Comment enregistrer une feuille Excel au format PDF



L’opération de sauvegarde d’une feuille de calcul Excel en format PDF peut parfois s’avérer complexe, aboutissant souvent à un résultat final différent de ce que l’on avait imaginé. Voici un exposé des méthodes à suivre pour obtenir un fichier PDF propre et parfaitement lisible à partir de votre feuille Excel.

Transformer vos fichiers Excel en PDF

Les raisons qui peuvent vous inciter à convertir un document Excel en PDF sont nombreuses. Par exemple, il peut être nécessaire de partager uniquement une section précise d’une feuille de calcul volumineuse ou de préserver l’intégrité des données en empêchant toute modification. Cependant, le processus de conversion d’un fichier Excel en PDF peut se révéler quelque peu ardu.

Contrairement aux documents classiques, les feuilles de calcul Excel ne sont pas toujours perçues comme des entités avec des marges, des bordures et une pagination définie. Or, ces éléments deviennent cruciaux lorsqu’il s’agit de transformer ces fichiers en PDF exploitables, que ce soit pour l’impression, la consultation ou le partage. Un fichier PDF de qualité doit être clair, facile à lire et exempt de colonnes ou de cellules mal ajustées qui nuiraient à sa lisibilité.

Découvrez ci-dessous les étapes nécessaires pour convertir efficacement votre feuille de calcul en un document PDF présentable et prêt à l’impression.

Configuration de la mise en page

Pour ceux qui utilisent Office 2008 ou une version ultérieure, l’onglet « Mise en page » est votre point de départ. Vous y trouverez plusieurs options regroupées dans une section dédiée. Voici les trois options fondamentales :

  • Marges: Ajustez la taille de l’espace blanc entre le bord du document et la première cellule.
  • Orientation: Choisissez entre une disposition en paysage ou en portrait pour votre fichier PDF final.
  • Taille: Déterminez les dimensions de la page de votre document final.

Ces paramètres fonctionnent de manière similaire à ceux de Microsoft Word. Adaptez-les en fonction de l’apparence souhaitée de votre document PDF. Il est important de noter que la plupart des feuilles de calcul Excel sont plus lisibles en mode paysage, à moins que le nombre de colonnes soit très restreint. Les feuilles en portrait peuvent parfois présenter des colonnes qui débordent de la zone d’impression, rendant ainsi le document difficile à consulter.

Vous avez également la possibilité d’ajouter un en-tête et un pied de page à votre document. Pour cela, cliquez sur la petite flèche située en bas à droite de la section « Mise en page », puis sur l’onglet « En-tête/pied de page ». Vous pouvez soit choisir parmi les options préconfigurées proposées par Office, soit créer votre propre version personnalisée à l’aide de la fonctionnalité « Personnaliser ».

Il est également possible de modifier l’arrière-plan de votre impression. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Arrière-plan » dans le menu « Mise en page ». Vous pouvez sélectionner une image depuis votre ordinateur ou le cloud, laquelle sera appliquée en mosaïque sur l’ensemble de votre feuille.

Définition et ajustement de la zone d’impression

L’étape suivante consiste à identifier la zone à convertir en PDF, ainsi que le nombre de lignes et de colonnes que contiendra chaque page.

Pour définir la zone d’impression, vous avez deux méthodes principales : sélectionnez les cellules désirées en les faisant glisser à l’aide de la souris, puis, dans le menu « Mise en page », choisissez « Zone d’impression » > « Définir la zone d’impression ». Une fine ligne grise apparaîtra, délimitant la zone concernée par l’impression. Toute donnée située en dehors de cette zone sera exclue du PDF. Alternativement, vous pouvez saisir manuellement les références de cellules en cliquant sur la flèche en bas à gauche, puis en allant dans « Feuilles » > « Zone d’impression ».

Tout comme dans Microsoft Word, vous pouvez également insérer des sauts de page afin de segmenter différentes parties de votre tableau. Ces sauts de page peuvent être à la fois horizontaux et verticaux. Placez votre curseur dans la cellule où vous souhaitez insérer un saut de page, puis dans le menu « Mise en page » > « Sauts de page », sélectionnez « Insérer un saut de page ». Une césure sera ainsi créée, juste au-dessus et à gauche de la cellule sélectionnée.

Un autre paramètre essentiel est l’option « Mettre à l’échelle ». Dans le groupe « Mettre à l’échelle » (à droite de « Mise en page »), vous trouverez trois options : « Largeur », « Hauteur » et « Échelle ». Les options « Largeur » et « Hauteur » vous permettent de définir le nombre de pages sur lesquelles se répartiront les lignes ou les colonnes de votre tableau. Par exemple, si vous avez un grand nombre de lignes mais peu de colonnes, il est judicieux de définir la largeur sur une page unique. L’option « Échelle », quant à elle, permet d’ajuster la taille globale de la zone d’impression.

Personnalisation des options de feuille

Le dernier menu à considérer est celui des options de feuille, qui affectent l’apparence de votre feuille imprimée finale. Pour accéder aux options complètes, cliquez sur la flèche située en bas à droite de la section « Options de la feuille ».

Voici un aperçu des personnalisations disponibles dans ce menu :

Imprimer les titres:Gelez des lignes et des colonnes spécifiques pour qu’elles apparaissent sur chaque page (en-têtes et étiquettes).
Quadrillage:Déterminez si les lignes de quadrillage doivent apparaître (lignes entre les cellules sans bordure).
En-têtes:Affichez ou non les étiquettes alphabétiques (A, B, C) et numériques (1, 2, 3) des colonnes et des lignes.
Commentaires, notes et erreurs:Affichez les commentaires, notes et messages d’erreur.
Ordre d’impression:Choisissez si l’impression doit commencer en parcourant les lignes puis les colonnes, ou inversement.

Ce menu permet également d’accéder à l’aperçu avant impression, afin de visualiser le rendu final de votre document. Vous pouvez également ouvrir cette fenêtre à l’aide du raccourci Ctrl+P.

Sauvegarde et impression en PDF

Une fois votre document correctement formaté, vous avez deux options pour créer un fichier PDF.

Pour enregistrer le fichier au format PDF, ouvrez la boîte de dialogue « Enregistrer sous » et sélectionnez « PDF » dans le menu déroulant « Type ». Une autre option consiste à aller dans « Exporter » > « Exporter au format XPS/PDF ». Vous aurez alors plusieurs options à paramétrer : choisissez entre optimiser le fichier pour une qualité « Standard » ou « Minimum » (ce qui affectera la qualité et la taille du fichier). Cliquez ensuite sur « Options » afin de sélectionner la zone à publier :

  • Sélection: les cellules actuellement sélectionnées.
  • Feuilles actives: la feuille actuelle.
  • Classeurs entiers: toutes les feuilles du classeur.
  • Table: une table définie dans Microsoft Excel.

Vous avez également la possibilité de ne pas tenir compte de la zone d’impression définie précédemment.

Vous pouvez également imprimer votre fichier en format PDF. Microsoft propose une imprimante PDF virtuelle intégrée, appelée « Microsoft Print to PDF », que vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant des imprimantes. Si vous avez installé un autre lecteur PDF (comme Adobe PDF, Foxit ou PDF Xchange), vous pouvez également les utiliser. Avant de lancer l’impression, prenez le temps de vérifier l’aperçu avant impression afin de vous assurer que tout est conforme à vos attentes.