Meilleurs outils de collaboration de documents pour les équipes distantes [Notion + 8 Alternatives]

Un changement soudain vers la culture du travail à domicile a fait des documents en ligne pour la collaboration en équipe une nouvelle norme. Les collaborations d’équipe en ligne ont permis de travailler sur un projet d’équipe sans avoir besoin de proximité physique.

Le travail d’équipe est la clé pour exécuter efficacement de grands projets, mais auparavant, il fallait que les membres de l’équipe soient physiquement présents sur le lieu de travail pour une collaboration efficace. Une augmentation soudaine du nombre d’employés travaillant à domicile a contraint l’industrie à s’amender et à rechercher des alternatives comme les documents en ligne pour la collaboration en équipe.

Imaginez que vous travaillez sur un projet d’équipe et que votre équipe travaille dur pour respecter le délai. Un des membres de l’équipe n’est pas en mesure de venir travailler en raison d’un problème personnel. Le projet est susceptible d’être retardé à moins que votre équipe n’utilise un logiciel de collaboration documentaire. Vous pouvez inviter le membre de l’équipe absent à un logiciel de collaboration documentaire, et le projet se poursuit à son rythme habituel.

Examinons quelques-uns des meilleurs documents en ligne pour la collaboration d’équipe et leurs avantages.

Lundi

Des adjectifs tels que monotone, ennuyeux, ennuyeux ou fastidieux apparaissent lorsque les gens pensent au lundi, mais Lundi vise à changer toute la notion. Le lundi est conçu sur mesure pour répondre aux besoins des employés travaillant sur un projet d’équipe. Les équipes peuvent créer des flux de travail personnalisés et Monday s’adapte intelligemment pour répondre au mieux aux besoins de l’équipe.

Monday est parfait pour les entreprises de toutes tailles et propose une pléthore de fonctionnalités.

• Vous donne la possibilité d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe et de suivre les progrès de chaque membre. Cette fonctionnalité élimine le manque de clarté de la charge de travail lorsque vous travaillez sur un projet en ligne.
• Leur interface utilisateur est propre et vous permet de visualiser l’image plus grande grâce à sa mise en page intuitive et conviviale.
• Identifiez les membres de l’équipe en utilisant @, ce qui facilite considérablement la communication. Les membres de l’équipe n’ont plus besoin de communiquer par de longs e-mails pour les moindres besoins.
• Intégrez toutes les applications sous un même toit pour en faire une destination unique pour les projets d’équipe. Vous pouvez importer des fichiers de Google Drive, Dropbox, etc. en utilisant Monday.
• Non limité à une seule plateforme ; au lieu de cela, la plate-forme s’assure que vous avez accès à votre projet sur toutes les principales plates-formes. Actuellement, Monday est disponible sur le Web, Android, iPhone et iPad.

Cliquez vers le haut

Cliquez vers le haut est une application tout-en-un qui vise à faciliter les projets de collaboration d’équipe grâce à son ensemble de fonctionnalités spécialisées. Ses fonctionnalités entièrement personnalisables et uniques en font un incontournable pour les entreprises de toutes tailles. Vous pouvez facilement gérer les tâches de groupe, les documents, les rappels, les objectifs, les calendriers et bien plus encore à l’aide de ClickUp.

Vous bénéficiez également d’une fonctionnalité de messagerie où vous pouvez envoyer des messages individuels ou de groupe sur la même plate-forme.

Certains avantages de l’utilisation de cette plate-forme incluent :

• Vous disposez de huit options d’affichage différentes pour gérer les projets de collaboration d’équipe.
• Il y a des moments où un membre de l’équipe travaille sur plusieurs projets simultanément. ClickUp vous permet de créer des statuts modifiables personnalisés pour chaque projet individuel.
• C’est un outil parfait pour les administrateurs car ils peuvent assigner des tâches à plusieurs membres simultanément. Les administrateurs peuvent suivre chaque tâche assignée à l’aide de la vue tableau et de la fonctionnalité multitâche.
• ClickUp utilise la méthodologie SCRUM pour fournir un aperçu informatif mais simple des différents paramètres de la plateforme.
• Les intégrations tierces sont transparentes et la plate-forme vous permet d’importer des fichiers de toutes les applications populaires.

Essayez ClickUp pour voir comment cela aide.

