Process Mining expliqué en 5 minutes ou moins

L'analyse des processus, comparable à une IRM pour votre entreprise, offre une vision claire des opérations cruciales, révélant ainsi des opportunités d'amélioration.

Compte tenu de la complexité des entreprises et de leurs multiples processus, optimiser efficacement nécessite une analyse approfondie de chaque étape.

Toutefois, une telle approche manuelle serait analogue à tenter de vider un océan avec une cuillère. Il est donc impératif de disposer d'un système capable d'accélérer ce processus et de fournir rapidement des informations précieuses.

C'est là qu'intervient la méthodologie du "process mining".

L'exploration de processus permet d'identifier les points de blocage et d'acquérir une compréhension profonde de vos flux de travail afin d'améliorer vos opérations.

Par conséquent, les dirigeants et analystes doivent impérativement se familiariser avec cette technique et ses applications.

Cet article explore le concept de "process mining", son importance, son fonctionnement, ses cas d'usage et bien plus encore.

C'est parti !

Qu'est-ce que le "Process Mining" ?

Le "process mining" est une technique d'analyse des processus opérationnels qui s'appuie sur des journaux d'événements multiples, extraits des bases de données, des systèmes de gestion et d'information d'une organisation.

Il s'agit d'évaluer la performance réelle de vos processus pour identifier les problèmes et les axes d'amélioration. Cette technique est applicable à toute entreprise et à divers types de flux de travail.

L'objectif principal du "process mining" est d'analyser et d'optimiser les processus métier. Il existe d'autres motivations pour l'appliquer, notamment :

• La validation de la conformité
• Le soutien à l'automatisation des processus
• L'harmonisation des processus

Mais qu'entend-on exactement par processus métier ?

Les processus sont intrinsèquement complexes en raison des variations, des interactions multiples et des itérations. L'exploration de processus permet de découvrir et de suivre l'état réel des processus plutôt que de se baser sur des modèles idéaux. Cette analyse peut être réalisée en :

• Utilisant les données en temps réel et les enregistrements d'incidents pour identifier les points de blocage
• Éliminant les étapes superflues
• Présentant des informations en direct

Par conséquent, les entreprises peuvent se concentrer sur l'amélioration de leurs processus commerciaux. Cette approche, souvent appelée "Business Process Mining", facilite une meilleure compréhension des données en temps réel des processus traditionnels.

Le "process mining" est issu du domaine de l'exploration de données, désormais désigné comme la science des données. La technique sous-jacente est similaire à l'exploration de données, mais les deux approches diffèrent dans leur application.

L'exploration de données emploie diverses méthodes et algorithmes pour analyser les données, tandis que l'exploration de processus se concentre sur l'analyse de journaux d'événements et de processus en temps réel pour "extraire" les processus.

Le "process mining" se focalise sur plusieurs perspectives :

• Flux de contrôle : Il s'agit de l'ordre des activités. L'objectif est d'optimiser le chemin suivi.
• Organisationnelle : Elle se concentre sur les ressources (départements, rôles, etc.) avec pour but d'optimiser la structure organisationnelle.
• Temps : Cette perspective examine la fréquence et le moment des événements.
• Cas : Elle étudie les différentes caractéristiques des processus ou cas.

Comment fonctionne le "Process Mining" ?

L'exploration de processus identifie en premier lieu les processus réels à partir des journaux d'événements. En combinant et en analysant ces journaux, elle met en lumière le fonctionnement réel des processus d'une entreprise.

Examinons de plus près le fonctionnement du "process mining" à travers ces étapes :

Analyse et traitement des données

Les entreprises, quelles que soient leurs tailles, suivent et enregistrent des données complexes dans des environnements sécurisés tels que des bases de données cloud. Certains outils de "process mining" permettent de transformer ces données en journaux d'événements.

Cela permet d'analyser chaque processus opérationnel. Les outils attribuent un identifiant de cas, une activité et un horodatage à chaque élément de donnée. Le "process mining" utilise ces éléments pour évaluer les différents aspects du flux de travail, déterminant ainsi les tâches à améliorer, celles qui sont efficaces et celles qui sont prioritaires.

Évaluation de chaque processus

Les outils de "process mining", basés sur les journaux d'événements, analysent et créent des graphiques pour chaque étape du flux de travail. Ces graphiques sont ensuite comparés aux modèles théoriques afin de déterminer comment le système est censé fonctionner.

La comparaison des deux graphiques permet d'identifier clairement les points d'inefficacité et d'efficacité des processus opérationnels.

Par exemple, un processus de suivi des stocks peut impliquer plusieurs étapes. Les graphiques détaillant chaque étape permettent de détecter des inefficacités mineures et de les corriger.

