Microsoft Outlook offre une fonctionnalité pratique : la création de notes autocollantes numériques. Ces notes peuvent s’afficher directement dans l’application ou sur votre bureau, permettant de remplacer les traditionnels post-it physiques qui encombrent souvent votre espace de travail.
Avant d’aller plus loin, il est essentiel de rappeler qu’il est fortement déconseillé d’écrire des mots de passe sur des post-it, qu’ils soient électroniques ou non. La sécurité des mots de passe est un sujet crucial. Optez pour un gestionnaire de mots de passe fiable ; vous nous en remercieriez à l’avenir.
Création d’une Nouvelle Note
Pour commencer, localisez l’option « Notes » dans Outlook. Elle se trouve généralement en bas à gauche de l’interface, dans le menu de navigation accessible via l’icône avec trois points. Une fois cliqué, sélectionnez « Notes ».
L’interface « Notes » s’ouvre, vous donnant la possibilité d’ajouter, de modifier et de supprimer vos notes.
Pour générer une nouvelle note, cliquez sur « Nouvelle note ». Elle apparaîtra avec sa taille et sa couleur par défaut.
Interagir avec une Note
Malgré leur apparence simple, les notes d’Outlook offrent plusieurs fonctionnalités accessibles dans un petit espace. On distingue six zones distinctes au sein d’une note:
- L’espace principal pour saisir votre texte.
- Le menu de la note, regroupant différentes options d’action.
- La poignée de déplacement, permettant de glisser la note sur l’écran.
- L’option de fermeture pour terminer la note.
- La poignée de redimensionnement pour ajuster la taille de la note.
- L’indication de la date et de l’heure de la dernière modification.
Il n’y a pas de bouton « Enregistrer ». Les notes sont sauvegardées automatiquement lorsque vous la fermez ou lorsque vous cliquez ailleurs. Il n’y a pas non plus de contrôle de version, un peu comme pour un post-it physique.
La première ligne de votre note est utilisée comme nom de fichier, même si elle est vide. Pour renommer votre note, il faudra donc modifier cette première ligne de texte.
Organisation des Notes
Vous pouvez utiliser le nom de fichier pour organiser vos notes. Par exemple, en commençant par un mot-clé comme « À faire », « Appeler », ou « Rappel ». Par défaut, les notes sont affichées en mode « Icône ».
Dans ce mode, les notes sont classées par date de modification, les plus récentes étant affichées en premier. Pour une meilleure visualisation, basculez en mode « Liste des notes ».
Pour classer vos notes par type d’action, vous pouvez les trier par sujet. Allez dans « Affichage » puis « Afficher les paramètres ».
Nous ne détaillerons pas ici la modification des paramètres d’affichage, car le processus est similaire à celui des dossiers de messagerie. Une fois triées par sujet, vos différentes actions seront plus facilement reconnaissables.
Catégorisation par Couleur
Pour identifier plus rapidement les différents types de notes, vous pouvez changer leur couleur en modifiant leur catégorie. Il y a trois façons de procéder:
- Sélectionnez la note, puis cliquez sur « Accueil » et ensuite sur « Catégoriser ».
- Cliquez avec le bouton droit sur la note, puis choisissez « Catégoriser » dans le menu contextuel.
- Cliquez sur le menu en haut à gauche d’une note ouverte et sélectionnez « Catégoriser »
Choisissez la couleur souhaitée. Si vous n’avez jamais utilisé de catégories, une option pour renommer la catégorie et changer sa couleur vous sera proposée.
Une fois la catégorie choisie, la note prendra la couleur sélectionnée, et l’icône dans la fenêtre « Notes » changera aussi de couleur.
Cette méthode facilite le suivi de différents types de notes sans devoir lire chaque note pour savoir à quoi elle se réfère.
Afficher les Notes sur votre Bureau
Après avoir configuré et classé vos notes, vous pouvez les afficher sur votre bureau. C’est aussi simple que d’ouvrir une note, puis de réduire Outlook. Les notes ouvertes peuvent être déplacées et placées où vous le souhaitez.
Lorsque vous fermez Outlook, les notes se ferment également. Cependant, lors de leur réouverture depuis Outlook, elles s’afficheront au même endroit. Ainsi, une fois disposées, elles conserveront leur emplacement. Si vous ne fermez jamais Outlook, ce ne sera pas un problème pour vous.
Si vous désirez ouvrir les notes sans ouvrir Outlook, vous pouvez enregistrer les notes en dehors de l’application. Pour cela, cliquez sur le menu d’une note et sélectionnez « Enregistrer sous ».
Une fenêtre de dialogue Windows s’ouvre pour choisir un emplacement. Vous pouvez par exemple choisir votre bureau.
En ouvrant le fichier enregistré, la note s’affiche à l’endroit où vous l’aviez laissée, sans que l’application Outlook soit visiblement ouverte. (Techniquement, elle fonctionne en arrière-plan, mais sans notifications). Comme il s’agit d’une copie, les modifications n’impacteront pas la note d’origine dans Outlook. C’est une solution parfaite pour des rappels visuels, mais moins adaptée pour une gestion de tâches continue.
Partage de Notes
Vous pouvez envoyer vos notes à d’autres personnes. Si celles-ci utilisent Outlook, elles pourront les ouvrir et les utiliser comme vous. Pour envoyer une note, cliquez sur le menu de la note, puis sur « Transférer ».
Un email sera alors créé avec la note en pièce jointe.
Si le destinataire ouvre la note avec un autre programme de messagerie, comme Gmail ou Thunderbird, elle sera affichée comme un simple email en texte brut. En revanche, avec Outlook, elle sera traitée comme une note. Cette fonctionnalité est très pratique pour le partage avec les collègues utilisant Outlook, surtout si votre équipe utilise les notes.
Les notes ne sont peut-être pas la fonctionnalité la plus sophistiquée d’Outlook, mais si vous êtes adepte des post-it, elles sont simples et efficaces. De plus, vous n’aurez plus à vous soucier de les perdre, qu’elles tombent, ou qu’elles soient visibles par les personnes de passage.