L’une des tâches difficiles de tout propriétaire ou gestionnaire de projet d’entreprise consiste à créer un WBS exploitable pour la gestion de projet. C’est l’un des principaux outils de gestion de tout projet commercial. Par conséquent, les outils WBS sont vraiment utiles pour les chefs de projet.
Si vous trouvez difficile de créer un modèle WBS pour le projet à venir, vous êtes au bon endroit ! Nous allons expliquer le WBS en gestion de projet dans un langage simple. Nous vous présenterons également des outils très tendance et populaires que les meilleurs chefs de projet utilisent pour créer des feuilles WBS au travail.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une structure de répartition du travail (WBS) ?
Une structure de répartition du travail (WBS) est un tableau qui identifie et répertorie les composants et les livrables du projet. Un WBS en gestion de projet est un outil qui donne aux chefs de projet une vision claire du contenu/produit/service que le projet doit fournir au client.
Essentiellement, vous devez créer le modèle WBS sous la forme d’une hiérarchie de composants que le projet doit produire. Cette structure aide également les chefs de projet à organiser les tâches et les devoirs d’une équipe de projet en petits blocs d’objectifs.
La plupart des outils WBS pour les projets d’entreprise ont plus de 3 niveaux de profondeur. Cependant, vous pouvez également trouver jusqu’à 2 à 4 niveaux de hiérarchie profonde de livrables et de composants dans la feuille WBS d’un petit projet.
Quels sont les types de WBS ?
#1. WBS basé sur les livrables
Comme son nom l’indique, cette feuille WBS se concentrera principalement sur les livrables du projet. Il peut s’agir d’un produit physique, d’un contenu numérique ou d’un service en ligne (site Web/application mobile). Il relie facilement la portée du projet à chaque livrable. Les chefs de projet utilisent souvent ce modèle WBS pour créer des budgets de projet, des estimations de ressources, etc.
Un véritable exemple serait une feuille WBS pour la construction automobile. Intérieur, carrosserie et électronique forment les premiers éléments de la hiérarchie. Ensuite, vous pouvez lier les composants appropriés que vous devez fabriquer pour chacune de ces têtes.
#2. WBS basé sur les processus
Ce type d’outil WBS définira votre projet en termes de phases de travail, de fonctions et d’étapes. Vous pouvez facilement attribuer différentes étapes à différentes compétences et disciplines. Cela aide à identifier le type d’outils dont vous avez besoin, les compétences requises, etc.
Un exemple de ce type sera un brouillon WBS pour un projet de développement d’applications mobiles. Ici, les phases du développement de l’application telles que la configuration, les tests système, l’examen des systèmes critiques et les systèmes utilisateur forment la hiérarchie de premier niveau. Vous pouvez maintenant lier d’autres phases aux en-têtes appropriés.
Qu’est-ce qui fait de WBS une solution incontournable pour les chefs de projet ?
#1. Il donne une clarté de haut niveau des ressources responsables des tâches du projet. Ainsi, les chefs de projet peuvent contacter instantanément le bon membre de l’équipe s’ils ont besoin de statuts de tâche.
#2. Vous ne manquerez jamais aucune étape ou aucun livrable du projet lorsque vous déployez un modèle WBS efficace.
#3. Étant donné que la feuille WBS met en évidence visuellement tous les livrables et phases, les chefs de projet peuvent garantir l’achèvement dans les délais de chaque partie des tâches/livrables.
#4. L’outil WBS vous aide également à corriger les bogues et les erreurs de votre projet qui ne sont pas facilement identifiables au début du projet.
Consultez cette liste ultime des meilleurs outils qui vous aident à créer une feuille de structure de répartition du travail efficace :
Lundi
En plus d’être un logiciel de gestion de projet de premier ordre, lundi.com vous fournit également un modèle WBS. Avec son aide, les chefs de projet peuvent planifier et contrôler leurs projets de manière transparente. Ce modèle est non seulement gratuit, mais prêt à l’emploi. Vous obtenez donc un exemple d’horaire de répartition du travail pour commencer dès maintenant.
Les utilisateurs peuvent télécharger ce modèle intuitif pour développer un plan personnalisé en ajoutant des éléments d’action et en réorganisant les tâches en fonction de la matrice de priorisation du projet. Avec ce modèle, l’exécution du plan devient un processus sans effort.
Tout ce que vous avez à faire est d’attribuer chaque élément d’action aux membres de l’équipe. Il vous permet de suivre les progrès à chaque étape grâce à diverses mesures. Le modèle est également livré avec des fonctionnalités telles que l’ajout d’un nouvel élément en un clic, la recherche ou le filtrage du tableau, le partage, etc.
