Dropbox est un service de synchronisation de fichiers très performant, particulièrement en ce qui concerne le partage de documents. Il offre également des fonctionnalités collaboratives qui permettent aux utilisateurs de commenter vos fichiers. Le processus est généralement simple : on télécharge un fichier, on partage le lien et on attend les retours. Cependant, le défi se présente lorsque l’on doit remplacer un fichier par une version mise à jour ou lorsque l’on a chargé le mauvais document initialement. L’objectif est de modifier le fichier sans altérer le lien de partage existant et sans perdre les commentaires précieux que vous avez déjà reçus. Heureusement, il est tout à fait possible et même très simple de mettre à jour un fichier sur Dropbox sans affecter son lien de partage.
Pour actualiser un fichier sur Dropbox sans rompre le lien associé, vous devez remplacer le fichier existant. Le fonctionnement de Dropbox est similaire au système de gestion de fichiers de votre ordinateur. Il ne permet pas d’enregistrer un fichier avec un nom et une extension identiques au même endroit. Cependant, contrairement à votre système d’exploitation, Dropbox ne vous avertit pas lorsque vous téléchargez un fichier qui partage le même nom qu’un fichier existant ; il le remplace automatiquement.
Ouvrez Dropbox dans votre navigateur web et naviguez jusqu’au dossier qui contient le fichier que vous souhaitez mettre à jour. Vérifiez avec attention le nom et l’extension de ce fichier. Prenons l’exemple d’un fichier nommé « Mon_Fichier_Important.psd » sur votre compte Dropbox, dont le lien est déjà partagé avec plusieurs collaborateurs, et qui a reçu des commentaires.
Vous désirez maintenant remplacer ce fichier par une version améliorée, sans avoir à diffuser un nouveau lien. Sur votre ordinateur, localisez le nouveau fichier que vous voulez télécharger. Renommez-le de manière à ce qu’il porte exactement le même nom que le fichier original. Par exemple, si votre nouveau fichier s’appelle « Oops_Erreur.psd », renommez-le en « Mon_Fichier_Important.psd ».
Retournez sur Dropbox et téléchargez le fichier renommé à l’emplacement de l’ancien fichier. Une fois le téléchargement terminé, le nouveau fichier prendra la place de l’ancien. Vous n’aurez qu’un seul fichier portant ce nom dans votre dossier.
Le lien de partage qui pointait vers l’ancien fichier redirigera désormais vers le nouveau. Tous les commentaires précédemment ajoutés au fichier seront toujours visibles. Toutefois, si le fichier a subi des modifications majeures, les commentaires pourraient devenir obsolètes car ils se réfèrent à l’ancienne version. Si vous avez remplacé complètement le fichier par une version distincte, il est conseillé d’en informer les personnes concernées ou de supprimer les commentaires devenus inutiles.
Idéalement, cette méthode fonctionne depuis n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’un ordinateur. Cependant, il est recommandé d’effectuer ces manipulations depuis un ordinateur, car le renommage de fichiers est plus aisé et vous évitez les limitations imposées par les plateformes mobiles.
Dropbox offre de nombreuses options de partage intéressantes. Si certaines fonctionnalités sont manquantes, des applications tierces peuvent compléter efficacement le service. Par exemple, Finesse est une petite application qui permet de programmer la suppression d’un fichier stocké sur Dropbox.