Si vous êtes un utilisateur assidu de Google Sheets, il est probable que vous ayez déjà été confronté à la problématique des données dupliquées dans vos feuilles de calcul. Ces occurrences peuvent sérieusement altérer la cohérence des données que vous avez minutieusement élaborées. Il se peut même que vous ne réalisiez pas l’existence de ces doublons, surtout si votre ordinateur fonctionne de manière erratique ou si vous avez malencontreusement activé le pavé tactile de votre portable.
Il est extrêmement aisé de négliger certaines répétitions lorsqu’une feuille de calcul contient un volume important d’informations. Les conséquences classiques incluent des erreurs de calcul et des cellules dupliquées difficiles à repérer lors de la recherche de la source d’un problème.
Fort heureusement, diverses approches sont disponibles pour mettre en évidence ces doublons dans vos feuilles de calcul.
- Utiliser la fonctionnalité intégrée de suppression de doublons.
- Recourir à la mise en évidence pour identifier les doublons.
- Copier les entrées uniques vers une nouvelle feuille.
- Employer un outil tiers spécialisé dans la recherche de doublons.
- Créer un tableau croisé dynamique qui recense les doublons de manière individuelle.
Les processus mentionnés ci-dessus simplifient la détection des entrées en double, vous permettant de les supprimer ou de les ignorer selon vos besoins. Voici vos options détaillées.
Exploitation de la fonctionnalité de suppression des doublons de Google Sheets
Que vous souhaitiez repérer les doublons au sein d’une colonne, de deux colonnes ou de l’ensemble d’une feuille de calcul, la fonction « Supprimer les doublons » élimine avec précision les cellules contenant les mêmes informations. Toutefois, soyez conscient que cette action supprime tous les doublons, même s’ils ne sont pas associés aux mêmes données.
L’utilisation de la fonctionnalité intégrée « Rechercher et supprimer les doublons » est la méthode la plus simple pour éliminer les doublons, mais il est parfois préférable d’examiner les occurrences en double avant de les supprimer. La mise en évidence par couleur est une excellente approche pour ce faire.
Mise en évidence des doublons à l’aide de couleurs pour faciliter la suppression
L’utilisation de couleurs pour mettre en évidence les erreurs dans vos feuilles de calcul est une autre approche efficace pour identifier les données incorrectes.
=countif(A:A,A1)>1.
Votre feuille de calcul va désormais mettre en évidence les cellules en double avec la couleur que vous avez sélectionnée, et vous pourrez ainsi les repérer aisément.
Remarque : Il est préférable de mettre en évidence les cellules d’une colonne en commençant par la ligne 1 plutôt que de choisir des cellules au milieu. La formule n’est pas optimale si la première colonne est la ligne 2. Il a manqué certains doublons lors de la sélection des cellules (A2:B9). Une fois la ligne 1 ajoutée (A1:B9), tous les doublons ont été détectés. Voir les deux images ci-dessous.
Image #1 : Doublons manqués lors de la sélection des cellules de la ligne 2 comme premières cellules (A2 et B2) :
Image #2 : Tous les doublons détectés lors de la sélection des cellules de la ligne 1 comme premières cellules (A1 et B1) :
Assurez-vous que tous les doublons sont bien des répétitions exactes, car certaines occurrences peuvent être le même numéro pour deux éléments distincts (comptes, utilisateurs, employés…). Après avoir confirmé les cellules en double que vous ne souhaitez pas conserver, supprimez-les. Enfin, vous pouvez fermer le menu de mise en forme et rétablir la couleur standard de vos cellules.
Copie des cellules uniques dans Google Sheets pour faciliter la suppression des doublons
Si vous préférez trier automatiquement vos données brutes, il est recommandé de copier toutes les cellules uniques plutôt que les doublons. Cette méthode permet de trier et de filtrer plus rapidement. Si vous êtes certain de la justesse de vos données et que vous préférez supprimer les doublons directement, essayez la procédure ci-dessous.