Lucidchart
Lucidchart est un logiciel de création de diagrammes intelligent qui vous aide à stimuler l’innovation grâce à la création de diagrammes et à la collaboration. Grâce à son créateur WBS, les utilisateurs peuvent créer une structure de répartition du travail pour leurs projets en quelques minutes. L’outil est livré avec une interface intuitive et des fonctionnalités robustes pour personnaliser un WBS en fonction des besoins de votre projet.
Les utilisateurs peuvent commencer à créer la structure en faisant glisser des formes sur le canevas et en insérant des tâches dans des formes individuelles. Il vous permet également de définir la propriété des tâches et de différencier les tâches des sous-tâches grâce à ses fonctionnalités de formatage étendues.
Lucidchart offre une collaboration en temps réel, un chat dans l’éditeur et des commentaires de mention pour des mises à jour et un partage immédiats. Cet outil basé sur le cloud est accessible de n’importe où et de n’importe quel appareil. Il a également une mise en forme conditionnelle qui vous aide à coder par couleur les tâches et à organiser les rôles et autres éléments de la structure.
Créativement
Avec l’outil WBS de Créativement, vous pouvez mieux gérer les livrables du projet. Grâce à son logiciel de structure de répartition du travail, les chefs de projet peuvent visualiser la portée des projets. Sur cette plate-forme visuelle facile à utiliser, les utilisateurs peuvent décomposer un projet en étapes plus gérables pour une gestion facile du travail.
Creately vous permet d’ajouter des documents détaillés, des liens et des pièces jointes à chaque livrable WBS. Il prend également en charge l’importation de données à partir d’outils de gestion de projet afin que les utilisateurs puissent identifier les lacunes et les chevauchements dans les exigences du projet.
La plate-forme WBS contient divers outils intégrés pour créer des tableaux de bord, des présentations et des rapports pour les parties prenantes. De plus, il prend en charge plusieurs intégrations d’applications pour l’exportation et l’importation de données de projet.
Cet outil a été conçu pour une véritable collaboration d’équipe. Désormais, les équipes interfonctionnelles peuvent rester alignées grâce à la communication et à la collaboration en temps réel. Il contient des fonctionnalités telles que la collaboration multi-utilisateurs, les commentaires de mention, le suivi de l’état au niveau de l’espace de travail, plusieurs niveaux d’accès et rôles et des notifications intelligentes pour connecter tout le monde à tous les niveaux.
EdrawMax
Êtes-vous à la recherche d’un logiciel de structure de répartition du travail où vous pouvez obtenir des modèles gratuits et faciles à personnaliser ? Optez pour EdrawMax pour visualiser l’ensemble de la portée de votre projet en créant un WBS interactif. En créant la structure sur cet outil, vous pouvez organiser les objectifs de manière simple et prévisible.
Ici, vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles de structure de répartition du travail qui peuvent être utilisés directement. Il dispose également d’une riche bibliothèque de symboles à partir de laquelle vous pouvez ajouter des symboles utiles en les faisant glisser et en les déposant sur le canevas. Pour ceux qui veulent élaborer le contenu du diagramme, EdrawMax permet d’importer et d’exporter des données supplémentaires pour la personnalisation.
Les utilisateurs peuvent télécharger la structure à partir de cet outil WBS dans différents formats, notamment PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG et PNG. Ensuite, ils peuvent également partager et télécharger ces fichiers sur différentes plateformes. Il prend également en charge l’intégration du diagramme dans les e-mails, les réseaux sociaux et les sites Web.
PlanHammer
PlanHammer est une plate-forme pour créer facilement des graphiques WBS en ligne. C’est un logiciel puissant avec de puissantes capacités de gestion de projet. Le logiciel permet aux utilisateurs de décomposer leurs projets tout en attribuant des tâches à leurs coéquipiers et en collaborant avec eux en même temps.
Comme cet outil WBS vous permet de créer une structure flexible, vous pouvez développer et réduire les arborescences de tâches comme vous le souhaitez pour afficher uniquement la branche sur laquelle vous travaillez actuellement. En cliquant sur le bouton d’information, les utilisateurs peuvent également obtenir les détails de n’importe quelle tâche.
PlanHammer facilite l’ajout et la suppression de tâches et de sous-tâches dans le WBS. De plus, pour chaque tâche parente, vous bénéficiez d’une totale liberté pour afficher les sous-tâches dans un style développé ou en liste.
Ce créateur de graphiques WBS interactif facilite le partage d’écran et la télédiffusion basée sur Chromecast pour une présentation étonnante. Vous pouvez également l’imprimer à partir du fichier PDF et partager la copie papier avec les parties prenantes.
Praxie
Utilisant Praxie, vous pouvez exceller dans la gestion de projet WBS de deux manières. Vous pouvez soit utiliser son application interactive pour créer un WBS à partir de zéro. Ou, vous pouvez utiliser son modèle WBS pour le personnaliser en fonction de vos besoins.
