Les feuilles de temps représentent un outil indispensable pour la gestion de la paie, la comptabilité, la planification budgétaire d’un projet, ainsi que pour la facturation des clients.
Ces documents sont fondamentaux pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Ils servent de registre précis des heures travaillées par les employés, garantissant une gestion rigoureuse des temps de présence.
Le suivi des heures facturables des employés, particulièrement pour les comptables, est une tâche complexe qui exige une grande exactitude. Il est surprenant de constater que de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des méthodes désuètes pour le suivi des heures de leurs employés, qu’ils soient en télétravail ou pigistes.
Il est indéniable que le suivi manuel du temps de travail est peu efficace. Voici les principaux inconvénients de l’utilisation des feuilles de temps papier :
- Les feuilles de temps papier ne garantissent pas l’exactitude, et les minutes non enregistrées entraînent des pertes de revenus importantes.
- Les feuilles de temps papier ne permettent pas de mesurer la productivité des employés à partir du temps passé sur les projets. Il est donc difficile d’évaluer leur efficacité.
- La gestion des feuilles de temps papier devient rapidement un problème, car elles s’accumulent avec le temps. Le tri et la vérification de ces documents sont une perte de temps précieux.
- L’examen des feuilles de temps papier pour vérifier les calculs est une tâche chronophage. De plus, la génération des factures et des paies est également ralentie.
- Les méthodes traditionnelles de suivi du temps sont sujettes aux erreurs humaines. L’automatisation de la gestion des feuilles de temps améliore la productivité et élimine les erreurs.
Maintenant que vous êtes conscient des inconvénients des feuilles de temps traditionnelles, il est temps de choisir un modèle de feuille de temps qui vous permettra de suivre avec précision les heures facturables de vos employés et de réaliser des économies de temps et d’argent.
Découvrez pourquoi opter pour un modèle de feuille de temps plutôt que pour un outil de suivi en ligne.
- Les modèles de feuilles de temps sont téléchargeables gratuitement, ce qui en fait une solution idéale pour les petites entreprises et les indépendants qui ne peuvent pas se permettre les outils de suivi du temps payants basés sur le cloud.
- Ces modèles sont disponibles dans divers formats de fichiers, ce qui permet de les utiliser sur n’importe quelle plateforme. De plus, ils sont faciles à utiliser et ne nécessitent aucune compétence technique particulière.
- Les modèles de feuilles de temps gratuits sous Excel intègrent des formules qui automatisent les calculs. Ils conviennent donc parfaitement aux indépendants pour calculer les heures facturables et les taux horaires lors de la génération des factures clients.
- Les pigistes travaillent souvent avec plusieurs clients qui utilisent différents logiciels de suivi du temps. Cela peut entraîner une certaine confusion. Il est donc plus simple pour eux d’utiliser un modèle de feuille de temps pour enregistrer leurs heures de travail.
En résumé, un modèle de feuille de temps gratuit est une solution parfaite pour les indépendants et les petites entreprises. Nous vous recommandons ici les huit meilleurs modèles de feuilles de temps qui vous aideront à suivre vos heures de travail et à apporter de la transparence à votre activité.
Clockify
Clockify se distingue comme un outil de suivi du temps performant, adapté aux entreprises, aux indépendants et aux environnements de travail hybrides qui incluent des collaborateurs sur site et à distance.
Clockify propose des modèles de feuilles de temps imprimables gratuits dans divers formats : Word, Excel, PDF et Google Docs. La version gratuite ne limite pas la taille de l’équipe, ce qui permet de suivre le temps de travail facturable et la productivité des employés sur différents projets, quel que soit le nombre de collaborateurs.
Les responsables peuvent facilement télécharger et personnaliser ces modèles pour les adapter à la politique de leur entreprise. Clockify propose différentes variantes de modèles de feuilles de temps :
- Mensuel
- Semi-mensuel
- Hebdomadaire
- Bihebdomadaire
- Quotidien – Horaire
- Feuille de temps quotidienne du superviseur
- Feuille de temps des projets : pratique pour suivre les dépenses et la durée des projets afin de générer les factures. Ce modèle permet de gérer efficacement plusieurs projets et de suivre le temps passé par tâche, les dépenses et les heures facturables.
