La fonction COUNTIF et la fonction de nettoyage des données sont les deux moyens les plus simples de trouver des doublons dans Google Sheets.
Table des matières
À propos de Google Sheets
Google Sheets est une application de feuille de calcul gratuite basée sur le cloud proposée par Google dans le cadre de sa suite bureautique complète pour concurrencer Microsoft Office. Google Sheets peut préparer des données, effectuer des calculs, etc.
Il est utilisé pour modifier, organiser et stocker des données. Le package de productivité Google Docs intègre ce programme, composé de Google Drive, Google Sheets et Google Slides.
Cependant, l’un des avantages de Google Sheets est que, contrairement à Excel, il peut être utilisé de manière collaborative en temps réel avec d’autres utilisateurs.
Google Sheets a simplifié la création de bases de données en proposant une interface conviviale et des outils pratiques pour organiser les données.
L’utilisation de Google Sheets peut augmenter la productivité et gagner du temps. Les utilisateurs ne s’inquiètent plus de perdre des données cruciales ou d’écraser involontairement des fichiers car le framework est basé sur le cloud.
L’un des tableurs et des bases de données les plus utilisés est Google Sheets, qui est accessible sur tous les systèmes d’exploitation de bureau et mobiles courants.
Comment Google Sheets aide-t-il à créer des bases de données plus simplement ?
Traditionnellement, la création de bases de données était une opération difficile et chronophage. Cependant, les évolutions récentes de la technologie, notamment Google Sheets, ont grandement simplifié cette procédure. Le programme possède également de nombreuses fonctionnalités, telles que la possibilité d’ajouter des graphiques, des formules et des images.
Pour la gestion et le stockage des données en temps réel, la plupart des entreprises l’utilisent à la place d’autres bases de données coûteuses telles que PostgreSQL, MySQL, SQL Server, etc. La plupart des petits ensembles de données préfèrent les feuilles Google comme alternative.
Google Sheets n’est pas un système de gestion de base de données complet pour votre entreprise. Cependant, contrairement à d’autres systèmes de gestion de bases de données, il fait des merveilles pour les petites entreprises et les projets pour gérer efficacement leurs opérations financières.
Surtout, il dispose de plusieurs fonctionnalités sophistiquées accessibles gratuitement, telles que l’API Google Sheets, le script Apps, les déclencheurs de formulaire, les déclencheurs temporisés et ImportXML.
Les utilisateurs du script d’application peuvent se connecter à différentes bases de données car le script d’application inclut un service JDBC pour se connecter à MySQL, Microsoft SQL Server et d’autres bases de données.
Les entreprises peuvent réduire leurs dépenses sur divers produits de système de gestion de données en utilisant toutes leurs capacités.
Voyons maintenant l’impact des valeurs en double dans la base de données.
Impact des valeurs en double dans la base de données
Si les données sont utilisées à des fins d’analyse ou de création de rapports, les valeurs en double dans une base de données peuvent affecter négativement les données.
Dans de rares circonstances, des valeurs en double peuvent fausser les données, ce qui peut entraîner des déductions inexactes à partir des données. Dans d’autres cas, la duplication des valeurs peut rendre les données plus difficiles à utiliser et à comprendre.
Dans les deux cas, il est essentiel de connaître les effets potentiels des valeurs en double dans une base de données et de prendre des précautions pour prévenir ou atténuer ces effets.
Mettre en surbrillance les doublons dans Google Sheets dans une seule colonne
Cette section examinera les méthodes permettant d’attirer l’attention sur la duplication de données dans les feuilles Google et de les éliminer.
La formule courante utilisée pour mettre en évidence les doublons est :
=COUNTIF(range, criterion)
Voici un guide étape par étape sur la façon d’utiliser cette formule dans Google Sheets.
Accédez à l’option « Format » dans le menu supérieur et faites défiler jusqu’à « Formatage conditionnel » comme indiqué ci-dessous.