Pour utiliser le modèle, les utilisateurs doivent l’examiner et considérer les tâches incluses dans votre projet d’un point de vue étape par étape. Ensuite, ils doivent répertorier toutes les sous-tâches et terminer le tableau à l’aide des données nécessaires. Au fur et à mesure que le travail progresse, les membres de l’équipe doivent le mettre à jour afin que le chef de projet puisse en avoir une idée claire.
Toute équipe ou entreprise peut démarrer avec les outils de collaboration de Praxie en définissant des tâches et en créant des éléments d’action. Son logiciel basé sur le cloud comprend également des fonctionnalités telles que des tableaux de bord de progression, l’importation de données à partir de différentes applications ou documents SaaS et une interface intuitive.
Projet ouvert
Projet ouvert vous propose un logiciel de gestion de projet open source à la fois robuste et sécurisé. Cet outil prend en charge votre processus de bout en bout de gestion d’un projet avec la structure de répartition du travail.
Dans l’outil OpenProject, vous pouvez décomposer l’ensemble du projet en livrables et activités gérables à l’aide de sa vue de liste. De plus, vous pouvez soit créer une tâche rapidement avec la création en ligne, soit utiliser la vue plein écran pour les tâches avec des informations détaillées. Il affiche également l’avancement des tâches et le temps passé pour une meilleure analyse du projet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView est un outil de cartographie mentale avec la capacité de développer une structure de répartition du travail. Ce logiciel de développement de concept efficace est livré avec 6 vues interchangeables pour créer un WBS. Vous pouvez facilement créer la structure dans la disposition de haut en bas ou de gauche à droite.
Si nécessaire, les données peuvent être exportées vers un diagramme de Gantt intégré dans des applications telles que MS Excel et MS Projects. MindView est un outil idéal pour créer des graphiques WBS car il vous permet de saisir différents éléments en un clin d’œil et de les organiser dans une structure adaptée à votre projet particulier. En outre, la structure peut être modifiée de manière transparente si vous devez y apporter des modifications.
JadeALM
JadeALM vous permet de créer des graphiques WBS pour vos projets afin que vous puissiez avoir une structure de projet claire. Son tableau hiérarchique est parfait pour décomposer la progression du haut vers le bas. Vous pouvez facilement voir où chaque sous-tâche et tâche appartient dans la vue d’ensemble du projet.
Cette structure vous informe également de ce qui se passe et où. Comme les utilisateurs peuvent diviser le projet en sous-tâches plus petites simplement et pratiquement, ils ne perdent jamais le focus sur la valeur et l’objectif fondamentaux. JadeALM vous aide également à la réorganisation et à la prévisibilité en gérant les dépendances entre les personnes, les tâches, les fonctionnalités et les processus.
De plus, cet outil WBS est très utile pour gérer les petits livrables. Sa mise à jour en temps réel vous permet de suivre les progrès, les ressources et les cessionnaires à partir d’un seul outil avec une cohérence, une transparence et une uniformité complètes.
Cacao
Cacao est un outil essentiel pour les équipes qui souhaitent effectuer une répartition organisée et visuelle des tâches et sous-tâches. Il propose un modèle WBS sophistiqué que les utilisateurs peuvent personnaliser en fonction des besoins des projets individuels.
En plus de l’utiliser pour un seul projet contenant plusieurs tâches attribuées à différentes personnes, vous pouvez également l’utiliser pour des projets plus importants impliquant plusieurs équipes.
Même si vous êtes un utilisateur novice, vous ne prendriez pas beaucoup de temps pour apprendre à utiliser cet outil. Il propose une large gamme de tutoriels comprenant des guides et des vidéos dédiés et détaillés. Vous pouvez également parcourir son blog et sa base de connaissances pour découvrir le fonctionnement de cet outil.
Cacoo prend en charge l’intégration avec divers outils, tels que Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio et Zapier. Cette fonctionnalité vous facilite la tâche de gestion de projet.
Pouvez-vous utiliser le diagramme de Gantt comme WBS ?
Un diagramme WBS montre la portée du projet et ses jalons. Un diagramme de Gantt permet de visualiser la chronologie des activités du projet.
Un diagramme de Gantt est souvent considéré comme une sorte de WBS pour la gestion de projet. Les utilisateurs peuvent organiser leur WBS sous forme de diagramme de Gantt contenant des liens entre les dépendances des tâches et les jalons du projet.
Les derniers mots
Jusqu’à présent, vous avez trouvé une discussion approfondie sur les bases de WBS dans la gestion de projet. Vous avez également découvert des outils de premier plan qui peuvent vous aider à rédiger un modèle WBS professionnel et sans erreur.
Dans la carrière professionnelle d’un chef de projet, la capacité à rédiger un outil WBS le distingue du novice. De même, lorsque vous adoptez le modèle WBS, vous réduisez les goulots d’étranglement, augmentez la productivité et faites finalement plus de revenus que les entreprises amateurs qui n’utilisent pas cet outil.
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