Comment créer une signature e-mail dans Gmail
Les signatures de courriel représentent la manière dont vous apposez votre identité à la fin de chaque message électronique. Bien que l'adresse expéditeur et les informations de contact indiquent déjà l'origine du message, une signature peut considérablement enrichir l'information transmise. Écrire ces détails à chaque envoi est fastidieux et source d'erreurs, c'est pourquoi les services de messagerie offrent la possibilité de créer des signatures personnalisées.
Une signature électronique inclut votre nom, ainsi que des informations complémentaires telles que numéros de téléphone, adresse postale, horaires d'ouverture, liens vers les réseaux sociaux, ou même un court message incitant le destinataire à vous joindre rapidement. Voici comment mettre en place une signature dans Gmail.
Configuration d'une signature d'e-mail dans Gmail
Rendez-vous sur Gmail et cliquez sur l'icône d'engrenage, située sous votre photo de profil (identifiez-vous si nécessaire). Dans le menu déroulant, choisissez "Paramètres".
Dans les paramètres, accédez à l'onglet "Général" et faites défiler jusqu'à la section "Signature". Cochez la case pour activer cette fonctionnalité. Vous verrez apparaître un champ texte où vous pourrez composer votre signature. Ce champ prend en charge le format RTF, vous autorisant à utiliser différentes couleurs, polices, tailles de texte, styles, images et liens hypertextes.
Gmail propose une nouvelle option qui permet de gérer plusieurs signatures. Cette fonctionnalité est en cours de déploiement mais sera bientôt accessible depuis les paramètres de Gmail, vous offrant la possibilité de changer de signature à la volée lors de la rédaction d'un courriel.
La signature créée dans Gmail sera ajoutée automatiquement à chaque message envoyé depuis l'interface web ou les applications mobiles. Cependant, si vous utilisez un logiciel de messagerie tel qu'Outlook, la signature ne sera pas appliquée. Vous devrez alors configurer une signature spécifique dans ce logiciel.
Recommandations pour la signature d'e-mail
Aucune règle absolue ne définit ce que vous pouvez inclure dans une signature électronique. Vous êtes libre d'y ajouter ce que bon vous semble, cependant, il est judicieux de considérer la signature comme un outil de communication qui doit faciliter les échanges. Ainsi, évitez de créer une signature illisible ou d'y inclure des éléments, tels que des images, susceptibles de ne pas s'afficher correctement sur tous les appareils ou plateformes. De même, assurez-vous que votre signature est à jour et que les informations qu'elle contient, notamment les numéros de téléphone, sont exactes.