Quel est le meilleur outil de signature électronique ?

Les signatures numériques, souvent appelées eSignatures, représentent une solution efficace pour les transactions avec des collaborateurs, des employés en télétravail et des clients situés à l'étranger.

Vous rappelez-vous de votre dernière expérience de signature manuscrite sur papier ?

Une signature traditionnelle sur papier exige un processus fastidieux : numérisation, impression, rendez-vous physique, envoi postal, transmission par fax, et cela sans compter le temps nécessaire pour atteindre les personnes concernées. L'ensemble de ces étapes peut se révéler complexe, chronophage et fastidieux.

C'est précisément là qu'intervient la signature électronique.

Dropbox Sign et DocuSign sont deux outils de signature électronique performants que vous pouvez expérimenter.

Comparons ces deux plateformes afin d'identifier celle qui correspond le mieux à vos exigences.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Une signature électronique (eSignature) est un procédé légalement reconnu permettant de signer des documents électroniquement et de manière rapide. Sa reconnaissance à l'échelle internationale tient à son niveau de sécurité. Les signatures numériques se substituent aux signatures manuscrites dans divers processus.

En termes simples, une signature électronique est une signature dématérialisée. Elle s'appuie sur des ordinateurs ou appareils électroniques pour authentifier le signataire et garantir la sécurité du document.

Une manifestation électronique de l'intention d'une personne d'approuver les conditions d'un document ou d'un ensemble de données, validée par une signature électronique, est ce que l'on appelle une signature électronique. Il en existe trois catégories :

• Signatures électroniques simples
• Signatures électroniques avancées
• Signatures électroniques qualifiées

Elle trouve son application dans diverses situations, telles que les transactions, les contrats et les démarches administratives. Les signatures électroniques sont fiables, applicables et légales dans le monde entier. Elles accélèrent le processus de signature et font gagner un temps considérable.

Les signatures numériques sont la nouvelle méthode de travail avec vos clients, il est donc impératif de disposer d'une application de signature électronique fiable.

Grâce à un outil de signature électronique, vous disposez d'une solution pratique et rapide pour gérer les problématiques de signature. Il garantit la sécurité de vos clients et facilite la gestion des documents sans déplacement.

De plus, cette approche s'avère respectueuse de l'environnement, permettant d'éviter des millions d'impressions papier. Elle assure aussi une meilleure organisation, comptabilité et accessibilité de vos documents.

L'utilisation de signatures numériques permet de substantielles économies de temps et d'argent. Elle optimise également les flux de travail au sein de votre entreprise et accroît l'efficacité de votre secteur ou service.

Les signatures électroniques trouvent leur place dans divers secteurs : ventes, ressources humaines, services financiers, informatique, sciences de la vie, secteur public, etc.

Comparons Dropbox Sign et DocuSign, en commençant par Dropbox Sign.

Qu'est-ce que Dropbox Sign ?

Dropbox Sign (anciennement HelloSign) est une application dédiée à la signature électronique et à la gestion numérique des transactions. Elle inclut des fonctionnalités telles que le suivi des signatures, l'historique des signatures, la signature de documents et la conformité réglementaire.

Elle permet d'obtenir des signatures électroniques et d'apposer des signatures juridiquement contraignantes sur des documents. Appartenant à Dropbox, cette solution vise à permettre aux clients de conclure des accords plus rapidement, de compléter des documents urgents en temps voulu, d'intégrer efficacement les nouvelles recrues, et bien plus encore.

Dropbox Sign est particulièrement adapté aux travailleurs indépendants. Les freelances peuvent aisément envoyer des documents à leurs clients et recevoir des contrats à signer électroniquement. La plateforme est robuste, propose de nombreuses intégrations, des options de personnalisation de marque, etc.

Cette plateforme est adaptée à tous, des utilisateurs individuels aux grandes entreprises. Que vous souhaitiez l'utiliser sur votre mobile ou votre ordinateur de bureau, son application est compatible avec tous les appareils, vous permettant ainsi de l'utiliser où vous le souhaitez.

De plus, Dropbox Sign est disponible dans plus de 20 langues et s'intègre à des outils courants tels que Salesforce, Slack, HubSpot, etc. Elle simplifie les flux de travail et facilite la communication entre les clients, les fournisseurs et les collaborateurs.