Priorisation des correctifs

Une fois les graphiques établis, il faut analyser les différences entre le processus actuel et le modèle idéal, puis identifier les améliorations à apporter. En fonction de l'urgence et de l'importance des changements, il est crucial de prioriser les correctifs.

Les outils de "process mining" permettent de connaître le temps exact nécessaire pour chaque étape, ce qui permet d'identifier rapidement les problèmes nécessitant une attention immédiate.

Il est important de donner la priorité aux corrections des inefficacités ou à la résolution des points de blocage afin de minimiser le temps et l'utilisation des ressources.

Suivi des flux de travail

Enfin, l'exploration de processus surveille en continu les systèmes opérationnels, crée des journaux d'événements et collecte des données sur les mesures et données concernées.

Cette approche offre une vision claire des données en temps réel et indique si le flux de travail est bien structuré et capable de fournir des résultats efficaces. Elle permet de visualiser les améliorations, réduisant les gaspillages et les inefficacités.

Capacités d'exploration de processus

Les capacités du "process mining" sont les suivantes :

#1. Découverte de processus

Identification des processus : Les utilisateurs n'ont généralement pas une vision claire du fonctionnement et de l'avancement des processus métier. L'exploration de processus, utilisant les données et journaux d'événements en temps réel, permet une visualisation précise et une compréhension de la situation.

Par exemple, les services RH peuvent analyser la complexité du processus de recrutement afin d'optimiser le rythme d'embauche et de réduire les abandons de candidats.

Identification des écarts de processus : Les entreprises confrontées à divers flux de travail doivent comprendre les écarts entre les processus réels et idéaux. L'exploration de processus aide à mettre en évidence les écarts invisibles et leur fréquence.

Une bonne compréhension des processus permet de simplifier les projets d'automatisation. Une confusion initiale peut conduire à l'échec du projet RPA.

#2. Analyse de conformité

• Analyse des cas non conformes : Les entreprises privilégient les processus standardisés, mais il est difficile de maintenir un niveau de conformité élevé. L'exploration de processus permet d'identifier les différentes variations et niveaux d'écart.

• Identification des causes profondes : Le "process mining" détecte les processus qui divergent des normes requises. Il permet d'identifier les causes profondes des erreurs, de les classer, et d'y remédier efficacement.

#3. Validation du processus

L'exploration de processus utilise des données en temps réel pour donner une vision claire aux utilisateurs finaux. Elle permet de valider les résultats des processus et de confirmer leur flux actuel. Cette approche est également utilisée pour la conformité et les audits.

Par exemple, une entreprise de conseil fiscal peut suivre ses transactions et processus d'audit, réduisant ainsi le temps de traitement de 50 %.

#4. L'amélioration des processus

• Surveillance des performances : Les outils de "process mining" offrent une interface conviviale pour suivre les indicateurs de performance (KPI) et identifier les processus les plus performants ou les moins performants.
• Identification des points de blocage : Le "process mining" permet d'identifier facilement les points de blocage qui entravent la performance. L'élimination de ces points améliore la performance de l'entreprise.
• Suggestion d'amélioration : Le "process mining" propose des recommandations spécifiques pour améliorer les performances, telles que :

Importance du "Process Mining"

Les processus métier sont complexes, comportant de nombreuses exceptions. La comparaison entre le processus réel et l'idéal, découvert par l'exploration de processus, révèle une complexité intrinsèque.

Il est donc essentiel pour les entreprises de comprendre leurs processus afin d'identifier et de prévenir les points de blocage. Le "process mining" offre plusieurs avantages :

Réduction des coûts

Le "process mining" permet d'identifier les domaines nécessitant des modifications, comme l'automatisation. En d'autres termes, il permet de visualiser clairement quel processus peut être automatisé et pourquoi. L'automatisation des processus améliore l'efficacité, réduisant ainsi les coûts et le temps.

Décisions basées sur les données

Pour prendre des décisions éclairées, il faut des données de qualité, pertinentes, précises, complètes et accessibles. Il faut aussi des capacités d'analyse et une visualisation complète des données.

La plupart des organisations ne disposent pas des données appropriées nécessaires à la prise de décision. L'exploration de processus fournit des journaux d'événements ou des données brutes, ce qui permet d'extraire la séquence des processus et de combler les lacunes. Cela permet d'obtenir des informations précises et impartiales sur l'ensemble des processus pour prendre des décisions éclairées.

Gain en transparence

En tant que dirigeant, vous comprenez l'importance de la transformation numérique. Mais tous vos décideurs sont-ils sur la même longueur d'onde ?

Le "process mining" est un outil puissant pour maintenir la transparence entre tous les membres de l'équipe. Cette technique, basée sur les données, permet de visualiser les processus et systèmes actuels en termes de temps, d'argent, de réputation et de qualité de vie au travail. Elle met en évidence la valeur de la transformation numérique.

