Trello offre aux organisations et aux particuliers une solution simple pour superviser et organiser leurs projets, le tout centralisé et doté de nombreuses fonctionnalités avantageuses.
Avec la croissance des entreprises, leurs besoins évoluent, tout comme leurs tâches, opérations et les risques encourus. Elles ont donc besoin d’un système adapté pour gérer, suivre leurs projets, les tâches, les progrès, et pour minimiser les dangers et les inefficacités.
Un outil de gestion de projet ou de tâches, tel que Trello, peut grandement vous aider dans cette démarche 👍.
Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise, travailleur indépendant, chef d’équipe ou appartenant à une grande entreprise, vous avez la possibilité d’utiliser n’importe quel outil de gestion de projet et de tâches disponible sur le marché.
Bien qu’il existe de nombreux outils avec des avantages similaires, il est conseillé d’opter pour celui qui est facile à utiliser et qui propose un éventail de fonctionnalités adaptées à votre situation.
Si vous recherchez une plateforme conviviale pour vos projets, Trello est accessible après une simple inscription. Il offre une méthode interactive et visuellement attrayante 👀 pour gérer des projets et des tâches, tout en stimulant la collaboration et la productivité de l’équipe.
Explorons ensemble ce qu’est Trello et son efficacité dans la gestion de projet, afin de déterminer si cet outil peut satisfaire vos besoins.
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est un outil de collaboration de projet basé sur le cloud, simple d’utilisation pour organiser toutes sortes de tâches, allant d’une fête de mariage à une stratégie d’entreprise. Vous pouvez structurer vos projets et tâches en utilisant le tableau Trello. Ses utilisations courantes incluent la planification d’objectifs, la coopération entre équipes, le brainstorming, la gestion de calendriers éditoriaux, le recrutement et la planification des feuilles de route de produits.
Trello vous aide à visualiser toutes sortes de données, notamment les détails du projet, les personnes travaillant sur chaque tâche, la progression de chaque membre, etc. Les travailleurs indépendants peuvent également utiliser Trello pour organiser leurs tâches, gérer leurs échéances et définir des rappels.
Trello est un outil simple, puissant et flexible, un véritable atout pour la productivité. Il propose des options telles que des listes, des cartes et des tableaux pour une vision claire des responsabilités de chacun et des éléments nécessaires à la réalisation du travail dans les délais impartis.
De plus, Trello est un outil visuel qui donne un avantage supplémentaire à votre équipe pour la gestion des projets, le flux de travail et le suivi des tâches. Vous pouvez ajouter des fichiers, des listes de contrôle et automatiser de nombreuses tâches. Les cartes de Trello regroupent toutes les informations nécessaires pour une bonne organisation. Vous pouvez y ajouter des dates, assigner des membres, laisser des commentaires, etc.
Trello est d’une grande aide pour de nombreuses entreprises et particuliers qui cherchent à simplifier et à rendre accessible le cycle de vie de leurs projets. Vous pouvez ajouter des tableaux et des listes à vos projets et suivre toutes les informations depuis un seul endroit. De plus, vous pouvez accéder à Trello où que vous soyez dans le monde pour rester connecté même en déplacement.
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Fonctionnalités de Trello
Trello est un outil simple mais efficace, riche en fonctionnalités, notamment :
#1. Vues
Donnez une nouvelle dimension à votre travail en visualisant vos projets sous différents angles grâce aux vues chronologiques, tableau, calendrier, carte, espace de travail et tableau de bord. Cela apportera une nouvelle perspective à vos tâches à accomplir.
Cette fonctionnalité comprend :
- Tableau Trello : le tableau Trello vous aide à tracer un chemin entre l’idée et sa mise en œuvre. Vous pouvez planifier vos projets et les décomposer en tâches pour progresser plus rapidement. De plus, vous pouvez suivre le statut de chaque tâche.
- Chronologie : restez concentré sur vos objectifs avec la chronologie Trello, qui vous permet de voir comment chaque élément s’assemble au fil du temps. Vous pouvez faire glisser et déposer des tâches et ajuster les dates selon vos besoins et priorités.
- Calendrier : le calendrier Trello est un outil de prévision qui offre une vue d’ensemble claire de votre travail, incluant la planification de calendriers éditoriaux, les tâches, etc.
- Tableau de bord : obtenez des informations exploitables sur vos projets et processus grâce au tableau de bord Trello. Il vous aide à gérer la charge de travail et à visualiser des indicateurs clés, tels que les dates d’échéance, les cartes par liste, les cartes attribuées, etc.
