Parfois, il est extrêmement pratique de visualiser l’ensemble de vos événements de calendrier en une seule fois. Outlook propose une fonctionnalité très utile qui vous permet d’extraire tous les événements compris entre deux dates spécifiques, le tout regroupé dans un unique fichier CSV. Voyons ensemble comment cela fonctionne.
Peut-être vous interrogez-vous sur le nombre de réunions superflues auxquelles votre collègue Charles du service Marketing vous a convié l’année dernière ? Ou peut-être cherchez-vous à vous souvenir de la date de votre dernier entretien individuel avec votre supérieur ? Il se peut aussi que vous ayez simplement envie de réaliser une analyse de votre emploi du temps afin d’identifier où sont passées vos journées.
Quelle que soit votre motivation, l’utilisation d’une feuille de calcul, qui offre des options de recherche, de tri et de filtrage, ou le transfert de ces données vers un outil d’analyse tel que Power BI, se révèle souvent être la méthode la plus efficace pour décortiquer vos données et mettre en lumière les informations que vous recherchez.
Outlook facilite grandement l’exportation de votre calendrier vers un fichier CSV, ce format de données où les valeurs sont séparées par des virgules. Ce fichier peut ensuite être ouvert dans des logiciels tels qu’Excel, Google Sheets ou tout autre outil d’analyse de données.
Pour procéder à l’exportation de votre calendrier, ouvrez Outlook, puis sélectionnez l’onglet Fichier et cliquez sur « Ouvrir et exporter ».
Choisissez l’option « Importer/Exporter ».
Dans l’assistant d’importation et d’exportation qui s’affiche, sélectionnez l’option « Exporter vers un fichier », puis cliquez sur « Suivant ».
Sélectionnez l’option « Valeurs séparées par des virgules » et cliquez sur « Suivant ».
Dans la liste des dossiers, choisissez maintenant l’option « Calendrier » puis cliquez sur le bouton « Suivant ».
Indiquez un emplacement de sauvegarde et un nom pour votre fichier CSV, puis cliquez sur « Suivant ».
Enfin, cliquez sur le bouton « Terminer ». L’assistant d’exportation est presque terminé, mais comme il s’agit d’un calendrier, vous aurez la possibilité de définir les dates de début et de fin de la période que vous souhaitez exporter, avant de lancer le processus.
Choisissez une plage de dates, puis cliquez sur le bouton « OK ». Chaque rendez-vous inclus dans cette plage de dates sera exporté.
Une fenêtre affichant une barre de progression s’ouvre. La durée de l’exportation dépend de l’étendue de la plage de dates sélectionnée et du nombre de rendez-vous. Elle peut varier de quelques secondes à plusieurs minutes.
Une fois la barre de progression disparue, l’exportation sera achevée. Rendez-vous à l’emplacement où vous avez enregistré le fichier CSV et ouvrez-le à l’aide du programme de votre choix. Vous y trouverez des données détaillées concernant chaque rendez-vous de votre calendrier, inclus dans la plage de dates définie précédemment.
Les données exportées comprennent bien plus d’informations que ce que l’aperçu montre ici. Vous y trouverez entre autres, l’organisateur de la réunion, la liste des participants, le lieu, la catégorie et le niveau de confidentialité de chaque événement. Vous êtes désormais en mesure d’effectuer toutes les analyses de données dont vous avez besoin.