Avez-vous le bon outil pour la gestion de projet? La gestion de grands projets nécessite beaucoup d’efforts pour s’assurer que les informations sont toujours à jour et que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Si vous cherchez à gérer et à superviser efficacement votre projet, Airtable est une excellente plateforme à considérer.
Airtable est une plate-forme extrêmement riche en fonctionnalités et conviviale qui combine la complexité des outils de gestion de projet avec la simplicité des feuilles de calcul. Voici comment vous pouvez commencer à utiliser Airtable pour une gestion de projet efficace.
Table des matières
Étape 1 : Configuration de votre base
Dans Airtable, vous pouvez avoir des espaces de travail séparés pour différents projets et plusieurs bases de données dans chaque espace de travail. Les bases de données dans Airtable sont appelées Bases. Les bases d’un espace de travail peuvent également être liées les unes aux autres, afin de simplifier vos données dans chaque base.
Voici comment configurer votre base Airtable :
Si c’est la première fois que vous utilisez Airtable, l’outil vous donne une excellente procédure pas à pas pour vous aider à configurer votre première base.
Étape 2 : Création et personnalisation des vues
Airtable a véritablement révolutionné la facilité de visualisation des données. Les configurations d’affichage telles que Grille, Calendrier, Galerie, Formulaire, Kanban, etc. offrent des moyens uniques d’interagir avec les données. Airtable vous permet de créer jusqu’à 1000 vues par table.
Voici comment configurer votre vue Airtable :
Étape 3 : Ajouter et gérer des collaborateurs
Sur Airtable, vous pouvez ajouter des membres d’équipe/collaborateurs à l’ensemble de votre espace de travail ainsi qu’à des bases individuelles. Cela permet de s’assurer que tous ceux qui travaillent sur un projet sont sur la même page, avec un aperçu clair des informations partagées, des tâches, des délais, etc.
Voici comment ajouter des collaborateurs à votre espace de travail Airtable :
Voici comment ajouter des collaborateurs à votre base Airtable :
Une fois que vos collaborateurs ont rejoint, vous pouvez cliquer à nouveau sur Partager pour afficher la liste des collaborateurs ainsi que modifier les autorisations d’accès.
Au sein d’une base, vous pouvez utiliser le type de champ « Utilisateur » pour ajouter vos collaborateurs à des fiches individuelles. Cela a également une fonction de notification qui avertit le collaborateur par e-mail chaque fois qu’il est affecté à un enregistrement.
Autres fonctionnalités utiles d’Airtable
Les étapes mentionnées ci-dessus devraient suffire à vous permettre de démarrer avec la gestion de projet et la collaboration à l’aide d’Airtable. Si vous souhaitez améliorer votre jeu Airtable, vous pouvez également consulter les fonctionnalités suivantes qui amélioreront à coup sûr votre expérience de gestion de projet :
1. Interfaces
Avec le concepteur d’interface d’Airtable, vous pouvez créer une expérience sur mesure pour vous et les membres de votre équipe. L’outil permet la flexibilité de visualiser et de modifier les enregistrements de manière personnalisée sans compromettre l’intégrité des vues de base.
Vous pouvez l’utiliser pour créer des tableaux de bord de projet uniques qui vous montrent exactement ce que vous voulez voir, de la manière dont vous voulez le voir.
2. Automatisations
Les automatisations Airtable aident à automatiser les tâches répétitives, telles que l’envoi d’e-mails, la mise à jour des enregistrements, etc. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez également intégrer votre base à des applications externes telles qu’Outlook et Google Sheets pour effectuer certaines tâches automatiquement.
3. Bases liées
Airtable a également la fonctionnalité de créer des bases liées, c’est-à-dire des bases qui fonctionnent ensemble en reliant des champs similaires à travers des tables. Cela permet de garantir que vos données sont toujours mises à jour dans les tables, améliorant ainsi la clarté et la transparence.
4. Partage en lecture seule
La capacité de partage en lecture seule d’Airtable vous permet de partager des données à partir de vues sélectionnées avec des utilisateurs externes. Ces utilisateurs n’ont pas besoin d’être ajoutés en tant que collaborateurs à votre base et ne pourront voir les enregistrements qu’en fonction de la manière dont vous avez configuré la vue partagée.
5. Fonction de formule
Semblable à un tableur comme Microsoft Excel et Google Sheets, Airtable a également la capacité de générer des données calculées. Vous pouvez créer un champ avec le type « Formule » et configurer la formule et les règles de formatage souhaitées pour effectuer n’importe quoi, de l’arithmétique simple à l’analyse de données complexes.
Améliorez votre gestion de projet avec Airtable
Dans les environnements en évolution rapide, il est crucial d’avoir une clarté sur votre projet à tout instant. C’est pourquoi vous avez besoin du bon outil pour simplifier les choses pour toutes les personnes impliquées, et Airtable fait parfaitement l’affaire.
L’interface conviviale et colorée d’Airtable facilite la configuration d’une base de données de projets en quelques minutes. Des plateformes comme Airtable sont indispensables pour un espace de travail productif, collaboratif et efficace.