Une fois cette opération effectuée, vous pouvez vérifier les entrées manuellement ou importer vos données dans votre feuille de calcul de travail.
Utilisation d’un module complémentaire tiers pour la recherche et la suppression des doublons dans les feuilles
Des plugins en ligne sont disponibles pour une utilisation avec Google Sheets. Vous trouverez ces modules complémentaires dans le Google Workspace Marketplace, y compris des outils pour supprimer automatiquement les entrées en double.
Suppression des doublons par Ablebits
Un outil efficace appelé « Supprimer les doublons par Ablebits » vous permet d’identifier rapidement les doublons dans une feuille complète d’informations ou en effectuant une recherche dans un maximum de deux colonnes.
Vous avez la possibilité de déplacer, supprimer ou mettre en évidence les résultats. L’outil offre deux options : rechercher et supprimer les doublons, ou rechercher des cellules ou des données uniques dans votre document. Ces deux options simplifient le suivi des informations en continu.
En résumé, l’utilisation d’un outil d’assistance pour la recherche d’informations peut être rentable à long terme. Cette option est principalement destinée aux utilisateurs qui recherchent régulièrement les doublons dans leurs feuilles de calcul et préfèrent consacrer leur temps à d’autres tâches.
Utilisation d’un tableau croisé dynamique pour rechercher les lignes en double dans les feuilles
Un tableau croisé dynamique est un outil pratique pour analyser les données en détail. Il ne supprime pas automatiquement les cellules ou les lignes en double, mais il fournit une répartition des colonnes qui contiennent des doublons. Vous pouvez ainsi examiner manuellement vos données et décider de ce qu’il faut supprimer.
La création d’un tableau croisé dynamique est plus complexe que les autres méthodes présentées dans cet article. Il faut ajouter un tableau croisé dynamique pour chaque colonne afin de s’assurer de la cohérence des résultats et d’identifier correctement les doublons.
Remarque : Si vous n’avez pas de noms de colonnes dans votre feuille de calcul, les tableaux croisés dynamiques ne fonctionneront pas correctement pour trouver les doublons. Essayez d’ajouter temporairement une nouvelle ligne, puis nommez les colonnes à l’aide de cette nouvelle ligne.
Voici les étapes à suivre pour utiliser un tableau croisé dynamique afin d’identifier les cellules ou les lignes en double.
Comme mentionné précédemment, la méthode du tableau croisé dynamique est un peu plus complexe. Néanmoins, elle vous fournit un rapport détaillé sur les emplacements de vos doublons, ce qui peut s’avérer utile pour l’analyse des données. Pour plus d’informations sur les tableaux croisés dynamiques, consultez le tutoriel Alphr sur la création, la modification et la mise à jour des tableaux croisés dynamiques dans Google Sheets.
En général, une cellule en double dans Google Sheets peut poser des problèmes au niveau de vos données si vous ne faites pas attention, en particulier lorsque vous triez des informations financières dans une feuille de calcul.
Les causes les plus courantes des doublons sont :
- Plusieurs personnes qui ajoutent le même client, la même facture, la même catégorie, le même article, etc.
- Des importations de données qui se rajoutent aux données existantes une seconde fois.
- Des actions de copier/coller qui ont ajouté des entrées en double.
Heureusement, il est étonnamment facile d’identifier, de supprimer et d’éliminer les cellules de données identiques dans Google Sheets, ce qui est une bonne nouvelle si vous manipulez des feuilles de calcul régulièrement dans votre travail quotidien. Si vous recherchez une méthode pour trier le contenu plus rapidement, vous pouvez toujours utiliser un module complémentaire tel que « Supprimer les doublons par Ablebits » pour vous assurer que vos informations sont bien triées et organisées.
Avez-vous des expériences, des astuces ou des questions sur l’une des méthodes mentionnées dans cet article ? Faites-le nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.