La gestion des tâches est facile avec ces 11 outils

Un logiciel de gestion de tâches se révèle être un outil précieux pour assurer la coordination au sein de votre équipe et propulser vos projets vers leur aboutissement.

Il dynamise la communication et fluidifie le déroulement du travail, tant en interne qu'avec des collaborateurs externes, même lorsque de nouvelles initiatives émergent ou que les priorités évoluent.

Il est indéniable qu'à mesure que votre entreprise prend de l'ampleur, l'organisation et la gestion des tâches se complexifient. Cela requiert une coopération fluide entre les employés, les services et les équipes pour mener à bien les projets rapidement.

Une étude révèle que 80% des employés consacrent près de la moitié de leur semaine à refaire des tâches en raison d'une communication défaillante. La même étude souligne que 46 % des responsables d'équipe admettent que le respect des délais constitue leur plus grand défi.

Fort heureusement, des logiciels de gestion de projet ont vu le jour pour pallier ces difficultés!

L'étude révèle également que ces logiciels permettent de gagner en moyenne 498 heures de travail par an et par employé. Cela signifie que vous n'aurez plus à gérer des tableaux de bord confus, des feuilles de calcul fastidieuses, des notes autocollantes égarées, des difficultés à hiérarchiser les tâches, ou des heures passées à rechercher et trier des emails.

Dans cet article, je vais vous présenter une sélection des meilleurs outils de gestion de tâches, afin de vous permettre de bénéficier de la puissance de l'automatisation et de gérer efficacement vos projets grâce à une communication performante.

Alors, lançons-nous à la découverte de ces outils !

Mais avant cela,

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches?

Un logiciel de gestion de tâches est un outil structuré qui permet d'identifier, d'attribuer, de gérer et de suivre les tâches pour vous et votre équipe.

Il offre un tableau de bord intuitif où sont regroupées les informations clés : nombre de tâches en cours, niveaux de priorité, temps passé et échéances. Il vous aide à ajuster les plannings en fonction de la charge de travail et vous évite toute confusion.

Les gestionnaires de tâches modernes proposent de nombreuses fonctionnalités, options de personnalisation et intégrations pour vous permettre de mener à bien vos projets sans vous épuiser.

Organisation efficace des tâches

Votre équipe et vous travaillez simultanément sur plusieurs projets au quotidien. Cela englobe les tâches liées aux projets, les publications sur les réseaux sociaux, les activités RH, les factures, la comptabilité, la planification des réunions, et la liste s'allonge sans cesse. L'utilisation d'un logiciel simplifie grandement l'organisation par rapport à l'emploi de stylos, de papier ou de feuilles Excel.

Suivi des échéances

Plusieurs projets impliquent de multiples échéances, ce qui peut entraîner des confusions. Cependant, un logiciel de gestion de tâches facilite le suivi grâce à des échéances clairement affichées pour chaque tâche. Vous pouvez ainsi suivre la progression et gérer les tâches et les sous-tâches.

Et même si vous oubliez une échéance, pas de panique. De nombreux outils de gestion de tâches envoient des notifications automatiques par email pour vous alerter des dates d'échéance afin que vous puissiez réagir à temps.

Collaboration efficace

Vous pouvez échanger des idées en temps réel avec vos équipes et inviter des membres à collaborer. Il n'est plus nécessaire d'organiser de longues réunions improductives. Avec un logiciel adapté, tout est plus simple et plus rapide.

Maintenant, il est temps de découvrir les meilleurs logiciels de gestion de tâches.

Monday

Gérez vos projets de manière efficace, des tâches les plus simples à la gestion de portefeuilles complexes, grâce à Monday. En plus des fonctions de base, cet outil de gestion de tâches inclut l'allocation des ressources, les étapes clés, les chronologies et la gestion des risques.

Visualisez vos projets grâce à des diagrammes de Gantt performants, gérez vos éléments, modifiez et contrôlez vos dépendances, votre plan de référence et vos étapes clés à chaque phase de votre projet. Transformez les informations en actions concrètes et prenez des décisions commerciales basées sur des données en temps réel.

Vous pouvez importer des données depuis divers logiciels et projets, puis les centraliser de manière créative dans une seule vue. Les données actualisées en direct vous permettent de gérer votre charge de travail en fonction de votre capacité actuelle et d'allouer les ressources en conséquence. Définissez des automatisations personnalisées pour recevoir des alertes de gestion de tâches, des approbations budgétaires, etc., et restez informé de l'état actuel du projet.

