Comparaison des meilleures plateformes de collaboration

Vous ne savez pas si vous avez besoin de Confluence ou de SharePoint pour votre entreprise ? Lisez ce guide ultime sur Confluence vs SharePoint pour prendre une décision éclairée.

Pour favoriser la collaboration de données entre départements et même des entités externes, vous recherchez des outils de gestion des connaissances et de collaboration de données.

Confluence et SharePoint sont les deux outils les plus populaires dans ce créneau. Continuez à lire pour savoir comment ces deux applications se comparent. Apprenez également à prendre les bonnes décisions quant à l’opportunité d’obtenir Confluence ou SharePoint.

Confluence : un aperçu

Confluence est un outil robuste de gestion des connaissances et de brainstorming pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Dans Confluence, vous pouvez créer des espaces de travail d’équipe pour plusieurs opérations commerciales, comme indiqué ci-dessous :

• Elaboration de stratégie commerciale
• Concevoir des services, des produits, des applications, etc.
• Ressources humaines et paie
• Marketing et ventes
• Documentation et rapports
• Planification de projet
• Gestion des produits
• Politiques et règlements de l’entreprise

Vous créez des espaces dans l’outil, puis créez de nombreuses pages dans ces espaces dédiés. Pour une meilleure organisation, vous pouvez utiliser des arborescences de pages pour créer une hiérarchie de pages avec des métadonnées.

Il fonctionne entièrement sur le cloud avec des options d’hébergement sur des centres de données ou des serveurs sur site. Si vous travaillez avec des éditeurs internationaux, des agences de production de contenu et des entreprises de gestion de produits et de projets de premier plan, il y a de fortes chances que vous receviez des liens Confluence vers des pages et des sites destinés à un usage professionnel.

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Rôle de Confluence comme outil de travail collaboratif

Confluence est livré avec les plates-formes intuitives dont une équipe distante et hybride a besoin pour collaborer. Il vous aide à créer un espace d’équipe avec un excellent aperçu de l’équipe ou du projet en utilisant les champs suivants :

• Image d’en-tête
• Description de l’espace
• Objectifs d’équipe
• Coordonnées

Par conséquent, vous et vos employés et sous-traitants avez tout à portée de main si vous utilisez Confluence. Étant donné que l’outil vous permet, à vous et à votre équipe, de télécharger du contenu comme des images, des textes, des documents, des PDF, du multimédia, des codes, etc., il devient la source unique de vérité pour les données d’entreprise à tout moment et n’importe où.

Il promeut le travail mobile et la gestion de contenu via ses applications Android et iOS. Vous pouvez effectuer presque toutes les tâches à partir d’un appareil mobile, de sorte que votre entreprise continue de croître même si vous et quelques responsables clés êtes en vacances.

Avantages de l’utilisation de Confluence

• Confluence aide les entreprises à créer facilement des bases de connaissances accessibles à tous à partir d’un ordinateur ou d’un téléphone mobile.
• L’outil rationalise et organise également le processus de création et de publication de contenu en créant un espace d’édition collaboratif, l’automatisation de l’approbation du contenu et la protection du contenu.
• En affichant du contenu professionnel à l’aide de Confluence, vous pouvez créer une couche de sécurité supplémentaire et empêcher la duplication de contenu non autorisée ou les attaques de ransomware.
• Si une application mobile ou un développeur Web soumet publiquement le mauvais contenu, vous pouvez rapidement vous en souvenir et mettre à jour les pages avec le bon contenu en utilisant le contrôle de version pour les textes, les codes et les tableaux blancs.
• Les entreprises qui utilisent déjà Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management, etc., utilisent principalement Confluence pour tout ce qui concerne le contenu numérique.

SharePoint : un aperçu

Microsoft SharePoint est un outil de publication de pages intranet et Internet ainsi que des fonctionnalités d’archivage, de publication et de distribution de contenu. Si vous êtes une entreprise et que vous avez besoin de portails Web distincts pour le contenu destiné au public et aux employés, vous pouvez vous procurer Microsoft SharePoint.

