Pour une gestion optimale de votre messagerie, nous vous suggérons d’adopter la méthode OHIO (Only Handle It Once), qui signifie « Ne le traitez qu’une seule fois ». Une étape essentielle de cette approche est l’archivage des courriels importants – il faut absolument les sortir de votre boîte de réception ! Voici pourquoi l’archivage est crucial et pourquoi vous devriez abandonner l’idée des dossiers multiples.
L’importance de l’archivage de vos courriels
Pour récapituler notre précédent article sur OHIO : votre boîte de réception n’est ni un coffre-fort, ni une corbeille, ni un classeur, ni un dépotoir. C’est une boîte de réception !
Quand votre boîte de réception déborde de centaines, voire de milliers de messages, ceux-ci sont rapidement enfouis. Loin des yeux, loin du cœur. Il devient alors plus difficile de retrouver des courriels spécifiques, ce qui ralentit votre client de messagerie (même si vous utilisez un navigateur comme Gmail) et peut même saturer votre espace de stockage si vous utilisez Outlook ou Apple Mail sur votre téléphone.
En fin de compte : conserver tous vos courriels dans votre boîte de réception est non seulement inutile, mais comporte également de nombreux inconvénients.
Par conséquent, vous devriez traiter chaque courriel (y répondre/le transférer, le transformer en tâche, planifier une réunion), puis soit le supprimer, soit l’archiver. Voici comment procéder.
Où ranger vos courriels archivés ?
Vos courriels doivent être déplacés vers un unique dossier « Archive ». Oubliez l’idée de les ranger dans des centaines de dossiers savamment organisés ; ils doivent tous aller dans ce dossier « Archive ».
Cette affirmation est assez radicale, il est donc nécessaire de la justifier.
Premièrement, construire et maintenir une hiérarchie de dossiers demande du temps, un temps précieux que vous pourriez consacrer à la gestion de vos courriels. Deuxièmement, il faut souvent réfléchir pour décider où ranger un courriel – un courriel de votre collègue qui explique un possible retard sur un projet doit-il aller dans le dossier du projet, le dossier du collègue, ou un dossier « leçons apprises » ? – or, prendre des décisions est chronophage et épuisant. Enfin, retrouver un courriel précis devient un véritable casse-tête quand il peut se cacher dans l’un des nombreux dossiers, eux-mêmes contenant des centaines de messages.
Un dossier d’archive unique facilite le déplacement des courriels hors de votre boîte de réception, car il n’exige aucune réflexion ni prise de décision. Vous traitez simplement le courriel et le déplacez vers l’archive. Rien de plus simple ! Et quand on essaie de gérer un flux incessant de messages, il faut que le processus soit aussi simple et aisé que possible. Chaque difficulté ou irritation est amplifiée à grande échelle ; une petite nuisance ou une perte de temps pour un seul courriel peut devenir un problème majeur et une perte de temps considérable pour des centaines de courriels.
Pour certains, ce sera un soulagement bienvenu face à la torture d’une structure de dossiers, tandis que d’autres auront besoin d’un sac en papier pour calmer leur angoisse à la simple idée d’abandonner leur belle organisation de dossiers, complexe et logique. Si c’est votre cas, il va falloir faire un effort. Nous comprenons votre souffrance, mais nous sommes persuadés que les bénéfices à long terme d’une archive unique compenseront largement la peine à court terme de changer votre système.
Comment archiver vos courriels en masse
Il est évident que pour archiver vos courriels, vous devez les déplacer vers votre dossier « Archive ». Mais si votre boîte de réception déborde de centaines ou de milliers de messages, les déplacer individuellement semble décourageant. L’idéal est de trouver un moyen de les déplacer en masse.
Si vous utilisez un client comme Microsoft Outlook ou Apple Mail, il est facile de sélectionner plusieurs courriels. Cliquez sur un message dans votre boîte de réception, descendez dans la liste, maintenez la touche SHIFT enfoncée et sélectionnez un autre message. Tous les messages entre les deux seront sélectionnés. Vous pouvez alors les faire glisser-déposer dans votre dossier d’archive ou utiliser le bouton « Archiver ». À l’instar de l’icône de disquette pour enregistrer, il existe une icône d’archive standard qui ressemble à une boîte en carton. Ce bouton « Archiver » est présent dans Outlook et Apple Mail (sur les applications bureau et mobile).
Si vous utilisez le client Outlook, vous pouvez également créer une action « Quick Step » qui marque tous les courriels sélectionnés comme lus et les déplace vers le dossier « Archive » en un seul clic (ou raccourci clavier).
Si vous avez décidé de repartir de zéro, vous pouvez toujours sélectionner tous les courriels de votre boîte de réception avec le raccourci clavier Ctrl+A (Commande+A sur Mac) et les archiver. Nous ne pouvons pas garantir que c’est la meilleure option, mais vous aurez une boîte de réception vide très rapidement.
Dans une interface web comme Gmail, vous pouvez sélectionner tous les messages d’une page en cochant la case en haut de la page.
Après avoir sélectionné les courriels, cliquez sur « Archiver » pour les déplacer.
Il n’existe pas de raccourci clavier pour sélectionner tous les courriels de votre boîte de réception Gmail (bien que *+a sélectionne tous les messages de la page), mais lorsque vous avez sélectionné tous les courriels de la page, une barre de message s’affichera au-dessus des messages vous offrant la possibilité de sélectionner tous les messages de votre boîte de réception.
Cliquez sur ce lien pour sélectionner tous les courriels de votre boîte de réception. La barre de message changera pour vous permettre d’annuler la sélection.
Combien d’e-mails archiver ?
Le nombre de courriels que vous choisissez d’archiver dépend de vous. Comme mentionné précédemment, une boîte de réception vide est au mieux temporaire, et au pire quasiment impossible à maintenir. Vous n’avez pas le contrôle sur ce qui arrive dans votre boîte de réception, car n’importe qui connaissant votre adresse peut vous envoyer un message. Par conséquent, même si vous réussissez à vider votre boîte de réception, elle ne le restera pas. Ceci étant dit, ce n’est pas un mauvais objectif à viser car avoir une boîte de réception vide, même pour une courte période, permet de soulager une certaine pression. Mais elle ne restera pas vide, c’est pourquoi la gestion de vos courriels est un processus continu, et non un but final. Bien sûr, vous n’êtes pas obligé d’archiver un courriel si vous n’avez pas besoin de le conserver, vous pouvez le supprimer – c’est une excellente façon d’économiser de l’espace.
Alors, au lieu de concentrer tous vos efforts sur l’archivage (ou la suppression) de chaque message de votre boîte de réception, fixez-vous des objectifs atteignables qui réduiront le stress lié à vos courriels. Vous seul savez ce qui réduira votre stress, mais voici quelques exemples d’objectifs:
- Ne plus avoir de courriels de haute priorité à la fin de la journée
- Ne plus avoir de courriels datant de plus de deux jours ouvrables dans votre boîte de réception
- Ne plus avoir de courriels de votre personnel/responsable/clients (sauf s’ils doivent être conservés) à la fin de la semaine
Identifiez les courriels qui vous causent le plus de stress. Traitez-les et archivez-les (ou supprimez-les) en priorité.