Réunissez tous les membres de votre équipe sur une plateforme commune, éliminez les barrières de communication et alignez-les pour accélérer la progression de votre projet. Personnalisez les flux de travail avec des méthodes telles que Agile, Sprints, Waterfall, etc., en fonction des besoins de votre projet.

Vous pouvez également suivre l'état du projet en un clin d'œil grâce à des tableaux de bord intuitifs. Monday s'intègre avec des outils tels que Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier, etc. Testez cet outil avec un essai GRATUIT de 14 jours.

ClickUp

Personnalisez tout et gérez vos tâches avec un outil performant comme ClickUp. Il vous aide à apporter des corrections rapides et à ajuster les tâches en fonction des nouvelles exigences du projet. Il facilite l'attribution des tâches et la communication grâce à un chat en temps réel.

Vous pouvez personnaliser ClickUp pour qu'il réponde à vos besoins spécifiques dans les moindres détails et vous aide ainsi à mener à bien le projet. ClickUp permet d'assigner plusieurs responsables, de classer les tâches en fonction de leur priorité et de concevoir des flux de travail que vous pouvez ensuite dupliquer à votre guise.

Vous pouvez utiliser le suivi du temps pour démarrer et arrêter le chronomètre à l'aide d'une minuterie intégrée aux tâches. Visualisez votre travail selon différents formats : vue en liste, vue en tableau, vue calendrier, vue en boite, diagramme de Gantt, vue formulaire, vue intégrée, vue d'activité, vue en carte, tableau, chronologie, cartes mentales, documents, chat ou charge de travail.

Utilisez les commandes slash pour activer les menus contextuels et ajuster efficacement les tâches, choisir des options de mise en page, insérer ou joindre des fichiers, etc. Vous disposez également de modèles de tâches réutilisables pour créer des processus et des événements.

Les autres fonctionnalités incluent le filtrage, la recherche et le tri des tâches ; la gestion des tâches récurrentes ; une barre d'outils multi-tâches, une hiérarchie définie, des tableaux de tâches, le glisser-déposer, les mentions de tâches et les brouillons ; les sous-tâches, les listes de contrôle, la replanification en bloc, la gestion de portefeuilles, la prise en charge des webhooks, etc.

ClickUp affiche une disponibilité de 99,99 % et offre une confidentialité et une sécurité optimales. Il s'intègre avec plus de 1000 outils, notamment Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom, etc.

Wrike

Améliorez vos délais de livraison et simplifiez la charge de travail en utilisant Wrike, un logiciel de gestion de tâches plébiscité par plus de 2,3 millions d'utilisateurs dans le monde. Divisez le travail en petites tâches gérables grâce à des processus et des vues personnalisées.

Activez la collaboration en temps réel dans un espace partagé pour organiser toutes les informations, les mises à jour et les décisions du projet. Évitez les réunions de suivi en fournissant des rapports complets et une visibilité du projet à toute l'équipe et à votre client. Personnalisez le tableau de bord pour créer des listes de tâches importantes et les trier automatiquement par priorité et par échéance.

Fixez des délais, suivez la progression et discutez des détails en utilisant la puissance de l'automatisation pour améliorer les taux de livraison. Diminuez les tâches administratives en utilisant des formulaires de demande personnalisés et en mentionnant les coéquipiers pour les modifications ou les demandes contextuelles.

Réduisez le nombre d'e-mails grâce à des outils de collaboration intégrés à l'application. Planifiez les projets, définissez les livrables et prenez de meilleures décisions sans avoir à rédiger des e-mails volumineux.

Que vous choisissiez la méthode Agile ou Waterfall, Wrike s'adapte rapidement pour vous permettre de visualiser les tâches sous différentes formes : diagrammes de Gantt, calendriers, tableaux Kanban, etc. Accélérez le processus de révision du projet grâce à des solutions de vérification intégrées. Obtenez des retours complets, assurez-vous que les clients disposent de versions de fichiers récentes, discutez des modifications et corrigez les problèmes en temps réel.

Générez des rapports personnalisés en quelques minutes à l'aide de modèles ou créez-les de toutes pièces avec des informations précieuses que vous pouvez partager et exporter. De plus, vous pouvez analyser les performances et les progrès des membres individuels et de l'équipe dans son ensemble.

Connectez Wrike avec les outils que vous utilisez déjà, tels que Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter et bien d'autres.

