L’utilisation de ce que l’on nomme le « Shadow IT » s’étend de plus en plus dans les entreprises à l’échelle mondiale, en raison de l’apparition constante de nouvelles technologies et d’outils toujours plus performants et accessibles.
Imaginez la situation suivante : alors que vous suivez scrupuleusement les procédures établies, une sphère technologique parallèle se développe discrètement au sein même de votre entreprise. C’est ce que l’on appelle le « Shadow IT ».
Cette pratique se caractérise par l’emploi, par les collaborateurs, d’outils non approuvés pour accomplir leurs missions. Bien qu’elle puisse améliorer la productivité et l’efficacité, elle génère également des vulnérabilités et des risques, comme des violations de données, des problèmes de conformité et des complications opérationnelles.
Il est donc crucial d’atteindre un équilibre entre l’adoption de nouvelles idées et la garantie de la sécurité lors de leur mise en œuvre.
Dans cet article, nous allons analyser en détail le concept de Shadow IT, ses causes, les dangers potentiels qu’il représente, ainsi que les moyens de le détecter et de l’atténuer, afin de garantir la sécurité de votre environnement numérique.
Commençons sans plus attendre !
Qu’est-ce que le Shadow IT ?
Le Shadow IT désigne l’utilisation de technologies, d’outils et de logiciels par les services et les employés d’une entreprise, sans que le service informatique en soit informé ou qu’il ait donné son accord formel.
Autrement dit, cela revient à utiliser des applications ou des programmes que votre entreprise n’a pas approuvés pour réaliser des tâches professionnelles. Le Shadow IT peut émerger suite à des besoins non satisfaits des employés ou de certains services qui ne sont pas pleinement satisfaits par les systèmes informatiques existants. Ces derniers peuvent juger certains outils plus pratiques ou mieux adaptés à leurs tâches.
Par exemple, si vous utilisez une application de partage de fichiers pour collaborer sur un projet, car vous la trouvez plus conviviale, alors que votre entreprise a déjà une plateforme approuvée pour cela, vous êtes en plein Shadow IT.
Bien que cela puisse paraître anodin, voire bénéfique pour la productivité, l’utilisation de tels outils peut engendrer des conséquences importantes. N’ayant pas été examinés par votre équipe informatique, ils peuvent présenter des vulnérabilités ou des faiblesses en matière de sécurité, ce qui pourrait conduire à une exposition de données, des violations potentielles ou d’autres cyberattaques.
Il est donc impératif de bien comprendre ce qu’est le Shadow IT, d’identifier si cette pratique existe au sein de votre organisation et de la maîtriser le plus tôt possible pour maintenir un environnement numérique sûr.
Pourquoi le Shadow IT ?
Plusieurs facteurs peuvent inciter certains employés et services à recourir au Shadow IT, des raisons qui peuvent sembler valables au premier abord, mais qui peuvent avoir des conséquences majeures sur l’infrastructure informatique et la sécurité des données de votre organisation.
Voici quelques-unes des causes du Shadow IT :
Processus complexes
Les procédures officielles pour obtenir de nouveaux outils dans une entreprise peuvent parfois être longues et compliquées, ce qui peut être frustrant pour les employés qui souhaitent être efficaces.
Par conséquent, ils peuvent se tourner vers le Shadow IT et utiliser un outil différent qui répond à leurs besoins, mais sans approbation formelle. Ils privilégient ce raccourci pour résoudre des problèmes et augmenter leur productivité, même si cela implique des risques potentiels pour la sécurité.
Besoins spécifiques
Les différents services d’une entreprise ont des besoins qui ne sont pas toujours couverts par les solutions logicielles approuvées. C’est comme vouloir enfiler un vêtement qui n’est pas à votre taille.
Lorsque les employés se retrouvent dans cette situation, cela peut engendrer de la frustration et une baisse de productivité. Ils peuvent alors se mettre à la recherche d’outils plus adaptés à leurs besoins, et finir par utiliser des logiciels que leur entreprise ne reconnaît ni n’approuve officiellement.
Simplicité d’utilisation
Si un outil s’avère simple à utiliser, comme une application mobile, les employés pourraient être tentés de l’utiliser immédiatement, même si celui-ci n’est pas approuvé officiellement.
En effet, il est rapide et pratique pour réaliser la tâche, un peu comme prendre un raccourci par une petite rue plutôt que la grande avenue.
Écarts de productivité
Parfois, les employés ont l’impression qu’ils pourraient travailler mieux ou plus rapidement, mais les outils approuvés par l’entreprise ne leur semblent pas suffisants. C’est à ce moment que le Shadow IT peut intervenir.