- Table : avec la vue Table, vous pouvez suivre toutes les activités en cours sur le tableau. Elle vous permet de visualiser votre travail sous forme de liste de type tableur, que vous pouvez trier en fonction des cartes que vous souhaitez consulter.
- Carte : la vue Carte de Trello vous permet d’afficher des données de localisation sur une carte, où que vous soyez. Qu’il s’agisse d’organiser un événement, de gérer des tâches, de suivre des biens immobiliers, tout se fait en toute simplicité.
#2. Automatisation
Concentrez-vous sur les tâches importantes et laissez Trello se charger du reste grâce à l’automatisation sans code – Butler. Il est intégré au tableau Trello pour simplifier la gestion des projets et des tâches. Vous pouvez créer des règles, des commandes et des boutons pour automatiser n’importe quelle action ou tâche.
Vous pouvez aussi définir des règles pour vos tâches importantes en spécifiant les déclencheurs et les actions nécessaires à l’aide de Butler. Cela vous permettra de progresser plus rapidement grâce à l’utilisation de boutons de tableau et de carte personnalisés. Les boutons de carte se trouvent au dos de chaque carte et les boutons de tableau, dans le coin supérieur droit.
De plus, vous pouvez augmenter la puissance de Butler en l’intégrant à différentes plateformes, comme Slack, e-mail et Jira. Butler identifie les tâches répétitives sur votre tableau Trello et propose une automatisation activable d’un simple clic.
#3. Modèles
Trello propose une large gamme de modèles pour le design, l’éducation, les affaires, l’ingénierie, le marketing, la gestion de projet, etc. Ces modèles vous permettent de démarrer directement avec un plan que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Cela vous permettra d’effectuer des tâches plus rapidement et de collaborer facilement.
#4. L’intégration
Vous pouvez intégrer vos applications métier à Trello pour rendre votre espace de travail encore plus simple et accessible. Voici quelques intégrations prises en charge : Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite, implique.me, Instabug, Clockify, etc.
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Avantages de Trello
Trello offre de nombreux avantages, parmi lesquels :
- Organisation de projets : Trello vous permet, à vous et à votre équipe, d’organiser des projets et des tâches en listes, cartes et tableaux.
- Collaboration : avec Trello, vous pouvez facilement collaborer avec les membres de votre équipe afin de travailler ensemble sur différents projets, leur permettant d’envoyer des pièces jointes, de définir des dates d’échéance et de laisser des commentaires sur les cartes.
- Accès mobile : Trello propose une application mobile qui vous permet d’accéder à vos tableaux lors de vos déplacements, pour que vous restiez productif même hors de votre bureau.
- Flexibilité : vous pouvez utiliser Trello pour tout type de tâche ou de projet. Cela en fait une plateforme polyvalente, adaptée aux particuliers comme aux entreprises.
- Gestion du temps : avec Trello, vous pouvez définir des dates d’échéance pour les tâches et visualiser la progression des projets au fil du temps. Cela vous permet de respecter les délais.
- Personnalisation : vous pouvez ajouter des champs personnalisés, des étiquettes, des arrière-plans personnalisés et plus encore sur vos cartes et tableaux avec Trello. Vous avez ainsi le contrôle total sur l’organisation et la visualisation de vos projets.
- Convivialité : Trello est conçu pour être facile et simple d’utilisation, afin que tout le monde puisse s’en servir.
- Système Kanban : Trello utilise un système Kanban qui vous permet de planifier les tâches en éléments plus petits grâce à un système de cartes et de tableaux.
- Notifications instantanées : vous recevez des notifications et des alertes claires lorsqu’une carte ou un tableau est mis à jour. De même, si un membre de l’équipe met à jour des tâches, vous recevrez une notification immédiate.
- Tarification simple : Trello a une structure de prix moins complexe comparée à d’autres outils de gestion. Vous aurez accès à une version où vous pourrez facilement inviter des membres et créer des tableaux, des listes et des cartes.
Consultez également : Trello Vs. Jira pour la gestion du travail : comment choisir l’option idéale.
Comment utiliser Trello ?
Pour une gestion efficace de vos projets, vous devez savoir comment utiliser Trello. Découvrons les étapes :
Créer un compte
Pour utiliser Trello, vous devez d’abord vous inscrire et créer un compte.
- Dans votre navigateur web, recherchez la page de connexion Trello.
