La méthode traditionnelle pour organiser des réunions en ligne vous semble-t-elle dépassée ?
Il est vrai que de nombreuses applications de visioconférence ne proposent pas suffisamment de fonctionnalités pour garantir une expérience utilisateur fluide, surtout si vous utilisez une application d’appel vidéo basique pour vos réunions.
Aujourd’hui, les réunions en ligne se limitent souvent à des appels vidéo et à une interaction sommaire, ce qui est loin d’être la manière la plus efficace de collaborer.
Il faudrait davantage pour maintenir l’engagement des participants, se concentrer sur l’essentiel et pouvoir consulter les transcriptions des échanges afin d’en extraire toutes les informations pertinentes.
Cette prise de conscience est née lorsque j’ai découvert Otter, une solution qui transforme la façon dont vous organisez vos réunions en ligne. Elle rend l’ensemble du processus pratique et transparent, vous permettant de tirer le meilleur parti de vos réunions grâce à ses fonctionnalités performantes, sans nécessiter d’efforts importants de votre part.
Si cela vous intéresse, explorons ensemble cette solution dans cet article.
Les défis rencontrés lors des réunions en ligne
La plupart des outils que nous utilisons pour organiser des réunions en ligne présentent des limitations considérables.
Il est pertinent d’examiner ces limitations afin d’identifier les points d’amélioration, que ce soit au niveau des outils eux-mêmes ou de la manière dont nous les utilisons. Il est important de noter que tous les logiciels ne présentent pas les mêmes contraintes, celles-ci pouvant varier d’un outil à l’autre.
Voici quelques-uns des défis les plus fréquemment rencontrés lors de la tenue de réunions en ligne :
Le temps alloué à chaque réunion
Il arrive souvent, en pleine réunion importante, de se rendre compte que le temps imparti est sur le point d’expirer, surtout si vous utilisez la version gratuite de l’application. Cela peut entraver le bon déroulement de votre travail et ne devrait jamais se produire, que ce soit dans un contexte professionnel ou académique.
Un faible engagement des participants
Avez-vous déjà entamé une réunion en remarquant que la plupart des participants ne s’impliquent pas et n’apportent pas de contribution ? Ce n’est pas forcément de leur faute, car le problème peut résider dans le déroulement même de la réunion.
De plus, le logiciel utilisé peut ne pas disposer des outils collaboratifs nécessaires pour maintenir l’engagement de tous les participants.
L’absence de transcription des échanges
Lors de toute réunion, il y a toujours des points qui méritent d’être approfondis pour en saisir toute la portée. La transcription des réunions permet de le faire, mais si votre logiciel de réunion ne dispose pas de cette fonctionnalité, cela représente un défi supplémentaire.
L’impossibilité de partager des fichiers
Il est courant de partager des fichiers en cours de réunion, notamment pour fournir des références ou expliquer certains points plus en détail. Bien que de nombreux logiciels de réunion en ligne proposent cette fonctionnalité, il est possible que celui que vous utilisez ne le permette pas.
Voyons maintenant comment nous pouvons surmonter ces défis.
Comment Otter apporte des solutions
Otter propose des solutions à de nombreux problèmes, qu’ils soient simples ou complexes, que nous rencontrons lors des réunions en ligne. Par exemple, pour répondre aux défis mentionnés précédemment, voici comment cet outil apporte des améliorations :
Efficacité accrue en moins de temps
L’utilisation d’Otter ne posera pas de problème même si votre logiciel limite les réunions en direct à 40 minutes par jour. En effet, Otter met à disposition de nombreux outils de productivité qui donneront l’impression que même 40 minutes suffisent largement. Vous pouvez accomplir davantage en passant moins de temps.
Un engagement renforcé pour tous les participants
Les fonctionnalités d’engagement d’Otter vous permettent de maintenir votre propre engagement ainsi que celui de tous les participants à la réunion. Par exemple, Otter enregistre et prend automatiquement des notes pour tous.
Il vous permet également d’ajouter des notes, des commentaires, des surlignages et d’effectuer d’autres actions dans le panneau dédié aux points essentiels.
Transcription des réunions en temps réel
Inutile d’embaucher un transcripteur externe lorsque vous utilisez Otter, car cette solution transcrit en temps réel tout ce qui est dit pendant la réunion. C’est simple, voyez par vous-même :
Vous ne manquerez plus aucun sujet important car vous pourrez consulter la transcription à tout moment.