Document360

Document360 est une plate-forme où les équipes peuvent capturer et enregistrer des informations vitales en un seul endroit. Il offre tout ce dont vous avez besoin d’un outil de collaboration documentaire : partage facile, flux de travail, historique des versions, commentaires, balisage, rappels de révision, etc.

Il offre une interface utilisateur simple qui simplifie la génération et la distribution de contenu à réviser. Il dispose d’une fonctionnalité de recherche intégrée, afin que votre utilisateur puisse découvrir rapidement les informations qu’il recherche dans la documentation.

Créez et gérez vos articles avec de puissantes fonctionnalités de documentation prêtes à l’emploi telles que :

• Créez des guides pratiques, des procédures d’exploitation standard, un manuel de l’employé, des documents de référence, des documents système et des notes de version.
• Document360 dispose d’éditeurs de texte enrichi tels que les éditeurs WYSIWYG et Markdown. De plus, plusieurs versions et commentaires d’articles sont pris en charge pour collaborer en interne avec les membres de votre équipe.
• Le gestionnaire de catégories vous aide à créer des catégories et des sous-catégories, à regrouper des fichiers comparables et à établir une hiérarchie bien structurée de toutes vos informations.
• Il stocke automatiquement le contenu et vous pouvez toujours récupérer la version précédente du contenu que vous avez effacé.
• Document360 vous permet de fournir de nombreux rôles à vos utilisateurs, vous permettant de déterminer qui a accès à quel contenu.
• Permettez à vos employés ou clients d’accéder facilement à votre documentation grâce à une connexion transparente.

Document360 se connecte à une variété d’applications logicielles différentes, y compris Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier et Integrately pour fournir une collaboration d’équipe transparente.

Rédacteur Zoho

Zoho est un autre outil de traitement de texte basé sur le cloud riche en fonctionnalités qui synchronise vos documents en temps réel. Zoho s’assure que vos documents MS Word sont importés sur la plate-forme sans aucune erreur de formatage. De plus, Zoho vous permet de collaborer sur des projets d’équipe à l’aide de leurs fonctionnalités de partage en temps réel. Lorsque vous partagez vos documents avec d’autres membres de l’équipe, vous pouvez voir le mouvement de leur curseur et les modifications qu’ils apportent.

Certains avantages de l’utilisation de Zoho Writer incluent :

• La nature basée sur le cloud de Zoho rend les collaborations d’équipe efficaces et rapides.
• Les documents que vous créez sur Zoho n’occupent pas le stockage du système local et sont plutôt stockés sur le cloud.
• La fonction de synchronisation en temps réel garantit que vos documents ne seront jamais altérés en cas de catastrophe.
• Zoho propose une nouvelle interface utilisateur avec une navigation facile vers toutes les options de traitement de texte essentielles.
• Les administrateurs peuvent contrôler les droits d’accès de chaque membre d’un projet d’équipe et accorder également des autorisations à des fonctions spécifiques.

Papier Dropbox

Boîte de dépôt Paper est un document en ligne pour la collaboration en équipe du géant de la technologie Dropbox lui-même. Il est évident que Dropbox Paper offre beaucoup plus d’avantages si votre équipe dépend en grande partie de Dropbox pour stocker des fichiers. Les équipes peuvent facilement organiser des documents, attribuer des tâches, créer des flux de travail systématiques et collaborer sur des projets.

De plus, les outils de gestion des tâches de Dropbox Paper facilitent grandement les fonctions qui, autrement, deviendraient compliquées dans un scénario en ligne. La plateforme vous permet de mentionner d’autres membres du groupe, d’attribuer des tâches à d’autres et de gérer efficacement vos tâches. Certaines fonctionnalités intéressantes de cette plate-forme incluent :

• Vous pouvez échanger une grande variété de contenus multimédias sur Dropbox Paper, tels que des liens YouTube, des GIF, des tableaux Pinterest, des emplacements sur Google Maps, de l’audio de SoundCloud et bien d’autres.
• Paper prend en charge les aperçus intégrés des fichiers Inversion et Sketch. De plus, vous pouvez convertir vos documents en PPT sans utiliser d’application tierce.
• Vous pouvez choisir un modèle pour votre projet dans la vaste bibliothèque de modèles de Dropbox Paper. Il existe de nombreux modèles pour le brainstorming, les lancements de produits, les spécifications de produits, les projets de suivi des bogues, etc.
• Dropbox Paper offre la possibilité de connecter votre calendrier à la plateforme. L’ensemble de votre horaire de travail est synchronisé sur la plateforme. Paper s’adapte ensuite, permettant d’accéder aux ordres du jour, aux documents d’arrière-plan, aux affectations de tâches et aux événements de réunion directement via l’application.
• L’application mobile vous permet de capturer des images à l’aide de l’appareil photo et de donner votre avis.

