Lorsque vous envoyez un e-mail à un groupe de contacts Outlook (officiellement appelé liste de distribution), vous souhaiterez peut-être masquer les adresses e-mail du groupe aux destinataires. Voici le moyen le plus simple de protéger les informations privées des gens.
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Qu’est-ce qu’un groupe de contact?
Dans Office 365 (O365), la version d’abonnement d’Office de Microsoft, deux groupes distincts ont remplacé les listes de distribution:
Groupes O365: conçus pour une collaboration à la volée entre un groupe de personnes, ces groupes incluent une boîte aux lettres partagée, un calendrier, un magasin de fichiers, un planificateur et un bloc-notes OneNote. Ils sont parfaits pour les petites équipes de projet, pour organiser les répétitions de votre groupe de théâtre local ou pour tout autre scénario où vous avez besoin d’outils de collaboration simples et rapides.
Groupes de contacts: il s’agit d’un ensemble d’adresses e-mail ajoutées à un groupe. Au lieu d’avoir à ajouter chacun d’eux individuellement à un e-mail, vous pouvez envoyer le nom du groupe par e-mail, et tous les membres de ce groupe seront ajoutés en tant que destinataire. Si vous pensez que cela ressemble exactement à une liste de distribution, vous avez raison, à une exception notable près: par défaut, les listes de distribution (et les groupes O365) apparaissent dans le carnet d’adresses global de votre organisation pour que tout le monde puisse les voir. Les groupes de contact vous sont personnels.
Si vous n’avez pas O365 et que vous utilisez une version autonome d’Office sans applications Web, vous pouvez toujours avoir des listes de distribution à votre disposition. Nous allons vous montrer comment masquer les noms des destinataires dans un groupe de contacts, mais les mêmes étapes fonctionnent pour les listes de distribution.
Pourquoi cacheriez-vous les noms dans un groupe de contacts?
Parfois, c’est simplement de la courtoisie. Vos amis pourraient accepter que vous les contactiez par e-mail, mais ils ne souhaitent probablement pas que leurs coordonnées soient partagées avec toutes les personnes à qui vous envoyez des e-mails en masse.
De nombreux problèmes de protection des données et de conformité fournissent de bonnes raisons de masquer l’adresse e-mail de quelqu’un. Si vous traitez des informations sensibles, en particulier financières ou médicales, vous êtes probablement obligé de garder l’identité des gens privée.
Les adresses e-mail sont souvent faciles à lier à une personne réelle car elles sont considérées comme des «informations identifiables individuellement» à la fois par la HIPAA aux États-Unis et par le RGPD en Europe. Ainsi, si vous envoyez un e-mail à un groupe de support, par exemple, vous ne devriez pas partager les informations de contact du destinataire.
Comment masquer les noms dans un groupe de contacts?
La bonne nouvelle est que masquer les noms en utilisant l’option BCC lorsque vous créez votre e-mail est simple.
BCC signifie copie carbone aveugle. Vous avez presque certainement utilisé l’option CC (copie carbone) lorsque vous souhaitez inclure une personne qui n’est pas le destinataire principal d’un e-mail. BCC fonctionne exactement comme CC, sauf que les destinataires BCC ne voient que le nom de l’expéditeur et le nom de la personne dans le champ «À».
Les personnes qui ont été en BCC ne voient pas non plus si quelqu’un a été CC et ne reçoivent aucune réponse si quelqu’un clique sur « Répondre à tous ».
Le champ BCC n’est pas visible par défaut lorsque vous créez un nouvel e-mail, mais y accéder est facile. Ouvrez un nouveau courrier dans Outlook et cliquez sur Options> Cci.
Cela affichera le champ BCC dans le nouveau courrier.
Vous ne devez le faire qu’une seule fois. À l’avenir, tous les e-mails afficheront l’option BCC. Si vous souhaitez masquer le champ BCC, cliquez sur Options> BCC à partir de n’importe quel e-mail, et il n’apparaîtra plus.
Maintenant qu’il est visible, entrez votre nom dans le champ «À» et votre groupe de contacts dans le champ «Cci».
Tous les membres du groupe de contacts recevront l’e-mail, mais ils ne pourront voir que la personne qui l’a envoyé (vous) et la personne dans le champ «À» (vous aussi).
La première fois que vous faites cela, pensez à mettre une note dans l’e-mail expliquant aux personnes que vous utilisez BCC pour protéger leur vie privée. Cela empêchera vos destinataires moins technophiles de se demander pourquoi ils reçoivent un e-mail qui semble vous être adressé!