- Ajoutez le site web à vos favoris pour un accès ultérieur aisé.
- Entrez ensuite vos informations d’identification, telles que le nom d’utilisateur et le mot de passe.
- Vous trouverez également l’option « Connexion avec Google » ainsi que d’autres options de connexion.
- Après avoir entré avec succès vos identifiants, vous devrez cocher une case pour accepter les conditions d’utilisation de Trello.
- Une fois cette étape franchie, vous serez redirigé vers le tableau de bord Trello. C’est l’interface où vous pouvez ajouter des tableaux, des listes, des cartes et d’autres éléments.
- Vous pouvez ajouter un nouveau projet ou consulter ceux en cours sur le tableau de bord.
- Vous pouvez aussi afficher le menu dans le coin supérieur droit. Ce menu contient les paramètres, les détails du profil, l’activité de la carte, l’aide, etc.
- Vous pouvez vous déconnecter via ce même menu à tout moment.
Comprendre les principaux composants
L’outil visuel de gestion de projets et de tâches Trello vous permet de concevoir, planifier et gérer votre travail avec votre équipe de manière plus productive et organisée.
Source: Trello
Pour mettre en œuvre le processus de gestion de projet, vous devez comprendre certains termes et les principaux éléments constitutifs de Trello. Voici les principaux :
- Tableau : Le tableau Trello est l’endroit où vous pouvez suivre toutes les données d’un projet, qu’il s’agisse de projets, de flux de travail ou d’équipes. Qu’il s’agisse de rédiger un article, de suivre les ventes, d’organiser votre prochaine fête ou de lancer un nouveau site, le tableau Trello vous aide à organiser chaque tâche, même les petits détails. De plus, il vous permet de collaborer avec vos équipes.
- Cartes : La carte est la plus petite unité d’information du tableau Trello, représentant des idées 💡 et des tâches. Elle contient des informations à réaliser, comme l’écriture d’un blog, les politiques de congés de l’entreprise, l’embauche d’un responsable marketing, etc. Vous pouvez la personnaliser en fonction de vos informations. De plus, vous pouvez faire glisser et déposer des cartes pour visualiser la progression dans les « listes ». Enfin, il n’y a pas de limite au nombre de cartes que vous pouvez ajouter.
- Listes : les listes contiennent des cartes, ou des tâches et éléments d’information spécifiques, organisés de manière à montrer les étapes de progression. Elles sont utilisées pour ajouter un flux de travail dans lequel vous pouvez déplacer des cartes à chaque étape du processus. Il est possible de suivre des informations et des idées. Vous pouvez ajouter un certain nombre de listes à un tableau et personnaliser leur disposition et leur titre selon vos besoins.
Créer un tableau Trello
Le tableau Trello vous aide à organiser toutes vos tâches afin de réussir et de répondre à vos besoins. Voyons comment créer un nouveau tableau depuis le tableau de bord Trello.
- Dans l’onglet de l’espace de travail, cliquez sur « Créer un nouveau tableau » ou cliquez sur le bouton plus situé dans l’en-tête, à gauche de votre nom de profil, et sélectionnez « Créer un nouveau tableau ».
- Nommez le tableau en fonction du projet sur lequel vous travaillez, comme l’organisation d’événements, la gestion d’un blog, le suivi de prospects, le lancement de nouveaux produits, etc.
- Votre tableau de projet est prêt. Lorsque vous ajoutez un nouveau tableau, le paramètre par défaut est « Espace de travail visible ». Cela signifie que tous les membres de l’équipe peuvent afficher, modifier et rejoindre des cartes.
- Si vous souhaitez modifier les paramètres en privé afin que seuls des membres spécifiques du tableau puissent le voir, réglez les paramètres sur « Privé ».
- Il existe une autre option, « Public », qui signifie que toute personne sur Internet peut voir le tableau via le lien, car il est référencé par les moteurs de recherche.
- Si vous souhaitez ajouter un nouveau flux de travail, répétez le même processus. De plus, vous pouvez personnaliser votre tableau pour donner un aspect unique à vos différents projets.
Ajouter des cartes et des listes
Vous pouvez créer des listes sur votre tableau selon vos besoins. Par exemple, vous trouverez souvent trois listes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Vous pouvez aussi créer une liste avec tous les membres de votre équipe. Suivez ces étapes simples pour créer facilement une liste.
- Ouvrez le tableau sur lequel vous souhaitez créer une liste. Sous le nom du tableau, cliquez sur l’option « ajouter une liste ».
