Gérer des interactions quotidiennes et respecter des échéances peut s’avérer une entreprise ardue.
Le pilotage d’une entreprise est une aventure semée d’embûches et de succès. L’absence d’une gestion rigoureuse des tâches rend difficile le suivi des dates limites. C’est une des raisons fondamentales expliquant le faible pourcentage d’entreprises qui prospèrent. Face à un volume de travail et de tâches quotidiennes souvent accablant, il est facile de perdre de vue les délais et les responsabilités.
Prenons l’exemple d’un projet de grande envergure, mené par une équipe conséquente. Du point de vue d’un chef de projet, il est évident qu’une organisation et un effort considérables sont indispensables pour atteindre les objectifs fixés.
La meilleure approche consiste à recourir à des outils de gestion de tâches et de projets pour optimiser l’organisation et la réalisation des missions. Ces instruments numériques permettent un contrôle en ligne complet de la gestion de projet. Grâce à ces outils, nous pouvons analyser les processus de travail des organisations. Ils servent à surveiller le rythme et les heures de travail de l’équipe. Ils aident également à maintenir un rythme spécifique, adapté aux exigences des tâches.
Avant tout, examinons les défis auxquels un chef de projet doit faire face lorsqu’il ne dispose pas d’outils de gestion de projet.
Problématiques en l’absence d’outils de gestion de tâches et de projets
- Attentes floues : Les objectifs du projet manquent de clarté, tant du côté du client que des responsables. Absence d’une méthodologie définie de bout en bout. Des objectifs mal définis peuvent mener à l’échec d’un projet.
- Communication défaillante : Une communication insuffisante entre les membres de l’équipe, le chef de projet ou le client peut entraîner des résultats insatisfaisants, laissant la tâche en suspens.
- Conflits d’équipe : Il est inévitable que des personnes avec des personnalités et des compétences diverses travaillent ensemble. Les conflits réduisent la productivité et entravent la capacité de résolution des problèmes de toute l’équipe.
- Délais non respectés : La livraison tardive des tâches, due à des membres d’équipe ou des managers incompétents, ou à une communication déficiente, nuit à la fidélisation de la clientèle.
- Répartition du travail ambiguë : Une répartition peu claire des rôles crée un environnement de travail malsain, source de stress, d’ambiguïtés et de frustration.
Cependant, ces problèmes peuvent être évités en utilisant des outils de gestion de tâches et de projets. Vous constaterez une amélioration significative de l’efficacité et de la productivité de vos employés. Ces outils peuvent être avantageux de la manière suivante :
- Les utilisateurs travaillent de manière plus efficace, ce qui augmente les chances de succès.
- La gestion et l’organisation du travail sont facilitées par la définition, l’attribution et l’exécution des priorités.
- Les coûts du projet et le budget peuvent être contrôlés, et les réunions à distance peuvent être organisées à tout moment, où que l’on soit.
- Les nouveaux membres peuvent être intégrés efficacement au sein de l’équipe avec un minimum d’effort.
- La planification et l’organisation des tâches sont grandement simplifiées.
- L’automatisation de la plupart des processus réduit l’engagement manuel et mental.
Avantages des outils de gestion de projet
De plus, ces outils sont utiles quelle que soit la taille de l’entreprise. Ils sont indispensables pour toute organisation. Voici quelques-uns des avantages essentiels des outils de gestion de projet :
- Ils améliorent la coordination et la collaboration entre les membres de l’équipe.
- Ils permettent de suivre le calendrier, garantissant le respect des délais.
- Grâce à ces outils, les membres de l’équipe sont informés des activités en cours.
- Le partage de documents est rapide et simple, tout en maintenant la transparence.
- Une meilleure communication entre les membres de l’équipe améliore la productivité et la gestion du temps.
Les outils de gestion de projet priorisent les tâches et permettent de gérer l’ensemble depuis une seule plateforme. La plupart des opérations étant automatisées, cela permet de gagner du temps et de l’énergie. Un investissement dans le bon outil peut générer un retour sur investissement important.
Dans certains cas, les rendements peuvent atteindre 150 % voire plus. Ces outils sont également économiques et rentables, garantissant que les limites budgétaires d’un projet sont respectées. De plus, ils augmentent la productivité en favorisant des flux de travail efficaces et en permettant d’atteindre les objectifs dans les délais impartis.
De nombreux outils sont disponibles, notamment pour les entreprises qui souhaitent les découvrir. Pour éviter toute confusion, voici une sélection des meilleurs, avec un accès gratuit à vie et des fonctionnalités limitées.
nTâche
nTask est un logiciel de gestion de projet qui permet aux équipes de collaborer, d’analyser, de planifier et de gérer efficacement les tâches quotidiennes. Il aide les utilisateurs à aligner la planification, l’attribution des ressources, la gestion et les délais en créant des listes de tâches. Ainsi, vous n’avez plus à craindre de manquer une tâche importante.
