Outlook permet de configurer une réponse d’absence du bureau, qui est diffusée à tous les expéditeurs durant une période définie. Cette réponse est unique et uniforme pour chaque correspondant. Il est possible de paramétrer quelques règles, mais en fin de compte, l’information transmise reste identique pour tous.
Si votre objectif est d’envoyer un message automatique sur mesure à une personne ou un groupe spécifique, il est préférable de créer une réponse automatique personnalisée plutôt que d’utiliser la fonction d’absence du bureau standard.
Apprenez comment configurer un message d’absence du bureau dans Microsoft Teams.
Réponse automatique sur mesure dans Outlook
Avant de commencer, il est important de prendre connaissance des conditions et des limitations suivantes :
Cette configuration n’est possible que via l’application de bureau Outlook.
L’utilisation d’un compte @outlook ou @microsoft est indispensable pour accéder à cette fonctionnalité.
La réponse automatique peut être envoyée à une seule personne, à plusieurs destinataires ou à un groupe entier.
Outlook doit être actif sur votre ordinateur pour que l’envoi automatique se déclenche.
Conception d’un modèle de réponse
La première étape pour mettre en place une réponse automatique personnalisée consiste à élaborer un modèle de message. Ce modèle constituera la réponse qui sera envoyée.
Ouvrez Outlook.
Rédigez un nouveau message.
Définissez un objet et un corps de texte. N’ajoutez pas de destinataire.
Accédez à Fichier > Enregistrer sous.
Dans la liste déroulante « Enregistrer en tant que type », choisissez le format .oft de modèle Outlook.
Attribuez un nom au modèle et enregistrez-le.
Mise en place de la réponse automatique
Le modèle étant prêt, nous pouvons à présent établir les règles qui vont déclencher son envoi.
Ouvrez Outlook.
Allez dans Fichier.
Cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Nouvelle règle.
Dans la fenêtre de l’assistant de règles, sélectionnez l’option « Appliquer la règle aux messages que je reçois » située en bas.
Sous « Étape 1 : Sélectionner la condition », choisissez « D’une personne ou d’un groupe public ».
Dans la section inférieure, cliquez sur le lien « personnes ou groupes publics ».
Entrez l’adresse e-mail ou les adresses e-mail pour lesquelles vous souhaitez activer une réponse automatique.
Cliquez sur OK, puis sur Suivant.
Sur l’écran « Que voulez-vous faire du message », sélectionnez « Répondre en utilisant un modèle spécifique ».
Dans le panneau inférieur, cliquez sur « un modèle spécifique ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « Parcourir » et localisez le dossier où vous avez enregistré le modèle.
Sélectionnez le modèle dans le panneau inférieur.
Cliquez sur OK, puis sur Terminer.
Un message vous demandera de laisser Outlook ouvert afin que les réponses automatiques soient envoyées. Cliquez sur OK et la configuration est terminée.
Conclusion
Outlook offre une multitude de règles d’automatisation. Vous pouvez par exemple choisir de marquer un message comme lu, de l’archiver, et bien d’autres actions, le tout via les règles. Explorez ces possibilités pour affiner davantage votre réponse automatique.