Compréhension exhaustive

Pour un investissement technologique judicieux, il faut comprendre vos besoins et la situation actuelle du marché. Le "process mining" permet d'avoir une vision globale de plusieurs aspects :

• Évaluer la pertinence d'un investissement pour l'amélioration
• Identifier les problèmes les plus critiques
• Comprendre les variations des processus au sein de l'organisation

L'exploration de processus permet de réaliser ces avantages sans erreur humaine.

Conformité

L'audit des activités commerciales prend du temps. Le recours à des outils de "process mining" permet d'accélérer l'analyse et de réduire les délais.

Ces outils détectent les processus non conformes, ce qui permet de les identifier et de les résoudre rapidement. Le "process mining" permet également de réduire le temps d'analyse des clients.

Meilleure expérience client

L'identification des domaines d'amélioration, l'optimisation des processus et la suppression des points de blocage permettent de réduire le temps de traitement global. Cela se traduit par une livraison plus rapide des produits ou des services, ce qui améliore l'expérience client et, par conséquent, augmente la confiance et les revenus.

Cas d'utilisation du "Process Mining"

#1. Services financiers

Un plan solide pour développer et optimiser les services financiers nécessite une expertise en la matière.

Le "process mining" offre aux responsables, dirigeants et décideurs financiers une visualisation en temps réel de l'exécution des processus. Il facilite une compréhension objective des processus en analysant divers cas et unités, en visualisant les tendances, etc.

Cette technique permet de voir les variations, les non-conformités et les erreurs en fonction de leur impact sur les résultats de l'entreprise.

#2. L'excellence opérationnelle

Les responsables opérationnels sont constamment confrontés à de nouveaux défis et recherchent des solutions. Lors d'une migration vers une nouvelle technologie, il faut réduire la complexité, exploiter l'automatisation et identifier les économies possibles.

Le "process mining" permet de détecter les inefficacités dans les processus métier et d'optimiser la capacité des systèmes et des employés. Il surveille l'ensemble de votre environnement commercial et signale le moment opportun pour agir sur les erreurs, la non-conformité et les inefficacités.

La transparence permet d'informer tous les membres de l'équipe sur les décisions prises, ce qui améliore la collaboration et l'efficacité opérationnelle. En outre, il est possible de gérer efficacement les ressources en évitant le gaspillage.

#3. Migration SAP

Les entreprises modernes éprouvent des difficultés lors de leur transformation de bout en bout sans l'intégration d'un système ERP. La migration peut engendrer des problèmes, notamment :

• Mauvaises informations sur les processus
• Manque d'harmonisation entre les unités
• Écarts de performances
• Changement inefficace
• Difficultés de communication
• Variations inconnues dans les processus

Le "process mining" permet aux entreprises de visualiser leurs processus pendant une migration SAP. Il offre aux experts SAP une transparence sur les processus existants.

#4. Automatisation intelligente

Pour maximiser la valeur de l'investissement dans l'automatisation, vous pouvez exploiter l'exploration de processus. Les outils de "process mining" vous aident à atteindre votre plein potentiel opérationnel et à gérer les exceptions afin de les simplifier.

Le "process mining" permet de répondre aux questions suivantes :

• Quel sera le retour sur investissement attendu pour une initiative d'automatisation ?
• Quelles sont les exceptions de processus courantes ?
• Quel processus est le plus pertinent pour l'automatisation ?
• Comment l'investissement varie-t-il d'un pays à l'autre ?

Parallèlement à l'exploration de processus, vous pouvez utiliser d'autres techniques d'automatisation intelligentes, comme l'IA et la RPA, pour répondre à ces questions.

#5. La gestion des commandes

La gestion des commandes englobe l'ensemble du processus, du traitement des commandes clients à la gestion des comptes. Ce processus métier implique de nombreuses variantes. Le "process mining" permet de visualiser l'ensemble du processus de gestion des commandes et d'identifier les causes des retards, des retouches et des changements de commande.

Le "process mining" permet d'identifier les problèmes d'automatisation et de blocage de livraison. Il permet également de suivre en permanence les performances du processus de bout en bout.

Conclusion

Une entreprise peut avoir de nombreux processus et opérations complexes, ce qui peut entraîner des complications, des erreurs et des inefficacités. Pour les rationaliser et les gérer efficacement, il faut des techniques modernes telles que le "process mining".

L'exploration de processus permet d'améliorer l'efficacité des processus métier, de détecter les défaillances et les erreurs, et de trouver les causes profondes pour y remédier rapidement. De nombreuses organisations utilisent le "process mining" pour améliorer leurs processus, gagner du temps et augmenter leurs bénéfices.

Il est également utile d'explorer les techniques d'exploration de données et leurs applications.