Smartsheet

Smartsheet est un outil de gestion de tâches utilisé par les entreprises de tous les secteurs. Son tableau de bord rassemble toutes les informations pour faciliter la planification et la collaboration.

Cet outil s'appuie sur l'automatisation du travail : vous pouvez définir des déclencheurs pour automatiser les tâches répétitives. De plus, vous pouvez visualiser toutes les informations sous forme de diagrammes de Gantt, de tableaux Kanban, de cartes ou de grilles.

Il offre également des rapports en temps réel, fournissant des données essentielles pour les ajustements de parcours si nécessaire.

Vous pouvez également intégrer Smartsheet aux outils commerciaux que vous utilisez déjà, tels que Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, etc.

Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours et découvrir pourquoi il est l'outil de gestion de tâches privilégié par plus de 90 % des entreprises du Fortune 100.

Teamwork

Créez des tâches personnalisées en fonction de votre cible grâce à Teamwork. Il vous offre une visibilité totale et vous permet de repérer les points de blocage et de les résoudre.

Contrôlez vos tâches en ajoutant des balises, en allouant les ressources nécessaires, en estimant le temps et en fixant des échéances. Visualisez le temps passé par votre équipe sur différentes tâches, consultez les listes d'éléments et décidez des estimations de manière stratégique. Utilisez des modèles pour rationaliser le flux de travail et automatiser les tâches récurrentes afin de réduire la charge administrative et de mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion.

Des modèles sont disponibles pour vous faire gagner du temps, accélérer le travail et améliorer les processus. Ces modèles sont destinés à la gestion des projets et des tâches et à l'intégration des clients afin de favoriser de meilleures relations commerciales.

Teamwork propose des applications mobiles pour que vous puissiez travailler où que vous soyez, un support client et un hébergement en Amérique du Nord, en Australie et en Europe. Des normes de sécurité élevées protègent vos données. Il s'intègre à HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack, etc.

Paymo

Menez à bien vos projets dans les délais et travaillez simultanément sur plusieurs tâches en toute confiance avec Paymo. Il permet de planifier des tâches avec des détails clés, de collaborer efficacement avec votre équipe et de suivre facilement leur progression.

Regroupez les tâches pour les structurer et les attribuer à des coéquipiers en quelques clics. Gardez une vue d'ensemble de vos tâches ainsi que de celles de vos collaborateurs si vous êtes un manager. Définissez un statut prioritaire (faible, normal, élevée ou critique) pour mener efficacement votre travail et terminer vos tâches dans les temps.

Paymo propose une vue détaillée des tâches pour échanger avec vos coéquipiers en temps réel. Vous choisissez qui reçoit les notifications de mise à jour. Joignez des fichiers depuis Google Drive ou votre ordinateur et organisez-les dans votre projet. Vous pouvez également prévisualiser les fichiers directement dans le navigateur et les télécharger.

Paymo propose différents types d'affichage tels que Tableau Kanban, Simple, Diagramme de Gantt, Calendrier et Tableau afin que vous puissiez choisir celui qui convient à votre projet. Vous pouvez également ajouter des filtres avancés pour personnaliser la vue des tâches. Créez et fixez des étapes clés pour les différentes tâches et marquez les réalisations importantes du cycle de vie du projet.

Ne manquez jamais les échéances des tâches en configurant des alertes, qui vous avertissent par email lorsque la date spécifiée approche. Transformez les tâches ou les projets répétitifs en modèles et évitez de devoir tout recréer. Vous pouvez également dupliquer des projets avec des éléments sélectionnés.

Asana

La gestion et le suivi des tâches sont grandement simplifiés avec Asana. L'outil vous aide à gérer vos projets de A à Z, de la délégation des tâches aux membres de l'équipe à la fixation des échéances pour garantir le respect des délais.

L'outil vous permet de hiérarchiser les tâches afin que chaque membre de votre équipe sache quelles sont les priorités. Votre équipe peut ainsi organiser le travail tout en restant efficace et productive. Asana améliore la collaboration en permettant le partage de fichiers, d'idées, de commentaires, etc., afin que les coéquipiers puissent accéder aux informations clés au moment opportun. Vous bénéficiez de fonctionnalités intéressantes, notamment de plusieurs vues de tâches :

• Vue Liste pour organiser les détails des tâches en un seul endroit.
• Vue Tableaux pour organiser le travail à l'aide de tableaux de type "post-it" qui facilitent la navigation entre les étapes.
• Vue Calendrier pour identifier les chevauchements et les lacunes dans votre calendrier afin de pouvoir effectuer des ajustements rapidement.
• Vue Chronologie pour planifier le travail en visualisant la relation entre les différentes tâches et suivre l'évolution même si vos plans changent.

