Pour les responsables de processus, l’optimisation des opérations commerciales et l’amélioration de la productivité des équipes passent souvent par la simplification des flux de travail. Heureusement, cette tâche peut être grandement facilitée grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des processus métier (BPM) performant, comme ceux présentés ci-dessous.
Toute entreprise, désireuse de se démarquer dans son secteur, cherche à améliorer ses services, ses produits, sa gestion des dépenses et ses marges bénéficiaires. Cependant, cette optimisation est loin d’être aisée lorsqu’elle repose sur une gestion manuelle des processus.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers des outils intelligents et avancés. Ces solutions proposent des flux de travail optimaux en se basant sur divers paramètres comme les produits, les clients ou les coûts. Ils permettent aussi aux gestionnaires de réduire les inefficacités, les erreurs et les problèmes de communication.
Nous avons sélectionné ci-dessous des outils BPM qui ont profondément transformé le fonctionnement des entreprises actuelles.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier (BPM) est une approche de gestion axée sur l’automatisation des opérations. Elle consiste à modéliser, analyser, mesurer, optimiser et améliorer les processus existants ou passés.
Cette démarche permet aux entreprises de créer, modifier et examiner des processus prévisibles qui constituent l’essence de leur activité. L’objectif final du BPM est de mettre en place des modèles de flux de travail réutilisables pour les tâches récurrentes. Le BPM peut également être appliqué à des projets ponctuels qui ne s’inscrivent pas dans un flux de travail préexistant.
Avantages de la gestion des processus métier
#1. Le BPM permet d’anticiper et de s’adapter aux changements imprévus, qu’il s’agisse de l’arrivée de nouvelles technologies, de produits concurrents innovants ou de nouvelles réglementations.
#2. Si vous souhaitez que vos équipes comprennent clairement les objectifs de l’entreprise et s’engagent à les atteindre, le BPM est un outil précieux.
#3. L’amélioration des processus, la réduction des coûts et l’efficacité des employés sont des facteurs essentiels pour maintenir la rentabilité. Le BPM vous aide à atteindre ces trois objectifs.
#4. Les outils BPM surveillent en continu les ressources, la progression des processus et les niveaux de conformité, permettant de corriger les opérations dès que des problèmes potentiels sont détectés.
#5. Enfin, le BPM est un outil précieux pour la planification de la relève. Un responsable peut laisser des flux de travail structurés pour ses successeurs grâce à un outil BPM.
Comment choisir le bon outil BPM
Un outil de gestion des processus métier performant doit offrir les fonctionnalités suivantes :
- Un outil de création de diagrammes facile à utiliser pour visualiser les flux de travail.
- Un éditeur de formulaires avec fonction glisser-déposer.
- Des outils mobiles et basés sur le cloud pour la gestion des processus.
- Des fonctionnalités de contrôle d’accès robustes avec des profils et des autorisations basées sur les rôles.
- Une interface basée sur l’authentification unique (SSO) et les clés de sécurité.
- Une intégration facile avec des outils tiers comme Slack, Zoom, SharePoint, Outlook, OneDrive, Google Workspace, etc.
- Des mesures de performance simples pour les opérations, projets, processus et l’ensemble de l’organisation.
- L’analyse des données pour obtenir des informations exploitables à partir des processus existants.
Inutile de parcourir Internet à la recherche d’un outil BPM qui réponde à tous ces critères. Nous vous présentons ci-dessous une sélection de logiciels parmi lesquels vous trouverez celui qui conviendra le mieux à votre entreprise :
Kissflow Process
Kissflow Process est une solution BPM de renommée internationale qui vous permet de moderniser vos processus grâce à l’automatisation. Cette plateforme de création de processus sans code permet aux gestionnaires de créer des flux simples ou complexes sans avoir à recourir à des développeurs.
Cet outil BPM vous permet de concevoir des flux pour les opérations répétitives et structurées, mais aussi pour des projets qui ne suivent pas les modèles existants.
De plus, le logiciel offre des fonctionnalités de développement agiles comme le routage dynamique des tâches, le déploiement agile ou l’attribution de tâches ad hoc. Enfin, Kissflow Process est idéal pour les équipes distantes ou hybrides, car il intègre des outils de gestion de documents en ligne, de communication et de collaboration.
Zoho Creator
De nombreux départements et secteurs d’activité d’entreprises internationales utilisent des processus conçus avec Zoho Creator. Cet outil de gestion des processus offre un cadre pour structurer les flux de travail en fonction des objectifs, des directives et des indicateurs de performance clés de l’entreprise.
Dans un contexte de transformation numérique, Zoho Creator est un outil BPM essentiel pour rester compétitif. Sa plateforme low-code permet de développer des applications personnalisées pour ordinateur ou mobile, d’intégrer des flux de processus, de créer des portails internes, etc., afin de dynamiser votre activité.
Zoho Creator est disponible sous forme d’application cloud, mais peut aussi être déployé sur site en tant qu’application d’entreprise. De plus, il peut être utilisé comme une application Web de portail intranet, une application Web progressive (PWA) ou une application de gestion des appareils mobiles (MDM).
Bizagi
Bizagi est une autre plateforme low-code populaire pour concevoir, gérer et automatiser facilement les opérations commerciales. Elle propose des outils BPM adaptés aux secteurs de l’industrie et des services, tels que l’automobile, l’agroalimentaire, la logistique, la banque, le service client, la gestion des risques ou la conformité.