La gestion du travail et la concentration sur les tâches sont facilitées par l’établissement de priorités, assurant que chacun reste informé au même rythme. Vous pouvez également suivre votre progression en ajoutant simplement des tâches et en planifiant des échéances à l’aide de diagrammes de Gantt.
nTask permet également de suivre le temps consacré par chaque membre de l’équipe à chaque tâche. En cas de problème avec l’outil, nTask vous aidera à le gérer facilement.
L’atout majeur de cet outil réside dans son évolution constante. De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées pour vous aider, vous et votre entreprise, à prospérer.
ClickUp
ClickUp est un outil de tableau Kanban exceptionnel qui révolutionne votre façon de travailler. Il centralise tous les outils en un seul endroit. La flexibilité du logiciel repose sur son système de classement unique.
Une vue d’ensemble facilite l’identification de ce que vous recherchez. Il permet également de gagner du temps grâce à l’automatisation et la personnalisation avancées des tâches. Il vous permet de collaborer et de partager facilement des documents avec les membres de votre équipe.
Grâce à la liste de contrôle récurrente, vous ne manquerez plus jamais une tâche. De plus, vous pouvez rapidement examiner les études programmées avant de les lancer. L’équipe technophile de ClickUp est reconnue pour la sécurité et la confidentialité des utilisateurs. L’outil propose une formation gratuite et une assistance 24h/24 à tous ses utilisateurs. Son interface intuitive le rend facile à prendre en main, même pour les débutants.
ClickUp a enregistré le taux de disponibilité le plus élevé au cours des 12 derniers mois. Il est gratuit pour un usage personnel, avec un nombre illimité de membres et de tâches.
Trello
Trello est une application Kanban très populaire, utilisée pour la gestion de projets et de tâches. Elle peut également servir à créer des listes de tâches.
Trello offre d’excellentes fonctionnalités pour aider les membres de l’équipe à respecter les délais. Vos tâches peuvent être gérées, suivies et exécutées avec l’aide des membres de l’équipe via des cartes. Vous pouvez également intégrer des applications que chacun préfère utiliser.
L’outil est pratique pour la planification d’événements et la gestion du travail sur le terrain. La vue cartographique de Trello permet à votre équipe de ne rien perdre de vue en affichant des données basées sur la localisation.
Le plan est gratuit pour les nouvelles entreprises et les équipes qui cherchent à organiser leurs flux de travail. Il offre un service gratuit à tous ceux qui souhaitent gérer leur entreprise.
Meistertask
Meistertask repose sur trois éléments clés : projets, tâches et un tableau de bord. Le plan est gratuit pour une personne seule qui débute.
Son fonctionnement est facile à appréhender grâce à ses tutoriels et guides. La sauvegarde des données des utilisateurs est effectuée régulièrement et les transferts de données de tous les comptes sont cryptés. Vous pouvez utiliser l’outil selon vos besoins grâce au tableau Kanban.
Vous pouvez limiter le nombre de tâches à effectuer par jour. Utilisez plusieurs listes de contrôle pour gérer simultanément plusieurs tâches. De plus, l’ajout de fichiers se fait très simplement. Les images et les fichiers de moins de 200 Mo peuvent être directement joints aux tâches.
C’est une application idéale pour les débutants et les entrepreneurs, permettant de gagner du temps et des ressources. Elle propose des services gratuits aux utilisateurs individuels pour la gestion basique des tâches.
Notion
Notion, selon le dictionnaire, le mot notion signifie idée. Il s’agit d’une plateforme unique pour gérer une entreprise entière.
L’équipe technique propose des solutions personnalisées, adaptées à vos besoins professionnels ou personnels. L’outil s’adresse à différents types d’équipes : ingénierie, conception, ou encore équipes orientées produit.
Vous pouvez faire bien plus que simplement prendre des notes. Organisez vos tâches efficacement grâce à une interface claire et intuitive. Il améliore les capacités de travail en équipe pour les petites, moyennes et grandes entreprises.
Il permet aux membres de l’équipe d’échanger sur les tâches à tout moment. L’outil continue d’évoluer et propose régulièrement des mises à jour conviviales. Il est gratuit pour les étudiants et pour un usage personnel.
Lundi
Monday est un logiciel adopté par des millions de clients dans le monde. Il repose sur une structure cloud. Un investissement dans cet outil peut générer un retour sur investissement allant jusqu’à 250 % grâce à ses fonctionnalités uniques.
