Comment écrire un e-mail de rappel doux [+8 Examples]

Les courriels de relance courtois sont une nécessité que nous rencontrons tous à un moment donné, voire régulièrement.

Avec l'essor du marketing par courriel, où chaque marque envoie un nombre considérable de messages à ses clients, les courriels non lus représentent une part importante de toute boîte de réception.

En effet, Mailbird a révélé que 35 % des boîtes de réception typiques ne sont pas consultées. Cela signifie que plus d'un courriel sur trois n'est pas ouvert en temps voulu. Vous pouvez soit laisser cette communication cruciale s'enliser dans ces boîtes de réception de plus en plus encombrées, soit envoyer un rappel aimable.

Qu'est-ce qu'un courriel de relance courtoise ?

Comme son appellation l'indique, un courriel de relance courtoise est une manière polie de solliciter à nouveau le destinataire sur un sujet donné.

La raison est simple : vous n'avez pas reçu de réponse, ou le destinataire a tout simplement omis de lire votre message. L'objectif est de ne pas paraître désespéré, tout en évitant de manquer l'objectif initial de votre premier envoi.

Bien que cela semble facile, certains détails sont importants pour une approche efficace, tels que l'objet du courriel, la longueur du corps du message, etc.

Examinons cela en détail.

Écrire à son supérieur

Ceci peut se produire fréquemment, étant donné la charge de travail des managers et des supérieurs.

Il peut s'agir d'un projet spécifique abordé antérieurement, d'une demande de remboursement, d'une question de salaire, etc.

Exemples d'objets :
1. Besoin de votre avis concernant {tâche}
2. En attente de votre réponse pour {tâche}
3. Petit rappel à propos de {tâche}
Texte du corps du message :
Bonjour Ethan,

Ceci est un suivi concernant mon précédent courriel à propos de {tâche}. J'attends vos directives pour avancer. Si vous avez besoin de quoi que ce soit, faites-le moi savoir.

Cordialement,
Béatrice

Il existe de nombreuses variantes possibles pour l'objet et le corps du courriel. L'important est de rester bref et précis. Si plusieurs points nécessitent votre attention, présentez-les sous forme de liste plutôt que sous forme de paragraphes ; cela facilite la compréhension du destinataire quant à l'action à entreprendre.

Retard de paiement

Être payé à temps est essentiel pour toute entreprise. Cependant, cette philosophie est souvent négligée lorsqu'il s'agit de régler les factures.

Puisqu'il s'agit d'un sujet délicat pour les deux parties, une approche à la fois "ferme" et "douce" est essentielle. Il est important que l'autre partie comprenne la gravité de la situation, tout en maintenant des relations saines pour la continuité des affaires.

Exemples d'objets :
1. Retard de paiement pour la facture {numéro}
2. Urgent : Paiement dû pour la facture {numéro}
3. Action requise : La facture {numéro} est toujours impayée.
Texte du corps du message :
1. Retard de paiement pour la facture {numéro}
2. Urgent : Paiement dû pour la facture {numéro}
3. Action requise : La facture {numéro} est toujours impayée.

Mais quand faut-il envoyer cette relance de paiement ?

Plusieurs facteurs entrent en jeu : l'ancienneté de la relation commerciale, la fréquence des retards de ce client, et votre volonté de poursuivre les affaires avec ce dernier. Ces facteurs influenceront le ton et le moment de votre message.

Dans la plupart des cas, il est préférable d'envoyer les rappels de paiement le jour ouvrable suivant la date d'échéance. Cependant, il est déconseillé d'attendre plus d'une semaine dans la majorité des situations.

Demande de commentaires

L'apprentissage est un processus continu, particulièrement important pour les débutants. Je me rappelle avoir sollicité des commentaires sur mon écriture sur un forum d'écrivains indépendants en 2020, et j'en suis encore reconnaissant aujourd'hui car cela a eu un impact significatif.