Avec Dropbox Sign, vous pouvez :

• Collecter des signatures électroniques en toute sécurité grâce au cryptage des données
• Conclure des accords rapidement grâce à des processus automatisés de proposition et de signature de contrats
• Automatiser les tâches, renforcer la conformité et gérer les risques grâce à ses fonctionnalités d'IA
• Diriger les documents vers vos collaborateurs pour organiser les flux de travail internes
• Créer et modifier vos contrats à l'aide de modèles réutilisables et personnalisables
• Passer des tâches administratives papier au travail numérique pour contribuer à la préservation des forêts

Dropbox Sign propose une version gratuite incluant des fonctionnalités de base et trois demandes de signature par mois. Elle constitue ainsi une option intéressante pour les besoins de signature à faible volume.

Fonctionnalités de Dropbox Sign

Dropbox Sign se distingue par ses fonctionnalités uniques, en faisant un choix pertinent pour tous. L'objectif principal est de simplifier le processus pour les utilisateurs et les organisations. Examinons ses fonctionnalités :

#1. Modèles

Vous avez la possibilité de transformer vos documents récurrents en modèles Dropbox Sign afin d'optimiser chaque demande de signature. Vous pouvez structurer les documents en quelques minutes pour rendre chaque envoi simple et rapide.

Quatre étapes simples suffisent pour structurer les documents :

• Télécharger votre document : choisissez un document que vous envoyez régulièrement, comme un accord de confidentialité ou un formulaire W2.
• Définir les signataires : attribuez un rôle à chaque signataire, tel que client, chef d'entreprise, employé ou locataire.
• Placer les champs : pour chaque rôle, glissez-déposez les champs de signature à l'endroit où le signataire devra remplir cette partie.
• Enregistrer, envoyer et réutiliser : une fois un modèle créé, il sera facile d'envoyer le document rapidement et de manière transparente, sans répétition.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez automatiser vos tâches répétitives, simplifier les envois en masse à l'aide des fonctionnalités multi-signataires, et préparer les documents à être signés immédiatement.

#2. Édition de documents

Une fonctionnalité d'édition de documents est un outil couramment présent dans toutes les applications. Cet outil vous permet d'intégrer des champs dans vos documents afin que le signataire puisse renseigner les informations nécessaires. Dropbox Sign propose une fonctionnalité de navigation unique.

Dropbox Sign vous permet de personnaliser votre image de marque et de choisir la langue de l'application. Votre entreprise peut ainsi renforcer son image et améliorer sa communication avec les parties prenantes. En personnalisant les éléments d'e-mail, vous pouvez télécharger un logo d'entreprise, ajouter un slogan d'entreprise, modifier le nom de l'expéditeur et une signature d'e-mail.

#3. Envoi de documents

Plusieurs options sont possibles pour envoyer des documents. Dropbox Sign peut télécharger un fichier CSV pour générer un lien de signature ou un fichier CSV pour les signatures en masse ou en personne.

Lorsque vous envoyez des documents par e-mail, vous avez la possibilité de personnaliser le titre du document, de demander des pièces jointes, de personnaliser un message pour les signataires et d'attribuer des CC.

#4. Signature et stockage de documents

Dropbox Sign propose des fonctionnalités pratiques, notamment un bouton "Suivant" qui guide les destinataires vers le champ vide à signer directement.

Après l'exécution des documents, il est essentiel qu'ils soient accessibles de manière simple et efficace. Dropbox Sign est une plateforme de stockage de documents basée sur le cloud, où tous vos documents sont conservés et peuvent être consultés à tout moment.

#5. Sécurité

Les logiciels de signature électronique doivent garantir un haut niveau de sécurité et respecter les conformités légales. Dropbox Sign offre le cryptage SSL, l'authentification à deux facteurs, la conformité aux lois internationales, la conformité HIPAA, la conformité ESIGN et le stockage sécurisé des documents.

L'outil génère des rapports d'audit permettant de suivre les modifications et activités clés de chaque document. Ces rapports sont automatiquement joints aux documents signés.

#6. Intégrations et API

Dropbox Sign propose de nombreuses intégrations et une API qui permettent d'optimiser les flux de travail de documents. Vous pouvez intégrer vos outils préférés à Dropbox Sign et créer des applications personnalisées grâce à ses fonctionnalités.

