Airtable a gagné en popularité en tant qu’outil de productivité polyvalent grâce à sa diversité de fonctionnalités. La capacité de se connecter et de s’intégrer à une quantité illimitée de données et d’informations est l’une des forces uniques d’Airtable.
L’une des fonctionnalités les plus remarquables d’Airtable qui permet cela est la possibilité de joindre des fichiers directement à vos enregistrements. Voici un aperçu du champ de pièce jointe d’Airtable et comment vous pouvez l’ajouter à votre base.
Table des matières
Qu’est-ce que le champ de pièce jointe dans Airtable ?
Le champ Pièce jointe dans Airtable vous permet de connecter n’importe quel fichier directement aux enregistrements de votre base. Cela vous permet d’ajouter des informations complémentaires telles que des images, des documents, des diaporamas ou des feuilles de calcul directement dans vos données, vous aidant ainsi à gérer sans effort vos projets avec Airtable.
Le champ Pièce jointe prend en charge plusieurs sources pour vos pièces jointes, notamment le stockage de votre ordinateur local et les services cloud populaires tels que Google Drive, OneDrive et Dropbox. Il est important de noter que les fichiers téléchargés doivent être inférieurs à cinq gigaoctets.
Les types de fichiers courants tels que les images PNG et JPG, les documents Word, les fichiers Photoshop et les PDF, entre autres, afficheront des aperçus miniatures dans votre tableau. Vous pouvez cliquer sur ces vignettes pour un aperçu plein écran du fichier. Les types de fichiers plus inhabituels n’afficheront pas d’aperçu, mais vous pourrez toujours interagir avec eux dans Airtable.
Comment ajouter le champ de pièce jointe à votre base Airtable
Il existe deux méthodes simples pour ajouter le champ Pièce jointe à votre base dans Airtable. Vous pouvez ajouter le champ à partir des vues Airtable, telles que la vue Grille, ou directement à partir d’un enregistrement.
1. Ajout de champs de pièce jointe à l’aide de la vue Grille
Dans la vue Grille d’Airtable, cliquez sur le signe plus (+) à la fin de la rangée supérieure d’en-têtes de votre tableau. Vous devrez peut-être faire défiler vers la droite, en fonction de la taille de votre écran et du nombre de champs dont vous disposez déjà.
Un menu contextuel s’ouvrira, affichant tous les champs disponibles. Cliquez sur Pièce jointe dans cette liste pour ajouter le champ Pièce jointe. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un nom pour le champ, qui apparaîtra parmi les en-têtes. Lorsque vous avez terminé de configurer votre champ, cliquez sur Créer un champ pour l’ajouter à votre base.
2. Ajout de champs de pièce jointe dans un enregistrement
Dans un enregistrement de votre base, cliquez sur Ajouter un nouveau champ à cette table en bas de l’enregistrement. Cliquez sur le menu déroulant Texte sur une seule ligne et sélectionnez Pièce jointe dans la liste. Entrez un titre si vous le souhaitez et cliquez sur Enregistrer.
Dans la fenêtre contextuelle du champ Modifier, vous pouvez également voir une bascule pour Afficher les pièces jointes dans l’ordre inverse, en particulier si vous utilisez un modèle. Cette bascule ajoute de nouvelles pièces jointes au début de la liste plutôt qu’à la fin. Ce paramètre a été abandonné depuis avril 2020 et, à la place, vous pouvez faire glisser et déposer les pièces jointes dans le champ pour les réorganiser manuellement.
Joindre un fichier à l’aide du champ de pièce jointe
Une fois que vous avez ajouté le champ Pièce jointe, vous pouvez interagir avec lui depuis la vue Grille ou des enregistrements individuels.
Dans la vue Grille, cliquez sur le champ Pièce jointe dans la ligne d’un enregistrement pour accéder aux options d’ajout d’un nouveau fichier (via le bouton du signe plus) ou faites glisser et déposez un fichier directement sur la cellule.
À l’intérieur d’un enregistrement, le champ Pièce jointe apparaît sous la forme d’une grande boîte indiquant Faites glisser les fichiers ici ou parcourez. Vous pouvez soit faire glisser et déposer des fichiers dans la boîte, soit cliquer sur le lien Parcourir les fichiers pour ouvrir une fenêtre contextuelle de sélection de fichiers avec plus d’options.
Cliquer sur le bouton du signe plus en mode Grille ou sur le lien Parcourir les fichiers dans un enregistrement ouvre une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez sélectionner des fichiers à partir de plusieurs sources. Vous pouvez glisser et déposer des fichiers depuis votre stockage local pour les ajouter en tant que pièces jointes.
Vous pouvez également sélectionner l’une des autres options dans la barre latérale pour rechercher un fichier à joindre. Vous pouvez lier un fichier à partir d’une URL ou d’une recherche sur le Web, prendre une photo depuis votre webcam ou ajouter des fichiers à partir de services de stockage en ligne tels que Google Drive, OneDrive, Dropbox et Box, ainsi que des photos de Facebook.
Notez que vous devrez connecter vos comptes de ces services à Airtable avant d’ajouter des fichiers à votre base. Vous pouvez connecter vos comptes externes en suivant les invites fournies après avoir cliqué sur un service.
Connectez sans effort votre flux de travail avec Airtable
Avec autant d’éléments à suivre dans les flux de travail numériques d’aujourd’hui, garder votre travail organisé et connecté aux informations pertinentes peut s’avérer difficile.
Le champ Pièce jointe dans Airtable vous aide à gérer cela en connectant vos fichiers directement aux informations dont vous avez besoin au sein de son écosystème de base de données robuste. Cela vous aide à rester plus organisé et productif, en garantissant que tout ce dont vous avez besoin est à proximité.