Vous pouvez suivre la progression des équipes en cliquant sur le bouton d’état. En confiant les tâches répétitives aux robots, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et accroître votre productivité. La connexion à d’autres outils nécessaires se fait en quelques clics. Cela vous permet de prendre des décisions basées sur les données avec rapidité et précision.
L’outil utilise une approche de gestion de pipeline permettant au chef de projet de suivre l’état de toutes les tâches depuis une seule interface. Il élimine les tâches répétitives et, en cas de problème, une assistance par chat fiable est disponible 24h/24.
Todoist
Todoist est l’un des outils les plus perfectionnés de ces derniers temps. L’ajout constant de nouvelles fonctionnalités assure sa pertinence.
Grâce à la fonction de planification intelligente, vous pouvez préparer ou reporter les tâches selon vos besoins. Vous pouvez créer une vue personnalisée de vos tâches, illustrée avec des cartes de style Kanban. Le calendrier vous aidera à respecter vos délais et à suivre votre progression quotidienne.
Notez les nouveaux éléments et les procédures de votre projet à tout moment, où que vous soyez, en intégrant Todoist aux applications que vous utilisez pour d’autres tâches, comme Alexa ou IFTTT.
Il est disponible sur tous les appareils et le plan est gratuit pour les débutants pour les cinq premiers projets. Cela permet aux novices de comprendre l’importance de l’organisation et de la gestion des tâches.
Any.do
Avec Any.do, la visualisation et la planification des tâches sont simplifiées. Il s’agit d’un outil de gestion des tâches en ligne, disponible sur Android et macOS.
Les utilisateurs peuvent également utiliser cet outil pour gérer leurs objectifs personnels et d’équipe. En raison de sa conception UI/UX simple, il est un choix privilégié pour les débutants et les startups. La décomposition des projets et des tâches en sous-tâches et en flux de travail peut être répartie au sein du groupe en fonction des compétences de chacun.
Any.do propose une intégration avec d’autres calendriers comme Google pour respecter les délais. Vous pouvez saisir des tâches vocalement grâce à la fonction de saisie vocale.
Vous pouvez même mettre en signet les points clés de vos réunions pour les revoir plus tard. Une fois que vous êtes familiarisé avec l’outil, l’achat du plan premium est une bonne idée.
OpenProject
OpenProject est un logiciel de gestion de projet open source, rapide et sécurisé, pour gérer divers projets et réunions d’équipe. Il accompagne le projet tout au long de son cycle de vie.
Les responsabilités sont réparties entre les membres de l’équipe pour mener à bien le travail. Vous pouvez vous abonner à des activités en fonction de vos besoins et recevoir des mises à jour régulières à ce sujet.
Vous pouvez agir en tant qu’observateur et examiner quotidiennement le travail effectué. L’utilisation d’options de filtrage est très utile pour limiter la recherche de l’élément requis. Vous pouvez partager votre planification de travail avec les parties prenantes clés via OpenProject.
Il dispose d’une API robuste, facilitant l’intégration avec d’autres outils. Il est compatible avec tous les appareils, quelle que soit la taille de l’écran.
Vous pouvez soit utiliser leur offre cloud, soit essayer l’hébergement Kamatera pour utiliser OpenProject en un seul clic.
Asana
Asana est un outil de gestion de tâches et de projets qui offre un moyen simple de gérer et de planifier les tâches en configurant des diagrammes de Gantt. Son modèle de données graphique maintient la productivité de l’équipe à un niveau élevé dans toute l’entreprise.
La résolution des problèmes rencontrés lors de l’exécution d’une tâche est rapide grâce à l’équipe d’assistance par chat disponible 24h/24. Il vous permet d’adapter votre vision au monde réel en vous adaptant à vos besoins et exigences. Vous pouvez contrôler entièrement les réunions d’équipe et vous assurer que chacun reçoit les bonnes informations concernant les tâches.
Comme il est disponible sur tous les appareils, vous pouvez également l’utiliser sur Android et iOS pour l’intégrer à d’autres applications en fonction de votre flux de travail. Sa longue liste de fonctionnalités permet aux utilisateurs d’exploiter pleinement cette plateforme. Son plan de base est gratuit pour les particuliers et les équipes qui débutent.
Conclusion
La forte dépendance aux smartphones, aux ordinateurs portables et à d’autres technologies a permis d’accélérer le travail. Elle contribue à améliorer l’efficacité de la gestion des tâches et des projets. Cependant, le choix d’un outil inapproprié peut nuire à votre entreprise. Il est essentiel de choisir le bon outil. Cela réduit les efforts manuels et aide à économiser du temps, de l’énergie et des ressources essentielles.
Ces outils de gestion de projet sont une porte d’entrée pour les débutants et une solution pour les professionnels expérimentés souhaitant échapper aux tâches fastidieuses.