Vous pouvez télécharger gratuitement le modèle de feuille de temps Clockify depuis leur site web, dans le format de votre choix.
Monday
Monday est une plateforme de gestion du travail basée sur le cloud qui propose un modèle d’emploi du temps pour l’attribution des tâches aux équipes hebdomadaires. Ce modèle permet de rationaliser la planification du travail et offre une vision claire de l’avancement du projet.
Utiliser le modèle de feuille de temps hebdomadaire de Monday est une excellente méthode pour optimiser la planification du travail au sein de votre organisation. De plus, ce modèle basé sur le cloud est évolutif et s’adapte à la taille et aux besoins de votre entreprise. Il est suffisamment flexible pour s’adapter aux normes, aux flux de travail, aux projets et aux tâches spécifiques de votre organisation. La création d’un emploi du temps hebdomadaire se fait en trois étapes simples :
Sélectionnez un modèle de planification de travail hebdomadaire adapté parmi les nombreux modèles intuitifs conçus pour répondre aux besoins de votre organisation. Personnalisez ces modèles en fonction de la politique de l’entreprise, en ajoutant des tâches concrètes et en les hiérarchisant en fonction des exigences du projet. Enfin, répartissez ces tâches entre les membres de l’équipe. Vous pouvez désormais suivre l’état d’avancement des tâches et des projets à chaque étape.
Le modèle d’emploi du temps hebdomadaire de Monday vous offre les fonctionnalités suivantes :
Importation et exportation de feuilles Excel : exportez facilement l’emploi du temps au format Excel pour une utilisation ultérieure. De même, vous pouvez importer vos feuilles de planification de travail Excel dans le tableau de bord pour améliorer leurs fonctionnalités.
Gestion des autorisations : vous pouvez accorder des autorisations de « lecture seule » aux membres de votre équipe afin qu’ils puissent visualiser les tâches qui leur sont attribuées, sans risque de modifier l’emploi du temps.
Fonction de recherche : les fonctions de recherche et les filtres avancés vous permettent de visualiser rapidement les détails des employés travaillant sur un poste spécifique. Il vous suffit d’entrer le nom des employés ou les informations relatives à l’équipe pour obtenir les détails nécessaires.
Le modèle de feuille de temps de Monday est gratuit pour une équipe de deux personnes maximum. Pour les équipes plus importantes, vous pouvez choisir l’un des quatre plans payants : Basic, Standard, Pro et Entreprise, à partir de 24 $ par mois. Le plan Entreprise est personnalisable en fonction de vos besoins.
Feuille de temps Office 365
La feuille de temps Office 365 est un outil simple et productif compatible avec SharePoint 2013, SharePoint 2016 et SharePoint Online dans Office 365. Cette feuille de temps Excel offre aux responsables un moyen facile, dans SharePoint, de suivre le temps passé par les membres de l’équipe sur différentes tâches et projets.
La feuille de temps Office 365 est un modèle de suivi du temps idéal pour les petites entreprises, les employés contractuels et les indépendants. Elle permet de suivre et de gérer les heures de travail normales et supplémentaires allouées à un projet donné. Ensuite, le superviseur peut évaluer et approuver ces feuilles de temps chaque semaine. Ce modèle de feuille de temps efficace permet également de suivre et de comparer l’efficacité et la productivité des membres individuels de l’équipe travaillant sur un même projet.
Ce modèle de feuille de temps basé sur Excel est hautement personnalisable et enregistre facilement les heures d’arrivée, de départ et de pause déjeuner des employés, chaque jour de la semaine. De même, les managers peuvent calculer facilement le total des heures facturables en séparant automatiquement les heures normales des heures supplémentaires des employés.
La feuille de temps Office 365 est facilement modifiable et accessible sur différentes plateformes et appareils. Vous pouvez exporter ces modèles de feuilles de temps aux formats Excel, CSV et PSD. Ces exports seront utiles pour l’examen, l’analyse et la génération de factures ultérieurement.
Le modèle de feuille de temps Office 365 stocke les données dans des instances SharePoint protégées. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données confidentielles de l’entreprise. Grâce à l’intégration de Power BI, la feuille de temps Office 365 peut également s’intégrer au système de base de données de vos employés et fournir à la direction des informations utiles sur les performances des employés.