Partage de fichiers instantané
Gagnez du temps et partagez des fichiers plutôt que de tenter d’expliquer des sujets complexes. Plus besoin de décrire des références ou de trouver des astuces pour montrer des documents aux participants. Avec Otter, vous pouvez partager des fichiers en un seul clic.
À présent, découvrons plus en détail l’offre et les fonctionnalités d’Otter.
Les fonctionnalités de Otter
Otter est bien plus qu’une solution de transcription IA qui propose des transcriptions textuelles intelligentes et polyvalentes de vos réunions.
Que vous soyez un professionnel participant à de nombreuses réunions ou un étudiant suivant des cours et des présentations, cette solution est idéale pour vous. Elle vous fera gagner un temps et une énergie considérables au quotidien.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités d’Otter :
Intégration du calendrier
Le tableau de bord d’Otter facilite la navigation entre les différentes fonctionnalités. Dès votre inscription et votre connexion, l’intégration de calendrier vous invite à connecter votre compte à Google Agenda.
Actuellement, la solution prend en charge Google Agenda, Microsoft Agenda et le calendrier iOS.
Création de groupes/d’équipes
Otter vous permet d’inviter vos contacts ou de les synchroniser directement depuis Google ou Microsoft pour qu’ils vous rejoignent sur la plateforme. Une fois qu’ils sont inscrits, vous pouvez les contacter via le tableau de bord et former des groupes ou leur envoyer des messages individuels.
Les groupes sont une excellente fonctionnalité de collaboration : ils vous permettent de partager, de modifier et de réviser des notes et des transcriptions. Ils sont également utiles pour se concerter avant une réunion afin de discuter de points spécifiques, si nécessaire.
Transcription en direct
En cliquant sur le bouton d’enregistrement bleu, vous accédez à la page de transcription en direct, où l’outil transforme automatiquement la parole en texte grâce à l’IA, en TEMPS RÉEL. Vous pouvez laisser le bouton d’enregistrement activé et naviguer vers d’autres pages du tableau de bord sans interrompre le processus.
Une fois terminé, vous pouvez revenir à la page et arrêter l’enregistrement. En plus des réunions virtuelles, vous pouvez également enregistrer des réunions en présentiel en laissant l’option d’enregistrement activée pour que l’outil transcrive tout ce qui est dit.
Vous pouvez intégrer Otter avec des applications d’appel vidéo telles que Zoom et Google Meet.
Importation de fichiers
Cette solution vous permet de télécharger des fichiers depuis votre appareil afin de les faire transcrire. Vous pouvez télécharger pratiquement n’importe quel fichier audio ou vidéo et obtenir la transcription en quelques minutes.
Cette fonctionnalité est utile si vous avez déjà une réunion ou une présentation au format audio ou vidéo et que vous souhaitez obtenir une version texte.
Les formules tarifaires d’Otter
Otter propose une formule de base gratuite pour commencer, qui comporte cependant des limitations. Vous pouvez opter pour une formule payante afin de débloquer davantage de fonctionnalités.
Formule de base
Vous pouvez utiliser la formule de base d’Otter gratuitement. Elle est idéale pour commencer et vous faire une idée de l’outil. Voici ce qu’elle propose :
| Transcription en temps réel |
| Importation et transcription de fichiers |
| Recherche et lecture |
| Intégration de calendrier |
Formule Pro
La formule Pro va plus loin que la formule de base et débloque davantage de fonctionnalités pour 8,33$/mois. Vous disposez de toutes les fonctionnalités de la formule de base, auxquelles s’ajoutent celles-ci :
- Importation de fichiers pré-enregistrés
- Ajout et utilisation d’un vocabulaire personnalisé
- Recherche avancée et exportation
- Essai limité d’Otter Assistant pour Zoom, Google Meet et Microsoft Teams
Formule Business
La formule Business convient aux petites équipes et organisations qui souhaitent collaborer et travailler de manière productive. Cette formule comprend toutes les fonctionnalités de la formule Pro, auxquelles s’ajoutent ces fonctionnalités :
- La version complète d’Otter Assistant pour Zoom, Google Meet et Microsoft Teams
- Divers outils et fonctionnalités de collaboration en équipe
- Assistance prioritaire à la demande
- Résumé des points clés (en version BETA pour le moment)
Formule Entreprise
La dernière formule, la formule Entreprise, est plus adaptée aux grandes organisations qui ont besoin d’un meilleur contrôle et d’une sécurité renforcée. Le prix de cette formule n’est disponible que sur demande, afin qu’Otter puisse vous fournir une offre adaptée à vos besoins.