#7. Service client

Dropbox Sign offre un excellent service client. Il utilise le chat en direct et les canaux de messagerie pour communiquer avec ses clients. Le support est disponible 24h/24 et 7j/7, et vous bénéficiez d'une page d'état de l'application, de ressources de support et de notifications de mise à jour de la plateforme.

Qu'est-ce que DocuSign ?

Fondée en 2003, DocuSign est l'une des premières applications de signature électronique. Elle compte plus d'un million de clients, 44 langues et 400 intégrations.

L'outil de signature électronique collecte et gère efficacement les documents depuis n'importe quel emplacement ou appareil, fournit des pistes d'audit et optimise vos flux de travail. Avec DocuSign, vous pouvez facilement envoyer, authentifier et signer des documents numériques.

De plus, vous pouvez facilement diriger des documents vers vos collaborateurs pour organiser les flux de travail internes. Il permet d'automatiser les tâches, de renforcer la conformité et de gérer les risques grâce à ses fonctionnalités de gestion du cycle de vie des contrats et d'intelligence artificielle dynamique.

Créez une grande variété de contrats et modifiez-les selon vos besoins à l'aide de modèles personnalisables et réutilisables.

DocuSign est adapté à de nombreux secteurs d'activité et organisations. Si vous avez besoin de documents à signer régulièrement et que cela ne vous pose pas de problème de les payer, DocuSign est une option intéressante.

Grâce à ses intégrations performantes, vous pouvez intégrer DocuSign à vos outils commerciaux pour optimiser les processus. De plus, les capacités de modèles illimités seront très utiles, car elles permettent d'enregistrer divers documents à signer et d'apporter des modifications illimitées à un modèle similaire sans le modifier.

DocuSign offre une disponibilité de 99,99 % et est utilisé par plus de 180 pays pour la signature d'accords. Si vous souhaitez consulter le contrat et le signer, DocuSign vous facilitera la tâche grâce à son application mobile performante et sa prise en charge du navigateur.

Il est temps de devenir un atout pour votre entreprise en réduisant les tâches manuelles et en optimisant les processus d'envoi, de signature et de gestion des documents grâce à DocuSign.

Fonctionnalités de DocuSign

DocuSign propose des fonctionnalités flexibles qui aident les moyennes et grandes entreprises à stocker et modifier leurs documents en un rien de temps. Des fonctionnalités telles que les modèles, les rapports d'audit, la signature en personne, la signature multipartite et les signatures juridiquement contraignantes vous libèrent des tâches manuelles.

Examinons plus en détail certaines de ses fonctionnalités :

#1. Création de documents

Avec des millions d'utilisateurs dans le monde, DocuSign traite plus d'un million de documents par jour. Il rend le document accessible à grande échelle et compatible. Voici ce qu'il propose :

• Prise en charge étendue des types de fichiers : DocuSign prend en charge tous les types de fichiers de documents, tels que Microsoft Excel, Word et PowerPoint, afin que vous puissiez envoyer des documents à signer. Il prend également en charge les formats .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, etc.
• Conversion de formulaire PDF : Préparez des documents en un rien de temps grâce à la conversion de formulaire PDF. Lors du téléchargement d'un fichier PDF, DocuSign reconnaît et convertit automatiquement le fichier dans les champs du signataire.
• Plus de 20 balises et champs standard et personnalisés : cette fonctionnalité vous permet de guider vos clients ou professionnels vers les bons emplacements sans problème. De plus, vous pouvez envoyer des balises standard pour obtenir des signatures, des titres, des initiales, des noms de société, des textes, des nombres et des noms.
• Dessin : ce champ permet aux signataires et aux expéditeurs de télécharger des signataires et des images directement dans le document.

DocuSign propose également des intégrations de stockage dans le cloud, le placement automatique de balises, des PowerForms et des documents supplémentaires dans cette section.

#2. Champs de données

Les fonctionnalités avancées de validation des champs de DocuSign automatisent la logique métier et optimisent le processus pour les signataires. Vous pouvez intégrer DocuSign de manière transparente à d'autres applications pour préremplir des formulaires.