Cet outil BPM se compose de trois modules : Bizagi Modeler, Bizagi Studio et Bizagi Automation. Cette structure facilite l’accès aux différentes fonctionnalités et permet aux responsables de trouver rapidement l’outil adapté à leur besoin.
De plus, cet outil s’intègre facilement avec des solutions de gestion de contenu et de bases de données comme SharePoint, Alfresco, Documentum et FileNet, afin d’améliorer la visibilité des informations.
Nintex
Nintex est bien plus qu’un simple outil BPM. Il s’agit d’une véritable boîte à outils complète pour la transformation digitale. Que vous souhaitiez migrer des processus existants vers le numérique ou simplement vous équiper d’un outil BPM efficace, Nintex est une solution à envisager.
Nintex vous accompagne dans la transition de vos flux de travail, de vos équipes et de vos documents vers un écosystème numérique. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve notamment :
- Un outil d’automatisation des documents pour créer facilement des contrats, brochures, factures, bordereaux d’expédition, etc., ou numériser des documents papier.
- La possibilité d’utiliser des signatures électroniques pour les responsables, les cadres et les clients afin d’accélérer la conclusion de contrats et d’affaires.
La cartographie et la gestion des processus, les applications mobiles, les formulaires intelligents et l’automatisation des flux de travail sont d’autres fonctionnalités importantes proposées par Nintex.
PRIME BPM
PRIME BPM offre des solutions de gestion de processus de bout en bout pour de nombreux secteurs, tels que le secteur public, l’éducation, les technologies de l’information et de la communication (TIC), la banque, les services financiers et l’assurance (BFSI), les services publics, la logistique, etc.
Son offre inclut quatre versions d’outils BPM, des formations BPM pour les professionnels et des services de cartographie des processus gérés par des experts PRIME BPM.
La suite PRIME BPM comprend quatre logiciels : PRIME Modeller, PRIME Analyzer, PRIME Improver et PRIME Automate. Les différentes formules d’abonnement permettent de choisir les modules BPM adaptés à vos besoins. Ainsi, PRIME BPM est une solution idéale pour les PME, car elle permet de sélectionner les services nécessaires.
FlowForma
Si votre entreprise utilise Microsoft Office 365, FlowForma est une application de gestion de processus adaptée. Elle propose trois modules : formulaires, génération de documents et flux de travail. Ces modules peuvent être utilisés ensemble pour digitaliser rapidement les opérations sans avoir à écrire la moindre ligne de code.
La configuration de l’outil est si rapide qu’il permet à une entreprise de devenir autonome en seulement quatre semaines après son déploiement. FlowForma Governance permet de contrôler l’accès aux outils et FlowForma Reporting de générer des rapports automatisés.
Si vous souhaitez importer des données à partir de plusieurs sources, l’Intégration FlowForma est à votre disposition. Enfin, FlowForma Collaborate permet d’automatiser et de gérer les processus grâce à la collaboration en équipe.
Suite BPM d’Appian
Si vous cherchez à améliorer vos applications métier en intégrant l’automatisation des flux de travail, la Suite BPM d’Appian est une option à considérer. Elle vise à améliorer la gouvernance, les résultats et l’efficacité de votre entreprise, afin de maintenir sa rentabilité dans un environnement de marché en constante évolution.
Cette suite BPM vous aide à transformer des processus complexes en flux de travail simples, facilement exécutables par des employés de différents niveaux de compétence.
Son outil de conception permet de schématiser les processus sous forme d’organigrammes. Une intelligence artificielle optimise ensuite le processus en fonction des données fournies par l’entreprise. La conception peut être enregistrée sous forme de modèle pour une utilisation future.
Comindware Tracker
Comindware Tracker va au-delà des fonctionnalités d’un simple outil BPM. Il combine la gestion des tâches et des processus, ce qui permet de réduire le besoin d’une application dédiée à la gestion des projets.
Il inclut des outils et fonctionnalités essentiels pour la gestion des opérations et des flux de travail, notamment :
- La conception de formulaires électroniques.
- Un générateur de flux de travail graphique.
- Un outil de flux de travail Outlook.
- Le suivi et les rapports des flux de travail.
- Un moteur de flux de travail.
Avec les différents modules de Comindware Tracker, les responsables de processus peuvent collaborer efficacement sur des flux critiques et créer des modèles de gestion performants.
ARIS Cloud
Si vous constatez que les performances de votre entreprise sont impactées par des processus complexes et peu clairs, il est conseillé d’essayer ARIS Cloud. Cet outil est très évolutif, car il existe en différentes versions adaptées aux besoins des équipes professionnelles ou des entreprises, à des prix abordables.
ARIS Basic est la solution idéale pour les petites équipes de professionnels qui fournissent des services de gestion de processus à des startups ou des micro-entreprises. ARIS Advanced convient aux PME qui ont besoin de personnaliser leurs processus et d’avoir plus de contrôle.
Conclusion
Le secteur de la gestion des processus métier est en plein essor, ce qui a encouragé de nombreux éditeurs de logiciels à investir dans ce domaine. Cela a donné naissance à des centaines d’outils BPM, aux fonctionnalités variées, ce qui peut rendre votre choix difficile.
Pour vous aider dans votre recherche, nous avons sélectionné les meilleures suites BPM disponibles sur le marché.
Si vous prenez votre entreprise au sérieux, il est essentiel de connaître les logiciels qui vous aideront à développer des stratégies commerciales efficaces.