Les autres fonctionnalités incluent l'envoi de messages illimités, des journaux d'activité, le stockage de fichiers (100 Mo/fichier), la collaboration avec un maximum de 15 membres, l'affichage des responsables et des échéances, la vue d'ensemble du projet, des intégrations de suivi du temps et plus de 100 intégrations supplémentaires avec vos applications habituelles.

L'application mobile Asana est également disponible sur l'App Store et Google Play, ce qui vous permet de gérer vos tâches en temps réel où que vous soyez. La version de base d'Asana est GRATUITE.

Les plans payants commencent à 10,99 $ (avec une facturation annuelle) et proposent des fonctionnalités supplémentaires : tableaux de bord intuitifs, champs personnalisés, rapports et recherche avancés, collaborateurs illimités, formulaires, règles, console d'administration, étapes clés, etc.

Notion

L'un des meilleurs outils de gestion de tâches de cette liste est incontestablement Notion. Il vous aide à planifier, réaliser et suivre vos projets au même endroit, tout en facilitant une collaboration fluide avec votre équipe. L'outil permet à votre équipe de travailler en synergie sur une feuille de route commune et d'éviter toute confusion.

Vous pouvez partager vos idées et documenter les tâches dans une base de données, ce qui accélère l'exécution de votre projet. Notion vous permet de personnaliser tous les éléments et de définir les propriétés de votre base de données afin de créer un flux de travail productif.

Vous pouvez visualiser les données de différentes manières : sous forme de tableau, de calendrier, de tableau Kanban, ou les filtrer par propriétés. Regroupez votre travail, chaque élément ayant une page distincte. Vous bénéficiez d'une nouvelle page pour chaque tâche, et vous pouvez également créer une page à l'intérieur d'une page afin de conserver les tâches liées au même endroit.

Ajoutez des informations utiles dans les projets, créez d'autres bases de données, suivez les sous-tâches, ajoutez des filtres pour afficher vos tâches et passez facilement d'un projet à l'autre. Lancez des conversations, publiez des commentaires et invitez des collaborateurs afin de faire avancer le travail, quel que soit leur lieu ou leur fuseau horaire.

Notion vous permet de travailler simultanément sur le même projet avec vos coéquipiers pour une collaboration en temps réel. Vous recevez des notifications de mentions ou de commentaires afin de répondre rapidement à votre équipe et de gagner du temps habituellement consacré aux réunions de suivi.

Découvrez Notion, disponible en tant qu'application Web et application de bureau téléchargeable pour Mac, Windows, iOS et Android. La plateforme est sûre et sécurisée grâce au chiffrement SSL et à une architecture 100% cloud protégée par un VPC et un audit de sécurité trimestriel. De plus, le plan d'entreprise inclut l'authentification unique SAML pour vous aider à gérer l'accès des utilisateurs à grande échelle.

Todoist

Utilisez Todoist pour vous assurer que tous vos projets progressent au bon rythme et se terminent à temps grâce à une gestion efficace des tâches. Visualisez clairement vos projets et suivez chaque activité, vous ne manquerez ainsi aucune mise à jour.

Utilisez l'ajout rapide pour saisir les tâches, les organiser en quelques secondes et mémoriser les échéances avec des dates d'échéance récurrentes. Concentrez-vous sur les priorités en hiérarchisant les tâches, en décidant des actions à venir, en créant des sous-tâches et des sections, et en ajoutant des favoris pour garder un œil sur les projets principaux, les filtres ou les étiquettes.

Partagez votre charge de travail en déléguant des tâches, en mettant les informations clés à la disposition de tous grâce à des commentaires et en suivant les modifications. Fixez-vous des objectifs quotidiens ou hebdomadaires et visualisez les progrès concrets et les tendances en matière de productivité. L'outil est livré avec Todoist Karma, qui vous attribue des points lorsque vous terminez des tâches et maintenez vos séquences. Vous pouvez également afficher les progrès dans des graphiques colorés.

