Si vous manipulez régulièrement des contrats ou des formulaires, vous savez combien il peut être frustrant de voir des parties du document modifiées là où elles ne le devraient pas. Heureusement, Microsoft Word propose une fonctionnalité qui permet de protéger le contenu de vos documents tout en laissant la possibilité aux utilisateurs de remplir les zones prévues à cet effet.
Créer des documents à compléter, tout en évitant les modifications
Prenons un exemple concret : vous avez un accord de confidentialité que vous souhaitez transmettre à un nouvel employé. Vous voulez que celui-ci puisse remplir les champs nécessaires, mais vous voulez également être certain qu’aucune des informations essentielles de l’accord ne soit altérée ou modifiée de quelque manière que ce soit. Voici comment procéder en quelques étapes simples avec Word.
Commencez par sélectionner le document avec lequel vous souhaitez travailler. Microsoft propose quelques modèles de base, mais il existe également de nombreux sites web qui offrent gratuitement des modèles juridiques détaillés et complets, rédigés par des professionnels du droit. Pour cet exemple, nous utiliserons un accord de confidentialité que nous avons obtenu à partir du lien mentionné précédemment.
Une fois votre document prêt, il est temps d’y ajouter des éléments interactifs et une protection. Pour cela, vous devez d’abord activer l’onglet « Développeur », qui n’est pas affiché par défaut dans le ruban de Word.
Cliquez sur « Fichier », situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Dans le menu qui s’affiche, choisissez « Options » en bas de la liste.
Dans le menu Options, sélectionnez « Personnaliser le ruban » dans le volet gauche.
Sur la droite, dans la zone « Personnaliser le ruban », cochez la case « Développeur », puis cliquez sur « OK ».
L’onglet « Développeur » apparaît désormais entre les onglets « Affichage » et « Aide ». Cliquez sur cet onglet.
Dans l’onglet « Développeur », repérez le groupe « Contrôles ». Vous y trouverez plusieurs options de contrôles de contenu, vous permettant d’insérer du texte riche ou brut, des images, des zones de liste déroulante, des sélecteurs de date, des cases à cocher, etc.
Passons à la pratique. Dans la section signature de notre modèle d’accord de confidentialité, nous allons insérer un sélecteur de date et une zone de texte enrichi afin de pouvoir saisir la date de l’accord et le nom du signataire.
Commencez par placer votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un sélecteur de date. Dans notre exemple, nous le plaçons ici :
Ensuite, dans l’onglet « Développeur », sélectionnez « Contrôle de contenu du sélecteur de dates » (l’icône en forme de calendrier).
Une case apparaît alors dans votre document. Cliquez sur la flèche et choisissez une date dans le calendrier.
Maintenant, supprimons les lignes situées à côté de « Par : » et remplaçons-les par une zone de texte enrichi. Après avoir supprimé les lignes, placez votre point d’insertion à l’endroit souhaité :
Retournez dans l’onglet « Développeur », et cliquez sur le bouton « Contrôle de contenu de texte enrichi ».
Une zone de texte apparaît maintenant. Répétez ces étapes pour la ligne suivante où le nom doit être indiqué, et vous obtiendrez un résultat similaire à ceci :
Comme vous le voyez, vous avez maintenant des zones à remplir pour le texte et la date.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les formulaires qui sont envoyés fréquemment et qui contiennent plusieurs zones à compléter par le destinataire. Prenons par exemple le premier paragraphe de notre accord de confidentialité :
Ce seul paragraphe comporte sept parties qui nécessitent d’être remplies. Il est donc judicieux de le transformer en un formulaire interactif.
Un accord de confidentialité n’est généralement pas un document dont le contenu est souvent modifié. De même, lorsque vous envoyez un contrat à signer, vous devez vous assurer qu’aucun contenu n’a été altéré puis renvoyé à votre insu. Restreindre les droits d’édition du destinataire est un excellent moyen de protéger l’intégrité du document et de vous protéger vous-même.
Pour empêcher les modifications du document, sélectionnez l’intégralité du texte en appuyant sur Ctrl + A. Une fois tout le texte sélectionné, cliquez sur « Restreindre la modification » dans le groupe « Protéger » de l’onglet « Développeur ».
Dans le volet « Restreindre la modification » qui s’affiche à droite, cochez l’option sous la section « Restrictions de modification ».
Ensuite, dans cette même section, cliquez sur la flèche pour dérouler le menu et sélectionnez « Remplir des formulaires ».
Enfin, sélectionnez « Oui, activer la protection ».
Pour ajouter une couche de protection supplémentaire à votre document, vous pouvez créer un mot de passe. Cette étape est facultative. Si vous choisissez de le faire, saisissez un mot de passe, puis cliquez sur « OK ». Sinon, cliquez simplement sur « Annuler ».
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