Les nouvelles options de mise en forme conditionnelle apparaîtront sur le côté droit après avoir cliqué sur le bouton de mise en forme conditionnelle, comme indiqué ci-dessous :
Après avoir défini la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez mettre en surbrillance les doublons, faites défiler jusqu’à la section Règles de format et choisissez l’option « La formule personnalisée est » dans le menu déroulant, comme indiqué dans l’exemple ci-dessus.
Dans ce champ, entrez la formule :
=COUNTIF($G$6:$G$14,G6)>1
La cellule G doit être remplacée par la colonne appropriée en fonction de votre besoin de mettre en évidence la duplication.
Après avoir appuyé sur le bouton Terminé, les doublons de la colonne seront mis en surbrillance, comme le montre l’image ci-dessus.
Grâce aux paramètres de style de mise en forme, comme illustré ci-dessous, vous pouvez modifier la couleur de surbrillance ou d’autres options de mise en forme :
Nous avons vu comment mettre en évidence la duplication à partir d’une seule colonne dans l’exemple ci-dessus.
Dans la section ci-dessous, nous verrons comment mettre en évidence les doublons de plusieurs colonnes.
Mettre en surbrillance les doublons dans Google Sheets dans plusieurs colonnes
Toutes les phases de ce processus seront les mêmes que celles décrites ci-dessus, à l’exception de la formule et de la plage de cellules que nous définissons pour mettre en évidence les doublons.
Pour mieux l’appréhender, prenons un exemple.
Accédez à l’option « Formatage conditionnel » du menu de navigation « Format » pour exécuter la formule. Les options seront visibles sur le côté droit, comme illustré dans l’image ci-dessous.
Une plage de cellules est spécifiée dans la section « Appliquer à la plage »
Dans la section « Règles de format », la formule utilisée pour mettre en évidence les doublons de plusieurs colonnes est :
=COUNTIF($F$6:$I$8,F6)>1
C’est une formule très simple et facile à mettre en œuvre. La formule ne contient qu’une plage de cellules à partir de laquelle nous devons identifier les doublons.
Après avoir exécuté cette formule, les doublons de quatre colonnes sont mis en surbrillance, comme le montre l’exemple ci-dessous.
Dans cette illustration, nous avons également changé la couleur de surbrillance en bleu.
Nous examinerons comment mettre en surbrillance les données en double des lignes dans la section suivante.
Mettre en surbrillance les doublons dans Google Sheets dans les lignes
Dans une feuille Google, l’identification des lignes de données en double est un peu différente de la mise en évidence des colonnes en double.
Nous ne répéterons pas toutes les étapes car elles sont toutes identiques, sauf la formule.
Prenons un exemple.
La plage de cellules à partir de laquelle vous souhaitez mettre en surbrillance les doublons est répertoriée dans la partie « Appliquer à la plage » des options de format conditionnel, comme indiqué dans l’image ci-dessous.
Dans la section « Formule personnalisée est », la formule saisie est
=COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$3:$A$10&$B$3:$B$10&$C$3:$C$10),$A3&$B3&$C3)>1
Veuillez noter que bien que la formule semble compliquée, elle se compose des numéros de cellule de début et de fin des lignes où vous souhaitez mettre en évidence les doublons.
Le résultat sera affiché comme indiqué ci-dessous après avoir exécuté cette formule.
Dans cette illustration, la couleur de surbrillance est également modifiée, ce qui est possible dans la même partie du menu de style de mise en forme que lors de la surbrillance des colonnes en double.
Mettre en surbrillance les doublons dans Google Sheets pour des critères spécifiques
Si vous souhaitez mettre en surbrillance les doublons en fonction de critères spécifiques, vous devez utiliser l’opérateur étoile (« * ») pour indiquer à la fonction NB.SI de lier les deux plages définies et d’afficher le résultat.
La syntaxe de la formule pour exécuter la condition ci-dessus serait :
=(COUNTIF(Range,Criteria)>1) * (New Condition) )
Prenons un exemple pour le comprendre.