Mais que faire si vous ne recevez pas de réponse à votre demande de commentaires ? Il peut s'agir de votre professeur, d'un mentor, ou d'une personnalité de votre secteur que vous admirez.

Exemples d'objets :
1. En attente de vos précieux commentaires sur {sujet}
2. Rappel de demande de commentaires
3. Rappel : Votre expertise est requise
Texte du corps du message :
Bonjour Michael,

J'espère que vous allez bien.

Ceci est un suivi de mon précédent message sollicitant vos commentaires sur {sujet}. Je suis convaincu que votre expertise dans ce domaine serait extrêmement bénéfique pour moi.
Je suis impatient de recevoir votre réponse.

Cordialement,
Nath

Il est possible que l'expert sollicité soit très demandé et reçoive de nombreuses requêtes similaires. Dans ce cas, et en particulier si ce n'est pas une relation personnelle, vous pourriez ajouter une phrase comme « je suis disposé à vous dédommager pour vos efforts », afin d'inciter cette personne à vous accorder son temps.

Je sais que cette suggestion peut paraître délicate envers une personne que vous ne connaissez pas, mais j'ai rencontré un « auteur renommé » qui était réticent à offrir des « commentaires gratuits ».

Bien sûr, je me suis tourné vers d'autres auteurs (sur Reddit) qui m'ont prodigué de précieux conseils, bien plus que je n'aurais pu l'imaginer.

Il pourrait donc en être de même pour vous, ce qui n'est pas grave puisque ces experts sont très sollicités, et une rémunération pourrait attirer leur attention, surtout si vous ne souhaitez pas faire appel à d'autres professionnels.

Rappel de loyer

Les propriétaires apprécieront particulièrement cette catégorie. Vous pourriez être tenté d'adopter un ton menaçant, mais cela pourrait engendrer des problèmes légaux et n'est pas recommandé.

Une approche professionnelle et assertive est préférable.

Exemples d'objets :
1. Action urgente : Loyer impayé
2. Rappel de loyer en retard
3. Action requise : Loyer impayé pour {mois}
Texte du corps du message :
Bonjour George,

J'espère que vous passez une bonne journée.

Je constate que le loyer de {mois} n'a toujours pas été réglé pour {adresse du bien}. Je comprends que des difficultés peuvent survenir.

Néanmoins, j'aimerais connaître votre date de paiement prévue et vous serais reconnaissant de bien vouloir respecter les délais de paiement stipulés dans notre contrat de location.

Je vous remercie de votre attention et attends votre réponse.

Cordialement,
Hannah

Rappels d'événements

Les organisateurs d'événements sont soumis à un stress intense pour mener à bien leurs projets. La présence des participants est essentielle au succès de tout événement. Par conséquent, les organisateurs doivent confirmer la présence des participants bien à l'avance, afin de pouvoir proposer des places aux personnes intéressées.

Ces rappels doivent être clairs, efficaces et courtois, demandant une réponse ou une annulation de participation.

Exemples d'objets :
1. Action requise pour confirmer votre participation à {événement}
2. Rappel : Ne manquez pas {événement}
3. Nous attendons votre réponse pour {événement}
Texte du corps du message :
Bonjour Florence,

Nous sommes ravis de vous accueillir lors de notre prochain {événement} le {date de l'événement}. Veuillez confirmer votre présence en répondant à ce courriel.

Veuillez noter qu'en l'absence de réponse de votre part avant le {date et heure limite}, nous proposerons votre place à une autre personne.

Nous espérons que vous comprenez et vous disons à bientôt.

Cordialement,
Olivier

J'ai opté ici pour un ton un peu formel, mais vous pouvez l'adapter à votre situation.

Rappel de réunion

L'absentéisme lors des réunions est un problème fréquent pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui pratiquent le travail à distance. Je ne vais pas m'attarder sur l'utilité des réunions, mais il est indéniable que certaines sont nécessaires pour une collaboration efficace.