Cette formule inclut toutes les fonctionnalités de la formule Business, ainsi que les fonctionnalités supplémentaires suivantes :
- Authentification unique (SSO)
- Diverses options de paiement
- Déploiement à l’échelle de l’organisation
Vous pouvez obtenir plus d’informations sur chaque formule sur la page des tarifs d’Otter. Il est maintenant temps d’apprendre comment configurer Otter.
Comment configurer Otter ?
Comme mentionné précédemment, la prise en main d’Otter est gratuite et très simple. L’application est disponible pour le Web, en tant qu’extension Chrome, pour iOS et Android. Comme l’inscription à l’outil Web et le téléchargement des applications mobiles sont très simples, nous allons configurer l’extension Google Chrome à titre d’exemple.
Étape 1 : Dans le menu de la page d’accueil, cliquez sur « Télécharger » puis sur « Extension Chrome ».
Étape 2 : Une fois le Chrome Web Store ouvert, cliquez sur « Ajouter à Chrome ».
Étape 3 : Une fenêtre contextuelle s’affiche pour confirmer les autorisations de l’extension. Cliquez sur « Ajouter l’extension » pour continuer.
Étape 4 : Une fois l’extension installée, épinglez-la.
Étape 5 : Cliquez sur l’extension et un bouton indiquant « Ouvrir Google Meet » s’affiche, cliquez dessus.
REMARQUE : La version gratuite permet uniquement de se connecter à Google Meet à l’aide de l’extension Chrome. Si vous souhaitez transcrire des réunions Zoom gratuitement, vous devez télécharger l’audio de la réunion sur Otter puis le faire transcrire. Pour une transcription automatique, vous devrez envisager de passer à une formule payante.
Étape 6 : Lorsque vous ouvrez Google Meet, une fenêtre contextuelle s’affiche vous invitant à vous inscrire ou à vous connecter à Otter. Suivez les instructions si ce n’est pas déjà fait.
Étape 7 : Une nouvelle fenêtre contextuelle s’affiche pour vous permettre de lancer l’enregistrement. Vous pouvez cliquer sur l’icône de profil pour accéder à d’autres paramètres.
Voici les étapes simples pour commencer à transcrire vos réunions sur Google Meet en utilisant Otter gratuitement.
Alternatives à Otter
Si vous estimez qu’Otter n’est pas le bon choix pour vous, vous pouvez envisager l’une de ces alternatives.
Fireflies
Utilisé par des marques comme Uber et Nike, Fireflies est un excellent assistant IA pour vos réunions. Il enregistre et transcrit automatiquement vos réunions et vous permet d’effectuer des recherches dans vos conversations vocales.
Il offre de nombreuses options de collaboration qui aideront votre équipe à tirer le meilleur parti de chaque réunion.
Vous pouvez également intégrer diverses applications, utiliser leur API pour traiter l’audio et les appels, et bien plus encore. Les intégrations comprennent notamment Slack, Zapier, Salesforce et Hubspot.
La mise en route de cette solution est gratuite, mais avant de commencer, vous pouvez assister à un webinaire pour en apprendre davantage sur le potentiel de l’outil.
Verbit
Verbit propose une suite d’outils étroitement liés à la transcription. En plus de la transcription, il offre des sous-titres en direct, des descriptions audio, des traductions et des sous-titres.
Il offre également :
- Une assistance client 24h/24 et 7j/7
- 35 000 transcripteurs humains
- De nombreuses intégrations transparentes
- Une conformité juridique
Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg, vous pouvez donc vous attendre à découvrir davantage de fonctionnalités au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec l’outil.
Tactiq
Comme l’indique l’outil, vous ne manquerez jamais un mot lorsque Tactiq transcrira vos réunions Google Meet et Zoom. Il est disponible en plusieurs langues et est apprécié par de grandes entreprises, dont Shopify, Netflix et Twitter.
C’est un concentré de fonctionnalités, mais en même temps, il reste très convivial. Ainsi, malgré toutes les possibilités qu’il offre, vous pourrez vous déplacer assez rapidement dans l’interface.
Conclusion
Avec l’évolution rapide de la technologie, il est judicieux de chercher à utiliser les dernières innovations. La transcription des réunions en ligne fait partie de ces avancées technologiques majeures.
J’espère qu’Otter vous aidera à rendre vos réunions plus productives, collaboratives et pratiques. Vous pouvez également envisager un excellent logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour gérer vos réunions.