Qu’est-ce qu’un formulaire PDF à remplir ?
Un formulaire PDF remplissable est un fichier qui contient plusieurs champs, où les utilisateurs peuvent remplir les informations nécessaires, le transformant ainsi en une version numérique du document papier classique. Ces fichiers sont considérés comme plus sûrs, car ils ne peuvent pas être modifiés, à l’exception des champs à remplir, et prennent généralement en charge des fonctions de protection, comme le chiffrement, les filigranes et les signatures numériques.
Un document peut être transformé en un formulaire PDF à remplir en ajoutant divers champs et en le rendant interactif. Ainsi, il peut être rempli à partir d’un ordinateur ou d’un portable et envoyé en ligne. De cette manière, il n’est plus nécessaire d’imprimer le fichier, de le remplir et d’enregistrer la version numérique finale, ce qui peut être fait en quelques minutes. L’élimination des coûts d’impression, de stockage et de distribution, la réduction du temps de traitement et la suppression des saisies de données répétitives et des erreurs associées constituent un des atouts considérables.
À propos de formulaires d’ONLYOFFICE Docs
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique open-source totalement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. Elle peut être utilisée dans le cloud, déployée sur un serveur distinct ou accédée une application de bureau gratuite pour Windows, Linux et macOS.
Les formulaires ONLYOFFICE ne sont pas des logiciels séparés. Il s’agit de nouvelles fonctionnalités supplémentaires incluses dans un traitement de texte. En effet, il n’est pas nécessaire de créer le texte d’un document dans une application distincte, puis de le mettre en forme et d’ajouter des champs à remplir dans un autre programme. Son avantage est que vous ne devez pas acheter et installer d’applications supplémentaires comme Adobe Acrobat, par exemple.
Comme les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations, les formulaires peuvent être créés en ligne en équipe. Plusieurs personnes situées à différents endroits peuvent créer le même document en même temps, le commenter, suivre les modifications et l’historique des versions. ONLYOFFICE s’intègre à la solution française Rainbow ainsi qu’à Jitsi. Ainsi, le travail collaboratif dans les rédactions est complété par la possibilité de faire des appels audio et vidéo directement dans l’interface des rédactions pour discuter des détails.
Comment créer des PDFs à remplir avec ONLYOFFICE Docs ?
Pour commencer, vous devez créer un nouveau document vierge ou ouvrir un fichier DOCX existant.
Dans l’onglet Formulaires, vous pouvez choisir le type de champ obligatoire. Les formulaires ONLYOFFICE offrent un ensemble de champs tels que champs texte, listes déroulantes, cases à cocher, boutons radio, images, champs complexes et pour les numéros de téléphone. Ils combinent les contrôles de contenu de Microsoft Office ou des formulaires Adobe.
Après avoir ajouté un champ, vous pourrez voir et modifier ses propriétés dans la barre latérale droite. Les paramètres de champs dépendent de leur type. Si vous utilisez un champ de texte, vous pouvez limiter le nombre de caractères qui peuvent y être saisis, activer la saisie de texte sur plusieurs lignes, fixer la taille du champ, appliquer l’utilisation de symboles spécifiques et définition le format nécessaire : None, Chiffres, Lettres, Masque arbitraire (pour les numéros de téléphone), et Expression régulière (par exemple, pour les e-mails). Il est aussi possible d’ajouter des conseils et des espaces réservés, de les marquer comme obligatoire, de regrouper des champs afin de pouvoir les remplir simultanément.
Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement mettre en forme le texte dans les champs, ajuster les couleurs de bordure/arrière-plan, déplacer et faire pivoter les champs, etc.
Le document final peut être sauvegardé aux formats .oform ou .pdf. Le premier est également un nouveau format conçu pour l’envoi de formulaires à remplir en ligne. Dans ce format, l’utilisateur ne peut remplir que les champs obligatoires, le texte lui-même ne peut pas être modifié. L’enregistrement du fichier dans le format populaire .pdf permet de remplir le document avec les logiciels standard. La possibilité de créer des fichiers au format PDF fait ONLYOFFICE un véritable concurrent d’Adobe et d’Abbyy dans ce contexte.
Lorsque vous avez fini d’ajouter et de corriger tous les champs obligatoires, sélectionnez l’option Voir le formulaire dans l’onglet Formulaires pour voir à quoi ressemblera votre futur formulaire complété. Si tout est OK, cliquez sur l’onglet Fichier, Télécharger comme et sélectionnez PDF. Le fichier PDF enregistré contient des champs interactifs qui peuvent être remplis dans le programme PDF.
Une fois le formulaire PDF prêt, vous pouvez l’envoyer à d’autres utilisateurs, qui pourront remplir les champs interactifs, enregistrer la version finale et vous la renvoyer par courrier électronique ou via les médias sociaux.
Si vous n’avez pas assez de temps pour rédiger un modèle remplissable en PDF, vous êtes libre à consulter des exemples proposés dans la bibliothèque ONLYOFFICE.
Autres applications pour créer des formulaires PDF à remplir
Sans aucun doute, l’un des outils logiciels les plus populaires pour travailler avec des formulaires PDF à remplir est Adobe Acrobat DC. Cette solution offre un ensemble complet de fonctions d’édition avancées permettant de créer des fichiers de toute complexité. Son seul inconvénient est son prix. Tout le monde ne peut pas se permettre d’acheter un abonnement relativement cher.
D’autres applications que vous pouvez essayer sont PDFEscape, Platoforms, DocHub, JotForm, etc. Toutes ces options ont leurs propres avantages et inconvénients mais vous permettent de créer facilement des fichiers PDF avec des champs à remplir, en ligne et hors ligne.
Conclusion
Les formulaires PDF à remplir facilitent largement la gestion de la documentation électronique. Ils vous permettent de gagner du temps lors de la création de documents standard à partir de modèles prêts à l’emploi, ainsi que de faire passer le processus de gestion des documents au niveau supérieur et de réduire les coûts. Essayez de créer des formulaires PDF à remplir avec ONLYOFFICE Docs ou toute autre solution appropriée et tirez-en le meilleur parti.