Comment vous mettre automatiquement en CC ou en BCC dans Outlook et Gmail

L'inclusion en copie (CC) ou en copie cachée (BCC) lors de l'envoi d'e-mails représente une méthode astucieuse pour conserver un exemplaire du message dans votre boîte de réception. Cette pratique simplifie la gestion de vos archives et le suivi de vos correspondances électroniques. Nous vous présentons ci-après les démarches à suivre sur les deux plateformes de messagerie les plus répandues : Gmail et Outlook.

Comment s'auto-inclure en CC ou BCC dans Gmail de façon automatique ?

Pour vous ajouter automatiquement en BCC ou CC (ou toute autre adresse mail) dans Gmail, il est nécessaire d'utiliser une extension de navigateur. Cette fonctionnalité n'est pas intégrée nativement à Gmail, et de nombreuses extensions tierces requièrent des autorisations d'accès assez importantes à votre messagerie.

L'Extension Auto BCC pour Gmail développée par CloudHQ se distingue comme l'une des extensions Chrome les plus sûres pour Gmail, demandant un minimum d'autorisations. Elle ne collecte pas votre historique de navigation en dehors du domaine Gmail. Installez cette extension sur votre navigateur Chrome et créez un compte CloudHQ.

Une fois l'extension de votre choix installée et connectée à votre compte Gmail, vous pouvez établir une règle en suivant ces étapes :

Cliquez sur le bouton "Nouveau message" pour démarrer un nouvel e-mail.
Cliquez sur l'icône en forme d'enveloppe qui se trouve à côté du bouton d'envoi.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez "Ajouter une nouvelle règle".
Dans la section "Quand les e-mails sont envoyés depuis", votre adresse e-mail devrait déjà être pré-remplie.
Dans le menu déroulant situé en dessous, choisissez l'option "À n'importe qui".
Dans la liste déroulante d'options, sélectionnez BCC (ou CC si vous préférez), puis entrez votre adresse e-mail.
Cliquez sur "Enregistrer la règle".
Cliquez sur "Fermer" et rédigez votre e-mail comme à l'accoutumée.

Si vous souhaitez désinstaller cette extension ultérieurement, vous pouvez le faire depuis la page moncompte.google.com/permissions.

Si vous n'êtes pas un utilisateur de Chrome, ou si vous préférez ne pas accorder d'accès à votre messagerie à des services tiers, une autre approche pour utiliser le BCC automatiquement est d'exploiter les fonctions de filtrage et de transfert de Gmail.

Comment s'auto-inclure en CC ou BCC dans Outlook de façon automatique ?

Les utilisateurs d'Outlook ont la possibilité de s'inclure automatiquement en copie (CC) ou en copie cachée (BCC) grâce à la fonctionnalité de règles intégrée au logiciel de messagerie. Avant de commencer, assurez-vous que les règles Outlook sont bien activées. Il peut également être judicieux de supprimer les règles Outlook obsolètes afin d'éviter tout conflit potentiel avec vos nouvelles règles.

Une fois ces vérifications effectuées, suivez les indications suivantes :

Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Règles" > "Gérer les règles et les alertes".
Cliquez sur "Nouvelle règle".
Dans la section "Démarrer à partir d'une règle vide", sélectionnez "Appliquer la règle aux messages que j'envoie" puis cliquez sur "Suivant".
Ensuite, choisissez l'option "Via le compte spécifié", et sélectionnez le compte que vous utilisez pour envoyer ces e-mails.
Une fois le compte choisi, cliquez sur "Suivant".
Sélectionnez l'option "Cc le message aux personnes ou au groupe public" dans la fenêtre suivante.
Dans la même fenêtre, cliquez sur le lien "des personnes ou du groupe public" et appuyez sur "Suivant".
Saisissez les adresses e-mail des destinataires dans le champ de texte "À".
Vous pouvez éventuellement définir des exceptions pour les messages auxquels vous ne souhaitez pas appliquer cette règle. Une fois terminé, cliquez sur "Suivant".
Attribuez un nom à votre règle et cochez l'option "Activer la règle".
Cliquez sur "Terminer".

Maintenir Outlook et Gmail organisés et propres

Une fois ces règles configurées dans Gmail ou Outlook, vous n'aurez plus à y revenir. Elles s'appliqueront automatiquement et de façon continue, jusqu'à ce que vous les désactiviez. C'est une solution beaucoup plus rapide que de vous ajouter manuellement en CC ou BCC pour chaque e-mail.

Que vous utilisiez Gmail ou Outlook, pensez à utiliser des outils comme les étiquettes et les dossiers afin de maintenir votre boîte de réception ordonnée : l'auto-inclusion en copie pour tous vos messages peut rapidement devenir difficile à gérer.