Google Docs

Google Docs est un logiciel de traitement de texte de Google qui utilise une approche différente du traitement de texte. La plupart des traitements de texte comme Word et Open Office sont restés des outils hors ligne qui étaient des programmes locaux stockés sur un PC. D’autre part, Google Docs est un traitement de texte basé sur le cloud qui nécessite une connectivité en ligne pour fonctionner.

Opter pour la voie en ligne ouvre un nouveau monde d’innovations pour un traitement de texte comme les collaborations d’équipe. Docs vous permet de partager un document avec d’autres membres, ce qui en fait une plate-forme incontournable pour la collaboration d’équipe de base. Veuillez noter que Docs est principalement un traitement de texte et que vous n’obtiendrez pas de fonctions personnalisées comme les autres listes de l’article. Cela dit, Docs reste une excellente option pour les collaborations d’équipe, principalement si vous l’utilisez comme traitement de texte principal.

Quelques avantages de l’utilisation de Google Docs :

• Google Docs envoie une notification sous forme d’e-mail lorsqu’un document est partagé avec vous.
• Les membres n’ont pas besoin de s’inscrire, en particulier pour Docs ; avoir un compte Google suffit pour utiliser la plateforme.
• Vous pouvez afficher les révisions récentes d’un document et les membres qui ont apporté les modifications.
• Vous pouvez importer de manière transparente tous les formats importants de documents Word sur Docs.
• La fonction de synchronisation en temps réel garantit que vous ne perdez jamais de données lors d’une interruption du réseau.

Si vous finissez par utiliser Google Workspace pour votre entreprise, vous voudrez peut-être vérifier ce logiciel pour transformer Email en un puissant service d’assistance.

Bit

Bit n’est pas un traitement de texte ordinaire ; au lieu de cela, il s’adresse principalement aux projets de collaboration d’équipe. Vous pouvez créer des notes dynamiques rapides, des documents, des wikis, des bases de connaissances, des projets, des livrables client, des documents techniques, etc. à l’aide de puissants outils de gestion sur Bit. De plus, vous pouvez créer des espaces de travail séparés pour tous vos projets.

Collaborer sur Bit est efficace et vous aide à maintenir la transparence entre les différents membres de l’équipe.

Quelques avantages de l’utilisation de Bit :

• La fonctionnalité Espace de travail sur Bit vous permet d’organiser vos projets, clients et équipes. Vous pouvez également déplacer des documents entre différents espaces de travail, ce qui vous évite d’avoir à télécharger plusieurs fois le même fichier.
• La fonctionnalité de mention utilisant « @ » est un excellent booster d’efficacité tout en travaillant en équipe.
• Bit est livré avec un éditeur minimaliste mais innovant qui vous permet de créer des documents sans effort. L’efficacité est encore renforcée en couplant l’éditeur et les fonctionnalités de collaboration en temps réel.
• Vous pouvez ajouter des liens Web visuels, des médias enrichis, des vidéos, des graphiques, des conceptions, des intégrations, des publications sur les réseaux sociaux, des enquêtes et bien plus encore directement dans l’éditeur.
• Bit vous donne également la possibilité de suivre l’engagement des documents que vous avez partagés. Ces informations sont un excellent moyen d’améliorer vos documents et de gagner en popularité.
• Vous pouvez enregistrer tous vos fichiers essentiels sur Bit pour améliorer la convivialité multiplateforme de la solution.

Confluence

Confluence est un espace de travail partagé qui permet aux équipes de collaborer, de s’organiser et de publier efficacement. Il est ouvert et collaboratif, aidant votre équipe à faire ressortir son meilleur travail ensemble. Il devient souvent difficile de suivre les modifications, les commentaires ou les réactions des autres membres de l’équipe, mais cette plate-forme résout le problème. Vous obtenez une option de recherche universelle qui vous permet de rechercher dans l’ensemble de l’espace de travail et de trouver les informations correspondantes.