Ils peuvent commencer à utiliser d’autres outils qu’ils trouvent par eux-mêmes, en pensant que cela les aidera à être plus performants. Le problème est que ces outils peuvent être peu sûrs ou non sécurisés.
Manque d’information sur les politiques
Les règles et les directives de l’entreprise peuvent facilement être oubliées, même par les employés les plus consciencieux. De plus, certains employés peuvent ne pas connaître certaines politiques informatiques et chercher eux-mêmes des solutions. C’est un peu comme essayer de réparer quelque chose à la maison sans avoir lu le mode d’emploi.
Préférence pour les outils connus
Imaginez que vous utilisiez vos outils préférés au travail, ceux que vous connaissez bien. Certains employés peuvent intégrer dans leur travail des systèmes ou des outils qu’ils utilisaient dans leurs précédents emplois ou dans leur vie personnelle, sans se rendre compte qu’ils peuvent ne pas être sûrs. C’est particulièrement le cas dans les entreprises qui adoptent la politique « Apportez Votre Équipement Personnel » (BYOD).
Pression pour respecter les délais
Lorsque les délais sont serrés, les employés peuvent ressentir le besoin d’accomplir leurs tâches le plus vite possible. Cette pression peut les pousser à trouver et à utiliser des outils qui, selon eux, les aideront à atteindre leurs objectifs plus rapidement, même si ces outils ne sont pas autorisés officiellement.
Manque de formation
Si une entreprise introduit de nouveaux outils sans expliquer clairement comment les utiliser, c’est comme offrir un nouvel appareil sans notice. Les employés risquent alors d’utiliser des outils qu’ils connaissent déjà, même si ceux-ci ne sont pas approuvés.
Risques et conséquences du Shadow IT
L’utilisation du Shadow IT peut paraître pratique au premier abord, mais elle comporte des dangers et des conséquences qui peuvent avoir un impact significatif sur votre organisation.
Violations de données
Lorsque les employés utilisent des outils non approuvés, le risque de violation de données augmente. Ces outils peuvent ne pas disposer des mesures de sécurité nécessaires pour protéger les informations sensibles.
Manque de contrôle
Le Shadow IT opère souvent discrètement, à l’insu du service informatique. Ce manque de visibilité signifie que les organisations ont un contrôle et une surveillance limités sur les logiciels utilisés.
Cela peut malheureusement entraîner des problèmes tels que des incohérences dans la gestion des données, des problèmes de conformité et même des conflits avec la stratégie informatique globale de l’entreprise.
Problèmes de compatibilité
Les différents outils utilisés via le Shadow IT peuvent ne pas être compatibles entre eux ou avec les systèmes existants de l’entreprise, ce qui peut entraîner des difficultés d’intégration et nuire à la collaboration et à la productivité. C’est comme utiliser des pièces de puzzle qui ne sont pas du même jeu : elles ne s’emboîtent pas.
Non-conformité réglementaire
De nombreux secteurs ont des règles strictes concernant la confidentialité et la sécurité des données. Lorsque les employés utilisent des outils sans en informer le service informatique, ils peuvent enfreindre involontairement ces réglementations, ce qui peut entraîner des amendes importantes et une atteinte à la réputation de l’entreprise.
Augmentation des coûts
L’attrait des applications gratuites ou peu coûteuses peut être tentant, mais les coûts cachés peuvent vite s’accumuler. Le service informatique peut être contraint de consacrer des ressources pour résoudre des problèmes de compatibilité, fournir une assistance et sécuriser des outils dont ils ignoraient l’existence. C’est comme acheter un produit bon marché qui finit par coûter plus cher en raison des réparations et de l’entretien.
Perte de productivité
Ironiquement, des outils destinés à améliorer la productivité peuvent finir par avoir l’effet inverse. Lorsque les outils ne sont pas officiellement pris en charge, les employés passent du temps à résoudre des problèmes au lieu de se concentrer sur leurs tâches principales. C’est comme emprunter un itinéraire bis qui prend plus de temps que la route principale.
Atteinte à la réputation
Imaginez qu’une violation de données se produise à cause du Shadow IT et que la nouvelle se répande. La réputation de l’entreprise peut être gravement touchée. Les clients, les partenaires et les autres parties prenantes pourraient perdre confiance, ce qui pourrait avoir des conséquences sur les relations commerciales et les opportunités futures.
