Lors de la saisie de données numériques dans Excel, il est fréquent de constater que les zéros initiaux sont automatiquement supprimés. Cette suppression peut s’avérer problématique, notamment lorsqu’il s’agit de saisir des numéros de téléphone ou des identifiants spécifiques. Cet article explore différentes méthodes pour contourner cette difficulté et conserver ces zéros dits « non significatifs ».
Conserver les zéros initiaux pendant la saisie
Pour garantir la conservation des zéros placés en début de nombre au moment de la saisie, une astuce simple consiste à précéder le nombre d’une apostrophe.
Cette action indique à Excel qu’il doit traiter la donnée comme du texte et non comme un nombre.
Après avoir validé votre saisie en appuyant sur « Entrée », un petit triangle vert apparaît dans le coin supérieur gauche de la cellule. C’est un signal d’Excel qui vérifie si vous avez intentionnellement saisi du texte ou si vous souhaitez le convertir en nombre.
En cliquant sur l’icône en forme de losange, un menu d’options s’affiche. Vous pouvez alors sélectionner « Ignorer l’erreur » pour confirmer que vous voulez conserver le numéro sous forme de texte.
Le triangle vert devrait alors disparaître, confirmant que le format texte est appliqué.
Mise en forme préalable pour conserver les zéros
Bien qu’utiliser l’apostrophe soit une solution rapide, il est préférable d’appliquer le format texte à l’avance.
Commencez par sélectionner la plage de cellules à formater en texte. Ensuite, dans l’onglet « Accueil », localisez le groupe « Nombre ». Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez l’option « Texte ».
Toutes les valeurs que vous saisirez dans cette plage seront désormais automatiquement interprétées comme du texte, conservant ainsi les zéros initiaux.
Utiliser un format personnalisé pour des données numériques
Les deux options précédentes conviennent à la plupart des situations, mais que faire si vous avez besoin que les données soient reconnues comme des nombres, car vous devez effectuer des calculs avec ?
Prenons l’exemple de numéros d’identification de factures, qui doivent impérativement comporter cinq caractères, tels que 00055 ou 03116. Pour les incrémenter automatiquement, il est nécessaire qu’ils soient considérés comme des nombres par Excel.
Sélectionnez la plage de cellules concernée, faites un clic droit dessus et choisissez « Formater les cellules ».
Dans l’onglet « Nombre », choisissez « Personnalisé » dans la liste des catégories, puis tapez « 00000 » dans le champ « Type ».
En spécifiant cinq zéros, vous imposez un format numérique de longueur fixe. Si seulement trois chiffres sont saisis dans une cellule, deux zéros supplémentaires seront automatiquement ajoutés au début du nombre.
Vous pouvez expérimenter avec le formatage numérique personnalisé afin de l’adapter à vos besoins spécifiques.
La capacité d’Excel à personnaliser le format des cellules est un outil puissant pour garantir une présentation uniforme des numéros de téléphone, des numéros de cartes de crédit, ou des identifiants, surtout lorsque les données sont saisies par plusieurs personnes.