La feuille de temps Office 365 basée sur SharePoint offre les avantages suivants aux employés de l’entreprise :
- Possibilité d’enregistrer vos heures de travail quotidiennes facturables sous forme de brouillons.
- Soumettre chaque semaine les feuilles de temps complétées aux managers ou aux administrateurs.
- Modifier ou ajuster les feuilles de temps complétées avant de les soumettre.
- Marquer les tâches comme facturables ou non facturables.
- Déclarer facilement les tâches facturables et non facturables.
Non seulement pour les employés, les feuilles de temps Office 365 aident également la direction de la manière suivante :
- Examiner, approuver, rejeter et commenter les feuilles de temps soumises par les employés.
- Affecter plusieurs employés à un responsable dans le modèle.
- Ajouter facilement des employés et leurs responsables dans le modèle de feuille de temps.
- Personnaliser la feuille de temps en fonction des besoins de votre entreprise.
La version standard d’Office 365 Timesheet est gratuite et peut être téléchargée depuis le site Web Microsoft Templates.
ActiTIME
ActiTIME est un modèle de suivi du temps Excel qui aide l’entreprise à adopter une approche centralisée dans la gestion du temps et des projets. Il permet aux entreprises de rendre le processus de suivi du temps simple et sans erreur, en fournissant des outils pour examiner les performances des employés, tous les projets en cours et obtenir d’autres informations connexes.
Le modèle de feuille de temps améliore le flux de travail en attribuant les tâches d’un projet aux membres de l’équipe. Le modèle de feuille de temps ActiTIME peut facilement s’intégrer à plus de 200 applications telles que Trello, Asana, JIRA, GitHub, etc.
ActiTIME offre les avantages principaux suivants à ses utilisateurs :
- Une plateforme pour gérer les membres de l’équipe, les projets, les clients et les heures facturables.
- Fournir des informations pour aider à générer des factures et des factures en classant les tâches facturables et non facturables, le taux horaire, etc.
- Aider à l’évaluation des performances des membres de l’équipe, qu’ils soient à distance ou sur site, à l’aide de la feuille de temps.
- Être suffisamment flexible pour s’adapter aux normes de votre entreprise.
Il existe différentes variantes de modèles de feuilles de temps ActiTIME, vous pouvez choisir celle qui correspond le mieux à la politique de votre entreprise. De plus, ces modèles sont disponibles dans plusieurs formats de fichiers et sans frais.
- Quotidien
- Hebdomadaire
- Bihebdomadaire
- Mensuel
Vous pouvez télécharger gratuitement tous les modèles de feuilles de temps ActiTIME depuis leur site web, dans trois formats de fichiers : Excel, Google Sheets et PDF.
Toggl Track
Toggl Track est un modèle de feuille de temps populaire qui offre aux entreprises une méthode rapide et fiable pour suivre le temps passé par les employés à effectuer une tâche. Cette feuille de temps aide les entreprises à améliorer leur gestion du temps et à enregistrer plus précisément les heures de travail des employés. Toggl Track permet également de surveiller le travail des employés à distance.
Le modèle de feuille de temps Toggl Track est disponible dans tous les formats de fichiers courants tels que Google Docs, Google Sheet, Excel, Word et PDF. De plus, il est suffisamment flexible pour s’adapter à n’importe quel secteur d’activité. C’est pourquoi il est apprécié de tous : administrateurs, employés, pigistes ou recruteurs.
Toggl Track propose quatre variantes de modèles de feuilles de temps :
- Quotidien
- Hebdomadaire
- Bihebdomadaire
- Mensuel
Cela réduit le besoin de les personnaliser manuellement pour les adapter au calendrier de votre entreprise.
Le modèle de feuille de temps Toggl Track offre les fonctionnalités suivantes :
Suivi du temps simplifié : ce modèle de feuille de temps est facile à utiliser et ne nécessite pas de configuration complexe. Il suffit de cliquer sur la nouvelle ligne pour créer une nouvelle entrée. Vous pouvez également basculer entre le mode manuel et le mode calendrier.