Avec un site Web SharePoint, vous n’avez pas à vous soucier du développement de pages Web, de la gestion de contenu et de la publication. Il vous suffit de déployer SharePoint sur le cloud et d’utiliser ses modèles intégrés pour mettre rapidement en ligne des sites époustouflants tels que Hub Site, Team Site et Communication Site.

La plupart du temps, les entreprises utilisaient SharePoint pour organiser les téraoctets de données commerciales générées chaque jour. Cependant, l’utilisation de SharePoint est en déclin en raison de ses exigences complexes en matière de développement, de gestion et de sécurité.

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Rôle de SharePoint en tant qu’outil de travail collaboratif

SharePoint fonctionne principalement comme un site intranet fiable. Les employés, qu’ils travaillent sur site ou à distance, peuvent accéder à l’intranet à partir d’appareils autorisés. Ensuite, ils peuvent accéder à l’onglet Contenu et documents du site pour accéder aux fichiers de l’entreprise pour leur projet ou à des fins professionnelles régulières.

Le stockage de documents SharePoint fonctionne comme un système de contrôle de version. Il stocke tous les fichiers, documents, images et multimédia téléchargés dans différentes versions. Si vous avez besoin de collaborer sur un fichier, vous pouvez le faire en utilisant les outils en ligne de Microsoft Office comme Word, Excel, PowerPoint, etc.

Sa fonction de paiement est une fonctionnalité intéressante pour les entreprises au niveau de l’entreprise. Vous pouvez extraire un document de SharePoint. Tant que vous n’aurez pas vérifié le document, il ne pourra pas être modifié par les autres membres de l’équipe.

Bien que limités, il existe encore des entreprises et des géants des technologies de l’information hérités qui utilisent SharePoint pour les sites Web internes et les applications mobiles.

Avantages de l’utilisation de SharePoint

• Les grandes organisations et les gouvernements utilisent principalement SharePoint pour communiquer en toute sécurité des données et des fichiers sur l’Internet public.
• L’utilisation de SharePoint comme solution intranet réduit les coûts de développement d’intranets et d’embauche de développeurs Web.
• Vous pouvez également utiliser les sites SharePoint comme magasins de commerce électronique, gestion des appareils informatiques, archivage de contenu, etc.
• Il s’intègre bien à toutes les applications Microsoft 365 afin que vous puissiez produire des rapports, des diapositives, des applications mobiles, etc., en déplacement à l’aide d’un navigateur Web sur un ordinateur portable ou un appareil mobile.
• Les listes SharePoint vous aident avec les listes de tâches, la prise de notes, etc.
• Importez et exportez le calendrier Outlook pour planifier ou gérer des événements.

Confluence Vs. SharePoint : le processus de travail

La principale différence entre Confluence et SharePoint est le processus de travail. Démarrer avec Confluence est vraiment facile. L’outil vous guidera jusqu’à ce que vous configuriez les espaces et les pages selon vos besoins.

Au contraire, SharePoint est une solution de gestion de contenu délicate. Sa mise en place est aussi complexe que son architecture sur internet ou intranet. Vous ou l’administrateur qui gérera vos sites et actifs SharePoint devez posséder une expérience fonctionnelle avec l’outil. Alors que n’importe qui peut configurer un site et une page Confluence, il faut un administrateur informatique expert pour configurer un site SharePoint fonctionnel.

Le processus de travail de Confluence

Confluence fonctionne en vous offrant un tableau de bord où vous pouvez avoir un aperçu des tâches, des dernières nouveautés de votre organisation, des activités Spaces, etc. Pour cela, Atlassian a fourni les interfaces suivantes dans cet outil de gestion de contenu et de connaissances :

• Votre nom et Espace
• Reprenez là où vous vous étiez arrêté, pour reprendre les tâches
• Découvrez ce qui se passe – un flux de contenu populaire et suivi
• Espaces : chaque espace de travail et chaque page que vous avez créés ou partagés avec vous
• Annonces
• Calendriers : calendriers personnels et d’équipe

Spaces sur Confluence héberge toutes les activités d’un projet, d’une équipe, d’un service ou d’une organisation. Une petite entreprise ne peut avoir qu’un seul Espace, alors qu’une entité multinationale peut avoir des centaines d’Espaces.