Problèmes de dépannage et de support
Lorsque les employés utilisent divers outils à l’insu du service informatique, cela peut rendre plus difficile le dépannage et la fourniture d’un support de qualité. Si des problèmes surviennent, le service informatique peut ne pas avoir l’expertise ou les ressources nécessaires pour apporter une assistance efficace à ces outils non autorisés, ce qui peut entraîner des interruptions prolongées, des employés frustrés et des retards dans les projets.
Perte de contrôle centralisé des données
Dans une configuration informatique standard, la gouvernance et la gestion des données sont centralisées, ce qui garantit la cohérence, la sécurité et l’exactitude. Avec le Shadow IT, les données peuvent être dispersées entre différents outils, plateformes et appareils. Cette perte de contrôle centralisé peut entraîner de la confusion, des erreurs et même des problèmes juridiques si des enregistrements précis ne sont pas conservés.
Comment détecter le Shadow IT ?
Identifier le Shadow IT au sein de votre organisation est essentiel pour garantir la sécurité des données et le contrôle opérationnel. Voici quelques méthodes efficaces pour repérer les cas de Shadow IT :
#1. Audits réguliers
Pour vous assurer que le paysage technologique de l’entreprise est conforme aux outils approuvés, vous devez réaliser des audits réguliers.
En comparant la liste des logiciels effectivement utilisés avec ceux qui sont officiellement approuvés, vous pouvez identifier les différences et les applications non autorisées. Ces audits sont une mesure proactive pour maintenir le contrôle sur l’environnement technologique et empêcher l’adoption d’outils non autorisés qui pourraient compromettre la sécurité et la conformité.
#2. Enquêtes auprès des utilisateurs
Les enquêtes auprès des utilisateurs sont un moyen direct de savoir quels outils technologiques les employés utilisent au quotidien. Ces enquêtes sont une source précieuse d’informations pour identifier les cas de Shadow IT, où des employés utilisent des logiciels non reconnus par le service informatique.
#3. Surveillance du réseau
La surveillance du réseau consiste à observer attentivement le flux de données au sein de l’infrastructure réseau de l’entreprise. Les équipes informatiques peuvent identifier des logiciels ou des outils non autorisés en examinant de près tout modèle inhabituel ou inattendu dans le trafic réseau.
#4. Surveillance des points d’accès
La surveillance des points d’accès consiste à installer un logiciel de surveillance spécialisé sur les appareils des employés. Ce logiciel peut suivre et enregistrer tous les outils et services installés sur ces appareils.
En comparant les logiciels enregistrés à la liste approuvée par l’entreprise, vous pouvez détecter les différences.
#5. Analyse des journaux d’accès
L’analyse des journaux d’accès consiste à examiner attentivement les enregistrements, en notant les outils non autorisés, les personnes qui les utilisent et le moment de chaque accès.
#6. Surveillance des services cloud
Aujourd’hui, la technologie du cloud permet d’accéder facilement à de nombreux outils que les employés peuvent préférer en raison de leur simplicité et de leur côté pratique. C’est pourquoi la surveillance des services cloud est essentielle. Elle consiste à effectuer des activités de surveillance, comme le suivi et la détection des services et outils utilisés sur le cloud.
#7. Collaboration entre les services informatiques et RH
La collaboration entre le service informatique et les ressources humaines (RH) est essentielle, notamment lors de l’intégration de nouveaux employés.
En travaillant ensemble pour gérer l’adoption des technologies, les deux services peuvent s’assurer que les nouvelles recrues sont équipées des applications, des appareils, des services et des règles approuvés par l’entreprise.
#8. Détection des anomalies de comportement
Les anomalies de comportement sont des écarts par rapport aux modèles typiques d’utilisation de la technologie. En utilisant des outils basés sur l’IA, les entreprises peuvent analyser ces anomalies pour identifier tout comportement inhabituel pouvant indiquer la présence de Shadow IT.
Comment atténuer les risques liés au Shadow IT ?
Pour atténuer les risques liés au Shadow IT, il faut agir de manière proactive afin de reprendre le contrôle sur le paysage technologique de votre organisation.
Voici quelques stratégies efficaces à prendre en compte :
Des politiques informatiques claires
La mise en place de politiques informatiques claires et complètes est la base de la gestion des risques liés au Shadow IT. Ces politiques doivent préciser quels sont les logiciels et applications autorisés au sein de l’organisation.
Assurez-vous que ces politiques sont facilement accessibles à tous les employés, par exemple via l’intranet de l’entreprise ou des bases de données partagées.
