La gestion d’une documentation efficace est un défi constant, pourtant son importance est indéniable. Que ce soit pour un cahier des charges ou un projet collaboratif, les modifications sont inévitables et souvent nombreuses, de quoi décourager. La mise à jour manuelle des documents est fastidieuse. Heureusement, l’automatisation peut simplifier ce processus, notamment pour les images. Il est possible d’intégrer dans MS Word des images qui se mettent à jour automatiquement, à condition que l’image soit hébergée en ligne et que les destinataires aient une connexion internet pour voir la dernière version.
Choisir un service d’hébergement d’images
Pour qu’une image s’actualise automatiquement dans MS Word, elle doit être stockée sur une plateforme permettant de la remplacer sans modifier son adresse web. Dropbox est une excellente option. La mise à jour d’un fichier dans Dropbox ne change pas son lien, ce qui est parfait pour notre objectif.
Obtenir un lien direct vers l’image
Vous êtes prêt à insérer une image à partir d’une URL dans MS Word, et à ce qu’elle se mette à jour automatiquement. Bien que Dropbox soit notre service recommandé, il y a un léger obstacle à contourner. Dropbox ne fournit pas directement le lien direct vers un fichier. Ce lien est indispensable pour que MS Word puisse afficher l’image.
La solution est simple : copiez le lien de partage fourni par Dropbox et remplacez «www.dropbox.com» par «dl.dropboxusercontent.com».
Par exemple :
Ce lien :
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
devient :
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Insérer l’image dans MS Word
Ouvrez le document où vous souhaitez insérer l’image. Dans l’onglet « Insertion », ouvrez le menu « Quick Parts », puis sélectionnez « Champ ».
Une fenêtre listant les différents champs disponibles apparaît. Choisissez « InsertPicture ». Dans les propriétés du champ, collez le lien direct vers votre image. Dans la section « Options du champ » à droite, cochez « Ne pas enregistrer la date avec le document » ainsi que « Redimensionner horizontalement depuis la source » et « Redimensionner verticalement depuis la source ».
Validez en cliquant sur « OK », et l’image sera insérée dans votre document.
Actualiser l’image dans le document
Maintenant que votre image s’actualise automatiquement, il est temps de la mettre à jour. Pour cela, il n’est pas nécessaire d’accéder au document. Il suffit de remplacer l’image source dans Dropbox. À la prochaine ouverture du document, il affichera la nouvelle image.
Il est important de noter que si le document est consulté hors ligne, l’image ne sera pas visible.
Fonctionnement des options du champ « InsertPicture »
Vous vous demandez peut-être à quoi servent les options que nous avons activées lors de l’insertion de l’image. L’option « Ne pas enregistrer la date avec le document » assure que MS Word ne sauvegarde pas une copie de l’image, mais va toujours la chercher à son adresse web lors de l’ouverture du document. C’est ce qui permet la mise à jour.
Les options de redimensionnement garantissent que la nouvelle image s’adapte à la mise en page du document. Sans ces options, l’image pourrait apparaître déformée. Toutefois, cela peut aussi déplacer le texte si l’image est insérée « En ligne avec le texte ».