A l’intérieur d’un Espace, il y a plusieurs Pages. Si vous utilisez l’espace de gestion de projet préconfiguré de Confluence, vous obtenez ces pages :

• Plan de projet
• Documents de décision
• Rapport de situation

Contrairement à SharePoint, vous ne pouvez laisser personne accéder à vos espaces, pages ou blogs Confluence. Vous pouvez envoyer une invitation à des collaborateurs externes, mais ils doivent créer un compte Confluence gratuit ou payant avant de pouvoir collaborer avec vous.

Le processus de travail de SharePoint

Tout d’abord, accéder à SharePoint pour la première fois est aussi difficile que de gérer cet outil. Vous devez accéder au portail Microsoft 365 Home et visiter le menu Applications dans le panneau de navigation de gauche pour trouver SharePoint.

Lorsque vous êtes sur la page de démarrage de SharePoint, vous pouvez créer de nouveaux sites ou publications. Vous ne pouvez pas créer de publications autonomes tant que vous n’avez pas configuré un site SharePoint. Un site SharePoint se compose des éléments suivants :

• Maison
• Conversations
• Documents
• Carnet de notes
• pages
• Contenu du site
• Corbeille
• Modifier

Lorsque vous accédez à la création de sites sur SharePoint, vous pouvez choisir entre le site d’équipe et le site de communication. Après en avoir créé un, vous pouvez le rendre public ou privé, selon le contenu hébergé. Qu’il s’agisse d’un site public ou fermé, vous devez inviter le visiteur sur le site depuis le panneau Partage de site. Votre site vous permet, à vous et à vos employés, de rester productifs en vous permettant d’utiliser Teams, Lists, OneNote, OneDrive, etc., sur SharePoint.

Confluence Vs. SharePoint : utilisation

Usages de Confluence

Retrouvez ci-dessous les principaux usages de Confluence :

• Développement de sites et de pages wiki d’entreprise
• Gestion des tâches et des projets avec le contenu
• Création d’un workflow de publication de contenu pour les médias en ligne ou hors ligne
• Créer des plans de développement de carrière pour les individus et les employés
• Mise en place d’un glossaire de conception de contenu

Utilisations de SharePoint

Trouvez ci-dessous une utilisation remarquable de SharePoint :

• Conception et édition de sites intranet pour les entreprises
• Création d’une bibliothèque de documents pour les équipes ou l’ensemble de l’organisation
• Configurez un espace de stockage de fichiers pour les fichiers professionnels volumineux tels que les vidéos, les codes, les modules d’application, etc.
• Automatisez les flux de travail d’entreprise à l’aide d’outils Microsoft supplémentaires tels que Power Automate et Power Apps

Confluence Vs. SharePoint : une comparaison des fonctionnalités

FonctionnalitésConfluenceSharePointÉdition en temps réelDisponibleDisponibleCommentaires en ligneDisponibleDisponibleDécouverte de contenuSans effortCompliquéAccès au contenu par défautOuvertBuried in UI elementsTop navigationIntuitiveNécessite une formation excessiveHiérarchie de l’organisation du contenuEspaces > Arborescences de pages > Pages > BlogsÉquipe/Site de communication > Documents > Bibliothèque de documentsTableau de bord ou accueil avec flux et tâchesDisponibleNon disponible ; vous devez le créer à l’aide d’applications et de pagesEspaces ou analyses de pagesFacilement accessible depuis le panneau de navigation de gaucheLes analyses standard ne sont pas disponibles ; vous pouvez accéder à l’utilisation du site ; des analyses avancées peuvent être configurées à l’aide d’applications tiercesPages flexibles avec création de champs modulairesDisponibleNon disponible ; vous devez créer de volumineuses macros de mise en forme SitesContentAvailableNot available ; besoin d’utiliser des scripts Power Automate compliquésTableau blanc numérique visuelDisponible avec des intégrations telles que Miro, Lucidchart, Mural, etc. illimité pour SharePoint Online Plan 2 ou Office 365 E3 ou un plan supérieurAbonnement gratuitGratuit à vie jusqu’à 10 utilisateursAucun essai gratuit ou plan gratuit n’est disponible

