Comment taper des e-mails plus rapidement dans Gmail

Nous avons souvent une liste de courriels auxquels nous n'avons pas encore répondu. Il est vrai qu'il y a une limite au nombre de messages que l'on peut traiter en une seule journée. Heureusement, Gmail met à disposition plusieurs outils pratiques pour faciliter la rédaction de vos e-mails.

Automatisez la rédaction de vos courriels

La fonctionnalité "Smart Compose" de Gmail est un peu comme la saisie prédictive pour les e-mails. Elle analyse votre façon d'écrire et tente de compléter automatiquement vos phrases. Cela accélère significativement la rédaction de vos messages, vous permettant ainsi de traiter plus de courriels en moins de temps. Les suggestions s'affichent pendant que vous tapez ; vous pouvez les accepter d'une simple pression sur une touche, ou bien les ignorer.

Smart Compose est particulièrement efficace pour les formulations évidentes. Par exemple, si le nom de votre destinataire est Sophie, il suggérera automatiquement "Bonjour, Sophie" en début de message.

Pour activer Smart Compose sur la version web de Gmail, connectez-vous, puis cliquez sur l'icône d'engrenage située en haut à droite. Ensuite, sélectionnez "Voir tous les paramètres".

Dans l'onglet "Général", faites défiler la page jusqu'à la section "Smart Compose" et cochez la case située à côté de "Suggestions de saisie activées".

Smart Compose peut aussi s'adapter à votre style d'écriture personnel, mais cela implique que Google collectera davantage de données vous concernant. Si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité, sélectionnez l'option "Personnalisation activée" dans la section "Personnalisation intelligente de la composition".

Pour valider vos choix, cliquez sur "Enregistrer les modifications" en bas de la page.

Sur votre iPhone, iPad, ou votre appareil Android, lancez l'application Gmail. Tapez sur le menu hamburger en haut à gauche pour ouvrir le menu latéral.

Faites défiler la liste jusqu'en bas et sélectionnez "Paramètres".

Tapez sur votre adresse e-mail. Sur l'écran suivant, cochez la case à côté de l'option "Smart Compose".

Désormais, lorsque vous rédigez un e-mail, les suggestions de Gmail s'afficheront en gris clair. Pour accepter une suggestion, glissez-la vers la droite ou appuyez sur la touche Tab.

Évitez la saisie avec les réponses intelligentes

De nombreuses réponses à des e-mails n'exigent que quelques mots. Souvent, il suffit de confirmer un rendez-vous avec un "Ça me convient" ou d'envoyer un rapide "Merci beaucoup". La fonction de réponse intelligente de Gmail vous évite de devoir taper ces phrases courantes.

En fonction du texte de l'e-mail reçu, Gmail peut vous suggérer trois réponses standardisées. Par exemple, si vous recevez une invitation à dîner, Gmail proposera des réponses comme : "Je serai là", "Désolé, je ne peux pas venir" ou "J'ai hâte". Vous pouvez choisir l'une d'elles et répondre instantanément, sans taper un seul mot.

Sur votre ordinateur, rendez-vous sur la version web de Gmail et connectez-vous. Pour activer les réponses intelligentes, cliquez sur l'icône d'engrenage > Voir tous les paramètres > Général. Dans la section "Réponse intelligente", cochez la case située à côté de "Réponse intelligente activée".

Dans l'application Gmail sur votre iPhone, iPad, ou votre appareil Android, ouvrez le menu latéral en tapant sur le menu hamburger. Allez dans Paramètres > [votre adresse e-mail], puis cochez la case à côté de "Réponse intelligente".

Peu de temps après avoir activé la réponse intelligente, Gmail affichera automatiquement trois suggestions de réponses sous le texte de chaque e-mail entrant.

Réutilisez vos textes fréquents avec les modèles

Beaucoup de gens envoient des e-mails répétitifs, comme des mises à jour hebdomadaires sur l'état d'un projet ou des rappels de paiement. Gmail vous permet de les enregistrer sous forme de modèles, évitant ainsi de les retaper à chaque fois.

Vous ne pouvez créer et utiliser des modèles que sur la version web de Gmail. Commencez par activer cette fonctionnalité dans les paramètres. Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite, puis sur "Voir tous les paramètres" > "Avancé". Dans la section "Modèles", sélectionnez "Activer".

Pour enregistrer un nouveau modèle, retournez à votre boîte de réception et cliquez sur le signe plus (+) à gauche pour rédiger un nouveau message. Saisissez le texte et l'objet que vous utilisez habituellement pour votre e-mail répétitif. Laissez le champ "Destinataires" vide si vous n'envoyez pas ces messages aux mêmes personnes à chaque fois.

Une fois votre brouillon terminé, cliquez sur les trois points en bas à droite. Sélectionnez "Modèles" > "Enregistrer le brouillon comme modèle", puis "Enregistrer comme nouveau modèle". Donnez un nom à votre modèle, puis cliquez sur "Enregistrer".

La prochaine fois que vous devrez envoyer votre e-mail récurrent, cliquez sur le signe plus (+) pour rédiger un nouveau message. Cliquez sur les trois points en bas, passez le curseur sur "Modèles", puis choisissez votre modèle.

Créez une signature électronique

Vous pouvez aussi gagner quelques minutes chaque jour en évitant de taper votre nom à la fin de chaque e-mail. Heureusement, Gmail vous permet de créer une signature qui sera ajoutée automatiquement à tous vos messages.

Sur la version web de Gmail, connectez-vous, puis cliquez sur l'icône d'engrenage. Allez dans "Voir tous les paramètres" > "Général". Dans la section "Signature", cliquez sur "Créer".

Nommez votre signature, puis cliquez sur "Créer". Vous pouvez aussi enregistrer différentes signatures pour les nouveaux e-mails et les réponses. Dans la zone de texte, entrez et personnalisez simplement votre signature à l'aide des outils de mise en forme.

Sous la zone de texte, vous verrez les menus déroulants "Pour les nouveaux e-mails" et "Sur réponse/transfert". Choisissez la signature que vous souhaitez utiliser pour chacun de ces cas, puis cliquez sur "Enregistrer les modifications".

Désormais, vos e-mails contiendront automatiquement votre signature.