Par défaut, Microsoft Word utilise la police Calibri. Un document créé avec cette police s’affichera de manière identique sur toutes les plateformes où MS Office est disponible. Si vous préférez une autre police, vous pouvez opter pour Arial ou Times New Roman. Ces deux polices sont fréquemment utilisées et sont souvent considérées comme «professionnelles», notamment pour les documents officiels. Toutefois, MS Office vous permet d’utiliser n’importe quelle police installée sur votre système. Vous pouvez la sélectionner dans le menu déroulant des polices de l’onglet Accueil. Un problème peut se poser: si vous utilisez une police particulière pour rédiger un document, et que vous l’envoyez à une personne qui ne possède pas cette police, le document s’affichera en Calibri par défaut. Heureusement, il existe une solution simple pour éviter ce désagrément : l’incorporation des polices dans le document Word.
Il est important de noter que l’incorporation de polices dans un document MS Word augmentera la taille du fichier. Une seule police n’aura pas un impact majeur, mais si vous utilisez plusieurs polices et que vous les incorporez toutes, le fichier sera considérablement plus volumineux qu’à l’ordinaire.
Comment intégrer les polices
Pour intégrer des polices à un document MS Word, ouvrez ce document sur l’ordinateur où la police est installée. Allez dans Fichier > Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l’onglet Enregistrer et faites défiler jusqu’à la section «Conserver la fidélité lors du partage de ce document». Cochez la case «Incorporer les polices dans le fichier». Lors de l’enregistrement du fichier, les polices utilisées seront automatiquement intégrées.
Réduire la taille du fichier
Comme mentionné précédemment, l’intégration des polices augmente la taille du fichier. Pour minimiser cet effet, vous pouvez activer les deux options supplémentaires situées sous l’option d’intégration : «Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document» et «Ne pas incorporer les polices système courantes».
L’option «Incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document» n’intégrera que les caractères que vous avez réellement utilisés dans le fichier. Par exemple, imaginez que vous avez utilisé une police spécifique pour insérer des équations dans votre document. Cette police contient de nombreux symboles mathématiques, des chiffres et l’alphabet complet. Si vous activez cette option, seuls les symboles mathématiques et les chiffres que vous avez utilisés seront incorporés, au lieu de la totalité de la police.
La seconde option est généralement activée par défaut. Elle empêche l’intégration de polices courantes telles qu’Arial et Times New Roman, ce qui permet de réduire la taille du fichier.