Confluence Vs. SharePoint : cas d’utilisation

Cas d’utilisation de Confluence

#1. Planification des capacités

Vous pouvez utiliser Confluence pour planifier la capacité de toute l’équipe pour une entreprise spécifique. Et classez davantage la capacité des membres de l’équipe pour des projets spécifiques. Dans la feuille d’allocation de temps individuelle, les membres de l’équipe doivent entrer leurs noms, tâches, heures nécessaires et heures par tâche.

Ensuite, sur la Capacité de l’équipe pour le projet, ils remplissent les valeurs du rôle, % de temps hebdomadaire consacré au projet, Heures hebdomadaires sur le projet, etc.

#2. Document de gestion des modifications

Si vous envisagez d’apporter des changements à votre entreprise, Confluence vous aidera. Puisqu’il s’agit d’un éditeur de texte avec support multimédia, vous pouvez créer tous les brouillons du processus de transformation de l’entreprise sur une page Confluence. Énumérez les étapes de gestion du changement telles que l’énoncé du problème, le principe directeur, la messagerie aux employés, les canaux de communication, le flux de travail de gestion du changement, les rôles et les responsabilités, etc.

Cas d’utilisation SharePoint

#1. Gestion des ventes

L’un des cas d’utilisation les plus courants d’un site d’équipe SharePoint est la gestion des opérations de vente. La page d’accueil fonctionne comme un tableau de bord pour les dernières nouvelles de l’équipe ou de l’organisation.

L’onglet Conversation peut être modifié pour accéder à la communication en temps réel via Teams ou à la communication asynchrone via Outlook. Les commerciaux et les responsables peuvent utiliser l’onglet Documents pour accéder aux devis, contrats, brochures, factures, etc. L’onglet Carnet vous permet de prendre des notes rapides lors de vos visites chez des clients ou des fournisseurs.

#2. Créer une bibliothèque de documents

Une autre excellente façon d’utiliser votre abonnement SharePoint consiste à créer des bibliothèques de documents pour les équipes, les services ou l’ensemble de l’organisation. De cette façon, vous pouvez éviter les silos de données. Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers pour classer davantage les documents et les fichiers dans un large répertoire. La bibliothèque de documents vous permet également de créer des fichiers Word, Excel, PowerPoint, etc.

Confluence Vs. SharePoint : le verdict

Il devrait maintenant être clair pour vous si vous avez besoin de Confluence ou de SharePoint pour votre entreprise. Premièrement, si votre organisation commerciale cherche à réduire les coûts de maintenance des serveurs et de personnel informatique, vous devriez vous procurer Confluence.

Deuxièmement, Confluence est un excellent choix si vous recherchez une création de base de connaissances sans effort, une collaboration sur des documents, un brainstorming en temps réel, une gestion des tâches, etc. .

Au contraire, SharePoint convient si votre entreprise s’appuie déjà fortement sur les applications Microsoft 365. Car si vous vous abonnez uniquement à SharePoint, vous passerez à côté de ses différentes fonctionnalités qui nécessitent d’autres outils Microsoft comme Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange, etc.

Un abonnement SharePoint digne d’une entreprise commence à partir de 10,00 $/utilisateur/mois, ce qui est plus coûteux que Confluence, sans parler du temps et des efforts que vous devez investir dans la configuration des sites.

Par conséquent, Confluence est un logiciel de gestion de contenu et de collaboration professionnelle plus intelligent et plus abordable que SharePoint.

Ensuite, consultez un logiciel d’automatisation de documents pour économiser des heures de travail.