- Nommez-la et cliquez sur « ajouter une liste ».
- En dessous, vous aurez la possibilité d’ajouter une carte.
- Cliquez sur l’option « Ajouter une carte » et entrez le titre de cette carte.
En cliquant sur la carte, vous pouvez ajouter des commentaires ou des descriptions pour les équipes. Vous pouvez aussi ajouter des listes de contrôle, des pièces jointes et des étiquettes depuis cette même fenêtre.
Collaborer et communiquer
Si vous êtes le chef de projet, vous devez vérifier les mises à jour de l’état du projet, en vous assurant que tous les membres travaillent sur les tâches données et progressent efficacement. Pour ce faire, invitez d’abord les membres de votre équipe à rejoindre le tableau Trello et vérifiez les tâches qui leur sont assignées.
Pour cela :
- Cliquez en haut du tableau sur « Inviter » et sélectionnez le membre à ajouter au tableau. Vous pouvez les inviter par leur nom ou leur adresse e-mail.
- Dans le menu, vous trouverez un lien partageable. Déposez ce lien spécial dans un e-mail ou un canal Slack pour inviter vos collaborateurs.
- Vous pouvez aussi télécharger le code QR et le partager pour permettre à vos collaborateurs de rejoindre le tableau en le scannant.
- Vous pouvez définir des autorisations et définir des rôles de manière transparente : normal, administrateur et observateur.
- Vous pouvez ajouter des membres, des listes de contrôle, des dates, des pièces jointes, une couverture et définir des délais.
Pour collaborer et communiquer avec les membres de l’équipe, vous pouvez ajouter des commentaires aux cartes. Vous pouvez même mentionner le @nom du membre sur votre tableau pour qu’il reçoive une notification et consulte le feedback ou le commentaire. Le flux d’activité dans Trello enregistre toutes les actions et les commentaires.
Explorer les fonctionnalités
Les fonctionnalités telles que l’ajout de listes de contrôle, de pièces jointes et le vote sont les plus utiles du tableau Trello. Elles vous aident à partager vos points de vue et à collaborer directement, le tout en ligne.
Avec les listes de contrôle, vous pouvez suivre la progression d’un membre sur une tâche. Elles représentent des éléments plus petits, décomposés au sein d’une tâche plus vaste. La possibilité d’attribuer et de spécifier chaque liste de contrôle améliore la visibilité et la responsabilité. Vous pouvez partager des pièces jointes de documents, des fichiers, des rapports d’avancement, les exigences des clients, etc., afin que les membres de votre équipe puissent y accéder facilement.
Les membres de l’équipe peuvent voter sur les cartes en cliquant sur « Voter » au dos de la carte lorsque vous double-cliquez dessus. Le bouton devient vert lorsque vous votez. Un clic supplémentaire sur le même bouton supprimera le vote.
Comment supprimer un tableau Trello ?
Lorsque votre projet est terminé et que la carte n’est plus utilisée, vous pouvez la supprimer définitivement en suivant ces étapes simples.
- Cliquez sur le menu de votre tableau, situé dans le coin supérieur droit, qui affiche trois points.
- Choisissez l’option « Plus » dans ce menu.
- Ensuite, choisissez l’option « Fermer le tableau » près du bouton de menu Plus.
- Vous verrez deux options : supprimer définitivement le tableau ou le rouvrir.
- Si vous souhaitez le conserver dans une archive, ignorez simplement la fenêtre contextuelle.
- Si vous souhaitez supprimer définitivement le tableau, cliquez sur « Supprimer définitivement le tableau ».
Consultez également : Trello vs monday.com : Comparaison des meilleurs outils de gestion de projet
Conclusion
La gestion de projet est une tâche complexe. Mais en utilisant un outil de gestion de projet tel que Trello, le processus de gestion des projets et des tâches peut devenir simple. Trello est un outil de collaboration visuelle facile à utiliser que les particuliers ainsi que les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent utiliser sans aucune difficulté.
Grâce à son interface facile à utiliser, vous pouvez commencer à utiliser Trello immédiatement sans avoir besoin de beaucoup de temps pour comprendre le tableau de bord. Il vous permet d’ajouter des tableaux, des listes et des cartes pour gérer et suivre efficacement vos tâches et projets, tout en étant productif.
Pour aller plus loin, découvrez le meilleur logiciel pour créer de beaux diagrammes de Gantt pour vos projets.