Certains avantages de l’utilisation de cette plate-forme incluent :

• Confluence vous permet d’intégrer des applications de l’Atlassian Marketplace. L’Atlassian Marketplace héberge plus de 3 000 applications que vous pouvez ajouter à la plateforme.
• La plate-forme est disponible sur plusieurs plates-formes comme Android, iOS et le Web.
• Il offre une intégration Jira de première classe directement dans la plateforme.
• Vous bénéficiez de fonctionnalités organisationnelles fantastiques et l’option de recherche universelle est un facteur décisif.
• Il existe de nombreux modèles magnifiques pour le marketing, les produits, les ressources humaines, etc. dans la bibliothèque de modèles.
• Vous bénéficiez d’une intégration transparente avec des plates-formes populaires telles que Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive, etc.
• Les sites Confluence respectent les contrôles de confidentialité et les normes de cryptage des données vérifiées par l’industrie.

Microsoft Word

Microsoft Word a longtemps été synonyme de logiciel de traitement de texte. Word a toujours été le leader de l’industrie en fournissant une solution de traitement de texte simplifiée mais puissante. Pourtant, Microsoft a poussé le logiciel à un niveau supérieur en introduisant des fonctionnalités de collaboration en équipe. La dernière version de Word apporte de nombreuses fonctionnalités telles que :

• Vous bénéficiez de la fonctionnalité permettant de transformer des documents en pages Web sans utiliser d’application tierce.
• Vous pouvez facilement partager un document avec les membres de l’équipe à l’aide de la fonctionnalité de partage en temps réel de Word.
• Word est livré avec un traducteur intégré qui est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des membres d’horizons culturels différents.
• Vous pouvez ajouter des modèles 3D directement à vos documents à l’aide de Word.
• La fonction de synchronisation en temps réel garantit que vous ne perdez jamais vos documents.
• Word est désormais disponible sur Android, iOS, Web et Windows, ce qui facilite les flux de travail multiplateformes.

Notion

Vous vous y attendiez, n’est-ce pas ?

Notion est la plate-forme la plus riche en fonctionnalités et la plus facile à utiliser pour la collaboration en équipe de cette liste. La plate-forme permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations pour définir des objectifs, suivre l’état du flux de travail, gérer les prospects, etc. via un seul outil centralisé. Il est livré avec une interface glisser-déposer pour vous aider à organiser, réorganiser et développer de nouvelles idées ou plans.

Notion présente des avantages significatifs pour la collaboration en équipe, tels que :

• Notion permet aux entreprises de créer et de maintenir une base de connaissances pour de nombreuses tâches telles que les directives de projet, les instructions de codage, les flux de travail RH, etc.
• La plate-forme est livrée avec un calendrier intégré et des tableaux Kanban que les membres de l’équipe peuvent utiliser pour créer des notes rapides et suivre leurs progrès.
• Les membres de l’équipe peuvent ajouter des commentaires sur les tâches et les projets pour une meilleure communication et transparence.
• Vous pouvez utiliser l’API de Notion pour intégrer leurs systèmes à diverses applications tierces telles que Slack, Figma et Invision.
• La création de listes de tâches, la préparation de notes de réunion et la configuration d’ordres du jour hebdomadaires deviennent extrêmement faciles à l’aide de la plate-forme unifiée.

Vous pouvez également utiliser Notion sur votre domaine personnalisé. Cependant, si vous n’êtes pas satisfait pour une raison quelconque, vous pouvez essayer le logiciel de documentation en ligne ci-dessus pour la collaboration comme alternative à Notion.

Note finale 👩‍💻

Les collaborations d’équipe en ligne créent efficacement des projets tout en évitant les inconvénients du développement conventionnel comme les temps de déplacement au bureau et les heures de travail fixes. L’utilisation d’un document en ligne est nécessaire pour organiser votre flux de travail, définir des agendas et bien plus encore.

Des plates-formes comme Notion, Monday et Paper s’adressent spécialement aux projets d’équipe avec leur ensemble de fonctionnalités spécialisées. Ces plateformes sont parfaites pour les entreprises de toutes sortes et les particuliers également.

Google Docs, Word et Zoho sont des logiciels de traitement de texte qui permettent des collaborations en temps réel. Cela dit, ces applications ne sont pas dotées de fonctionnalités organisationnelles comme les autres outils de cette liste.

Ensuite, explorez certaines des meilleures feuilles de calcul en ligne pour votre entreprise.