Malgré les rappels sur les ordinateurs et les téléphones, l'oubli est fréquent.

Voici un modèle de rappel de réunion pour s'assurer d'une participation maximale.

Exemples d'objets :
1. Rappel : Réunion prochaine le {heure/date/lieu}
2. Important : Rappel de réunion
3. Attention requise : Réunion à venir
Texte du corps du message :
Bonjour Thomas,

Ceci est un rappel concernant la réunion à venir le {heure/date} à {lieu}. Veuillez consulter l'ordre du jour et noter les points que vous souhaitez aborder. Votre présence et votre participation active sont très appréciées.

Cordialement,
Julia

Rappel de candidature

Les candidatures sont celles qui reçoivent le moins de réponses. Cela s'explique par le grand nombre de candidatures reçues et par le fait que la plupart des employeurs ne prennent pas la peine d'envoyer des courriels de refus personnalisés.

Cette absence de réponse peut être source de confusion pour le candidat. Envoyer un ou deux rappels est donc tout à fait acceptable.

Exemples d'objets :
1. Re : Candidature pour {poste} - Quelles sont les prochaines étapes ?
2. Évolution de ma candidature pour le poste de {poste} ?
3. Suis-je retenu(e) pour le poste de {poste} ?
Texte du corps du message :
Bonjour Stephen,

Ceci est un bref suivi concernant l'état de ma candidature pour le poste de {poste}. Avez-vous des nouvelles ? Ou avez-vous besoin de quoi que ce soit de ma part ?

Cordialement,
Catherine

Rappel de date limite

Nous sommes tous confrontés à des échéances dans le monde professionnel. Les rappels courtois sont particulièrement pertinents dans ce contexte.

Exemples d'objets :
1. Alerte date limite : {projet} à rendre dans {X jours}
2. Rappel urgent : La date limite approche pour {projet}
3. {projet} : J-{X} avant l'échéance
Texte du corps du message :
Bonjour Lucy,

Ceci est un rappel concernant la date limite du {projet} le {date d'échéance}. Assurez-vous que tout est sur les rails et n'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide.

Cordialement,
Mégane

Utiliser l'IA pour la rédaction de courriels

L'avantage des courriels est qu'ils ne sont pas signalés pour contenu généré par l'IA, contrairement aux publications. L'important dans un courriel est la clarté du message.

C'est là que des outils d'IA comme ChatGPT, Bard ou Bing peuvent vous aider dans la rédaction.

Alors que ChatGPT est un outil freemium, Bing et Bard sont entièrement gratuits.

ChatGPT

Ces outils sont des moteurs d'IA conversationnels. Vous pouvez leur parler comme à un assistant pour affiner le résultat.

Cependant, comme avec tout outil d'IA, le résultat peut parfois être un peu inattendu. Ces utilitaires peuvent certainement être utiles, mais ne peuvent remplacer totalement l'intervention humaine.

Soyez courtois dans vos rappels !

Les rappels sont utiles et remplissent leur fonction. Je reçois souvent des courriels concernant un partenariat potentiel avec toptips.fr. En tant qu'écrivain n'ayant pas mon mot à dire dans la gestion, je transmets ces demandes à la personne concernée.

Cependant, il m'arrive parfois d'en oublier, et les rappels courtois sont efficaces dans ces situations (parfois, quelques-uns 🙂).

Alors, n'hésitez pas à envoyer des rappels à vos contacts, car ils fonctionnent réellement.

Voilà notre guide des rappels courtois, accompagné de quelques modèles pour vous aider à démarrer. Et si vous êtes bloqué, les outils que nous avons mentionnés peuvent faire de l'envoi de courriels un jeu d'enfant.

PS : Intéressé par le sujet phare du moment, ChatGPT ? Voici le référentiel ChatGPT de toptips.fr pour vous aider à en exploiter tout le potentiel.