Organisez les projets avec des présentations simples ou détaillées ; glissez et déposez les tâches à votre guise. Todoist propose également de nombreux modèles pour préparer rapidement une feuille de route de produit, un ordre du jour de réunion, un bilan hebdomadaire, etc.

Intégrez Todoist aux applications que vous utilisez pour ne pas avoir à passer d'une application à l'autre : vous pouvez tout organiser de manière centralisée. Vous pouvez connecter l'outil à plus de 10 applications et plug-ins, notamment Dropbox, Alexa, Google Calendar, etc.

Trello

Trello est un outil de gestion de tâches reconnu que plus d'un million d'équipes de toutes tailles ont choisi pour gérer leurs projets, collaborer et améliorer leur productivité. Il s'adapte aux besoins des particuliers comme des grandes entreprises. Vous pouvez commencer à utiliser un tableau Trello, des cartes et des listes pour constater la différence.

Vous pouvez développer et personnaliser les tâches avec des fonctionnalités supplémentaires au fur et à mesure de l'avancement du travail d'équipe. Trello propose des fonctionnalités intuitives pour les réunions, les événements, les projets et la définition d'objectifs. Le tableau Trello vous aide à attribuer des tâches, à définir des échéances, à proposer des mesures de productivité, des calendriers et plusieurs vues, ainsi qu'à afficher des statistiques.

Utilisez les cartes Trello pour organiser le travail, le suivre et le partager avec vos coéquipiers. Vous pouvez ouvrir une carte pour accéder à des listes de contrôle, des pièces jointes, des échéances, des conversations, etc. Concentrez-vous sur les points importants et laissez l'automatisation gérer le reste avec Trello, qui comprend "Butler" pour réduire les tâches ou les clics fastidieux.

L'outil utilise le traitement du langage naturel (NLP) pour automatiser certaines tâches sans avoir à coder. Personnalisez vos besoins spécifiques en connectant Trello à des applications telles que Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive, etc. Téléchargez l'application Trello sur votre smartphone iOS ou Android pour l'utiliser de manière transparente à tout moment.

nTask Manager

En matière de logiciels de gestion de projet, les entreprises recherchent généralement un outil pour analyser, planifier, collaborer et gérer les tâches quotidiennes. nTask Manager est un puissant outil de gestion de projet, qui permet de simplifier la planification des projets pour l'équipe et de rationaliser les dépendances entre les tâches, la gestion des ressources, le résumé financier, la planification des projets et les livrables.

nTask Manager est doté de nombreuses fonctionnalités, telles que la gestion des réunions, le suivi des problèmes, les listes de tâches, les feuilles de temps, la gestion des risques et le tableau Kanban. L'outil s'intègre facilement avec vos applications préférées pour faciliter la réussite du projet.

L'outil propose notamment les fonctionnalités suivantes :

• Budgétisation et résumé financier
• Planification des projets
• Définition des étapes clés
• Allocation des ressources
• Liaison des projets et attribution des tâches
• Modèles de tableaux pré-construits
• Statuts personnalisés
• Tableaux Kanban illimités
• Ajout de documents et de commentaires
• Attribution de plusieurs responsables
• Définition de la priorité et du statut des tâches
• Définition des dates d'échéance réelles et planifiées
• Suivi de la progression
• Gestion des dépendances entre les tâches
• Création de sous-tâches

nTask offre plus de flexibilité et d'efficacité dans la gestion des tâches et la concentration. Il améliore également les capacités de prise de décision en permettant de définir des dépendances et d'ajouter des tâches. L'objectif est d'offrir de la transparence entre les membres de l'équipe, de maintenir la responsabilisation et d'améliorer la communication au sein de l'équipe.

L'outil est idéal pour suivre le temps passé sur les tâches et générer des rapports de feuilles de temps. Il est doté d'une minuterie automatique, d'une saisie manuelle du temps, de la soumission et de l'approbation/retrait des feuilles de temps. Les utilisateurs peuvent également se tenir informés des réunions récurrentes, synchroniser les réunions avec le calendrier, suivre les décisions ou les actions et échanger sur les notes ou les ordres du jour des réunions.

Conclusion

La gestion de projet est devenue beaucoup plus simple grâce aux outils de gestion de tâches. N'hésitez pas à choisir l'un d'entre eux pour créer des tâches, les attribuer aux membres de votre équipe, suivre leur progression, collaborer efficacement et recueillir des informations.

Je suis convaincu que vous mènerez à bien plus de projets dans les temps, tout en assurant une qualité de livraison optimale.