétés, relations et filtres personnalisés de Notion permettent une catégorisation et une priorisation approfondies des fonctionnalités du produit. Enfin, vous pouvez intégrer des documents, des maquettes et des comptes rendus de réunion avec Notion.

Trello contre Notion : Le verdict

Si vous recherchez principalement un outil de gestion de projet allant du basique à l'avancé, Trello est la meilleure option.

Tout d'abord, il s'agit d'un outil de gestion de projet simple, facile à utiliser par tous. En tant que nouvel utilisateur, vous pouvez l'utiliser pour gérer des projets à petite échelle, tels que des passe-temps personnels, des listes de tâches, le partage de petites pièces jointes, ou un travail collaboratif de petite envergure.

À l'inverse, Notion nécessite de la pratique pour les chefs de projet novices ou expérimentés. Il est nécessaire de comprendre l'utilisation des délais de projet, des champs de projet, des tâches, des dépendances de tâches et des propriétés de bloc avant de pouvoir gérer avec succès des projets sur Notion.

Deuxièmement, le prix de Trello est également plus abordable que celui de Notion. Vous bénéficiez gratuitement de nombreuses fonctionnalités pour gérer des projets commerciaux sur Trello, avec une petite équipe. D'un autre côté, les fonctionnalités gratuites de Notion sont plutôt limitées et réservées aux utilisateurs individuels.

En ce qui concerne les forfaits payants, l'abonnement Standard de Trello offre beaucoup plus de fonctionnalités à un coût abordable que l'abonnement équivalent de Notion.

Enfin, voici quelques alternatives logicielles à Jira, à envisager pour une gestion de projet fluide.