Comment réduire la taille de votre feuille de calcul Excel

Les tableurs Excel peuvent rapidement devenir volumineux, surtout lorsqu'ils contiennent une grande quantité de données ou d'illustrations. Bien que cela ne pose généralement pas de problème, cela peut complexifier la gestion, le partage et l'utilisation efficace de ces documents.

Fort heureusement, diverses mesures peuvent être prises pour diminuer la taille de vos fichiers Excel sans compromettre les informations qu'ils contiennent. Nous allons vous montrer comment procéder.

1. Éliminer les feuilles superflues

Un excès de feuilles inutilisées peut contribuer à alourdir inutilement votre fichier Excel. La première étape consiste donc à supprimer celles dont vous n'avez plus l'usage. Pour ce faire, ouvrez votre fichier, effectuez un clic droit sur la feuille concernée et choisissez "Supprimer".

De même, pensez à supprimer les graphiques, images, tableaux et autres éléments qui ne sont plus nécessaires.

2. Supprimer les mises en forme inutiles

La taille d'un fichier Excel peut aussi augmenter en raison d'un formatage excessif des cellules. Chaque cellule formatée occupe un espace supplémentaire. Par exemple, une cellule avec des bordures consommera plus d'espace qu'une cellule sans formatage.

Il est donc judicieux de retirer tout formatage inutile. Voici comment procéder :

Ouvrez votre fichier Excel et sélectionnez les cellules que vous souhaitez déformatées.
Cliquez sur l'onglet "Accueil" situé en haut de l'écran.
Dans le groupe "Édition", cliquez sur le bouton "Effacer" et sélectionnez "Effacer les formats" dans le menu déroulant.

3. Ajuster les paramètres de taille et de qualité des images

Votre fichier Excel contient-il des images ? Si c'est le cas, réduire leur taille et leur qualité peut contribuer à diminuer la taille de votre fichier.

Il est important de noter que la réduction de la taille et de la qualité des images peut affecter leur rendu dans votre document. Si cela vous convient, suivez ces instructions pour configurer Microsoft Excel afin qu'il enregistre les images avec une résolution inférieure :

Lancez Microsoft Excel sur votre ordinateur.
Cliquez sur le menu "Fichier" en haut de la fenêtre.
Sélectionnez "Options" dans le panneau de gauche.
Dans la fenêtre "Options Excel", choisissez l'onglet "Options avancées".
Faites défiler jusqu'à la section "Taille et qualité de l'image" et cochez l'option "Supprimer les données de modification".
Décochez la case "Ne pas compresser les images dans le fichier".
Cliquez sur le menu déroulant à côté de "Résolution par défaut" pour sélectionner une résolution de 150 ppp ou moins.
Cliquez sur "OK" pour valider vos modifications.

4. Compresser les images dans votre feuille de calcul

Si vous ne souhaitez pas abaisser la résolution de toutes les images, Excel vous propose de compresser des images spécifiques. Voici comment utiliser cette fonctionnalité pour alléger votre fichier Excel.

Dans votre feuille de calcul, sélectionnez l'image à compresser.
Cliquez sur l'onglet "Format de l'image".
Dans la section "Ajuster", cliquez sur le bouton "Compresser les images".
Cochez "Appliquer uniquement à cette image" si vous ne voulez compresser que l'image sélectionnée.
Cochez l'option "Supprimer les zones rognées des images".
Dans la section "Résolution", choisissez la résolution souhaitée.
Cliquez sur "OK".

Vous pouvez répéter ces étapes pour compresser d'autres images. Après cela, la taille de votre fichier Excel devrait être considérablement réduite.

5. Empêcher Excel d'enregistrer le cache du tableau croisé dynamique

Le cache du tableau croisé dynamique est un emplacement de stockage temporaire pour les données utilisées dans les tableaux croisés dynamiques. Bien qu'il améliore les performances et facilite le travail avec ces tableaux, il peut aussi augmenter la taille du fichier car Excel y enregistre ces données.

Si votre feuille de calcul contient un tableau croisé dynamique, suivez ces étapes pour empêcher Excel d'enregistrer le cache avec le fichier.

Ouvrez votre feuille de calcul.
Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre tableau croisé dynamique et cliquez sur l'onglet "Analyse du tableau croisé dynamique" en haut de la fenêtre.
Cliquez sur le bouton "Options".
Dans la fenêtre "Options du tableau croisé dynamique", cliquez sur l'onglet "Données".
Décochez la case "Enregistrer les données sources avec le fichier" et cochez la case "Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier".
Cliquez sur "OK" pour valider les modifications.

Une fois ces étapes terminées, Excel n'enregistrera plus le cache du tableau croisé dynamique, ce qui réduira la taille de votre fichier.

6. Enregistrer votre feuille de calcul au format binaire (.Xslb)

Par défaut, Microsoft Excel enregistre les fichiers au format XML, ce qui facilite l'échange de données avec d'autres applications. Toutefois, si vous souhaitez réduire rapidement la taille du fichier, vous pouvez l'enregistrer au format binaire.

Pour enregistrer un fichier Excel au format binaire, voici la marche à suivre :

Ouvrez votre feuille de calcul.
Cliquez sur "Fichier" puis "Enregistrer sous".
Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.
Cliquez sur le menu déroulant "Type de fichier" et sélectionnez "Classeur binaire Excel (*.xlsb)".
Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Cela enregistrera votre fichier Excel au format binaire, qui prend moins de place. Pour que Microsoft Excel enregistre toujours vos fichiers au format binaire, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut. Voici comment :

Ouvrez Microsoft Excel et allez dans "Fichier" > "Options".
Sélectionnez l'onglet "Enregistrer" dans la barre latérale gauche.
Utilisez le menu déroulant à côté de "Enregistrer les fichiers dans ce format" pour choisir "Classeur binaire Excel (*.xslb)".
Cliquez sur "OK" pour enregistrer vos modifications.

Après avoir effectué ces étapes, Excel enregistrera par défaut tous les fichiers au format binaire.

7. Convertir la feuille de calcul en fichier ZIP

Si vous ne souhaitez pas modifier les paramètres d'Excel, vous pouvez simplement compresser votre fichier Excel au format ZIP. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de compression de fichiers intégrée à Windows. Ainsi, vous réduirez la taille de votre fichier sans avoir à l'ouvrir. Voici la procédure à suivre.

Appuyez sur les touches "Win + E" pour ouvrir l'Explorateur de fichiers.
Accédez au dossier où votre fichier est enregistré.
Faites un clic droit sur votre fichier Excel et choisissez l'option "Compresser en fichier ZIP" dans le menu contextuel.

Windows enregistrera le fichier compressé au même emplacement que le fichier original. Vous pouvez aussi utiliser un outil tiers pour effectuer cette compression. Une fois compressée, vous pouvez partager votre feuille de calcul sans vous soucier de sa taille.

Réduire facilement vos fichiers Excel

Les fichiers Excel volumineux peuvent être pénibles, lents à charger et difficiles à partager par e-mail. Heureusement, il n'est pas nécessaire de subir ces désagréments. En appliquant ces conseils, vous réduirez rapidement la taille de vos fichiers Excel.