• Fonctionnalité complète des formulaires : concevez les formulaires comme vous le souhaitez avec des fonctionnalités de formulaire puissantes qui comprennent des cases à cocher, des balises déroulantes, du texte, des champs monétaires, des champs numériques, des boutons radio, etc.
• Champs de données tiers : vous pouvez lier vos champs à des données provenant de services tiers. Les données sont automatiquement mises à jour entre le système tiers et le document, éliminant ainsi les tâches répétitives.
• Validation des données : limitez le type de données saisi dans le champ sélectionné afin de minimiser les transactions qui ne sont pas en règle. Cela permet d'éviter les erreurs de renvoi des documents et de saisie des données. Les champs incluent les adresses électroniques, les numéros de téléphone, les codes postaux à 9 chiffres, le texte, la date, les codes postaux à 5 chiffres, le masquage d'expression régulière et les numéros de sécurité sociale.
• Mise en forme et logique des champs : vous pouvez utiliser des champs conditionnels pour masquer les données et les rendre visibles si nécessaire. Les valeurs sont calculées dynamiquement grâce aux champs calculés à partir des entrées des autres champs. De plus, les champs verrouillés sécurisent les données, et les champs liés garantissent que toutes les modifications sont répercutées dans les champs similaires.
• Balises de champs et de documents : DocuSign autorise la modification de certains champs. Il peut gérer les demandes et modifier les initiales apposées. L'historique des transactions vous permet de suivre toutes les modifications.

#3. Flux de travail de signature

DocuSign vous permet de spécifier et d'organiser le nombre de signataires. Vous pouvez attribuer différents rôles et accès aux destinataires, et vous conservez le contrôle à chaque étape.

Il propose le routage en série, parallèle, mixte, l'envoi groupé, les autorisations des destinataires, la correction de documents, les rappels et notifications, la visibilité des documents et les modèles.

#4. Authentification du signataire

Avec plusieurs niveaux d'authentification, vous pouvez vous assurer de la réalité des signataires. Elle accroît le niveau d'exigence pour que les signataires confirment leur identité avant d'accéder aux fichiers.

Elle inclut l'authentification par e-mail, par code d'accès, SMS, téléphone, authentification basée sur les connaissances, vérification d'identité et authentification tierce.

#5. Expérience d'envoi et de signature

Envoyez facilement des documents avec DocuSign, et laissez votre client signer et renvoyer le document en quelques minutes. DocuSign permet un envoi et une signature simples et rapides.

Il comprend la signature adaptative, les notifications par SMS, la signature et l'envoi hors ligne, les applications mobiles, l'accès partagé, la signature élastique et la personnalisation.

#6. Rapports

Des rapports produits performants vous facilitent le travail. Ils permettent aux administrateurs de compte et aux utilisateurs de DocuSign de bénéficier d'une vision claire du compte.

Les statistiques de l'entreprise sont toujours disponibles et accessibles grâce à un accès en temps réel et à des rapports programmés extensibles. Ils comprennent le statut en temps réel, les informations sur la signature, l'exportation de données, les documents, les rapports de compte, etc.

De plus, DocuSign propose un large éventail de fonctionnalités telles que la conformité, les services complémentaires, l'archivage et la conservation des documents, la disponibilité, la sécurité, l'administration internationale et les politiques de mots de passe.

Dropbox Sign contre DocuSign

Ces deux outils de signature électronique offrent des services similaires. En résumé, vous envoyez un document à votre client pour qu'il le signe à l'aide d'un outil. Les principales différences entre DocuSign et Dropbox Sign résident dans leurs fonctionnalités, leurs tarifs et leur assistance. Examinons comment les deux se distinguent sur quelques points.

Derniers mots

Ces deux outils de signature électronique, Dropbox Sign et DocuSign, offrent d'excellentes fonctionnalités qui peuvent bénéficier à différents types d'entreprises. Dropbox Sign est une option intéressante pour les petites entreprises, car il est plus abordable et propose les fonctionnalités standard dont vous pourriez avoir besoin. Toutefois, si vous avez besoin de davantage de fonctionnalités et que votre entreprise est plus grande, vous pouvez opter pour DocuSign.

Pour déterminer comment ces outils peuvent profiter à votre entreprise, il est préférable de les essayer vous-même. Les tester vous aidera à identifier la solution la mieux adaptée à votre cas d'utilisation.

Un avantage majeur est que les deux outils offrent des versions d'essai gratuites pour vous permettre de démarrer rapidement et de déterminer celui qui vous convient le mieux.

Vous pouvez ensuite vous renseigner sur la manière d'ajouter une signature à un document Word.