Rapports précis : Toggl Track vous permet également de suivre les performances de vos employés. De plus, vous pouvez exporter ces feuilles de temps aux formats CSV et PDF pour une utilisation ultérieure.
Intégration fluide : la feuille de temps Toggl Track peut facilement se synchroniser avec plus de 100 applications. Ainsi, toutes les informations sont disponibles au même endroit, sous une forme très organisée.
Suivi automatisé : le modèle de feuille de temps basé sur le cloud vous permet de suivre vos applications pour obtenir des rapports de temps précis.
Tous les modèles de feuilles de temps Toggl Track sont disponibles gratuitement sur leur site web.
ClockIt
ClockIt est un logiciel de suivi du temps et de l’emplacement en ligne qui propose des modèles de feuilles de temps pour surveiller et enregistrer les heures d’arrivée et de départ de vos employés. Adapté aux petites et moyennes entreprises, il s’agit d’un moyen simple de suivre les présences et les heures de travail des employés, qu’ils soient sur place ou à distance.
Ces modèles de feuilles de temps peuvent aider la direction à automatiser le flux de travail, à enregistrer les présences et à générer des rapports pour une analyse plus approfondie.
ClockIt propose plusieurs variantes du modèle de feuille de temps. Vous pouvez le télécharger sous forme de fichiers Excel ou PDF, ou sous forme de feuille Google.
- Mensuel
- Hebdomadaire
- Bihebdomadaire
- Feuille de temps du gestionnaire quotidien
- Feuille de temps du projet
Le modèle de feuille de temps ClockIt est disponible gratuitement et vous pouvez le télécharger sous forme de feuille Excel, de fichier PDF ou de Google Sheets.
Dovico
Dovico est un outil de suivi du temps qui propose des modèles de feuilles de temps gratuits sous forme de feuilles de calcul Excel, de documents Word et de Google Sheets. Ces modèles aident les petites entreprises à suivre l’assiduité des employés, les heures supplémentaires et le temps consacré à la réalisation de chaque tâche et projet.
Dovico propose les modèles de feuilles de temps suivants pour surveiller et suivre le temps :
- Modèle de liste de tâches de gestion du temps
- Modèle de feuille de temps hebdomadaire
- Modèle de feuille de temps quotidienne
- Modèle de feuille de temps de projet hebdomadaire avec tâches (convient aux employés travaillant sur plusieurs projets)
- Modèle de feuille de temps hebdomadaire des employés
Ces modèles peuvent suivre les heures facturables, les heures supplémentaires, les congés de maladie et les congés payés des employés. Les employés peuvent calculer le total et signer la feuille de temps avant de la soumettre à leurs managers.
Toutes les versions ci-dessus des modèles de feuilles de temps de Dovico peuvent être téléchargées gratuitement dans le format de fichier de votre choix.
Hubstaff
Hubstaff est un logiciel de suivi du temps simple qui propose des modèles de feuilles de temps pour faciliter le suivi des heures facturables sans y consacrer trop de temps. Vous pouvez télécharger ces modèles de feuilles de temps sous forme de fichier PDF, de feuille Excel, de document Word et d’autres formats de fichiers Google. Vous devez fournir vos coordonnées et ajouter les heures au fur et à mesure que vous travaillez.
Les modèles de feuilles de temps suivants sont disponibles :
- Hebdomadaire
- Mensuel
- Bihebdomadaire
- Quotidien – Horaire
- Feuille de temps du projet
Les modèles de feuilles de temps Hubstaff peuvent être téléchargés gratuitement depuis le site web et vous pouvez commencer à les utiliser instantanément.
Résumé
Si vous souhaitez garantir la précision du suivi des heures facturables de vos collaborateurs, vous devez utiliser l’un des modèles de feuilles de temps mentionnés ci-dessus qui correspond le mieux à la culture et aux normes de travail de votre entreprise. Les modèles de feuilles de temps suivent avec précision les performances des employés, éliminant ainsi les inconvénients liés à la gestion manuelle des heures facturables et réduisant le risque d’erreurs humaines.
Vous pourriez également être intéressé par les meilleurs outils de suivi des présences des employés, les meilleurs outils de suivi du temps pour les équipes, ou encore les logiciels de gestion des employés à grande échelle.