Comment optimiser les fichiers PDF exportés à partir de MS Word
Optimisation de fichiers PDF issus de MS Word
Le format PDF est largement privilégié pour la diffusion de documents en ligne. Bien que de nombreux utilisateurs recourent à des logiciels de traitement de texte comme MS Word pour la création, le partage s'effectue souvent sous format PDF. MS Word intègre une fonction d'exportation vers ce format, ce qui est très pratique et assure un rendu fidèle. Cependant, un problème subsiste : la taille du fichier. Les PDF générés par MS Word sont fréquemment plus volumineux qu'ils ne devraient l'être. La présence d'images dans le document accentue ce phénomène. Cette situation est problématique pour la publication en ligne ou l'envoi par e-mail. Heureusement, il est tout à fait possible d'optimiser les PDF exportés depuis MS Word.
Procédure d'exportation en PDF
Ouvrez le document concerné dans MS Word. Puis, sélectionnez Fichier > Exporter.
Dans la fenêtre d'exportation, choisissez l'option "Créer un PDF/XPS". Une boîte de dialogue intitulée "Publier au format PDF ou XPS" s'ouvrira, permettant de sauvegarder le document.
Réduction de la taille du fichier
Lors de l'exportation, MS Word offre deux options d'optimisation. L'option par défaut, "Standard", engendre des fichiers PDF plus volumineux. Pour obtenir un fichier plus compact, privilégiez l'option "Taille minimale" dans la boîte de dialogue "Publier au format PDF ou XPS".
Choix de polices standard
MS Word permet l'utilisation d'un grand nombre de polices disponibles sur votre système. Toutefois, il est important de noter que tous les destinataires ne disposent pas nécessairement des mêmes polices. Lors de l'envoi d'un document MS Word, la police n'est pas incluse. Cependant, lors de l'exportation en PDF, la police est intégrée au fichier, ce qui peut augmenter sa taille. Si la police sélectionnée est essentielle à la mise en page du document, il faudra faire un compromis avec la taille du fichier.
Si le choix de la police n'est pas crucial, il est préférable d'opter pour une des polices standard prises en charge par les lecteurs PDF, telles que Times New Roman, Arial ou Helvetica.
Si votre fichier PDF reste volumineux, des outils de compression en ligne peuvent réduire davantage sa taille. Cette méthode est moins recommandée pour les documents riches en images. En effet, pour ce type de document, les options de réduction sont limitées. Pour un fichier texte, il est plus aisé d'obtenir un format plus léger et facile à partager.