Comment mesurer la productivité du travail à domicile des travailleurs à distance

Évaluer la contribution de vos collaborateurs à distance : comment faire ?

Comment évaluez-vous la valeur que vos employés apportent à votre entreprise, en particulier ceux qui travaillent à distance ?

Bien que des outils existent pour mesurer la productivité du personnel en présentiel, le télétravail présente des défis spécifiques. Le recours au travail à distance, déjà en croissance, a été propulsé par la pandémie de COVID-19, devenant une nécessité pour de nombreuses entreprises plutôt qu'un simple avantage.

Les entreprises traditionnelles ont dû s'adapter pour servir leurs clients tout en respectant les mesures de distanciation. Nombreuses sont celles qui ont adopté, partiellement ou totalement, le télétravail. Elles ont ainsi constaté que cette approche permettait non seulement d'éviter les contacts physiques, mais aussi d'améliorer l'efficacité de l'organisation.

Comment quantifier la productivité de mes télétravailleurs ?

Face au télétravail, des questions se posent : vos employés sont-ils assez disciplinés ? Comment vérifier qu'ils consacrent leur temps de travail à votre entreprise ? Le télétravail impacte-t-il réellement leur productivité ?

Avant de chercher à contrôler, accordez-leur votre confiance et faites-le leur savoir. Maura Thomas, experte en gestion du temps, souligne l'importance de la confiance :

Pour diriger efficacement des équipes à distance, les managers doivent partir du principe que les employés travaillent, à moins de preuve du contraire. Il est donc essentiel de disposer de mesures objectives pour étayer ou infirmer les impressions subjectives.

Bien qu'il soit important de mesurer leur productivité, il faut partir du principe qu'ils font de leur mieux, sauf si les données indiquent le contraire.

Cet article explore les opinions, les conseils et les outils utilisés par des entreprises renommées pour évaluer la contribution du personnel à distance.

1. Privilégier les résultats au temps passé

Les entreprises habituées au travail en présentiel ont tendance à observer le personnel en action. Travailler "à la maison" peut être perçu comme un manque d'activité. Or, le télétravail offre aux employés la possibilité de travailler à leur propre rythme.

Ce rythme pourrait même être celui qui leur permet de donner le meilleur d'eux-mêmes.

Avez-vous des employés en télétravail ? Voici des outils de téléconférence à privilégier.

Une étude de ZDNet a révélé que les travailleurs sont souvent plus productifs et communiquent mieux lorsqu'ils travaillent à domicile.

Avec le personnel à distance, il vaut mieux éviter de se focaliser sur le contrôle des heures travaillées. Concentrez-vous plutôt sur le travail accompli. Il est impossible de maîtriser l'emploi du temps de chacun et de quantifier précisément le temps consacré à une tâche. L'approche axée sur les résultats permet à tous de se concentrer sur la réalisation des objectifs dans les délais impartis.

2. Donner de l'importance au feedback interne

Une méthode utile, mais souvent négligée, pour mesurer la productivité des télétravailleurs consiste à mettre en place un processus de feedback interne. Il s'agit de demander aux employés de remplir de courts questionnaires, dans lesquels ils expriment leur avis honnête sur les performances et l'attitude de leurs collègues.

Vous pouvez par exemple leur demander de répondre à quelques questions sur chaque collègue, en identifiant ses points forts et les aspects qu'il pourrait améliorer.

3. Adopter les outils technologiques

Le suivi manuel de la productivité des employés à distance est fastidieux. Heureusement, de nombreux logiciels permettent d'optimiser le travail à distance.

Voici quelques exemples d'outils:

Teamwork

Teamwork est une plateforme avancée dédiée à la gestion de projet et à la collaboration client. Elle vous aide à organiser vos activités, à suivre le temps facturable et à vous assurer que vos projets sont livrés dans les délais et dans les limites budgétaires. Elle intègre des fonctionnalités de gestion de projet qui facilitent l'évolution de votre équipe de service client ou de votre entreprise.

Contrairement aux outils de gestion de projet classiques, Teamwork vous permet de créer des projets et des tâches, d'ajouter des commentaires et de partager des fichiers. Vous centralisez ainsi toutes les informations nécessaires. Vous pouvez visualiser vos projets sous forme de tableau, de diagramme de Gantt ou de liste de tâches. Personnalisez l'outil pour l'adapter à vos besoins et lancez-vous.

Teamwork propose toutes les fonctionnalités attendues d'un logiciel de gestion de projet : gestion de portefeuille, tableaux de bord de reporting, suivi du temps, gestion de la charge de travail, etc. Vous pouvez consulter l'état d'avancement de vos projets et suivre les mises à jour grâce aux tableaux de bord.

Identifiez les personnes affectées à chaque tâche et utilisez le suivi du temps pour mesurer le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche. Consultez les ressources de votre équipe pour déterminer qui a une charge de travail maximale et qui peut en prendre davantage. Grâce à ces informations, vous pouvez planifier efficacement de nouveaux projets sans surcharger vos équipes.