Critères : supposons que vous souhaitiez mettre en surbrillance toutes les lignes en double dans la base de données tout en laissant intactes les premières entrées des lignes en double.
Voyons comment le faire dans une feuille Google. À l’exception du changement de formule, toutes les étapes sont les mêmes que celles expliquées ci-dessus dans les autres approches, alors allons-y directement.
La formule pour exécuter les critères énoncés ci-dessus est la suivante :
=COUNTIF(ArrayFormula($A$3:$A3&$B$3:$B3&$C$3:$C3),$A3&$B3&$C3)>1
La formule apparemment compliquée et longue implique le début et la fin des numéros de cellule.
La feuille Google ci-dessous montre que les premières entrées Apple et Orange sont ignorées et que les dernières sont mises en surbrillance.
Nous avons vu comment mettre en évidence les données en double dans les lignes, les colonnes et avec des critères spécifiques jusqu’à présent.
Nous allons explorer rapidement comment supprimer les données en double à l’aide de raccourcis dans la section suivante.
Raccourci pour supprimer les doublons
Choisissez la base de données ou la colonne pour laquelle vous souhaitez supprimer les enregistrements en double, sélectionnez « Nettoyage des données » dans le menu en haut, faites défiler jusqu’à « Supprimer les doublons » et cliquez sur OK, comme indiqué dans l’image ci-dessous.
Vous verrez une fenêtre contextuelle pour choisir des alternatives et approuver la suppression des doublons après avoir cliqué sur « Supprimer les doublons », comme indiqué dans l’image ci-dessous.
Il existe une sélection pour « Données en tant que ligne d’en-tête », comme indiqué dans l’image ci-dessous. Cochez cette case si votre feuille comporte une ligne d’en-tête pour que Google Sheet l’ignore lors de la suppression des doublons.
Les doublons seront éliminés lorsque vous confirmerez vos sélections et cliquerez sur le bouton « Supprimer les doublons », affichant le statut ci-dessous.
Comment créer une liste unique ?
Extrayons une liste distincte d’une base de données avec de nombreux doublons.
La formule est incroyablement simple à comprendre et à appliquer.
Pour comprendre cela, prenons l’une de nos précédentes feuilles de calcul Google.
La syntaxe pour créer la liste unique est
=unique(range start: range end)
Comme le montre l’image ci-dessous, la formule est définie dans la colonne D, la plage de cellules à partir de laquelle nous voulons extraire les données uniques est définie et, une fois exécutée, le résultat est affiché dans la colonne D.
Comment supprimer les espaces blancs dans Google Sheets ?
Lorsque vous travaillez sur une feuille Google avec du texte ou des données numériques, vous rencontrez fréquemment des espaces excessifs dans les cellules, ce qui est ennuyeux.
Dans cette partie, nous verrons comment se débarrasser de ces espaces blancs supplémentaires.
Utilisons la feuille Google ci-dessous pour éliminer les espaces blancs excessifs.
Choisissez la colonne ou l’ensemble de données contenant des espaces blancs supplémentaires, accédez au « Menu Données » en haut, faites défiler jusqu’à « Nettoyage des données » et cliquez sur « Trim Whitespace », comme indiqué ci-dessous.
Lorsque vous sélectionnez « Trim Whitespaces », vous verrez le résultat comme indiqué dans l’image ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, la colonne est maintenant libre d’espaces supplémentaires.
Derniers mots
La duplication des données est non seulement une perte de temps inutile, mais elle peut également entraîner des problèmes importants et des erreurs coûteuses.
Si votre feuille Google est de petite taille, vous pouvez les trouver manuellement, mais si vous avez de nombreuses feuilles, cela prendrait beaucoup de temps et serait sujet aux erreurs. Les techniques ci-dessus vous aideront à identifier les doublons dans votre document Google et à les supprimer tous en même temps.
Ensuite, vous pouvez consulter la feuille de triche ultime de la FAQ Google Sheets.