En rendant ces directives facilement accessibles, vous permettez à vos employés de savoir quels outils sont autorisés et ce qui relève du Shadow IT.
Ateliers sur le Shadow IT
Les ateliers sur le Shadow IT sont des séances d’information visant à sensibiliser les employés aux risques potentiels liés à l’utilisation d’outils non autorisés et aux conséquences de cette pratique.
Ces ateliers fournissent des informations précieuses sur la sécurité, la conformité et les conséquences opérationnelles du Shadow IT, ce qui permet aux employés de prendre des décisions éclairées et d’éviter les incidents.
Sensibilisation et formation
Pour mieux faire comprendre les dangers du Shadow IT, il est essentiel d’organiser régulièrement des sessions de formation pour les employés.
En les informant des vulnérabilités de sécurité, des violations de données et des infractions réglementaires qui peuvent découler de l’utilisation d’outils non autorisés, ils peuvent mieux comprendre les conséquences réelles. Il est important de fournir des exemples concrets pour illustrer ces conséquences.
De plus, il est essentiel d’encourager l’adoption d’outils approuvés et de souligner leur rôle dans le maintien de l’intégrité des données, de la sécurité et de la santé globale de l’écosystème technologique de l’entreprise.
Une approche collaborative
Il est essentiel d’adopter une approche collaborative, où l’équipe informatique travaille en étroite collaboration avec les différents services. Il faut impliquer activement les employés dans les discussions sur les technologies, afin de bien comprendre leurs besoins et d’intégrer leurs commentaires dans les décisions.
Cette démarche encourage l’appropriation du paysage technologique par les employés, et permet de garantir que les outils approuvés répondent à leurs exigences. Elle réduit non seulement la tentation de recourir au Shadow IT, mais elle favorise également une culture de la responsabilité dans l’utilisation de la technologie.
Référentiel de logiciels approuvés
Mettez en place un référentiel centralisé contenant des outils logiciels et des applications approuvées qui répondent aux différents besoins de l’entreprise. Ce référentiel doit être facilement accessible aux employés et servir de source d’information fiable lorsqu’ils ont besoin d’outils spécifiques pour leurs tâches.
En proposant une sélection d’outils pré-approuvés, les employés sont moins susceptibles de rechercher des alternatives non autorisées.
Un support informatique réactif
Assurez-vous que le support informatique est facilement accessible et qu’il répond rapidement aux problèmes techniques des employés. Lorsqu’un employé rencontre des difficultés ou a besoin d’aide avec les outils autorisés, il est essentiel que le service informatique apporte une solution rapide et efficace.
Un support réactif réduit le risque que les employés, frustrés, recherchent des solutions alternatives non approuvées. En répondant rapidement à leurs besoins, vous créez un environnement où les employés se sentent soutenus et moins enclins à pratiquer le Shadow IT.
Adoptez des solutions cloud
En adoptant et en faisant la promotion de solutions cloud approuvées, performantes et adaptées à leurs besoins, vous pouvez mieux contrôler votre écosystème technologique tout en tenant compte des préférences des utilisateurs.
Lorsque les employés trouvent les services cloud officiels conviviaux et adaptés à leurs tâches, ils sont moins susceptibles d’explorer des applications cloud non autorisées.
Système de feedback
Encouragez une communication ouverte entre les employés et le service informatique en mettant en place un système de feedback. Donnez aux employés la possibilité de suggérer de nouveaux outils ou de nouvelles technologies qui pourraient améliorer leurs méthodes de travail. Cela permet de recueillir des informations précieuses sur ce dont les employés ont besoin et sur leurs préférences.
Cette approche interactive encourage l’innovation tout en réduisant la tentation d’utiliser des logiciels non autorisés (Shadow IT).
Conclusion
Pour protéger les données, les opérations et la réputation de votre entreprise, il est essentiel de comprendre et de gérer les risques associés au Shadow IT.
Pour cela, détectez régulièrement les cas de Shadow IT en réalisant des audits réguliers, des enquêtes, en utilisant des outils de surveillance et en analysant les journaux. Mettez également en œuvre des stratégies d’atténuation, comme l’établissement de politiques informatiques claires, la formation des employés et la tenue à jour d’un référentiel de logiciels approuvés.
En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez non seulement prévenir les risques liés à la sécurité et à la conformité, mais également favoriser une culture axée sur la technologie et encourager l’innovation dans le cadre des outils autorisés. Cela contribue, à long terme, à créer un environnement informatique plus solide et plus sûr pour l’entreprise.
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