Intégrez Teamwork avec les outils que vous utilisez pour gérer votre entreprise. Commencez à collaborer et découvrez les avantages de Teamwork grâce à un essai gratuit de 30 jours. L'outil est gratuit pour les petites équipes. Si votre entreprise a des besoins plus importants, vous pouvez opter pour un forfait à partir de 10$/mois/utilisateur.

monday.com

monday.com est un système d'exploitation du travail qui vous permet de gérer les flux de travail de votre équipe, de créer, de faire évoluer et d'exécuter les tâches avec précision. Il vous aide également à gérer les projets, le marketing, les ventes, le CRM, la conception, le développement de logiciels, les opérations, les contacts et bien d'autres aspects de votre activité.

Utilisez les modèles personnalisables pour démarrer rapidement ou créez vos propres modèles pour une prise en main facile. Intégrez monday.com avec les outils que vous utilisez, comme Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, etc.

Vous pouvez automatiser vos flux de travail en quelques secondes pour éviter les erreurs humaines et vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Vous pouvez également afficher les données sous forme de calendrier, de tableau Kanban, de chronologie ou de carte.

Choisissez la taille de votre équipe pour obtenir le plan le plus adapté à vos besoins. Si vous travaillez seul, vous pouvez utiliser la version gratuite, qui comprend un nombre illimité de tableaux et de documents, ainsi que plus de 200 modèles. Pour les équipes plus grandes, les abonnements commencent à 10$/siège/mois. Vous pouvez tester la plateforme grâce à un essai gratuit.

Trello

Trello est une solution de gestion de projet très populaire. Cet outil vous donne une vision d'ensemble des projets en cours et des personnes qui y travaillent. Trello propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour évaluer les employés à distance.

Le tableau Trello de votre entreprise permet aux managers de savoir sur quoi travaille chaque membre de l'équipe à tout moment. La communication et les mises à jour régulières contribuent à la transparence au sein de votre organisation.

Zoom

Les échanges par message ne suffisent pas toujours ; Zoom, bien que déjà existant, a connu un essor important pendant la crise du COVID-19. Ce logiciel est une excellente solution de visioconférence pour les petites et grandes équipes.

D'autres alternatives à Zoom existent, comme Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting, etc. La visioconférence permet d'estomper la frontière entre vos lieux de travail physiques et virtuels.

Google Docs

Utilisez Google Docs pour que l'équipe puisse accéder aux documents à tout moment. Les membres de l'équipe peuvent ainsi choisir les tâches sur lesquelles ils souhaitent travailler, et des durées estimées peuvent être attribuées aux projets.

Les employés qui terminent fréquemment leurs missions avant les délais prévus peuvent être considérés comme plus productifs. Google Workspace offre de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes qui aident à évaluer la productivité du personnel à distance.

Slack

Slack est sans doute l'outil de collaboration le plus populaire. Grâce à ses intégrations et à sa collection d'applications, Slack est devenu l'outil de messagerie de référence pour les professionnels et les équipes. De nombreuses organisations le considèrent comme leur bureau virtuel.

Connectez-vous à votre espace de travail Slack pour recevoir des mises à jour instantanées de vos équipes distantes. Slack propose des applications qui génèrent automatiquement des rapports d'activité commerciale, tels que les derniers avis sur vos produits/services ou le nombre de nouveaux abonnés à votre newsletter.

Il existe de nombreux autres outils pouvant faciliter le travail à domicile.

4. Fixer et communiquer régulièrement les objectifs

Lorsque vous divisez vos objectifs en tâches plus petites, il devient plus facile de les suivre et moins contraignant pour l'employé. Les entreprises axées sur les résultats qui emploient du personnel à distance définissent des objectifs et des délais clairs, comme elles le feraient pour le personnel en présentiel.

Des indicateurs de performance vous permettent de tirer le meilleur parti de vos équipes distantes. Ces indicateurs varient en fonction de la nature de votre entreprise. Voici quelques exemples d'indicateurs de performance pour le travail à domicile :

• Nombre de ventes
• Chiffre d'affaires généré par membre de l'équipe
• Nombre de problèmes clients
• Temps de réponse moyen
• Taux de conversion des prospects
• Coût d'acquisition client (CAC)
• Taux de rotation du personnel
• Retour sur investissement marketing (ROMI)

Lorsque les télétravailleurs savent qu'ils doivent rendre des comptes sur leur travail, ils sont plus concentrés sur la réalisation de leurs tâches.

5. Récompenser les réussites

Ne vous contentez pas de fixer des objectifs pour votre personnel à distance ; récompenser leur atteinte améliore directement leur productivité. Comme mentionné précédemment, Slack s'intègre à d'autres applications pour étendre ses fonctionnalités. L'intégration de HeyTaco!, par exemple, vous permet de célébrer les victoires de vos télétravailleurs tout au long de la journée.

La motivation des employés est une source d'inquiétude pour de nombreux managers, et une marque de reconnaissance peut booster leur moral.

En conclusion…

Il est important de suivre les performances de vos télétravailleurs. C'est essentiel pour garantir un retour sur investissement sain et pour encourager leur développement au sein de votre organisation.

L'évaluation de la productivité est un processus continu qui permet de contrôler les performances du personnel à distance. Mais surtout, cela donne également la possibilité aux employés de s'évaluer et de s'efforcer d'atteindre le niveau de productivité de leurs collègues.